淺析公路工程監(jiān)理單位檔案管理

陳素芬

（清遠(yuǎn)市公路工程質(zhì)量監(jiān)理檢測(cè)站，廣東 清遠(yuǎn) 511500）

近年來(lái)，我單位根據(jù)上級(jí)檔案部門的要求，大力加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，認(rèn)真做好檔案的日常管理，積極開展檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)，不斷提高檔案信息資源利用率，公路重點(diǎn)工程檔案創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)得了廣泛深入的展開。在公路工程監(jiān)理單位檔案管理上，我們主要做了以下四個(gè)方面的工作：

1 對(duì)公路工程建設(shè)檔案創(chuàng)優(yōu)工作的領(lǐng)導(dǎo)力度

1.1 各建設(shè)工程項(xiàng)目檔案工作普遍得到了高度重視，參建項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)和員工的檔案意識(shí)明顯增強(qiáng)

通過有關(guān)檔案法律、法規(guī)的宣傳貫徹，各參建項(xiàng)目部普遍認(rèn)識(shí)到工程檔案是工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，自覺按照國(guó)家有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定和要求將檔案工作納入議事日程，不斷建立和完善檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和各級(jí)崗位責(zé)任制，切實(shí)解決建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中出現(xiàn)的問題，建立起適應(yīng)新的基本建設(shè)管理體制運(yùn)行要求的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作得以有序開展。

1.2 各建設(shè)工程項(xiàng)目的檔案工作已步入依法監(jiān)管的軌道

在廣東省檔案局、清遠(yuǎn)市城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，近年來(lái)的所有公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案普遍實(shí)行檔案登記制度和檔案驗(yàn)收制度，一大批近幾年完工的工程建設(shè)項(xiàng)目已按規(guī)定通過了檔案行政管理部門組織的檔案驗(yàn)收。

1.3 建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作普遍加強(qiáng)，為工程建設(shè)和質(zhì)量管理發(fā)揮了良好的服務(wù)作用

為了適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和基本建設(shè)管理體制改革的需要，工程監(jiān)理項(xiàng)目部從項(xiàng)目建設(shè)開始就注意貫徹有關(guān)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，不斷深化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)文件材料的收集歸檔和檔案整理，做到檔案的收集、整理工作與工程監(jiān)理同步進(jìn)行，并努力提高工程建設(shè)檔案的科學(xué)管理水平。徹底改變了過去那種工程建設(shè)檔案到完工后再算總賬，檔案缺損、錯(cuò)誤也找不到人負(fù)責(zé)的狀況。建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的完整收集和規(guī)范整理，保證了工程建設(shè)與管理對(duì)檔案的利用和需要，使工程項(xiàng)目檔案發(fā)揮了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，取得了雙豐收效應(yīng)。

2 創(chuàng)新公路項(xiàng)目檔案管理的新模式

近年來(lái)，我們認(rèn)真研究基本建設(shè)管理體制出現(xiàn)的新情況、新問題，不斷探索既適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要，又能確保建設(shè)項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的檔案管理模式。單位在印發(fā)有關(guān)文件和培訓(xùn)授課、業(yè)務(wù)指導(dǎo)中反復(fù)強(qiáng)調(diào)以下幾個(gè)方面：

2.1 把建設(shè)工程檔案工作列入相應(yīng)項(xiàng)目法人單位工作計(jì)劃

從工程建設(shè)監(jiān)理計(jì)劃到監(jiān)理程序，均列入項(xiàng)目部和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，做到每項(xiàng)工程監(jiān)理活動(dòng)都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保管；按集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立健全檔案管理制度，由項(xiàng)目法人對(duì)工程建設(shè)檔案總集成，實(shí)施統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；設(shè)立直屬項(xiàng)目部的檔案機(jī)構(gòu)，配置必要的保管和提供利用的設(shè)備，確保整個(gè)工程建設(shè)檔案資料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、系統(tǒng)、安全和有效利用；建立健全檔案管理的分級(jí)負(fù)責(zé)制，并把檔案管理列為各項(xiàng)工程監(jiān)理的一部分，使之成為項(xiàng)目管理的一個(gè)重要內(nèi)容。

2.2 實(shí)行檔案同步建設(shè)制和合同制

從項(xiàng)目立項(xiàng)起就開始將項(xiàng)目檔案列入歸檔計(jì)劃，將檔案工作納入項(xiàng)目計(jì)劃，指定項(xiàng)目部主任為檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的整個(gè)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督。

2.3 實(shí)施嚴(yán)格規(guī)范的審核程序

即每項(xiàng)工程的檔案文件，在施工單位自檢的基礎(chǔ)上，監(jiān)理單位、業(yè)主項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件的完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格審核，并簽署鑒定意見，以確保檔案文件真實(shí)地反映工程全貌；項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)全部案卷的質(zhì)量嚴(yán)格審核把關(guān)，不合格的責(zé)令其完善；為保證項(xiàng)目承包單位向項(xiàng)目法人單位及時(shí)送交完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的相應(yīng)項(xiàng)目檔案資料，明確工程檔案保證金，以工程檔案是否按規(guī)定移交來(lái)決定是否退還工程檔案保證金。這些措施的實(shí)行保證了建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集整理工作在項(xiàng)目建設(shè)過程中的有序進(jìn)行，從而避免了在項(xiàng)目完工后再突擊清理所帶來(lái)的弊端。

2.4 將日常檢查施工過程中形成的文件材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確作為監(jiān)理方的工作職責(zé)

