淺談檔案工作管理體制的建立

藺 芳

（哈爾濱投資集團(tuán)有限責(zé)任公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

淺談檔案工作管理體制的建立

藺 芳

（哈爾濱投資集團(tuán)有限責(zé)任公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案工作在長(zhǎng)期實(shí)踐中逐步認(rèn)識(shí)和掌握客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上，經(jīng)過不斷的充實(shí)和發(fā)展，形成了集中統(tǒng)一的管理原則。要使檔案管理工作真正為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，就必須建立一支具有高水平的檔案管理工作隊(duì)伍，使檔案為企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作管理體制的原則

在確定企業(yè)檔案工作管理體制時(shí)需要考慮諸方面的因素，例如國(guó)家檔案工作的基本原則、國(guó)家經(jīng)濟(jì)管理體制、企業(yè)所有制、企業(yè)規(guī)模等。一個(gè)有效的企業(yè)檔案工作管理體制應(yīng)具備下述功能要求:一是適應(yīng)性，宏觀管理體制應(yīng)與國(guó)家經(jīng)濟(jì)管理體制相適應(yīng)，微觀管理體制應(yīng)與企業(yè)的管理體制相適應(yīng)，通過為企業(yè)檔案工作提供服務(wù)達(dá)到有效為國(guó)家、企業(yè)積累檔案信息資源的目的。二是穩(wěn)定性，穩(wěn)定性指能夠抵抗內(nèi)部與外部環(huán)境的干擾而保持正常運(yùn)行的能力，管理體制一旦確定，應(yīng)保持長(zhǎng)期相對(duì)穩(wěn)定。三是協(xié)調(diào)性，檔案工作管理體制在涉及諸組織機(jī)構(gòu)間及其關(guān)系上應(yīng)具有良好的協(xié)調(diào)作用，例如在檔案行政管理部門與有關(guān)主管機(jī)關(guān)、檔案行政管理部門與企業(yè)、有關(guān)主管機(jī)關(guān)與企業(yè)、科技專業(yè)檔案館與企業(yè)、企業(yè)檔案工作與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)運(yùn)行、企業(yè)內(nèi)部檔案部門之間的協(xié)調(diào)作用。

（一）與《檔案法》要求相適應(yīng)的原則

《檔案法》明確規(guī)定了國(guó)家檔案行政管理部門、地方各級(jí)檔案行政管理部門、各級(jí)各類檔案館、企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)。企業(yè)檔案工作是國(guó)家檔案事業(yè)的一部分，無論是從宏觀上，還是從微觀上在確定現(xiàn)代企業(yè)檔案工作管理體制時(shí)，各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置與權(quán)限劃分應(yīng)符合《檔案法》的基本原則，既要充分履行《檔案法》賦予的職責(zé)，理順業(yè)務(wù)關(guān)系，有關(guān)機(jī)構(gòu)或組織又不得超越權(quán)限或出現(xiàn)瀆職行為，充分體現(xiàn)企業(yè)檔案工作管理體制穩(wěn)定性、協(xié)調(diào)性的要求。

