淺析信息時代的企業(yè)檔案管理工作

劉晶梅

(哈軸集團公司 哈爾濱 150036)

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中所形成的對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著信息時代的到來，以計算機技術及現(xiàn)代通訊技術為代表的技術革命變革了現(xiàn)代企業(yè)的信息環(huán)境，對作為企業(yè)記憶的檔案及其管理帶來了革命性的影響。計算機技術與網(wǎng)絡技術在企業(yè)生產(chǎn)的普及，加快了企業(yè)檔案信息化建設工作，使得越來越多的電子檔案在企業(yè)中應運而生，企業(yè)檔案工作者如何在傳統(tǒng)檔案與電子檔案的變革中，建立起與之相適應的管理模式，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的共享，提高工作效率，加快企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，升華企業(yè)檔案的價值，拓展企業(yè)檔案的知識內(nèi)涵，實現(xiàn)這一跨越對企業(yè)檔案管理工作者來說至關重要。

一、信息時代電子檔案管理的優(yōu)勢

1.合理利用資源，實現(xiàn)海量存儲

電子檔案是電子文件歸檔保存的形式，它滿足檔案的一切要求。過去，紙張一直是信息傳遞的主要載體和媒介，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要使用大量的紙張記錄檔案信息，并且還要有龐大的館藏資源來進行檔案文件的存放與保管，勢必會帶來資源利用上的浪費。隨著信息時代計算機網(wǎng)絡的出現(xiàn)和應用，紙張已不再是信息傳遞的主要承擔者，取而代之的是計算機、網(wǎng)絡、磁載體和光載體等高科技電子設備，在企業(yè)檔案管理中也隨之產(chǎn)生了電子檔案，電子檔案的出現(xiàn)，大大改善了傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作的模式。首先，在保管上，電子檔案可以通過電子檔案載體有效地節(jié)省紙張，真正意義上實現(xiàn)了現(xiàn)代企業(yè)中所倡導的無紙辦公；同時，還可以減少檔案裝具和館藏空間的占用，合理利用資源，降低保管成本。此外，電子檔案作為一種虛擬的文件形式需要依賴于計算機數(shù)字設備進行文件的傳輸和處理，電子檔案載體所能容納的信息量是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不能比擬的，電子檔案真正實現(xiàn)了文件的海量存儲。

2.便于集中管理，加強外部溝通

首先，企業(yè)中傳統(tǒng)的檔案一般是由各部門分門別類地進行管理、保存，造成了企業(yè)檔案的分散管理，不利于查找利用。而隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案數(shù)量、種類的不斷增加以及檔案信息深層次的開發(fā)利用，檔案管理人員還要定期對企業(yè)檔案進行歸檔整理，這在一定程度上也耗費了檔案管理人員大量的時間和精力。另外，企業(yè)領導為了節(jié)約資金，減少了檔案管理人員外出學習交流的機會，從而減少了同行之間交流業(yè)務經(jīng)驗的機會，企業(yè)檔案管理人員只能根據(jù)自己以往所學來整理本企業(yè)的檔案資料，大大限制了企業(yè)檔案所發(fā)揮的重要作用。隨著信息技術的發(fā)展，各企業(yè)都不同程度地開展了檔案電子化、網(wǎng)絡化建設工作，根據(jù)自身的需要、特點及條件建立起計算機電子管理信息系統(tǒng)，使電子檔案可以馬上儲存、隨時歸檔。在企業(yè)內(nèi)部，各部門檔案管理人員通過電子網(wǎng)絡共享一個辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)電子檔案的集中管理；企業(yè)與企業(yè)之間也可通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等的鏈接，加強檔案管理者之間的業(yè)務溝通，最大限度的發(fā)揮電子檔案的作用。

3.檢索快捷高效，信息安全完整

信息時代，企業(yè)檔案信息利用主體越來越多，而傳統(tǒng)檔案管理服務手段多是以手工檢索為主，查找檔案信息時，檔案管理人員要從數(shù)以萬計的企業(yè)檔案文檔中，通過條目索引查找所需信息，在一定程度上不便于操作，使檔案管理服務方式被動、緩慢，不能達到及時便捷、高效易用的使用原則，遠遠不能滿足信息化的現(xiàn)實需求。此外，當使用者想要借閱紙質(zhì)檔案時，必須先到檔案室等檔案管理機構辦理借閱手續(xù)，然后還要經(jīng)過復雜的借閱程序才能得到所需檔案信息內(nèi)容，需要復制檔案內(nèi)容時，還要再次通過復雜的審批過程；更值得一提的是，受環(huán)境因素及人為因素的影響，檔案文件的多次借閱，勢必會導致紙質(zhì)檔案的破損甚至丟失，使企業(yè)檔案信息無法完整地保存下來。電子檔案的出現(xiàn)，有效地解決了上述問題。檔案使用者可以通過檔案管理部門的辦公自動化系統(tǒng)，快捷高效地對檔案信息進行電子檢索，直接查找、選擇所需的檔案信息內(nèi)容，并可方便快捷地復制存儲。同時避免了由于存儲、借閱過程中檔案文件的破損、丟失，真正做到檔案信息的安全完整。

