電子文件與紙質(zhì)文件鑒定比較分析

朱淑麗

（河南職業(yè)技術(shù)學(xué)院 河南 鄭州 450046）

電子文件與紙質(zhì)文件鑒定比較分析

朱淑麗

（河南職業(yè)技術(shù)學(xué)院 河南 鄭州 450046）

電子文件本身的特殊性和管理手段的變遷給鑒定工作帶來了巨大挑戰(zhàn)。本文將對紙質(zhì)文件和電子文件鑒定異同進(jìn)行分析，同時對如何改進(jìn)電子文件的鑒定工作提出了幾點想法。

電子文件；紙質(zhì)文件；鑒定；比較

在檔案管理工作中，鑒定工作是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。電子文件的大量出現(xiàn)又增加了這項工作的難度和深度，也給傳統(tǒng)的鑒定理論帶來了沖擊和變化。電子文件自身的一些特性決定了其鑒定工作必須要采取不同于紙質(zhì)文件的策略，本文主要從二者在鑒定內(nèi)容、程序、方法、標(biāo)準(zhǔn)、鑒定人員等幾個方面入手，對二者的異同進(jìn)行簡單的探討。同時，針對電子文件的鑒定，筆者也從比較的過程中得到了幾點啟示。

一、不同點

（一）鑒定內(nèi)容。一般來講，檔案文件的鑒定主要包括價值鑒定（內(nèi)容）與真?zhèn)舞b定（原始性）。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件來說，其信息與載體是緊密結(jié)合難以分離的，要分離或者進(jìn)行涂改都要留下痕跡，因此其鑒定主要側(cè)重于對文件的內(nèi)容進(jìn)行鑒定，即主要是價值鑒定，除了高齡檔案以外，對文件所處的技術(shù)狀況和載體基本很少考慮。

但是對于電子文件而言，其信息很容易與原始載體脫離，在其他載體中不留痕跡的轉(zhuǎn)移，很難區(qū)分哪個是原件；同時信息在轉(zhuǎn)移的過程中很容易被改動和刪除，難以確保其內(nèi)容是最初生成的那樣，很難確定文件的原始性，這些特點使得電子文件的原始性鑒定顯得分外重要。

電子文件的原始性鑒定包括可靠性和完整性鑒定，主要通過技術(shù)手段來實現(xiàn)。所以電子文件的鑒定就包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定兩個方面，即形成了電子文件的雙重鑒定。技術(shù)鑒定要求對電子文件的各方面技術(shù)狀態(tài)進(jìn)行全面的檢查，包括硬件如載體、網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備等，軟件如文件的可讀性、可靠性、完整性、有無病毒鑒定等。而電子文件的內(nèi)容鑒定與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的鑒定基本相同，都把工作的著眼點放在文件所含的信息與其形成機(jī)構(gòu)的分析上。

（二）鑒定程序。文件鑒定的程序往往是和文件運動的生命周期相對應(yīng)的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的生命周期主要劃分為形成、現(xiàn)行、暫時保存和永久保存四個階段。其鑒定程序也有四個層次：（1）文件在文書處理完畢歸檔時進(jìn)行初步鑒定，確認(rèn)其是否有保存價值；（2）檔案室對保管期滿的文件進(jìn)行第二次鑒定，以決定其是否應(yīng)該繼續(xù)保存；（3）文件需要移交給檔案館時進(jìn)行第三次鑒定，以確定是否進(jìn)館；（4）檔案館對保管期滿的檔案進(jìn)行第四次鑒定，對保存不當(dāng)?shù)臋n案進(jìn)行調(diào)整、銷毀。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件是在文件處理完畢后，對積累的文件集中起來進(jìn)行鑒定；而電子文件則要求在文件形成之前或形成之中進(jìn)行鑒定，而且是實時鑒定。此后的幾次鑒定，除了電子文件要考慮載體和安全外，二者是比較類似，都側(cè)重于內(nèi)容。

（三）鑒定方法。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的鑒定主要是直接鑒定法。它要求檔案人員逐份逐頁地閱讀文件的具體內(nèi)容，分析其內(nèi)容、來源和時間等因素，而不是根據(jù)案卷目錄和標(biāo)題進(jìn)行文件價值的判斷，這種方法是以單份文件或案卷為中心進(jìn)行鑒定工作的。面對文件數(shù)量的急劇增長，直接鑒定法顯得捉襟見肘，檔案界也對檔案鑒定理論進(jìn)行了大膽的探索，把目光投向了更加宏觀更具有全局性的根據(jù)職能標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定的方法，一些國家進(jìn)行了積極有效的實踐。如1989年加拿大國家檔案館就開始采取“新宏觀鑒定接收戰(zhàn)略”，將檔案的鑒定方法集于一種以文件前后關(guān)系為基礎(chǔ)，以來源為中心的框架中，使得職能鑒定法得到了實踐的認(rèn)證。

