年鑒信息糾錯機制建設——以高校年鑒為例

崔敏華

（東華大學 上海 200051）

年鑒作為一種嚴謹、科學的綜合性資料性工具書，具有記錄史實、資政參考和傳承文化的作用，而準確、翔實的數(shù)據(jù)、信息則是其發(fā)揮各項功用的基點。《漢書·河間獻王傳》中曾載“修學好古，事實求是。從民得善書，必為好寫與之，留其真?！钡趯嶋H工作中，年鑒數(shù)據(jù)、信息的收錄整理難免出現(xiàn)訛錯。

年鑒數(shù)據(jù)、信息的訛錯一般可以歸結(jié)為兩類，一是有錯，如不符合事實，不符合黨的路線、方針、政策和國家法律法規(guī)，不符合科學常識等；二是有誤，如表現(xiàn)為時間、地點、人物等信息要素表述不全，信息內(nèi)容疏漏或前后交叉，統(tǒng)計口徑、時間斷限不一，標點符號使用不當，筆誤等。此時，需要的不僅是編校人員的職業(yè)素養(yǎng)，更是對具體工作機制的考量。要保證年鑒的編纂質(zhì)量，必須要建立自覺自省的信息糾錯機制。高等學校年鑒作為教育年鑒的一種，于此也可管窺一斑。

一、建立年鑒編纂信息糾錯機制的必要性

（一）它是年鑒編纂工作機制的主要內(nèi)容

盛世修史。高校年鑒自上世紀80年代興起發(fā)展至今，或是統(tǒng)計年鑒或是綜合性年鑒，基本上達到“每校一鑒”，每年的年鑒編纂已然成為各高校的一項常規(guī)性工作。據(jù)筆者了解，上海高校的年鑒編纂基本掛靠于各校檔案館或黨辦、校辦部門，并有專兼職人員負責，實行部門供稿制。其中，就部門供稿來說，一方面，“鐵打的營盤，流水的兵”，供稿人員更迭頻繁；另一方面，思想重視度、文筆水平、文體風格等也是參差不一。因此，要保證年鑒編纂質(zhì)量，必須通過制度來保全。

（二）它是確保年鑒信息全面準確的必然要求

年鑒收錄信息的基本要求就是全面準確。具體體現(xiàn)在“求全”和“求實”兩個方面。

“求全”是由年鑒的工具書性質(zhì)決定的。作為高校年度教育工作發(fā)展全方位、各層次信息收錄的集合體，年鑒編纂不得漏項，特別是不能缺要項。但是，這里的“全”并非是事無巨細照單全收，而是要去粗取精，大事不漏，微事、常事不收。事實上，高校年鑒編纂一直在擴容與保質(zhì)的道路上糾結(jié)行進，一方面，要盡可能收納各類信息內(nèi)容，全面而立體展現(xiàn)學校的發(fā)展，另一方面，要對各類信息進行甄選，保證收錄信息的價值性。

“求實”則是由年鑒的科學性、權(quán)威性決定的。年鑒編纂要求直書其意，擠干所有“水分”，避免大話、空話和套話。尤其是年鑒收錄的各類數(shù)據(jù)，如學生數(shù)，教職工數(shù)，科研經(jīng)費、項目數(shù)等等，更是來不得絲毫訛錯和虛假。因此，無論是“求全”還是“求實”都需要對年鑒所錄信息予以仔細分析、鑒別。

（三）它是解決年鑒信息共時性與高校工作學年性之間矛盾的重要措施

年鑒信息的共時性，往往表現(xiàn)為年鑒收錄內(nèi)容的年度性，即其收錄內(nèi)容時間斷限清晰，為一年內(nèi)所發(fā)生的事實信息。但是，一般高校的管理與運作卻是學年制的，這樣的時間分割很可能造成各類統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)、信息等出現(xiàn)跨年度性，從而給年鑒的信息收錄帶來難度。這就需要進行必要的甄別和分析，防止出現(xiàn)越限或重復錄入等重大錯誤。

二、年鑒編纂信息糾錯機制的建設內(nèi)容

所謂信息糾錯，即是發(fā)現(xiàn)所錄信息之錯誤，并能與之矯正。作為完整的高校年鑒信息糾錯機制應是構(gòu)建在不同部門和人員之間的支持、協(xié)調(diào)、配合基礎(chǔ)之上，經(jīng)預防和補救兩種作用，初審、復審、終審及校對等各環(huán)節(jié)，確保編纂質(zhì)量。其中，預防為糾錯機制針對未然錯誤所起的一般作用，補救則是針對已然錯誤而起的特殊性矯正行為。下文僅從這兩方面作用，以實踐角度探討如何構(gòu)建年鑒編纂的信息糾錯機制。

