談高職院校教務(wù)檔案管理

李 瓊

廣東嶺南職業(yè)技術(shù)學(xué)院商學(xué)院，廣東 廣州 510663

0 引言

隨著我校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，教學(xué)資料和教學(xué)檔案也日益豐富，高職院校的教學(xué)檔案管理是學(xué)校教務(wù)工作的重要組成部分，在整個(gè)教學(xué)活動(dòng)中也扮演著重要的角色。關(guān)系到學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展，也是學(xué)校評(píng)估中重要的一環(huán)。

1 目前高職院校在教學(xué)檔案管理中存在的問題

1.1 資料收集存在問題，重視程度不夠

目前有些高職院校安排了專人來處理教學(xué)檔案，而絕大部分高職院校是由教務(wù)管理人員來處理教學(xué)檔案，這就造成很多的教務(wù)管理人員在思想上對(duì)檔案工作不夠重視，資料收集不齊全，并沒有意識(shí)到教學(xué)檔案的重要性，它是可以提高教學(xué)質(zhì)量，而且還能改進(jìn)教學(xué)手段，是教學(xué)改革和教學(xué)研究不可或缺的依據(jù)，如果意識(shí)到這點(diǎn)，工作起來會(huì)更加積極，也會(huì)更有責(zé)任心，不會(huì)敷衍了事。各院系也要充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理的重要性，每個(gè)學(xué)期及時(shí)進(jìn)行收集歸檔，統(tǒng)一管理，及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，強(qiáng)化他們的管理水平。

1.2 缺乏先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和手段

目前，很多的高職院校仍采用傳統(tǒng)的方式方法，從收集和積累，到分類和整理，最后裝訂成冊，但隨著教學(xué)文件不斷增加，如果按以前的傳統(tǒng)方式去管理，就會(huì)出現(xiàn)問題，需要大量的打印紙、文件袋、文件檔案柜等，還要增加一定的人員，耗費(fèi)很大的成本，效率低，難以適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)改革和教育事業(yè)發(fā)展的需要。所以實(shí)行檔案的數(shù)字化，信息化，這非常有必要，可以讓傳統(tǒng)的檔案管理查詢不暢，共享程度低的問題得到很好的解決，當(dāng)前電子文件僅作為資料保存的形式，電子文檔信息化管理代替人工管理模式還沒有得到充分的認(rèn)識(shí)，還沒有引起足夠的重視，也沒有得到相應(yīng)的人力和財(cái)力的支持。

1.3 教學(xué)檔案利用不足

管理人員只注意了檔案的收集與整理，忽視了檔案的開發(fā)和利用，忽視了檔案的學(xué)習(xí)與借鑒功能，降低了檔案的二次開發(fā)利用率。當(dāng)老師需要查詢相關(guān)的教學(xué)資料的時(shí)候，做教研教改和精品課程的時(shí)候，還需要自行到檔案管理室去逐本查詢，不僅查詢率低，而且花費(fèi)相當(dāng)長的時(shí)間，這樣教學(xué)檔案在為學(xué)校、教師、學(xué)生以及為社會(huì)服務(wù)等方面發(fā)揮的作用不是很明顯，利用程度不高。無法為教研教改工作提供全面，準(zhǔn)確的信息。

1.4 職責(zé)不明，缺乏高素質(zhì)人員

二級(jí)學(xué)院的教務(wù)檔案管理工作一般是由教學(xué)秘書來負(fù)責(zé)，這樣造成教學(xué)秘書不明確檔案工作的職責(zé)，教學(xué)秘書平時(shí)工作繁忙，壓力大，地位不高，流動(dòng)頻繁，人員不穩(wěn)定，這樣就導(dǎo)致了檔案管理連續(xù)性出現(xiàn)問題，給教學(xué)檔案的管理帶來影響。而且當(dāng)前的檔案管理對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)，學(xué)識(shí)都提出了較高要求，還要對(duì)高職院校的歷史和現(xiàn)狀有了解，熟悉先進(jìn)的管理知識(shí)和技能，有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，要達(dá)到以上的幾點(diǎn)不容易。

