如何發(fā)揮檔案管理的實(shí)際效益

黃艷麗

（省直機(jī)關(guān)房屋物業(yè)修理中心 哈爾濱 150000）

如何發(fā)揮檔案管理的實(shí)際效益

黃艷麗

（省直機(jī)關(guān)房屋物業(yè)修理中心 哈爾濱 150000）

多年實(shí)踐證明，檔案管理工作在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。然而在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作中，我們還存在著檔案信息資源利用不到位、信息反饋不及時(shí)等問(wèn)題，已嚴(yán)重影響著檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。本文針對(duì)問(wèn)題，結(jié)合筆者本職工作，重點(diǎn)對(duì)如何發(fā)揮檔案管理的實(shí)際效益作以探討。

一、檔案信息資源開(kāi)發(fā)和信息反饋工作現(xiàn)狀

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理工作只重視檔案的保管，忽視檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。表現(xiàn)為只注重追求館藏的數(shù)量和規(guī)模，而對(duì)檔案信息能多大程度地滿足社會(huì)需求、能否充分發(fā)揮其作用重視不夠。少數(shù)檔案工作者認(rèn)為檔案只是過(guò)時(shí)的材料，檔案工作只是看門(mén)守?cái)?、無(wú)所作為，只要保管的檔案不損壞、不丟失就算完成任務(wù)了，看不到檔案對(duì)科研、經(jīng)濟(jì)和文化建設(shè)的重要作用。

(一)注重檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不求檔案的實(shí)際效益。

(二)注重檔案借閱表格填寫(xiě)，不求深層次了解。

(三)注重信息反饋工作，不求匯集編發(fā)重返社會(huì)。

(四)注重檔案管理工作，不求系統(tǒng)開(kāi)發(fā)編研工作。

二、發(fā)揮檔案管理實(shí)際效益的措施

(一)必須提高社會(huì)各界對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)

1.認(rèn)真做好檔案管理人員教育工作

每個(gè)檔案員都應(yīng)懂得沒(méi)有檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，檔案管理工作便失去了意義。檔案人員首先要樹(shù)立起從事檔案工作的光榮感和自豪感。熱愛(ài)檔案工作，獻(xiàn)身檔案事業(yè)，要端正服務(wù)態(tài)度，完善服務(wù)措施，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并積極動(dòng)腦筋，想辦法，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變單一的你來(lái)我查為走出去，了解社會(huì)所需的信息資源，為社會(huì)提供盡可能的有價(jià)值的信息資料。

2.強(qiáng)化社會(huì)檔案意識(shí)

有人群的地方就應(yīng)有檔案?？梢哉f(shuō)檔案工作涉及整個(gè)社會(huì)的各個(gè)方面，涉及千家萬(wàn)戶。因此，要保證檔案工作的有機(jī)運(yùn)行，就要通過(guò)各種輿論形式，大張旗鼓地、堅(jiān)持不懈地宣傳檔案法規(guī)，逐步使整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和作用有所了解和認(rèn)識(shí)，使廣大干部群眾理解、關(guān)心、重視和支持檔案工作，在各自的工作中自覺(jué)遵照檔案法規(guī)要求，收集、整理、保管和使用檔案。

3.轉(zhuǎn)變利用者對(duì)檔案利用工作的看法

檔案工作是整個(gè)社會(huì)事業(yè)中不可缺少的一部分，縱觀歷史，古今中外，檔案有著極為重要的作用，它的作用也是不可替代的，這已成為人們的共識(shí)。

（二）必須不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)資料設(shè)施建設(shè)

1.認(rèn)真做好檔案收集整理工作

一要加強(qiáng)檔案征集工作，確保檔案原始資料豐富齊全；二是把好接收關(guān)，改變以前檔案門(mén)類(lèi)單一。注意接收反映經(jīng)濟(jì)建設(shè)，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各種專(zhuān)門(mén)、專(zhuān)業(yè)檔案和新型載體的檔案，應(yīng)根據(jù)不同門(mén)類(lèi)與載體形成的檔案的特點(diǎn)，及時(shí)接收進(jìn)庫(kù)，擴(kuò)大庫(kù)藏范圍。

2.提高檔案檢索工作效率

能否及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案，為利用者服務(wù)，在很大程度上取決于有無(wú)完備的檢索工具。今后，檔案實(shí)行微機(jī)管理，為查檔提供更加快捷的服務(wù)。