由于電子文件的數(shù)量驚人，同時文件的內(nèi)容具有易逝性和易變性，決定了在電子文件還處于設(shè)計階段就進(jìn)行初次鑒定，就不存在逐件逐張的鑒定，更需要一種高效率的“批處理”鑒定方式。因此職能鑒定法在電子環(huán)境下得到了更廣泛的認(rèn)可。針對電子文件鑒定的方法，美國的戴維·比爾曼最先提出“來源力量”這一概念，說明電子文件管理的基本問題是鑒定文件的職能來源，并且職能來源信息包括數(shù)據(jù)內(nèi)容、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)聯(lián)系。隨后的凱瑟琳·加沃爾對其進(jìn)行了進(jìn)一步解釋，而德國的漢斯·布姆斯則于1991年明確提出鑒定要通過了解主要文件形成機(jī)構(gòu)的職能來間接進(jìn)行，檔案工作者要對文件形成部門的職能進(jìn)行有效地分析，此后的特里·庫克更是提出了“后保管鑒定法”，都使得職能鑒定法在電子文件鑒定領(lǐng)域得到了發(fā)揚光大。在我國檔案界對職能鑒定論的呼聲也很高。

直接鑒定法和職能鑒定法在紙質(zhì)文件和電子文件的鑒定中都有應(yīng)用，只是其側(cè)重不同。在電子文件的初次鑒定之后的鑒定階段中，直接鑒定法仍然發(fā)揮著重要的作用，尤其是在技術(shù)鑒定時要對每份文件進(jìn)行全面地檢查，不能用“批處理”的方式。只是電子文件的鑒定是可以隨時進(jìn)行，而且鑒定時涉及到計算機(jī)系統(tǒng)知識和元數(shù)據(jù)的問題，和紙質(zhì)文件有明顯的不同。而在對紙質(zhì)文件的直接鑒定中并不排除職能因素，而是在機(jī)構(gòu)職能的基礎(chǔ)評估文件的價值，特別是在文件數(shù)量增多的情況下。所以職能鑒定不是電子文件的專利，只是在電子文件時代顯示出了更大的優(yōu)越性。

個人認(rèn)為，紙質(zhì)文件和電子文件在鑒定方法上沒有大的區(qū)別，電子文件時代職能鑒定法不可能取代直接鑒定法；而且新的職能鑒定方法或者說“宏觀職能鑒定法”也和傳統(tǒng)的職能鑒定法沒有本質(zhì)的區(qū)別，而且顯得更加抽象一些，在文中就統(tǒng)一用職能鑒定法。

（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與鑒定人員。一般來講，傳統(tǒng)文件的鑒定主要依據(jù)文件的屬性標(biāo)準(zhǔn)和社會需要標(biāo)準(zhǔn)，即通過分析文件來源、內(nèi)容、形式特征、效益和社會需求等全面把握其價值。但是電子文件僅僅依照這些標(biāo)準(zhǔn)是不夠的，人們對電子文件提出了另外一個標(biāo)準(zhǔn)：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，具體原因如前文所述，由電子文件自身的特性決定。

另外正是由于電子文件多了一層技術(shù)鑒定，所以對文件鑒定人員也提出了新的要求。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件鑒定的人員一般是由文件人員、業(yè)務(wù)人員、檔案人員進(jìn)行不同階段的鑒定。與紙質(zhì)文件的鑒定不同的是，信息技術(shù)人員也是鑒定電子文件不可少的專家，特別是在文檔一體化的管理過程中，需要他們對原數(shù)據(jù)進(jìn)行識別和保留，就電子文件的捕獲和維護(hù)提供專家意見，并承擔(dān)這方面的工作。

（五）鑒定的特點。這一方面主要是從以上幾點總結(jié)出來的，由前文可以看出電子文件的鑒定過程具有一些新的特點。首先是多維性，表現(xiàn)在鑒定的范圍拓寬，要看文件信息，又要看文件的技術(shù)狀況，同時鑒定工作要與其他工作如文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計等有密切聯(lián)系，內(nèi)容有交叉的地方；其二是連續(xù)性，要不斷地隨著文件信息的遷移對信息和載體進(jìn)行鑒定；其三是分散性，鑒定職責(zé)由多方承擔(dān)，如系統(tǒng)設(shè)計部門，標(biāo)準(zhǔn)檢查部門等，特別是需要文件形成部門、檔案部門和計算機(jī)部門要通力合作，才能保證文件鑒定的質(zhì)量。這些特點在傳統(tǒng)文件的鑒定中或多或少的具有，但是沒有電子文件鑒定中表現(xiàn)得直觀和明顯。