針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目往往涉及施工隊(duì)伍較多、時(shí)間跨度較長(zhǎng)的情況，將工程檔案的形成、積累等工作內(nèi)容納入監(jiān)理工作范圍，要求監(jiān)理工程師在檢查施工質(zhì)量的同時(shí)，負(fù)責(zé)檢查驗(yàn)收施工單位形成的應(yīng)歸檔文件材料，并履行相應(yīng)的手續(xù)，從而保證了竣工資料的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。

3 加強(qiáng)檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)及創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)

建設(shè)工程檔案工作不僅僅是對(duì)檔案工作負(fù)責(zé)，而且是對(duì)歷史過程負(fù)責(zé)，是對(duì)未來(lái)發(fā)展負(fù)責(zé)。這就從更高的層次上提升了我們對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)了做好檔案工作的歷史責(zé)任感、緊迫感。為此我們主要從以下幾方面入手：

3.1 強(qiáng)化了檔案創(chuàng)優(yōu)的計(jì)劃措施

近年來(lái)，單位克服了工程建設(shè)項(xiàng)目分布廣、工程進(jìn)展的信息不靈和自身人員較少等困難，始終將工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理作為一項(xiàng)重要工作常抓不懈，并不斷加大對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)督促力度，努力使各工程建設(shè)項(xiàng)目達(dá)到檔案規(guī)范管理和科學(xué)管理的要求。要求各項(xiàng)目部在按時(shí)完成日常立卷工作的基礎(chǔ)上，根據(jù)工程實(shí)施序列和竣工期限按月匯報(bào)工作開展情況。

3.2 提高檔案檢查的力度和頻度

每年接受省檔案局對(duì)我系統(tǒng)檔案工作的檢查，對(duì)達(dá)標(biāo)升級(jí)單位，在各單位自查的基礎(chǔ)上，由省檔案局進(jìn)行復(fù)查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求進(jìn)行整改完善，組織有關(guān)部門進(jìn)行定期復(fù)查。

3.3 認(rèn)真開展執(zhí)法檢查

《檔案法》頒布以來(lái)，為不斷加大對(duì)公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)管力度，上級(jí)檔案部門多次開展了本范圍內(nèi)的執(zhí)法大檢查活動(dòng)，我單位堅(jiān)持把執(zhí)法檢查活動(dòng)作為增強(qiáng)檔案意識(shí)，規(guī)范管理手段，提高創(chuàng)優(yōu)水平的重要契機(jī)，及時(shí)組織所屬的項(xiàng)目部等有關(guān)人員認(rèn)真做好填表、自查、整改、匯報(bào)等迎檢工作。成立了綜合檔案室，檔案制度上墻，并立即投入到前期工作的檔案收集，得到了檢查組的高度肯定。我們深深體會(huì)到，只要思想上高度重視，行動(dòng)上貫徹及時(shí)，措施上扎實(shí)有力，檔案工作走向規(guī)范化和爭(zhēng)創(chuàng)工程優(yōu)秀檔案是完全可以實(shí)現(xiàn)的。

4 扎實(shí)細(xì)致地做好日常檔案工作

檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)只是做好檔案工作的一個(gè)起點(diǎn)，我單位深刻意識(shí)到，要使檔案工作不斷鞏固、完善、發(fā)展和提高，必須從日常檔案工作每一個(gè)環(huán)節(jié)著手，堅(jiān)持長(zhǎng)抓不懈。

4.1 認(rèn)真做好檔案資料的收集工作

近年來(lái)，公路工程建設(shè)規(guī)模一擴(kuò)再擴(kuò)，建設(shè)項(xiàng)目逐年遞增，為減輕專職檔案員的工作壓力，最大限度地確保各人手上檔案資料不積壓、不流失，保證檔案工作質(zhì)量，總公司要求各項(xiàng)目部通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)收集各種檔案資料，并定期檢查收集工作。

4.2 利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理

為適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，單位于1998年下半年在檔案工作中引入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，安裝檔案管理系統(tǒng)軟件后，逐一輸入檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，并在省公路局和省檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，根據(jù)實(shí)際使用情況對(duì)計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行修改、完善。

4.3 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高檔案資料利用效果

檔案工作最終目的是檔案資料的利用。近年來(lái)，我們按照國(guó)家二級(jí)檔案管理的要求，緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)和行業(yè)管理這個(gè)中心，更加注重檔案信息資源的開發(fā)，多途徑、多方位地提供服務(wù)。隨著高速公路建設(shè)的全面展開，工程建設(shè)中普遍面臨著與原有道路的改擴(kuò)建交叉施工的矛盾，單位的設(shè)計(jì)監(jiān)理部也是充分利用原始檔案資料，及時(shí)提交設(shè)計(jì)單位進(jìn)行預(yù)先考慮，有效解決了大規(guī)模建設(shè)中的大量施工矛盾。針對(duì)由于長(zhǎng)期受保密思想影響，檔案工作目的不夠明確，普遍存在重保密、輕利用的傾向，為打破以往檔案工作被動(dòng)服務(wù)的局面，單位確立了檔案工作主動(dòng)服務(wù)的指導(dǎo)思想，要求專職檔案員與兼職檔案員加強(qiáng)溝通交流，多請(qǐng)示，多匯報(bào)，編制完整、有效的檔案檢索工具，開放檔案閱覽室，經(jīng)常到各業(yè)務(wù)部門了解情況，檢查檔案工作，在確保檔案資料安全的前提下，根據(jù)各業(yè)務(wù)部門的工作進(jìn)度和需要，主動(dòng)組織提供各種資料、數(shù)據(jù)，為綜合決策和開展業(yè)務(wù)服務(wù)。

1 魏德熙.淺談高速公路工程監(jiān)理檔案管理［J］.中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2009（13）

2 黃愛萍、潘菊梅.東深供水改造工程監(jiān)理檔案管理［J］.廣東水利水電，2003（A01）