2 規(guī)范和提升高職院校教學(xué)檔案管理的有效措施

2.1 建立健全教學(xué)檔案管理制度

各部門領(lǐng)導(dǎo)要重視和關(guān)心檔案管理工作，加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳和教育，讓檔案管理人員和教職工從思想上充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理對(duì)教研教改和學(xué)校評(píng)估有十分重要的作用和影響。建立合理、科學(xué)可行的管理制度，落實(shí)教學(xué)檔案管理的責(zé)任人，做到有章可循，有據(jù)可依，在工作中照章辦事。這樣，可以保證檔案的完整性、規(guī)范性、連續(xù)性。具體在實(shí)行中可由學(xué)校的教務(wù)處牽頭，配置設(shè)備和場地，給予管理人員全方面的支持，而且建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)有做的好的人員，進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，提高他們的積極性。而且上一級(jí)檔案管理部門還要對(duì)管理工作定期進(jìn)行監(jiān)督、檢查。這樣教學(xué)檔案工作才能更好的進(jìn)行。

2.2 教學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和現(xiàn)代化提高利用率

教學(xué)檔案管理要采用先進(jìn)的管理手段和方法。我們可以進(jìn)行教學(xué)檔案的信息化管理，提升軟件和硬件，例如添加掃描儀，升級(jí)計(jì)算機(jī)硬件配置等。提高檔案管理人員的工作效率，教學(xué)檔案分門別類保存，這樣便于檢索和操作，有利于形成體系，進(jìn)行科學(xué)科學(xué)管理。還要利用學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)，安裝檔案管理軟件，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檢索，這樣可以全方面，多層次，多角度的去提升教學(xué)檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)高度共享，也方便了師生去查詢資料。

2.3 加強(qiáng)人員培訓(xùn)提高管理和服務(wù)意識(shí)

建立規(guī)章條例，對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行崗位培訓(xùn)，可以多進(jìn)行外出學(xué)習(xí)，跟別的院校的檔案管理人員多進(jìn)行交流，系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案的收集、整理、鑒定、分類、統(tǒng)計(jì)保存等檔案管理知識(shí)和技術(shù)。使檔案管理更加規(guī)范化。作為管理人員還要提升自身的素質(zhì)修養(yǎng)，不能把這個(gè)工作當(dāng)成是個(gè)負(fù)擔(dān)，主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，要在思想上將“被動(dòng)”變成“主動(dòng)”。要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真仔細(xì)的去審查老師上交的資料，履行檔案管理人員的職責(zé)，積極主動(dòng)為師生服務(wù)。

2.4 確保教學(xué)檔案的完整和準(zhǔn)確

在教學(xué)檔案歸檔之前，我們要有目的和有計(jì)劃性的選擇和收集，收集工作要預(yù)先布置，有個(gè)預(yù)判，確保教務(wù)檔案的完整和質(zhì)量。合理分類，例如把叫教學(xué)會(huì)議記錄，教學(xué)期中，期末檢查等歸于一類，把教師的教學(xué)大綱、單元設(shè)計(jì)、整體設(shè)計(jì)、課件、考勤和科目成績等歸一類，把學(xué)生的學(xué)籍檔案、課表，教材資料，成績單，學(xué)生評(píng)教等歸于一類，教學(xué)檔案管理人員可以嚴(yán)格按照《教育檔案分類表》進(jìn)行分類，這樣便于查找，工作起來也更加的有條理和方便。

3 結(jié)論

高職院校檔案管理工作是高職院校教學(xué)管理工作的重要組成部分，這是一項(xiàng)時(shí)間長，跨度大，涉及面廣的工作，這項(xiàng)工作中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度的重視。只有這樣才能更好的開展工作，而作為一名教學(xué)檔案管理人員，也要認(rèn)識(shí)到工作的重要性，積極主動(dòng)的去提高自己，認(rèn)真地做好教學(xué)檔案管理工作，為教學(xué)和評(píng)估服務(wù)。

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