財(cái)務(wù)檔案管理信息化及網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)在學(xué)校財(cái)務(wù)工作中的實(shí)現(xiàn)

閆瑞英 李劍峰

（1.梅嶺小學(xué) 江蘇 揚(yáng)州 225001；2.中共江蘇省揚(yáng)州市委黨校 225001）

財(cái)務(wù)檔案管理信息化及網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)在學(xué)校財(cái)務(wù)工作中的實(shí)現(xiàn)

閆瑞英1李劍峰2

（1.梅嶺小學(xué) 江蘇 揚(yáng)州 225001；2.中共江蘇省揚(yáng)州市委黨校 225001）

目前，信息產(chǎn)業(yè)逐漸成為社會(huì)發(fā)展的主導(dǎo)產(chǎn)業(yè),信息技術(shù)在全社會(huì)普遍運(yùn)用,促進(jìn)了會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)形成，同時(shí)，檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。當(dāng)前各級(jí)學(xué)?；径家褜?shí)施信息技術(shù)教學(xué)，學(xué)校內(nèi)部包括財(cái)務(wù)部門全面運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),外部通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在全球范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息交流和共享。大部分學(xué)校的財(cái)務(wù)工作已采用電算化手段，結(jié)合財(cái)務(wù)檔案的信息化管理，有必要在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化。

財(cái)務(wù)檔案管理；信息化；網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)；必要性

當(dāng)今社會(huì)，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案的信息化和會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程在不斷加快，而在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)在世界發(fā)達(dá)國家的應(yīng)用率幾乎是100%。在這一背景下，處于Internet時(shí)代的學(xué)校需要進(jìn)一步提高管理效率,提高服務(wù)水平，以適應(yīng)新的教育發(fā)展要求。筆者多年來一直從事學(xué)校財(cái)務(wù)和檔案管理工作，對(duì)此有著切身的體會(huì)，根據(jù)自己的多年工作經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合所學(xué)的理論知識(shí)，我認(rèn)為，學(xué)校會(huì)計(jì)工作應(yīng)該針對(duì)自身規(guī)模特點(diǎn),加強(qiáng)學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案信息化管理和會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化實(shí)施問題研究，在電算化基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化。下面就此問題談一談一些粗淺的看法。

一、學(xué)校實(shí)施財(cái)務(wù)檔案管理信息化和會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化的必要性

1.學(xué)校財(cái)務(wù)工作的現(xiàn)狀需要實(shí)施財(cái)務(wù)檔案信息化和會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化。首先，社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展,辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行,這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài),那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在,這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。由此看來,財(cái)務(wù)檔案信息電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

2.就我區(qū)所屬學(xué)?，F(xiàn)狀而言，本區(qū)全額撥款的全部學(xué)校都開通“校校通”工程，100%實(shí)現(xiàn)信息化教學(xué)，在會(huì)計(jì)核算上大部分單位都已經(jīng)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化。但是財(cái)務(wù)部門使用會(huì)計(jì)電算化軟件產(chǎn)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不能與人事、教務(wù)等部門所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)信息銜接;同時(shí)大量的業(yè)務(wù)仍需通過人工傳遞,與上級(jí)部門等外部信息系統(tǒng)之間無法共享財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。這種狀況已遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于現(xiàn)代化管理的要求，也不適應(yīng)上級(jí)部門對(duì)學(xué)校的監(jiān)管。

3.網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代要求學(xué)校會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化。學(xué)校實(shí)施會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化能有效地監(jiān)督和控制財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量、有效地防范會(huì)計(jì)信息失真；財(cái)務(wù)管理從靜態(tài)變?yōu)閯?dòng)態(tài)；依托于方便快捷的網(wǎng)絡(luò)和學(xué)校管理信息系統(tǒng)使得會(huì)計(jì)信息處理的效率提高。教育主管部門與學(xué)校之間通過充分、及時(shí)地傳遞和交換財(cái)務(wù)信息，能迅速發(fā)現(xiàn)下級(jí)學(xué)校財(cái)務(wù)信息的漏洞，制定出相應(yīng)的處理措施，并責(zé)令其及時(shí)改正，使下級(jí)學(xué)校提供的財(cái)務(wù)信息真實(shí)、完整、合理、合法，從而保證學(xué)校信息的真實(shí)、完整。比如教育主管部門在網(wǎng)上發(fā)布相關(guān)收費(fèi)要求，各學(xué)校按要求就收費(fèi)的結(jié)算公示情況可以上傳至網(wǎng)絡(luò)，通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行互動(dòng)，教育主管部門就可以了解各學(xué)校的相關(guān)情況，有問題及時(shí)處理，實(shí)現(xiàn)上級(jí)部門對(duì)學(xué)校的實(shí)時(shí)監(jiān)督控制。而在學(xué)校內(nèi)部總務(wù)部門的固定資產(chǎn)實(shí)物賬和財(cái)務(wù)部門固定資產(chǎn)明細(xì)賬可以在網(wǎng)上共用一個(gè)數(shù)據(jù)源，減少雙方記賬的時(shí)間差及誤差，解決對(duì)賬不平的麻煩。通過以上分析，網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)相比較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)更加適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)工作的新要求。

