對開發(fā)科技檔案信息資源的思考

劉 玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

對開發(fā)科技檔案信息資源的思考

劉 玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著改革開放的不斷深入和社會主義市場經(jīng)濟體制的日臻完善，企業(yè)成為市場的主體，承擔著生產(chǎn)經(jīng)營和新產(chǎn)品科研開發(fā)的任務?？萍紮n案工作是企業(yè)基礎工作的重要組成部分，對提高企業(yè)素質(zhì)、提高經(jīng)濟效益、促進企業(yè)發(fā)展有著直接的作用。

一、企業(yè)科技檔案工作的現(xiàn)狀

領導重視與否，直接影響檔案工作的成敗?！稒n案法》頒布實施以來，企業(yè)領導的檔案意識不斷提高，不僅在經(jīng)費比較緊張的情況下對檔案部門給予人財物方面的大力支持，而且對檔案工作不斷提出新的要求，促進了企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

但也應看到，還有一些企業(yè)仍然用看門守攤的標準對待檔案工作，檔案工作中存在的困難和問題難以給予解決；對上級檔案部門開展的業(yè)務培訓不積極參加，甚至對檔案部門正常開發(fā)展的業(yè)務檢查、指導和監(jiān)督工作持不歡迎態(tài)度等，影響檔案工作的開展和工作質(zhì)量的提高。究其原因：一是企業(yè)經(jīng)濟效益差，困擾檔案工作。企業(yè)虧損，經(jīng)營狀況不良，經(jīng)濟效益滑坡，資金得不到落實，人員變動頻繁，身兼多職。因職工下崗分流，許多有經(jīng)驗、年富力強的檔案業(yè)務骨干被一刀切，使檔案人員出現(xiàn)斷代現(xiàn)象。導致檔案工作無法正常開展，直接影響了檔案工作的發(fā)展。二是企業(yè)體制轉(zhuǎn)型多種多樣，內(nèi)設機構(gòu)不一，也影響檔案工作的開展。由于企業(yè)的改制和轉(zhuǎn)型，多種經(jīng)濟并存，企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模、經(jīng)營方式多種多樣，造成檔案所有者的多元化，給企業(yè)檔案工作的統(tǒng)一管理帶來困難，等等。

二、充分開發(fā)利用科技檔案信息資源，促進企業(yè)發(fā)展

社會主義市場經(jīng)濟需求的瞬息萬變，企業(yè)的決策成為企業(yè)管理的核心和最基本的職能。企業(yè)的決策者作出的決策正確與否直接關系到企業(yè)的盈虧和興衰?？萍紮n案信息是科學決策的基礎，全面、系統(tǒng)、準確的科技檔案信息是作出切合實、正確決策的依據(jù)。因此，企業(yè)科技檔案工作必須圍繞企業(yè)發(fā)展而豐富和深化工作內(nèi)容，挖掘檔案信息資源，改進服務方式，以適應企業(yè)發(fā)展的需要。

1.拓寬檔案收集渠道，豐富館（室）藏。檔案部門的各項基礎業(yè)務建設，是以豐富和開發(fā)檔案信息資源為中心而開展工作的。如果不具備豐富的館（室）藏、先進的檢索手段和多樣的服務方式，那么開發(fā)檔案信息資源是無源之水、無本之木。要加大檔案信息資源的開發(fā)力度，必須采取一系列行之有效的措施，進行搜集、加工整理、編目儲存等工作。只有豐富的館（室）藏，門類齊全完整，才能更好地開發(fā)檔案信息資源，有效地提供利用。這就要求檔案人員主動走出館（室）門深入到職能科室、生產(chǎn)第一線進行收集，主動與企業(yè)的科研、設計、技術、營銷等工作人員加強聯(lián)系，及時收集有價值的檔案資料。尤其要注意收集企業(yè)產(chǎn)品占有率、產(chǎn)品質(zhì)量、技術性能，企業(yè)競爭對手信息和報刊上的金融、經(jīng)濟、商務信息，充實檔案內(nèi)容，為開發(fā)檔案信息夯實基礎。

