淺談如何做好醫(yī)院檔案管理及其開(kāi)發(fā)利用

李淑英

（訥河市第一人民醫(yī)院 黑龍江 訥河 161300）

淺談如何做好醫(yī)院檔案管理及其開(kāi)發(fā)利用

李淑英

（訥河市第一人民醫(yī)院 黑龍江 訥河 161300）

文章分析了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及管理中存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)和改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作幾點(diǎn)建議。

檔案管理；醫(yī)院檔案；思考

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療活動(dòng)中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、音像、磁盤(pán)等不同種類(lèi)和載體的信息材料。檔案從歷史的角度來(lái)看，是歷史的記錄，通過(guò)檔案可以了解過(guò)去；從現(xiàn)實(shí)的角度來(lái)看，是現(xiàn)實(shí)的寫(xiě)照，通過(guò)檔案可以了解現(xiàn)在；從形式上看，檔案是各種文獻(xiàn)資料的匯集；從內(nèi)容上看，檔案不僅反映過(guò)去和現(xiàn)在，而且也影響著未來(lái)。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分,加強(qiáng)檔案管理,對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和醫(yī)院管理現(xiàn)代化有著極為重要的意義。

一、加強(qiáng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案工作職責(zé)

正確認(rèn)識(shí)檔案工作在新形勢(shì)下為改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的目標(biāo)、途經(jīng)和方法，才能增強(qiáng)責(zé)任感，牢固樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，在實(shí)踐中探索、建設(shè)有中國(guó)特色檔案事業(yè)的規(guī)律。

1.加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

2.理順關(guān)系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過(guò)建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門(mén)類(lèi)、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)，新形式下要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。

二、強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)和管理

檔案工作是思想性、專(zhuān)業(yè)性、科學(xué)性很強(qiáng)的工作，但也是地地道道的服務(wù)工作，隨著檔案的日益增加，檔案管理的要求也越來(lái)越高。因此必須跟上形勢(shì)發(fā)展的需要，切實(shí)做好檔案基礎(chǔ)管理。

1.檔案是利用的基礎(chǔ)，檔案的齊全程度直接影響利用的效果。首先從管理上保證檔案的完整齊全，做好檔案資料的收集、歸納、整理、分類(lèi)、鑒定，確保檔案資料的保存價(jià)值。

2.檔案工作是一項(xiàng)實(shí)實(shí)在在的工作，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，需要的是兢兢業(yè)業(yè)、扎扎實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)，深入調(diào)查檔案工作發(fā)展變化的真實(shí)情況，了解和掌握其發(fā)展的規(guī)律，分清主次、輕重、緩急，根據(jù)需要有計(jì)劃、有步驟地為檔案事業(yè)的發(fā)展解決實(shí)際問(wèn)題，做好實(shí)際工作，做到想長(zhǎng)遠(yuǎn)干當(dāng)前，干今天想明天，增強(qiáng)工作的計(jì)劃性，克服工作隨意性，切實(shí)制定好工作計(jì)劃，采取有效措施，保證計(jì)劃的實(shí)施，深刻理解檔案和檔案工作與社會(huì)各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的關(guān)系，胸懷全局，立足本職，強(qiáng)化宏觀管理意識(shí)，切實(shí)抓好有影響的大事，扎實(shí)細(xì)致做好具體工作。

3.開(kāi)發(fā)檔案資源，為醫(yī)院工作服務(wù)。檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過(guò)檔案深層次開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時(shí)，通過(guò)利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

三、保證檔案的完整性

完整性是指歸檔的文件材料能夠完整地反映各項(xiàng)活動(dòng)的發(fā)展過(guò)程和結(jié)果，其中每個(gè)文件都是這個(gè)整體中不可缺少的組成部分，相互發(fā)生著必然的內(nèi)在聯(lián)系。綜合檔案室必須依靠各個(gè)環(huán)節(jié)的人員的大力支持，只有當(dāng)文件材料的形成積累和歸檔成為每人的自覺(jué)行動(dòng)，才能保證歸檔材料的齊全、完整。

1.檔案宜采取經(jīng)辦人員立卷制度，部門(mén)科室明確兼職檔案資料管理人員，負(fù)責(zé)督促檢查日常檔案資料形成及積累和整理，為日后的歸檔工作打好基礎(chǔ)。

