數(shù)字檔案館在油田建設(shè)中的應(yīng)用

張淑卿

東北油氣分公司，吉林長(zhǎng)春 130062

數(shù)字檔案館在油田建設(shè)中的應(yīng)用

張淑卿

東北油氣分公司，吉林長(zhǎng)春 130062

數(shù)字檔案館的建設(shè)是數(shù)字化油田建設(shè)的重要組成部分，而如何完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式，進(jìn)行信息共享，提供方便、快捷、安全的信息資源利用方式，則是數(shù)字檔案館建設(shè)成果的重要體現(xiàn)方式之一。本文從東北油氣分公司檔案信息化現(xiàn)狀著手，通過(guò)分析現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)成果及其應(yīng)用效果、開(kāi)展檔案資料數(shù)字化的建設(shè)思路，概括了檔案館信息資源建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的原則，并提出了東北油氣分公司數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的一些看法和建議。

數(shù)字檔案館；檔案信息；資源建設(shè)

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

1.1 數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢(shì)和必要性

21 世紀(jì)是寬帶多媒體信息世紀(jì)，資源共享是全球化發(fā)展的必然趨勢(shì)，構(gòu)架在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之上的數(shù)字檔案資源是檔案信息開(kāi)發(fā)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的主流趨勢(shì)。而建立數(shù)字檔案館的最終目的，是為了使檔案館對(duì)檔案信息的管理和利用能夠更大限度地發(fā)揮作用。

隨著科技信息技術(shù)發(fā)展，檔案載體目前正面臨著一個(gè)更新?lián)Q代的重要?dú)v史時(shí)刻，大量電子文件、電子檔案的涌現(xiàn)已經(jīng)對(duì)檔案工作產(chǎn)生巨大影響，檔案管理、保管保護(hù)、利用的理念、對(duì)象、體制和工作方式都在經(jīng)歷著重大變革。新的數(shù)字化信息層出不窮，大量傳統(tǒng)載體檔案信息堆積如山，要實(shí)現(xiàn)歷史檔案與未來(lái)檔案的有機(jī)鏈接，檔案部門必須盡快配備適合于數(shù)字信息存儲(chǔ)、發(fā)布的先進(jìn)設(shè)施，制定適應(yīng)數(shù)字檔案信息收集、管理、利用的一整套標(biāo)準(zhǔn)體系，研究和成功運(yùn)用適宜數(shù)字化環(huán)境下的新的管理模式。為了合理規(guī)范的對(duì)不斷涌現(xiàn)的數(shù)字檔案進(jìn)行有效管理，新的管理模式和管理機(jī)制必須快速形成，以此來(lái)保證整個(gè)檔案工作戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型任務(wù)順利完成。

數(shù)字檔案館這種館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化的特點(diǎn)。將使數(shù)字檔案作為21世紀(jì)檔案館發(fā)展的方向，使傳統(tǒng)檔案館的功能進(jìn)一步增強(qiáng)和擴(kuò)展，社會(huì)地位和社會(huì)價(jià)值進(jìn)一步提高。數(shù)字檔案館的產(chǎn)生和發(fā)展，也促使檔案館保存和再現(xiàn)社會(huì)記憶的能力大大加強(qiáng)。

近幾年來(lái)，國(guó)土資源部以及中石油、中石化等相關(guān)管理機(jī)關(guān)相繼出臺(tái)了地質(zhì)資料電子文件管理辦法，絕大多數(shù)的地質(zhì)檔案資料都上交了電子版本。這為地質(zhì)檔案資料管理應(yīng)用的升級(jí)奠定了良好的基礎(chǔ)。

1.2 東北油氣分公司檔案信息化現(xiàn)狀分析

近幾年股份公司在勘探開(kāi)發(fā)生產(chǎn)領(lǐng)域?qū)π畔⒒ぷ鞣浅Ｖ匾暎饔吞飳?duì)信息化在油氣勘探中所起作用都有了深刻的認(rèn)識(shí)。