（二）突出重點(diǎn)、分類管理、區(qū)別對(duì)待的原則

企業(yè)所有制形態(tài)的變化會(huì)影響到企業(yè)檔案工作的宏觀管理體制，而企業(yè)規(guī)模形態(tài)的變化則會(huì)影響到企業(yè)檔案工作的微觀管理體制。從所有制形態(tài)看，在我國(guó)已形成了多種所有制并存的狀態(tài)，打破了單一國(guó)有所有制的局面。企業(yè)所有權(quán)的變革帶來了檔案所有權(quán)的多元化，對(duì)有關(guān)機(jī)構(gòu)或組織的檔案工作已不可能按統(tǒng)一的管理體制加以管理，對(duì)國(guó)有企業(yè)與非公企業(yè)檔案的管理權(quán)限、管理手段、管理方式上應(yīng)有所區(qū)別。從規(guī)模形態(tài)上看，企業(yè)間相差十分懸殊，少量規(guī)模龐大的大型企業(yè)集團(tuán)與數(shù)量較多的中小企業(yè)并存，這些企業(yè)在檔案工作組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置與運(yùn)行機(jī)制，即微觀管理體制上會(huì)有明顯的差別。因此，確定企業(yè)檔案工作的宏觀管理體制或微觀管理體制時(shí)應(yīng)從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，實(shí)行突出重點(diǎn)、分類管理、區(qū)別對(duì)待的思想，以充分體現(xiàn)企業(yè)檔案工作管理體制適應(yīng)性的要求。分類管理原則體現(xiàn)了實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)的精神。隨著形勢(shì)的發(fā)展變化，在《檔案法》規(guī)定的總原則不變的情況下，根據(jù)企業(yè)改革中出現(xiàn)的新情況應(yīng)該對(duì)原有“大一統(tǒng)”的企業(yè)檔案工作管理體制作適當(dāng)調(diào)整。管理的目的是不變的，但管理手段、管理思想?yún)s是可以改變的，如果還固守以前的思維定式，與現(xiàn)實(shí)必將發(fā)生沖突。分類管理的思想既體現(xiàn)在對(duì)不同所有制企業(yè)檔案管理上，也體現(xiàn)在不同規(guī)模企業(yè)內(nèi)的檔案管理上。

二、建立新的企業(yè)檔案工作管理體制

（一）宏觀管理體制

1.切實(shí)把行政管理職能放在宏觀調(diào)控上。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，檔案行政管理部門管理企業(yè)檔案工作存在的問題一是微觀管理過細(xì)；二是規(guī)定、規(guī)章的約束較死。為切實(shí)把職能轉(zhuǎn)到宏觀調(diào)控上應(yīng)實(shí)現(xiàn)三個(gè)轉(zhuǎn)變：第一，由人治轉(zhuǎn)向法治。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，外部行政力量的推動(dòng)如企業(yè)檔案工作升級(jí)活動(dòng)構(gòu)成了推動(dòng)企業(yè)檔案工作的強(qiáng)大動(dòng)力，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下這種大規(guī)模的升級(jí)活動(dòng)可能不會(huì)再有了，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下更多的是要把檔案工作納入法制軌道。檔案行政管理部門的管理方式要從習(xí)慣業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主轉(zhuǎn)向執(zhí)法監(jiān)督為主，把企業(yè)檔案工作納入企業(yè)法人的自律行為。第二，由注重規(guī)章的約束作用轉(zhuǎn)向提供標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)。企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，但檔案行政管理部門以往對(duì)企業(yè)檔案工作的管理往往是重法規(guī)、輕標(biāo)準(zhǔn)。由于法規(guī)的規(guī)定過于原則，使企業(yè)檔案人員無所適從，反過來又加劇了檔案行政管理部門過分插手企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作，陷入微觀管理的泥潭而不能自拔。在新形勢(shì)下檔案行政管理部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制定，使企業(yè)能按業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)自主開展檔案工作。第三，充分依靠現(xiàn)有行業(yè)主管部門與大型企業(yè)集團(tuán)。在現(xiàn)有國(guó)有企業(yè)中有相當(dāng)一部分是原中央部委企業(yè)，或由原行業(yè)主管部門改制成的大型企業(yè)集團(tuán)，檔案行政管理部門尤其是地方檔案行政管理部門已無專業(yè)系統(tǒng)可依靠，可通過地方國(guó)資委、大型企業(yè)集團(tuán)作為宏觀調(diào)控的一個(gè)支撐點(diǎn)。特別是大型企業(yè)集團(tuán)規(guī)模大、下屬單位多，在行業(yè)中往往占有舉足輕重的地位，通過它們對(duì)所屬企業(yè)的檔案工作進(jìn)行規(guī)范化管理。