（一）建立全局統(tǒng)籌的自糾機制。年鑒編纂向來大事不漏、小事不入，大事了然于胸，自然能在總體方向把握上不出差錯。高屋能建瓴，年鑒編纂中的宏觀整體的信息意識很重要，學校概況、大事記就是很好的統(tǒng)觀全局的視覺點。特別是大事記，按時間順序記載了高校年度發(fā)展大事要事，既是學校發(fā)展的歷史縮影，又是整本年鑒的提綱要領(lǐng)。作為年鑒的編校人員，不僅要全面而重點地編寫好大事記，更要善于利用大事記“一葉知天下”“一孔窺天下”的作用，通過它來對收錄信息予以查漏補缺，并解決各類信息之間的前后矛盾和交叉重復現(xiàn)象。

（二）建立嚴格的層級審校制。三審三校是我國出版工作的基本制度?！叭龑彙敝傅氖且黄寮?jīng)過從責任編輯初審加工、部門負責人復審把關(guān)到總編（主編）終審簽發(fā)三個環(huán)節(jié)。“三?！敝傅氖菑母寮庉嫷阶詈蠛灠l(fā)，最少要經(jīng)過專職校對人員三次校對。年鑒因為部門供稿，文出多處，雖然不一定公開發(fā)行，但也必須遵循該制度——要明確編纂過程中初審、復審、終審和校對等各環(huán)節(jié)的工作任務和崗位職責，做到職責具體，責任明確。

實際工作中，因各高校一般均有專職編纂人員，“三?！笨梢暂p松落實，“三審”則往往被簡化，甚至落至“采編合一”的地步。此時，考量的不僅是專職編纂人員的文字功底，更是其綜合素養(yǎng)。要通過聯(lián)系、溝通，獲得領(lǐng)導、主管部門的支持以及其他部門的配合，將審校制嚴格執(zhí)行下去。

“三審三校”過程中，還要善用、慎用網(wǎng)絡等新媒介。當下是信息發(fā)達、膨脹的社會，任何關(guān)鍵詞均可在網(wǎng)絡上收羅一二，一方面，確實豐富了信息渠道來源，方便了信息的收集與核實，另一方面，各類信息難免會有打架、爭議之時，因此，必須審慎面對各類新媒介，將其與檔案查詢、當事人口述等傳統(tǒng)方式結(jié)合，明辨真?zhèn)巍?/p>

（三）建立文責自負的纂、審署名制。年鑒編纂必須實行部門供稿、文責自負原則，只有防守好了這道底線，才能有效保證年鑒收錄數(shù)據(jù)、信息的準確與正確，畢竟，各職能部處、學院是各大事件、事實的直接參與者，他們掌握著最全面的一手信息，來源自然可靠的多。年鑒的編纂人員，說到底，只能負責統(tǒng)稿與校對。具體操作中，可以通過實施署名制來實現(xiàn)，即初稿、校樣稿直至以后的成稿（包括最終出版物）中，必須直接標注部門供稿人及審稿人姓名。

（四）建立信息編審的關(guān)口前移制。高校年鑒信息收集、整理的工作量很大，如若臨渴掘井，等編纂時才開始收集，不僅要花費很多的時間和精力，而且會忙中出錯。因此，應將信息的收集、整理、審查前置，放在平時的工作中。學校的各類文件，會議材料、記錄，院處工作計劃、總結(jié)，大事記，照片，以及網(wǎng)絡新聞報道等所有年鑒編纂需要的素材均可在日常工作中加以積累、審核。

（五）建立出版差錯的事后救濟制。除以上預防性措施外，針對已然出現(xiàn)的錯誤，還要建立收錄信息的事后救濟制。年鑒具有延續(xù)性，一旦已出版年鑒信息有錯或有誤，應在下年度年鑒中及時拾遺補缺、訂訛正誤，同時，對相關(guān)責任人可予以內(nèi)部通報。

[1]吳紅.高校年鑒編纂要把好“四關(guān)”[J]浙江檔案.2007（1）.

[2]李殷青.高校檔案部門承編年鑒的幾點思考[J]蘭臺世界.2009（3）下半月.

[3]陳軍.高校年鑒編纂規(guī)范性研究初探[J]中國電力教育.2010（7）.