檔案保護(hù)工作中的問題與對(duì)策

劉 玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案保護(hù)工作中的問題與對(duì)策

劉 玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

從檔案產(chǎn)生到保管過程中，必然存在著許多不利于其永久保存的問題。檔案壽命的長短，往往取決于對(duì)這些問題解決的好壞。目前檔案保護(hù)工作中仍存在許多不利于檔案永久保存的突出問題。及早發(fā)現(xiàn)這些問題，找出原因，提出對(duì)策，是擺在檔案工作者面前的重要課題。

一、檔案保護(hù)中存在的問題

從檔案保護(hù)工作的現(xiàn)狀看，有幾個(gè)突出的問題直接影響到檔案的永久保存。

（一）對(duì)檔案的制成材料缺乏統(tǒng)一要求。在檔案制成材料中，紙張、書寫檔案文件的墨水或打印文件的油墨，以及用作裝訂或修補(bǔ)案卷的膠粘劑，是最主要的材料。隨著現(xiàn)代科技的迅速發(fā)展，檔案制成材料的品種日趨繁多，其耐久性差別較大，由于對(duì)檔案制成材料缺乏嚴(yán)格的統(tǒng)一要求，各制文單位采用的材料品種、質(zhì)量很不一致，檔案形成后的耐久性懸殊較大，從而導(dǎo)致同期檔案在同樣的保護(hù)條件下壽命明顯不同的結(jié)局。

（二）檔案庫房建筑不盡科學(xué)合理，相應(yīng)的補(bǔ)救措施跟不上。加強(qiáng)檔案保護(hù)首先要建設(shè)足夠使用的檔案庫房，其次檔案庫房要符合檔案保護(hù)的技術(shù)要求。從目前看來，許多地方的檔案館利用的是舊有建筑改造的庫房，而這些舊庫房缺乏完善的保護(hù)措施，其中防潮、防霉、控制濕度、通風(fēng)、消除大氣污染、防盜、防火、防蟲、防鼠、防塵、防光的能力較差，從而影響了檔案的保存壽命。有的地方雖然建有新的檔案庫房，但因經(jīng)濟(jì)條件、環(huán)境因素和當(dāng)時(shí)的技術(shù)要求等方面的限制，新庫房出現(xiàn)了功能低的弊端，如庫房地面未做防潮處理或處理不當(dāng)、庫房密閉條件差、屋頂隔熱與防水性能低等。個(gè)別單位對(duì)這些短時(shí)間內(nèi)未造成明顯影響的不合理因素未引起高度重視，相應(yīng)的補(bǔ)救措施沒跟上，長期下去必然影響到檔案壽命。

（三）庫房管理制度不健全、措施不得力是部分檔案館（室）的通病。耐久性強(qiáng)的檔案制成材料和高標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房建筑只能說是具備了檔案保護(hù)的基礎(chǔ)，只有在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)庫內(nèi)管理才能做好檔案保護(hù)工作。庫內(nèi)管理不善主要體現(xiàn)在控制有害生物、物理、化學(xué)因素的措施及相應(yīng)的管理制度。由于受經(jīng)濟(jì)條件和技術(shù)水平的限制，目前控制生物、物理、化學(xué)因素多靠人工方法，這就要求庫房內(nèi)管理要嚴(yán)格、制度要健全、責(zé)任要明確、措施要得力。但這些必備的措施和制度在很多檔案管理部門仍然存在著不同程度的殘缺，從而影響到檔案的保護(hù)質(zhì)量。