二、實現(xiàn)電子檔案管理工作的具體措施

1.人才為先，提高檔案工作者的素質(zhì)

檔案管理人員自身素質(zhì)的優(yōu)劣直接決定了企業(yè)檔案信息化程度的高低。信息時代的企業(yè)檔案管理人員不再一味的面對檔案本身實施一系列的管理活動，而是很大一部分時間直接運用電腦、網(wǎng)絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸。檔案管理人員只有掌握現(xiàn)代化信息技術，熟練掌握計算機在檔案現(xiàn)代化電子管理中的應用技能，才能保證高質(zhì)量的檔案信息化管理和服務。各部門要通過引進高科技人才以及業(yè)務培訓來加強檔案管理人員的業(yè)務能力，不斷提高企業(yè)檔案工作者的業(yè)務技能，努力培養(yǎng)和造就出適合信息時代數(shù)字化和現(xiàn)代化需要的復合型人才，使企業(yè)檔案工作者跟上社會發(fā)展的步伐，以競爭取代懶散、以創(chuàng)新取代守業(yè)，把握時代脈搏，為企業(yè)工作、科研保駕護航。

2.強化服務，健全企業(yè)檔案管理規(guī)范

為企業(yè)服務，既是企業(yè)檔案工作的出發(fā)點又是落腳點，它貫穿于企業(yè)檔案工作的始終。在信息時代，人們迫切要求能夠在網(wǎng)絡中尋找到自己需要的電子檔案信息。企業(yè)檔案管理人員的信息服務工作內(nèi)容，也應從傳統(tǒng)的紙質(zhì)館藏轉(zhuǎn)向以電子信息資源為主的服務模式。而適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已經(jīng)不再適應電子檔案管理了，必須創(chuàng)新工作方式，強化電子檔案服務模式，健全企業(yè)檔案管理的規(guī)范和標準。加強紙質(zhì)檔案電子化建設的步伐，將企業(yè)館藏檔案進行全面電子化處理。同時，還要制定適應電子檔案管理特點的政策和法規(guī)，編纂具有可操作性的、可對企業(yè)電子檔案進行統(tǒng)一管理的規(guī)范和標準，保證電子檔案管理模式在企業(yè)中長久、穩(wěn)固發(fā)展。

3.安全保密，建立檔案信息保障體系

在推進企業(yè)電子檔案管理模式的過程中，檔案信息安全已成為檔案工作者值得重視的焦點問題。首先，電子檔案的復制、查閱、保管等環(huán)節(jié)都應按照相應的規(guī)定做好各種登記、審批工作，要由專人負責，企業(yè)的保密、檔案部門要定期檢查，做好監(jiān)督、監(jiān)管工作；其次，對于電子檔案的載體，如計算機、移動硬盤、U盤、光盤等，做好保管和利用工作，不得隨意外出攜帶，嚴格控制其保管和使用范圍，確保電子檔案不受損壞、丟失。同時還需要對電子檔案存儲設備安裝有效的防黑客掃描工具，定期對電子檔案存儲設備進行掃描，保證電子檔案數(shù)據(jù)、信息的安全性、保密性以及完整性；再次，對企業(yè)電子檔案要進行密級分類管理，對涉密檔案的具體保管人員明確涉密等級和保管要求，加強企業(yè)電子檔案信息的安全管理工作，以確保企業(yè)的權益；最后，要強化企業(yè)電子檔案管理者的安全保密意識，檔案部門要加強檔案管理人員的保密培訓工作，積極實施有關電子檔案系統(tǒng)安全方面的各項措施，使其自覺地遵守各項信息系統(tǒng)安全制度，降低電子檔案信息系統(tǒng)的安全風險。必要情況下，還可通過相關法律法規(guī)強化企業(yè)電子檔案的安全保密管理。