淺談如何做好新時(shí)期檔案管理工作

孫立燕

（黑龍江省直機(jī)關(guān)文明街辦公區(qū)管理服務(wù)中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

淺談如何做好新時(shí)期檔案管理工作

孫立燕

（黑龍江省直機(jī)關(guān)文明街辦公區(qū)管理服務(wù)中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案事業(yè)是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要組成部分,是黨和國(guó)家重要的工作之一。新時(shí)期為檔案工作提供了無(wú)限發(fā)展的空間和機(jī)遇,同時(shí)在發(fā)展過(guò)程中也遇到了一個(gè)個(gè)前人沒(méi)有觸及過(guò)的挑戰(zhàn)和阻力。加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持。同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對(duì)資源開(kāi)發(fā)起著重要作用?，F(xiàn)代社會(huì)建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。在一個(gè)單位中，檔案管理無(wú)疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。

一、存在的問(wèn)題

1.因輕視忽略，導(dǎo)致檔案管理水平難以提升。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2.因人才匱乏，導(dǎo)致管理力量較為薄弱。大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

3.因投入不足，導(dǎo)致硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。

二、新時(shí)期做好檔案管理工作的對(duì)策建議

1.要全面提升新時(shí)期檔案管理人員素質(zhì)。一是配備責(zé)任心強(qiáng)、懂專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，要求檔案人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的檔案管理專(zhuān)業(yè)水平，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，給大腦“充電”，開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期檔案管理工作。二是建立健全繼續(xù)教育管理制度和激勵(lì)機(jī)制。檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質(zhì)也需要不斷地提高，要通過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)繼續(xù)教育，促使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。三是因材施教、多渠道地進(jìn)行人才培訓(xùn)。要從實(shí)際出發(fā)，按照不同的崗位、不同的層次，多渠道、多形式的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，為檔案專(zhuān)業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使檔案管理人員缺啥補(bǔ)啥，取長(zhǎng)補(bǔ)短。四是加強(qiáng)對(duì)檔案人員的管理和教育。要通過(guò)各種形式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行《檔案法》、《保密法》以及國(guó)家有關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳教育，使之充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要意義。同時(shí)，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，特別是對(duì)于涉及到保密的檔案管理人員，要加強(qiáng)教育和管理，不斷增強(qiáng)保密意識(shí)和責(zé)任感，確保檔案管理安全可靠，無(wú)失（泄）密現(xiàn)象發(fā)生。

2.要不斷健全新時(shí)期檔案管理制度。新時(shí)期，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3.要重新定位新時(shí)期檔案功能。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作人員對(duì)檔案功能并沒(méi)有得以充分的挖掘，沒(méi)有跳出傳統(tǒng)的對(duì)檔案館功能的理解。新形勢(shì)下，我們必須對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

4.要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。?一是實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。?按照國(guó)家相關(guān)部門(mén)的定義，標(biāo)準(zhǔn)是“對(duì)重復(fù)性事物的概念所做的統(tǒng)一規(guī)定”。標(biāo)準(zhǔn)化是“在經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)及管理等社會(huì)實(shí)踐中，對(duì)重復(fù)性事物、概念經(jīng)過(guò)制定、發(fā)布和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會(huì)效益”的活動(dòng)。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化就是以檔案科學(xué)技術(shù)和管理中重復(fù)性事物和概念為對(duì)象，制定、修訂各類(lèi)別、各層次的標(biāo)準(zhǔn)并將其付諸實(shí)施的過(guò)程。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，一些現(xiàn)代化辦公設(shè)備應(yīng)用于檔案管理工作，這些現(xiàn)代化手段的引入和應(yīng)用，改善了檔案管理工作條件，改變了過(guò)去手工操作的局面，極大地提高了工作效率和管理水平，為開(kāi)發(fā)信息、搞好管理創(chuàng)造了有利條件。當(dāng)前，為了適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要，不斷提高檔案工作管理水平，必須全面應(yīng)用檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則。二是實(shí)行信息化管理。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來(lái)越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。

5.要大力倡導(dǎo)新時(shí)期檔案工作所需要的職業(yè)道德。一是倡導(dǎo)熱心服務(wù)、不為名利、甘為人梯的精神。檔案工作的任務(wù)、工作對(duì)象和工作手段決定了它本身是一項(xiàng)服務(wù)性、條件性很強(qiáng)的工作。而檔案工作與其他服務(wù)性工作的不同在于它不能通過(guò)服務(wù)對(duì)象直接產(chǎn)生效益,而是通過(guò)服務(wù)對(duì)象利用檔案所取得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益來(lái)體現(xiàn)。不為名利、勤奮工作、積極主動(dòng)、熱情周到地為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),是檔案工作者職業(yè)道德素質(zhì)的最基本要求。二要樹(shù)立尊重檔案、尊重歷史的意識(shí)。檔案職業(yè)道德要求檔案工作者必須維護(hù)檔案和歷史事實(shí)的原貌,既不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和特征,也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無(wú)論在什么情況下,都要實(shí)事求是,堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔,尊重歷史,忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家檔案的歷史真實(shí)面貌,同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭(zhēng)。三要遵紀(jì)守法,嚴(yán)守黨和國(guó)家秘密。由于檔案工作不同于其他服務(wù)性工作，檔案工作者對(duì)于利用者不能“來(lái)者不拒,有求必應(yīng)”,必須克服主觀隨意性,按照法律和工作紀(jì)律的要求正確處理保密與利用的關(guān)系。當(dāng)前我國(guó)對(duì)外交流與合作都在日益擴(kuò)大,外事活動(dòng)不斷增加,這給國(guó)外敵對(duì)勢(shì)力竊取我國(guó)的高科技技術(shù)提供了可乘之機(jī)。檔案工作者必須具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣,在不違背保密原則的前提下充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源,確保檔案在政治上的安全。

總之，在新時(shí)期，檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，從而促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。