二、出現(xiàn)問題的原因

存在上述問題的原因主要表現(xiàn)在：

（一）對(duì)檔案制成材料損壞的內(nèi)在因素沒有引起高度重視，工作上重檔案保護(hù)輕制文要求。檔案制成材料損壞的內(nèi)在原因主要是材料的耐久性。制文過程中只有選用耐久性的材料，才能為延長檔案壽命奠定良好的基礎(chǔ)。長期以來，檔案管理部門在檔案保護(hù)方面往往把工作重點(diǎn)放在進(jìn)館后的保護(hù)，而忽視了對(duì)制文單位選材的具體要求，甚至錯(cuò)誤地認(rèn)為制文單位的選材不屬檔案管理的范疇，從而使系統(tǒng)性的檔案保護(hù)工作出現(xiàn)了不應(yīng)有的“質(zhì)量脫節(jié)”。

（二）目光短視，缺乏歷史責(zé)任感。在檔案保護(hù)工作中，部分單位把工作的重點(diǎn)放在了庫內(nèi)某些微觀保護(hù)上，僅滿足于近期質(zhì)量沒問題，沒有把檔案保護(hù)真正看作是受庫內(nèi)、庫外綜合因素制約的系統(tǒng)保護(hù)工程。對(duì)一些當(dāng)時(shí)看不到明顯危害的隱形因素沒有引起重視，導(dǎo)致在對(duì)現(xiàn)有不合因素的補(bǔ)救措施上，掉以輕心，成為影響檔案保存壽命的一大后患。

（三）在庫房管理上重保管輕保護(hù)，在實(shí)際工作中，個(gè)別單位還存在著得過且過、怎么省事怎么辦，缺乏嚴(yán)格的科學(xué)態(tài)度，主要領(lǐng)導(dǎo)看家意識(shí)濃厚、保護(hù)的意識(shí)淡薄，在管理上對(duì)工作人員崗位目標(biāo)責(zé)任水準(zhǔn)要求偏低，缺乏相互監(jiān)督機(jī)制。

三、解決問題的對(duì)策

（一）按照“高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求”的原則，盡快由國家制定統(tǒng)一的、新的檔案制成材料標(biāo)準(zhǔn)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)材料正受到種種新型材料的挑戰(zhàn)；各種色素成分的墨水和膠粘劑日益增多。如果制文單位沒有統(tǒng)一的檔案制成材料標(biāo)準(zhǔn)，檔案的耐久性是很難保障的。只有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，才能做好檔案保護(hù)的基礎(chǔ)工作。

（二）按照合理的檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)，采取補(bǔ)救措施，盡快使非科學(xué)合理的檔案庫房合理化。合格的檔案庫房必須具備防熱、防水（防潮）、防光、防塵、防火等條件，而那些不完全具備上述條件的現(xiàn)庫房應(yīng)盡快采取補(bǔ)救措施，完善保管條件。庫房是保存檔案的重要基礎(chǔ)，在使用過程中要定期按照合格庫房標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，及早發(fā)現(xiàn)問題并妥善處理，力爭使庫房的各項(xiàng)性能指標(biāo)始終處于良好的狀態(tài)。

（三）制定周密、科學(xué)的控制方案和責(zé)任明確、分工合理、操作嚴(yán)謹(jǐn)、管理嚴(yán)格的工作制度，將生物、物理、化學(xué)等有害因素控制在最低限度。在控制過程中，溫濕度的控制、防止光線照射、消毒與殺蟲、防有害氣體和灰塵等都是復(fù)雜而艱辛的工作，因而必須建立一套完善的管理體系。按照檔案保護(hù)的技術(shù)要求，制定詳細(xì)、切實(shí)可行的操作規(guī)程；同時(shí)建立相應(yīng)的崗位目標(biāo)責(zé)任制和監(jiān)督機(jī)制、獎(jiǎng)懲制度，將任務(wù)層層落實(shí)到人。主要領(lǐng)導(dǎo)要不定期地組織有關(guān)人員督促檢查，定期興辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，不斷提高工作人員的整體素質(zhì)。上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門要把庫房管理的水平作為衡量一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)是否稱職的重要標(biāo)準(zhǔn)和單位年度工作考核的主要內(nèi)容，以此來推動(dòng)檔案保護(hù)工作再上新臺(tái)階。