3.注重加強(qiáng)檔案編研工作

利用庫(kù)藏檔案，有針對(duì)性地編寫(xiě)資料，供領(lǐng)導(dǎo)和其他部門(mén)參考，為大家提供直接、便捷、周到的服務(wù)。編研工作是利用檔案的很好形式。近幾年來(lái),各級(jí)檔案部門(mén)都抓了這項(xiàng)工作，取得了豐碩成果。今后，還要緊抓不放，認(rèn)清形勢(shì)，開(kāi)動(dòng)腦筋，選準(zhǔn)主題，編研出更多的資料,讓檔案在各項(xiàng)事業(yè)中發(fā)揮更大的作用。

（三）必須提高檔案管理水平

1.建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度

為了更好地落實(shí)《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，檔案室建立一套行之有效地制度，諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員崗位責(zé)任制》等各項(xiàng)制度，這些制度規(guī)范了檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)上的程序和標(biāo)準(zhǔn)，明確了檔案人員工作范圍和職責(zé)，使檔案利用工作建立在堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)上。要毫不松懈地搞好規(guī)范化的落實(shí)，提高檔案工作的管理水平，為檔案利用工作創(chuàng)造條件。

2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

隨著自動(dòng)化管理水平的提高和發(fā)展，最終將實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用，實(shí)現(xiàn)異地查詢，信息共享，將給檔案的提供利用帶來(lái)極大的方便。毫無(wú)疑問(wèn)，檔案管理向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，將是一次歷史性的變革。我們從現(xiàn)在起就要抓緊工作，創(chuàng)造條件盡快完成這個(gè)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)這個(gè)變革。

3.加強(qiáng)檔案人員的學(xué)習(xí)

隨著檔案業(yè)務(wù)范圍的不斷拓寬和現(xiàn)代化管理設(shè)備的逐步使用，對(duì)檔案管理工作的主體檔案人員提出了新的要求。跟上發(fā)展的步伐，適應(yīng)發(fā)展的形勢(shì)，就要利用各種形式抓好檔案干部的政治、業(yè)務(wù)和科學(xué)技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提高“兩個(gè)”素質(zhì)，提高管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，為“兩個(gè)文明”建設(shè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

（四）必須創(chuàng)新檔案資源開(kāi)發(fā)利用方式

1.認(rèn)真做好查(借)閱登記工作

查（借）閱登記是各館在檔案查(借)閱時(shí)必須做的一項(xiàng)工作。在登記時(shí)，一要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按項(xiàng)目一一填寫(xiě)清楚，必須填寫(xiě)的項(xiàng)目不要漏填；二要把查（借）閱檔案的利用目的，填寫(xiě)清楚，不可填寫(xiě)得太簡(jiǎn)單，如“工作參考”等，而應(yīng)填明作那一項(xiàng)工作參考，填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益,這樣便于提供實(shí)際效益的線索和確定是否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。

2.搞好咨詢服務(wù)

咨詢服務(wù)是檔案人員根據(jù)利用者的要求，從檔案信息和與檔案有關(guān)的知識(shí)，采用進(jìn)行個(gè)別解答問(wèn)題的方式，為利用者解決疑難問(wèn)題的一種服務(wù)工作。

3.建立用戶聯(lián)系制度

為了及時(shí)利用信息，可以建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等一一登記在冊(cè)，以便與用戶聯(lián)系。

4.分發(fā)檔案信息反饋表

即在用戶查（借）閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱和獲取的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。

5.實(shí)地調(diào)查和電話采訪

根據(jù)用戶查閱時(shí)登記在案的線索，可以及時(shí)到實(shí)地調(diào)查或電話采訪,掌握利用效果的第一手資料。

6.及時(shí)編發(fā)檔案利用社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例

反饋的信息仍要通過(guò)編輯再重返社會(huì)，這樣既可進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值,又可使社會(huì)各界進(jìn)一步了解檔案、熟悉檔案，來(lái)利用檔案。

7.搞好編研資料

檔案編研，就是根據(jù)利用需要,通過(guò)檔案的分析研究，按照一定的主題，對(duì)檔案存有的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等，編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準(zhǔn)確、系統(tǒng)、精練，便于利用的一種工作。

綜上所述，檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)是必要的，也說(shuō)明了檔案利用工作的一個(gè)側(cè)面，但更重要的是要了解、收集檔案的實(shí)際效益，有利于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為社會(huì)各界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。