2.實行檔案、信息、情報一體化管理。檔案是企業(yè)各項活動的真實記錄，屬于內(nèi)部信息，而信息、情報大都屬于國內(nèi)外公開或不公開的外部信息，這些信息，有的已進入市場。其中，情報針對性強、內(nèi)容新、時效快、來源廣。企業(yè)進行資產(chǎn)重組，加強管理，占有市場，抗御風險，必須先要熟悉內(nèi)部信息，同時又要掌握外部信息，知已知彼，百戰(zhàn)不殆。檔案、信息、情報在內(nèi)涵、載體、工作性質(zhì)上有相近之處，有利于一體化管理。實行一體化管理，綜合提供利用，可以對照比較，優(yōu)熱互補，能夠開闊企業(yè)經(jīng)營管理者的思路和視野，正確決策，有利于企業(yè)的改革和發(fā)展。

3.加強檔案資料編研，為企業(yè)生產(chǎn)管理服務。檔案工作者除提供原件查閱利用外，更要重視編研工作。編研是開發(fā)利用檔案信息資源的高級形式。要立足館（室）藏，從實用入手，圍繞企業(yè)資產(chǎn)與資金管理、質(zhì)量管理、成本管理、技術創(chuàng)新、市場營銷等關系到企業(yè)切身利益的方面進行編研。同時，要把那些先進技術在生產(chǎn)中應用所創(chuàng)造出的效益等方面的反饋信息和經(jīng)驗，檔案人員要注意收集并進行編研，及時提供給領導和科研人員參考。

4.加強檔案管理現(xiàn)代化建設。企業(yè)科技檔案要更好地服務于市場經(jīng)濟，必須加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐。一是根據(jù)企業(yè)的條件，逐步配備現(xiàn)代化設備。如微機、光盤、聲像、復印機等先進設備，用現(xiàn)代的管理思想、技術、方法和手段來搞好檔案的錄入、整理、貯存和利用，突出檔案管理科學性、時效性、安全性和經(jīng)濟性。二是搞好檔案管理現(xiàn)代化知識的普及，加強與其他技術部門的合作，重視搞好先進設施的開發(fā)、聯(lián)合、傳遞、交流和綜合利用，突出抓好軟、硬件的銜接、配套，保證檔案管理現(xiàn)代化順利進行。三是檔案技術管理創(chuàng)新。就是要把以手工管理為主，計算機管理為輔，轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂嬎銠C管理為主，手工管理為輔，對舊的管理模式進行改革，實行計算機管理、網(wǎng)絡化管理。通過技術管理改進創(chuàng)新，實現(xiàn)科技檔案信息電子化、網(wǎng)絡化，加快科技檔案信息資源開發(fā)，為企業(yè)和社會利用者上網(wǎng)查詢提供方便，力爭檔案信息資源社會共享。

5.抓緊時間“充電”，提高檔案人員的自身素質(zhì)。企業(yè)檔案的管理人員應清楚地認識到自身素質(zhì)的高低，將直接關系到企業(yè)檔案管理水平，因此，必須增強時代緊迫感和責任感，自覺認識到科技檔案工作的重要性。加強學習檔案專業(yè)知識和與之相關學科的文化知識，不斷拓寬知識面，具備文獻編篡能力，學習檔案管理現(xiàn)代化技術，提高工作效率和工作質(zhì)量，這樣才能在激烈的市場競爭中迎接挑戰(zhàn)，才能更好地為企業(yè)發(fā)展服務。

總之，企業(yè)科技檔案工作在企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制和建立現(xiàn)代企業(yè)制度中，既要解放思想，更新觀念，積極開發(fā)利用科技檔案信息資源，為企業(yè)探索生產(chǎn)經(jīng)營活動的新途徑、新方法提供有效服務，又要把握科技檔案工作的特點和規(guī)律，增加科技檔案工作對市場經(jīng)濟的適應能力，使科技檔案工作在經(jīng)濟建設和現(xiàn)代化企業(yè)中發(fā)揮應有的作用。