環(huán)境研究與做好檔案工作的意義

李寶華

（黑龍江省富?？h公證處 黑龍江 齊齊哈爾 161200）

檔案管理工作就是對(duì)各種檔案進(jìn)行收集、征集，分類(lèi)、立卷，保管、保護(hù)，開(kāi)發(fā)利用。檔案收集、征集工作是對(duì)現(xiàn)行文件、歷史檔案進(jìn)行收集歸檔，是文件由分散到集中的過(guò)程。分類(lèi)、立卷則是將收集到的檔案按一定的分類(lèi)辦法分門(mén)別類(lèi)組成一個(gè)個(gè)保管單位，以利于檔案的保管、保密和提供利用。檔案的保管是通過(guò)采取各種保護(hù)措施，保證其完整與齊全，盡量延長(zhǎng)其壽命。檔案的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的目的和歸宿，包括檔案的檢索、編研、提供利用等環(huán)節(jié)。

一、了解社會(huì)環(huán)境需求，更好地服務(wù)社會(huì)大眾

傳統(tǒng)的檔案資源服務(wù)更多地站在歷史的角度上。當(dāng)今的社會(huì)環(huán)境往往與資源配置有著密切的關(guān)系，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立形成了一套激烈競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)制從而追求信息的快速傳遞，發(fā)揮時(shí)效是信息價(jià)值的重要措施。要想實(shí)現(xiàn)這一目的的首要條件是檔案人員要有積極采用現(xiàn)代化手段開(kāi)展檔案服務(wù)工作的意識(shí)，大膽地進(jìn)行設(shè)備更新、進(jìn)行環(huán)境分析研究、努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用技術(shù)。檔案部門(mén)目前正面臨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、信息社會(huì)，特別是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的大潮與挑戰(zhàn)，以及高新技術(shù)的應(yīng)用與滲透。我國(guó)的檔案工作是建立在過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)上，長(zhǎng)期的經(jīng)驗(yàn)式管理、手工操作和科技含量不高等一系列體制、模式、理論和工作方式與當(dāng)今社會(huì)發(fā)展需要有許多不相適應(yīng)之處。因而檔案利用，一定要強(qiáng)調(diào)現(xiàn)實(shí)，要了解利用者的需求。從對(duì)近幾年來(lái)訪(fǎng)者利用需求的調(diào)查，除了工作查考外，更多的是查找和社會(huì)大眾利益相關(guān)的文件，例如：有關(guān)的政策、法規(guī)、產(chǎn)權(quán)問(wèn)題等一系列與老百姓密切聯(lián)系的文件，另外也有企業(yè)查找政府的優(yōu)惠政策，特別是對(duì)外實(shí)行的特別優(yōu)惠政策。我國(guó)檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要。檔案館的社會(huì)功能就是指檔案館面向社會(huì)、面向公眾所具有的檔案服務(wù)功能。因此，發(fā)揮檔案館社會(huì)功能，創(chuàng)造社會(huì)效益，是檔案館的生命力之所在。良好的檔案信息提供服務(wù)環(huán)境應(yīng)建立在及時(shí)、準(zhǔn)確、適用、經(jīng)濟(jì)的前提下。目前已開(kāi)展的檔案提供利用的服務(wù)方式有兩種一是提供文件實(shí)體進(jìn)行服務(wù)，一種是提供網(wǎng)上查詢(xún)服務(wù)。提供文件實(shí)體的方法可由利用者自己查詢(xún)，檔案館編制有關(guān)現(xiàn)行文件的目錄，利用者依靠目錄可自行手工查詢(xún)所需文件。網(wǎng)上查詢(xún)方便快捷，現(xiàn)在大多檔案館已建立自己的網(wǎng)站，利用者無(wú)需到檔案館，只要進(jìn)入檔案館網(wǎng)頁(yè)，即可對(duì)所需文件進(jìn)行查詢(xún)。

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供利用是傳統(tǒng)手工查詢(xún)無(wú)法比擬的。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成和發(fā)展，使人們有條件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取信息，同樣檔案工作也需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢(xún)、網(wǎng)上發(fā)布最新信息、網(wǎng)上與利用者進(jìn)行溝通等。由此可見(jiàn)，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