在東北油氣分公司多年的勘探開(kāi)發(fā)科研生產(chǎn)中，產(chǎn)生了大量研究成果，這些成果凝聚著廣大研究人員的勞動(dòng)和心血，是油田重要的信息資產(chǎn)。由于歷史的原因,分公司綜合檔案館保存的科研資料主要是以未電子化的紙介質(zhì)資料為主，如各種成果報(bào)告資料、各種圖件、各種技術(shù)文檔等。其中有部分是以電子文檔的方式存在，大部分是以紙介質(zhì)方式存在。內(nèi)容涉及企業(yè)科研生產(chǎn)以及經(jīng)營(yíng)管理等眾多方面，是非常珍貴的資料，有的甚至是孤本，有重要的保存和使用價(jià)值。但這些資料目前存在著管理分散、缺乏規(guī)范、利用率低、再利用和檢索成本大等種種不足，不但管理起來(lái)工作繁雜，成本高昂，而且無(wú)法轉(zhuǎn)化為可用的信息資產(chǎn)。

隨著東北油氣分公司勘探開(kāi)發(fā)工作的進(jìn)一步深入，在日常的科研生產(chǎn)過(guò)程中，各級(jí)科研人員對(duì)地質(zhì)資料的瀏覽、借閱需求不斷提高。東北油氣分公司綜合檔案館作為分公司檔案資料管理的職能部門，雖然在目錄級(jí)信息化方面取得了一點(diǎn)成績(jī)，但目前還只能提供簡(jiǎn)單的目錄檢索和紙質(zhì)資料的瀏覽、借閱，無(wú)法進(jìn)行基于資料數(shù)字化基礎(chǔ)上的網(wǎng)上查詢?yōu)g覽，而且管理手段單一、效率低下，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前油氣勘探開(kāi)發(fā)、科研生產(chǎn)工作的需要。隨著數(shù)字油田的建設(shè)進(jìn)程,油田信息化的要求全面提高，檔案信息數(shù)字化管理就顯得相對(duì)滯后。

以信息化工作及其成果作為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案信息化管理的核心內(nèi)容，這不僅對(duì)東北油氣分公司的信息資產(chǎn)化有至關(guān)重要作用，而且對(duì)加快股份公司資料整體信息化工作也是不可或缺的組成部分。

2 東北油氣分公司檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)展及取得的成果

2.1 檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃

東北油氣分公司檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)是：以建設(shè)數(shù)字化檔案館為目標(biāo)，本著檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化油田建設(shè)同步，技術(shù)與管理并重的原則，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，大力開(kāi)發(fā)完善中石化推廣的地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，以此系統(tǒng)為依托，全面實(shí)行電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化，進(jìn)一步完善以檔案信息資源建設(shè)為核心內(nèi)容的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以滿足公司各方面對(duì)檔案信息資源的需求，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)。

2.2 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1）標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范建設(shè)。統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理系統(tǒng)建設(shè)方案，對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理及“數(shù)字檔案館”的入館及安全管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施，這對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義；

2）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。大力加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，公司檔案部門要配備適應(yīng)數(shù)字檔案館的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及相關(guān)現(xiàn)代化設(shè)備，以適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要，這是檔案信息化工作的基礎(chǔ)；

3）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。2008年以來(lái)，檔案館以股份公司地質(zhì)資料信息系統(tǒng)為依托，以油田信息化建設(shè)需求和科研應(yīng)用需求為導(dǎo)向，不斷加強(qiáng)檔案的編研開(kāi)發(fā)能力，不斷提高檔案信息傳輸、交換和資源共享的能力，充分發(fā)揮檔案信息資源的整體效益。

2.3 檔案信息資源建設(shè)

1）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；

2）加強(qiáng)電子檔案的移交歸檔；

3）加快二級(jí)單位檔案數(shù)字化建設(shè)工作；

4）加強(qiáng)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；

5）全面實(shí)行文件在線歸檔管理；

6）積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

2.4 檔案信息化制度建設(shè)

1）加快推進(jìn)檔案信息化法制建設(shè)。根據(jù)股份公司有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全電子文件的形成，流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責(zé)任追究制度，制定檔案入館及安全管理辦法，保障各項(xiàng)制度的落實(shí)。根據(jù)電子文件特點(diǎn)，執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件的數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)電子文件、電子檔案的全程管理；