二、共同點

（一）電子文件與紙質(zhì)文件的鑒定共享一些宏觀的方法論。加拿大檔案學(xué)家理查·德布朗認(rèn)為：“宏觀鑒定從邏輯上講包括了所有對職能和結(jié)構(gòu)體制的分析，國家館的宏觀鑒定基本上包括了全部的文件載體，沒有對文件載體有任何偏愛，因而電子文件在宏觀鑒定中沒有任何特殊的地位。”他的論述說明了電子文件與紙質(zhì)文件的鑒定在宏觀的理論和方法上具有相通之處。不管電子文件還是紙質(zhì)文件，其鑒定方法都可以采取宏觀鑒定法，然后依據(jù)自己規(guī)定的側(cè)重點再進(jìn)行宏觀或者微觀、內(nèi)容或者形式的鑒定。

（二）電子文件鑒定理論是在借鑒紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。雖然在具體的電子文件管理系統(tǒng)中，電子文件的鑒定呈現(xiàn)出了很多不同特征，但是仔細(xì)分析可以發(fā)現(xiàn)電子文件的鑒定實際上是紙質(zhì)文件鑒定理論在電子環(huán)境下的延伸與發(fā)展。例如電子文件的鑒定雖然多了一層技術(shù)鑒定，但是其內(nèi)容鑒定和紙質(zhì)文件并無太大區(qū)別；電子文件鑒定設(shè)計的模塊中，人們?nèi)孕枰卮疬@樣一些問題，如檔案在哪個環(huán)節(jié)、由誰鑒定最合理等等，都是仿照人們對紙質(zhì)文件的鑒定時的思維模式實現(xiàn)的。

三、一點啟示

（一）把握好電子文件查考價值與保管費用的平衡點。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，在效益標(biāo)準(zhǔn)中考慮最多的是保管空間問題，對電子文件要實施更加嚴(yán)格的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，要認(rèn)真考慮保管機(jī)構(gòu)是否有足夠的資金和技術(shù)力量來支持電子文件的技術(shù)要求來保存文件。僅偏重查考價值無視保管費用，會導(dǎo)致無力承受過于昂貴的保管成本而無法保證檔案信息的安全、易用。另一方面，如果偏重保管費用而輕視長遠(yuǎn)價值又可能造成工作的偏差，影響人類記憶遺產(chǎn)的保護(hù)。所以這一問題還需要各單位依據(jù)自身的實際和實踐情況，探索合適的方式。

（二）建立操作性強(qiáng)的電子文件保管期限表。我國的檔案保管期限表一向被認(rèn)為是“粗放型”，雖然具有很大的概括性和靈活性，但是在實際操作中問題不少。特別是對于電子文件的鑒定，文件管理系統(tǒng)要實現(xiàn)自動鑒定就要置入明確的保管期限表，但是現(xiàn)在還沒有一個成文的標(biāo)準(zhǔn)，只是說參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。美國、新加坡都有“通用電子文件保管期限表”，澳大利亞則有DIRKS手冊，這些表冊都明確規(guī)定了各種電子文件類型的保管期限，同時還明確了其處置的方式，有效地確保了電子文件鑒定的準(zhǔn)確性。

（三）探索合適的鑒定組織形式。怎樣才能有效地開展電子文件的技術(shù)鑒定，該有什么樣的鑒定組織形式，更好的開展鑒定工作，也是電子文件鑒定面臨的一個新問題。在鑒定工作做的比較好的國家，一般都是要實行跨機(jī)構(gòu)的合作，而且技術(shù)人員不可少，在合作中明確雙方的義務(wù)與責(zé)任；而在我們國家，檔案工作很少有跨機(jī)構(gòu)的合作，所以我們還要從本國國情、從單位自身的實際情況出發(fā)，來積極探索適合并有效對電子文件進(jìn)行鑒定的組織形式。

綜上所述，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的鑒定相對比較簡單，而電子文件的鑒定工作無論是在內(nèi)容、程序、方法還是標(biāo)準(zhǔn)上，和傳統(tǒng)文件的鑒定工作比，既有相同之處，又多了一些傳統(tǒng)文件鑒定所不具有的內(nèi)容和新特點。從目前的發(fā)展來看，電子文件的鑒定工作不會推翻傳統(tǒng)的鑒定理論，但是卻提出了很多新要求，需要我們在實踐中對傳統(tǒng)的鑒定理論加以適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新與發(fā)展，特別是要立足于本國的實際情況，借鑒好外國的成熟經(jīng)驗，以做好電子文件的鑒定工作。

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[4]馮慧玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001

朱淑麗（1977—），女，漢族，本科（管理學(xué)學(xué)士），河南職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理館員，研究方向：檔案管理。