如何做好新時(shí)期人事檔案工作

劉德鋒

（黑龍江省齊齊哈爾農(nóng)業(yè)機(jī)械化學(xué)校 161041）

如何做好新時(shí)期人事檔案工作

劉德鋒

（黑龍江省齊齊哈爾農(nóng)業(yè)機(jī)械化學(xué)校 161041）

在人們的工作和生活中，人事檔案扮演著十分重要的角色，它是新時(shí)期人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，它能客觀地反映出每個(gè)人履歷、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)歷與學(xué)識(shí)水平、德能勤績(jī)等，是知人善任、選賢舉能的重要依據(jù)。隨著我國人事制度改革的不斷深入，崗位聘用制、人事代理等新的用人制度已在各類單位實(shí)施。干部的選調(diào)與提拔，專業(yè)技術(shù)人員的職稱晉升與聘任、進(jìn)修學(xué)習(xí)、出國考察等都需要利用干部人事檔案。因此，管好用好新時(shí)期人事檔案，對(duì)人力資源開發(fā)有著極其重要的作用。

一、現(xiàn)有人事檔案工作存在的問題

隨著國家人事檔案法律法規(guī)的建立和完善，人事檔案工作也愈來愈得到了足夠的重視和一定程度的發(fā)展，尤其在信息化、規(guī)范化和便民服務(wù)方面有較大的改善，但依然存在不少問題。認(rèn)真分析并解決存在的問題，才能為國家和單位的建設(shè)與發(fā)展提供保障。

1.檔案管理專門人才少。檔案管理隊(duì)伍人員配備不足，是當(dāng)前時(shí)期檔案管理工作難做好的最根本原因。檔案管理部門人員大多數(shù)在單位“身兼多職”，或半路出家上崗。對(duì)在崗人員未能系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專用知識(shí)創(chuàng)造條件，更沒有及時(shí)給予正規(guī)的進(jìn)修。

2.制度缺乏健全。個(gè)別單位根本沒有明確制定檔案管理人員的崗位責(zé)任制，缺乏完備的規(guī)章制度。由于制度不健全，管理不規(guī)范，或者沒有專門的檔案室，這些都給檔案的管理和服務(wù)帶來麻煩與不便。

3.管檔模式有待創(chuàng)新，隨著我國社會(huì)的快速發(fā)展，使得檔案的形式和內(nèi)容多樣化、復(fù)雜化，但大多數(shù)單位仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。新形勢(shì)下，電子技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已覆蓋各行各業(yè)，但檔案管理技術(shù)跟不上時(shí)代步伐，絕大多數(shù)單位還不能充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案管理服務(wù)，而是沿用傳統(tǒng)的手工操作模式。

4.檔案內(nèi)容與人事管理要求不適應(yīng)。檔案內(nèi)容設(shè)計(jì)樣式陳舊，無法引導(dǎo)填寫人把有經(jīng)驗(yàn)意義的個(gè)人經(jīng)歷帶入檔案，致使檔案材料缺少新的信息。

5.人才流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞不同步。隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和人才流動(dòng)等外部環(huán)境的逐步寬松，人才流動(dòng)方式更加靈活。合理的人才流動(dòng)，本應(yīng)檔隨人走，但由于種種原因人檔分離現(xiàn)象越來越多。人檔分離不僅給人才引進(jìn)帶來了一定風(fēng)險(xiǎn)，也給組織人事部門的管理工作帶來了混亂。

二、做好檔案管理工作的方法

1.建立健全各項(xiàng)管理制度。人事檔案工作是一項(xiàng)瑣碎繁雜而又事項(xiàng)比較多的工作，如果沒有一定的制度來約束，就會(huì)無章可循，無所適從。應(yīng)結(jié)合本單位人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，逐步制定和完善人事檔案管理制度，嚴(yán)格對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出的管事制度，特別要阻止虛假材料進(jìn)檔。進(jìn)一步完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的內(nèi)容更加科學(xué)、完整，為職工考察任用能提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。

2.突出運(yùn)用新機(jī)制，強(qiáng)化管理。檔案管理要適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)的要求，努力實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作向科學(xué)化、規(guī)范化和制度化等方面發(fā)展。在管檔和用檔上，要破除人事檔案過于神秘化的傳統(tǒng)觀念，在不影響安全保密的原則下，將反映職工的出生日期、參加工作時(shí)間、學(xué)歷、經(jīng)歷、資歷、業(yè)績(jī)與能力等方面的材料以適當(dāng)?shù)姆绞交蛐问剑谝欢ǚ秶鷥?nèi)公開，以擴(kuò)大使用范圍，提供使用方便，并接受廣大職工群眾監(jiān)督。要改變一切不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作要求的思想觀念和單一被動(dòng)的檔案管理方式，建立與本單位事業(yè)發(fā)展緊密結(jié)合的人事檔案管理新機(jī)制，包括檔案采集更新、索引查詢、分析研究應(yīng)用等，以有效促進(jìn)工資調(diào)整，崗位調(diào)整，獎(jiǎng)金分配，人才開發(fā)引進(jìn)，培訓(xùn)進(jìn)修等項(xiàng)工作，加強(qiáng)人力資源現(xiàn)狀和需求分析，使人事檔案管事工作為國家和本單位事業(yè)發(fā)展提供實(shí)效服務(wù)。

3.實(shí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了充分的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地結(jié)合起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實(shí)現(xiàn)，必須通過制定和建立種類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，以確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)施。

4.思想觀念應(yīng)轉(zhuǎn)變，服務(wù)意識(shí)要增強(qiáng)。做好新時(shí)期人事檔案工作至關(guān)重要，在思想上要足夠重視。近些年來，人事檔案工作為人事制度改革和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出了卓有成效的貢獻(xiàn)，但是，個(gè)別部門和單位對(duì)檔案管理意識(shí)依然很淡薄，人事檔案的地位、作用并未受到人們的普遍重視，其中一個(gè)重要的原因，是思想保守，缺乏人事檔案服務(wù)宣傳教育，不能為社會(huì)各行各業(yè)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在國家人事制度改革不斷深化的新形勢(shì)下，人才的能進(jìn)能出、崗位的能上能下，職務(wù)的能高能低，都會(huì)產(chǎn)生人才流動(dòng)頻繁。作為人才縮影的人事檔案，社會(huì)需求會(huì)與日俱增，人事檔案工作面臨著新的壓力和機(jī)遇。對(duì)此，人事檔案工作部門應(yīng)有緊迫感和使命感，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，改變傳統(tǒng)保存、保密人事檔案的服務(wù)觀念，樹立為全社會(huì)大局服務(wù)的思想，善于總結(jié)管檔用檔過程中的好經(jīng)驗(yàn)好方法，努力為我國實(shí)現(xiàn)人力資源強(qiáng)國提供智力保障。