2）完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。按照檔案信息化管理的有關(guān)要求，制訂、完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，采取切實(shí)措施進(jìn)行宣傳與貫徹。要優(yōu)先制訂電子文件歸檔，及數(shù)字檔案館的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加快建立健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施機(jī)制。已經(jīng)出臺(tái)的相關(guān)的公司標(biāo)準(zhǔn)，要認(rèn)真執(zhí)行，總結(jié)完善。

2.5 檔案信息安全保障體系建設(shè)

1）建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。公司檔案部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；加強(qiáng)檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng)身份認(rèn)證、密鑰管理及加密傳輸?shù)仁侄?，限制檔案數(shù)據(jù)的下載及打印，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>

2）公司檔案部門在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源工作中，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度。凡在分公司門戶上提供檔案查詢服務(wù)的，要認(rèn)真采用權(quán)限管理系統(tǒng)、用戶身份認(rèn)證、信息加密、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)安全，

2.6 檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

1）加強(qiáng)檔案信息化管理人才的引進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)信息化人才的信息技術(shù)和知識(shí)的培訓(xùn)。提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的技能，引導(dǎo)檔案人員適應(yīng)信息化建設(shè)要求；

2）堅(jiān)持檔案專業(yè)技術(shù)管理人員培訓(xùn)制度，把檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等列入培訓(xùn)計(jì)劃；加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，使業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)及技能，形成有創(chuàng)新能力的檔案管理人才隊(duì)伍。

2.7 信息化建設(shè)工作進(jìn)展

近兩年來(lái)，東北油氣分公司檔案信息化工作為適應(yīng)公司各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的需要，檔案館和二級(jí)單位檔案部門配備了基本的現(xiàn)代化設(shè)施，檔案管理工作力求在檔案信息化工作上有所突破。檔案館自2008年以來(lái)，隨著中石化檔案管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，地質(zhì)檔案資料立卷歸檔工作及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，建成單井類、科研類、物探類、地質(zhì)類、綜合類等檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),現(xiàn)有檔案目錄信息20多萬(wàn)多條，全部貼上標(biāo)簽條碼，可供檢索查詢，目前各數(shù)據(jù)庫(kù)還在不斷的補(bǔ)充完善中。

3 結(jié)論

作為數(shù)字檔案館建設(shè)的重要組成部分的檔案信息資源建設(shè)，不只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行信息資源數(shù)字化館藏，而是要涵蓋檔案資源信息輸入、管理、輸出三部分的數(shù)字化建設(shè)工作。所謂檔案資源信息輸入，就是對(duì)檔案資料及電子信息的控制和歸檔，包括接收、整理、審核等；所謂管理，就是檔案館內(nèi)各項(xiàng)管理職能活動(dòng)，包括保管、保護(hù)、儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)等;所謂輸出就是檔案信息的提供利用，包括傳遞、發(fā)布、檢索、利用等。

數(shù)字化油田的建設(shè)應(yīng)當(dāng)要突出油田的主營(yíng)業(yè)務(wù)，要符合勘探開(kāi)發(fā)、科研生產(chǎn)對(duì)檔案資料的總體要求。

地質(zhì)資料清理與數(shù)字化工作相結(jié)合，與研究院及其它科研單位緊密配合，根據(jù)油田生產(chǎn)科研急需確定數(shù)字化內(nèi)容，標(biāo)準(zhǔn)一致，數(shù)據(jù)共享，責(zé)任明確，不重復(fù)工作。

數(shù)字化建設(shè)應(yīng)考慮保證數(shù)據(jù)資源的完整性、規(guī)范性、正確性；系統(tǒng)的實(shí)用性、方便性、靈活性和開(kāi)放性。

[1]李志青.信息時(shí)代的檔案信息化管理工作[J].中國(guó)檔案報(bào).

[2]于麗娟.國(guó)外數(shù)字檔案館建設(shè)概況[J].中國(guó)檔案，2003(3).

[3]于麗娟.數(shù)字檔案館及其框架.

TE8

A

1674-6708（2011）50-0209-02