2.建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。檔案從資料收集、立卷、歸檔、開(kāi)發(fā)利用都離不開(kāi)全院干部、職工密切配合,因此應(yīng)建立醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)。綜合檔案以機(jī)關(guān)職能部門(mén)為主,包括行政、黨群、基建、設(shè)備儀器和財(cái)務(wù)、科技檔案管理。業(yè)務(wù)管理以臨床科室為主,包括門(mén)診、病房、醫(yī)技等。各部門(mén)明確兼管檔案工作責(zé)任人,形成較完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò),使網(wǎng)絡(luò)中的各個(gè)部門(mén)收集和接收所轄范圍內(nèi)具有保存價(jià)值的檔案資料,并做初步的檔案整理工作,做到檔案完整與安全。

3.加強(qiáng)病案的規(guī)范化建設(shè)。檔案管理必須強(qiáng)調(diào)制度化，病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)務(wù)人員病案書(shū)寫(xiě)的教育，提高對(duì)病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)，使醫(yī)務(wù)人員從思想上以予以重視，嚴(yán)格要求，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實(shí)病案書(shū)寫(xiě)規(guī)章制度，加強(qiáng)病案書(shū)寫(xiě)規(guī)范化的培訓(xùn)，要實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

4.對(duì)影像及其他數(shù)字資料嘗試運(yùn)用先進(jìn)的管理手段。高科技的發(fā)展，也使醫(yī)院檔案增添新的內(nèi)涵。一方面，醫(yī)院檔案門(mén)類(lèi)較多，尤其較繁忙的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)，須保留大量的業(yè)務(wù)歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬(wàn)份，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占有很大的庫(kù)房。另一方面，高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣。

四、開(kāi)發(fā)檔案資源和利用

1.善于抓好檔案的利用。檔案工作的目的是要更好地為單位服務(wù)，決不是走形式、做樣子，開(kāi)發(fā)利用檔案資源，挖掘檔案潛力，用實(shí)際工作證明開(kāi)展檔案工作的必要性，編寫(xiě)單位的發(fā)展史，宣傳單位職工的先進(jìn)事跡，弘揚(yáng)單位精神，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的決策咨詢(xún)參謀，積極為單位科學(xué)決策服務(wù)。

2.隨著檔案管理工作的發(fā)展，開(kāi)發(fā)利用工作逐步占主導(dǎo)地位，大力開(kāi)展檔案的編纂工作，可以大大減少原始檔案、文件的直接利用，緩解保存與利用之間的矛盾，進(jìn)行匯編、編研材料，對(duì)于一般的查詢(xún)，只需翻閱檔案與匯編就可滿(mǎn)足查詢(xún)?nèi)藛T的要求，從而避免了檔案的高質(zhì)、低效利用。

五、加大改革力度，爭(zhēng)創(chuàng)新水平，服務(wù)上新水平，管理上新水平

檔案是昨天的遺產(chǎn)，今天的財(cái)富。搞好檔案工作功在當(dāng)代，利在千秋。在現(xiàn)代社會(huì)信息化快節(jié)奏的今天，對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越高，為跟上發(fā)展迅速的形勢(shì)，應(yīng)積極開(kāi)展編研工作，切實(shí)提高檔案管理水平，提高素質(zhì)，鉆研業(yè)務(wù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握檔案專(zhuān)業(yè)方面的理論知識(shí)，了解國(guó)內(nèi)外有關(guān)檔案工作的動(dòng)態(tài)，領(lǐng)會(huì)國(guó)家在檔案工作方面的方針、政策和法規(guī)，爭(zhēng)創(chuàng)新水平，服務(wù)上新水平，管理上新水平。

總之，檔案管理與檔案需求是雙向互動(dòng)的關(guān)系。檔案管理人員最大限度地開(kāi)發(fā)利用檔案資源，醫(yī)院決策者、醫(yī)護(hù)人員及社會(huì)各界人員都能充分地認(rèn)識(shí)并積極參與到醫(yī)院檔案的建設(shè)，健全檔案管理制度，建立醫(yī)院檔案信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研需求就將得到極大滿(mǎn)足，就能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，醫(yī)院的整體發(fā)展也將得到極大提高。

[1]唐微微，李秀艷.醫(yī)院專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理初探[J].中國(guó)醫(yī)院管理，2006,21(4):50.

[2]周渝霞，董文富.新形式下醫(yī)院信息化建設(shè)的幾個(gè)問(wèn)題[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2005,5(8):134.