2.加強(qiáng)檔案培訓(xùn)與信息服務(wù)。在其他條件既定情況下，企業(yè)檔案工作開展好壞的關(guān)鍵取決于檔案人員的素質(zhì)。企業(yè)檔案人員量大、面廣、流動(dòng)性大、業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，檔案行政管理部門應(yīng)把搞好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和法治意識(shí)，并以此作為實(shí)行宏觀管理的一個(gè)重要手段。

（二）微觀管理體制

現(xiàn)代企業(yè)檔案工作微觀管理體制的研究對(duì)象主要指大型企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置與權(quán)限的劃分，以及其運(yùn)行機(jī)制的總稱。

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。集團(tuán)檔案部門對(duì)成員企業(yè)檔案工作進(jìn)行管理可以遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”和“一個(gè)核心、多種控制”的原則。集團(tuán)化的檔案管理不同于單一公司化的管理，以法人為基本單位實(shí)行“分級(jí)管理”，必須服從“利益共同體”的要求，這是由企業(yè)集團(tuán)的性質(zhì)所決定的。目前，我國(guó)大部分企業(yè)集團(tuán)實(shí)施的是雙重職能調(diào)控型的管理機(jī)構(gòu)，即實(shí)行“一套機(jī)構(gòu)、兩塊牌子”，通過集團(tuán)公司的管理機(jī)構(gòu)實(shí)施集團(tuán)總部職責(zé)，成為企業(yè)集團(tuán)檔案管理組織的核心，但它對(duì)不屬于自己行政指揮系統(tǒng)的集團(tuán)成員不能簡(jiǎn)單地發(fā)號(hào)施令，而是應(yīng)根據(jù)成員企業(yè)所處的不同層次通過行政控制、法規(guī)控制、人事控制和契約控制等方式進(jìn)行管理和協(xié)調(diào)。

2.以法人為基礎(chǔ)的原則。集團(tuán)及其各成員單位的檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循以法人為基礎(chǔ)的原則。企業(yè)集團(tuán)是一種特殊的企業(yè)形式，它是由多個(gè)獨(dú)立法人組成的經(jīng)濟(jì)聯(lián)合體，其內(nèi)部成員企業(yè)通過資金、技術(shù)、人才等紐帶形成了利益共同體。作為獨(dú)立法人的企業(yè)，是企業(yè)集團(tuán)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基本單位，它有義務(wù)也有責(zé)任管理好自己所形成的檔案。集團(tuán)的成員企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的實(shí)際情況選擇檔案管理的具體模式，集團(tuán)總部也應(yīng)該考慮到成員企業(yè)在地域、行業(yè)以及組織形式、管理體制上的差異，尊重成員企業(yè)檔案管理模式的多樣化和靈活性。成員企業(yè)檔案管理在保持獨(dú)立性的同時(shí)，還應(yīng)遵循集團(tuán)檔案管理的整體領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，著眼于整個(gè)集團(tuán)檔案信息資源的優(yōu)化配置，可以在集團(tuán)內(nèi)部檔案管理中進(jìn)行必要的協(xié)作。

3.檔案管理體制應(yīng)當(dāng)與企業(yè)集團(tuán)的管理體制相一致。不同類型企業(yè)集團(tuán)的管理體制差異較大。例如緊密型企業(yè)集團(tuán)一般是實(shí)行一級(jí)管理，混合型企業(yè)集團(tuán)中一般實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，而松散型企業(yè)集團(tuán)則實(shí)行分散式管理。各成員企業(yè)與集團(tuán)公司聯(lián)系緊密程度的不同，也相應(yīng)決定了各成員企業(yè)檔案工作與集團(tuán)公司檔案工作之間的關(guān)系。企業(yè)集團(tuán)檔案工作管理體制應(yīng)與企業(yè)集團(tuán)管理體制相一致，在緊密型企業(yè)集團(tuán)內(nèi)可對(duì)檔案實(shí)行一級(jí)管理，混合型企業(yè)集團(tuán)對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的管理體制，松散型企業(yè)集團(tuán)可實(shí)行分散式管理體制。