二、學(xué)校實(shí)施財(cái)務(wù)檔案信息化和會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化的方法和途徑

1.根據(jù)檔案管理的要求,對(duì)各種不同類型載體的檔案(如:紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換,加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作,保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,并制訂電子檔案管理辦法。穩(wěn)定檔案隊(duì)伍,提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展,人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合人才；提高整支隊(duì)伍素質(zhì),創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識(shí)更新,適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競爭機(jī)制,克服人的惰性,充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性,有他們的用武之地和施展才能的場所；建立激勵(lì)機(jī)制,合理設(shè)置崗位。

2.建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng),發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求,采購必要的硬件設(shè)備,為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平,為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

3.強(qiáng)化學(xué)校會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化意識(shí)，重視組織管理控制,設(shè)置相應(yīng)部門。目前，學(xué)校會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化程度較低有著多方面的的原因，其中最主要的原因是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)工作不夠重視，對(duì)會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化認(rèn)識(shí)不足。因此，首先要讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到開展網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)對(duì)教育工作的必要性。其次,制定本學(xué)校會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化工作的發(fā)展規(guī)劃,建立會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化管理制度,按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分?jǐn)?shù)據(jù)收集組、數(shù)據(jù)處理組和信息分析組等部門，組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須適合學(xué)校的實(shí)際規(guī)模，符合學(xué)校總體目標(biāo)。

4.學(xué)校會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化中軟、硬件設(shè)備的配置選擇應(yīng)要注重規(guī)范實(shí)效，不能搞形式主義。在學(xué)校的發(fā)展初期，單純的賬務(wù)處理系統(tǒng)就可能滿足需求。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，諸如學(xué)年初統(tǒng)計(jì)、人事工資、固定資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)也延伸到了財(cái)務(wù)部門，就需要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)一體化。由于學(xué)校的資金有限，學(xué)校會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化要從目前實(shí)際出發(fā)放眼未來,參照《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等規(guī)范,結(jié)合本學(xué)校財(cái)務(wù)流程，遵循“投入-效益”原則，選擇合適的軟件,把每一分錢用在刀刃上。

5.建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全控制措施。網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)需要在系統(tǒng)內(nèi)部采取有效的安全保障措施。對(duì)外,通過數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)(Application Gateway)和代理服務(wù)器(Proxy Server)等建立防火墻。面向網(wǎng)絡(luò)使用經(jīng)過加密的數(shù)據(jù)包傳送、認(rèn)證網(wǎng)絡(luò)路由及其他網(wǎng)絡(luò)協(xié)議所需的信息，從而保證網(wǎng)絡(luò)的連通性和可用性不受損害。對(duì)內(nèi),在會(huì)計(jì)操作系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)制，健全日志機(jī)制；對(duì)通信線路上的數(shù)據(jù)流加密，對(duì)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)文件加密；建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別有效終端入口。另外，網(wǎng)上公證的形成可有效地預(yù)防數(shù)字化的原始憑證被修改或偽造。

6.建立健全內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)檔案管理。在網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)下，內(nèi)部控制的目的依然是合理保證單位管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高效率和效果，促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。原來部分核算工作已由計(jì)算機(jī)執(zhí)行，現(xiàn)在需要強(qiáng)化原始數(shù)據(jù)的搜索、審核和維護(hù)崗位。建立起完善的檔案制度，及時(shí)存檔，加強(qiáng)檔案管理。要有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法及安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外，還應(yīng)定期對(duì)所有檔案進(jìn)行備份，并保管好這些備份。對(duì)于用于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的各種硬件設(shè)備，應(yīng)當(dāng)建立一套完備的管理制度，以保證設(shè)備完好，保證設(shè)備能夠正常運(yùn)行。

7.培養(yǎng)、引進(jìn)高素質(zhì)人才。實(shí)施財(cái)務(wù)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)需要復(fù)合型人才。為解決人才缺乏問題，對(duì)現(xiàn)有會(huì)計(jì)人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)培訓(xùn)。提高現(xiàn)有會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)水平，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與會(huì)計(jì)信息之間的融合，培養(yǎng)出既熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)又精通財(cái)務(wù)管理知識(shí)的復(fù)合型人才。結(jié)合各學(xué)校自身特點(diǎn)，在條件許可的情況下，引進(jìn)高層次會(huì)計(jì)人才。

參考資料：

[1]李明華.《網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)理論的影響》.財(cái)會(huì)通訊,2003(8)

[2]劉忠玉.《會(huì)計(jì)信息化：21世紀(jì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)發(fā)展大趨勢》.財(cái)經(jīng)問題研究,2004(8)

[3]溫希波.《網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)發(fā)展中的問題及解決對(duì)策》.中國管理信息化,2007(6)

閆瑞英，女，1971年出生，現(xiàn)為江蘇省揚(yáng)州市梅嶺小學(xué)館員，在公開雜志發(fā)表論文三篇；李劍峰，男，1970年出生，現(xiàn)工作單位為中共揚(yáng)州市委黨校，在公開雜志發(fā)表論文九篇。