二、加強(qiáng)檔案收集工作和廣泛宣傳，使檔案利用公開(kāi)化

目前檔案工作沒(méi)有很好的開(kāi)展和推廣，一個(gè)很重要的原因就是缺乏宣傳，應(yīng)該通過(guò)媒體和報(bào)刊等進(jìn)行廣泛宣傳報(bào)道，檔案工作人員還應(yīng)定期下社區(qū)宣講檔案知識(shí)，加強(qiáng)社區(qū)公眾對(duì)檔案工作的認(rèn)知，讓更多的人知道檔案是與我們生活息息相關(guān)的。開(kāi)展檔案提供利用服務(wù)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和人們意識(shí)進(jìn)步的舉措，檔案館要開(kāi)拓服務(wù)領(lǐng)域，說(shuō)白了就是要打開(kāi)為機(jī)關(guān)服務(wù)這個(gè)小圈子，開(kāi)辟為老百姓服務(wù)的新天地。為了更好的提供利用服務(wù)，我們要廣泛的收集與社會(huì)大眾息息相關(guān)的政策、法規(guī)等文件，這就要求政府的支持和各機(jī)關(guān)、單位、直屬部門(mén)的配合，向檔案館提供最新、最準(zhǔn)、最全的現(xiàn)行文件，從而提高了政府辦事的透明度，為檔案館解開(kāi)禁錮，為社會(huì)服務(wù)，在提高自己地位的同時(shí)，找到了新的出路。因此，環(huán)境的研究為檔案工作的提供利用服務(wù)進(jìn)行了可行性分析、開(kāi)辟了新領(lǐng)域。

三、檔案信息化資源網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)和利用

傳統(tǒng)的信息管理階段以信息資源管理為核心，以圖書(shū)館為象征，同時(shí)也包含檔案管理和其他文獻(xiàn)資料管理。雖然人類(lèi)對(duì)知識(shí)信息的保存與管理早已有之，但作為專(zhuān)門(mén)的工作和事業(yè)則是在圖書(shū)館出現(xiàn)之后才興起發(fā)展和規(guī)范化的。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的以磁盤(pán)等為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)，就是檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)的廣泛利用。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得檔案信息資源的利用更具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。檔案管理手段應(yīng)與企業(yè)信息化進(jìn)程相適應(yīng)。我國(guó)實(shí)行的是以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化的方針。在這個(gè)進(jìn)程中，企業(yè)信息化水平參差不齊，檔案管理中的手工管理、計(jì)算機(jī)輔助管理、網(wǎng)絡(luò)管理會(huì)同時(shí)并存。脫離企業(yè)管理技術(shù)形態(tài)單純追求檔案管理手段的更新是沒(méi)有基礎(chǔ)的，不能盲目追求情息化。由此看來(lái)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。在檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源管理活動(dòng)中，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)具有非常廣泛的應(yīng)用領(lǐng)域，它是實(shí)現(xiàn)資源共享，節(jié)省開(kāi)支，提供系統(tǒng)的反映能力，工作質(zhì)量和服務(wù)水平的重要手段和技術(shù)保證。世界提供的大型數(shù)據(jù)庫(kù)有萬(wàn)余個(gè)，總記錄數(shù)幾十億，這些數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、學(xué)校、公司以及個(gè)人提供各類(lèi)檔案信息、科技信息、金融信息、商業(yè)信息、文化信息等。從目前的狀況看，我國(guó)可供服務(wù)的檔案信息資源顯得比較匱乏。良好的檔案信息提供服務(wù)環(huán)境應(yīng)建立在及時(shí)、準(zhǔn)確、適用、經(jīng)濟(jì)的前提下，針對(duì)目前的檔案提供服務(wù)來(lái)說(shuō)，目前已開(kāi)展的檔案提供利用的方式有兩種，一是提供文件實(shí)體進(jìn)行服務(wù)，一種是提供網(wǎng)上查詢(xún)服務(wù)。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意此方面的發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求。

信息和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，給檔案工作帶來(lái)機(jī)遇，同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)。我們檔案工作者是否已經(jīng)具備了迎接挑戰(zhàn)的能力與素質(zhì)，是否已掌提了先進(jìn)的科技知識(shí)、理論與技術(shù)，是否已能夠作為專(zhuān)門(mén)人才或業(yè)務(wù)骨干去完成檔案學(xué)術(shù)研究的課題，解決檔案工作實(shí)踐所提出的諸多熱點(diǎn)、難點(diǎn)和焦點(diǎn)問(wèn)題。我們要清醒地認(rèn)識(shí)自己，清醒地認(rèn)識(shí)現(xiàn)狀，清醒地認(rèn)識(shí)未來(lái)，把責(zé)任感、使命感與時(shí)代的脈博聯(lián)系起來(lái)，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮流，不斷探索、分析、研究當(dāng)今社會(huì)的需求，為檔案工作的發(fā)展和不斷努力創(chuàng)新。

[1]代春娜，柴亞娟.對(duì)檔案管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí).黑龍江檔案.2009年第4期.

[2]李明麗.淺談企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新.安徽科技.2009年第8期.