關于醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的幾點思考

樊偉萍

河南省新密市中醫(yī)院 河南新密 452370

醫(yī)院檔案管理工作是整個醫(yī)院管理工作的重要組成部分，隨著醫(yī)院管理工作和醫(yī)學技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作的重要性日漸顯現。檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具體有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。檔案的本質屬性是歷史再現性，即檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻，具有很強的查考價值和研究價值。醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設和發(fā)展的真實寫照與原始記錄，是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料，對于維護醫(yī)院自身權益、保證醫(yī)院工作的連續(xù)性和以后的開發(fā)利用都有十分重要的作用。因此，檔案管理是醫(yī)院的一項非常重要的基礎性工作，也是醫(yī)院日常管理工作的重要內容。

但是，目前我國醫(yī)院的檔案管理工作雖然有了很大的成績，但是依然還有很大的提升空間，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層醫(yī)院的和社區(qū)醫(yī)院的檔案管理工作與標準化、規(guī)范化的管理目標之間還存在一定的差距。主要問題表現在以下幾個方面：一是有的醫(yī)院領導檔案意識淡薄，存在“重臨床，輕檔案”思想，對檔案管理工作的重要性和必要性認識不夠，認為檔案管理不能給單位帶來效益，對檔案工作沒有給予足夠的重視；二是缺少專業(yè)的高素質檔案管理人員。

如何克服醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，提高檔案管理人員的服務能力積極主動地為醫(yī)院現代化建設主戰(zhàn)場服務，是新時期醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的方向。筆者從自身實際工作經驗出發(fā)，談談醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的幾點建議。1.加強網絡和庫房設施建設。

醫(yī)院的檔案管理要適應信息技術和現代檔案工作發(fā)展的需要，加強計算機網絡和檔案庫房基礎設施建設，為檔案管理工作提供“硬件”保障。一是要加強計算機建設。醫(yī)院要加大投入，配備計算機網絡硬件和檔案管理軟件，努力實現裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、服務效率低的問題，推進檔案管理的信息化和數字化進程。二是加強檔案庫房建設。醫(yī)院要設立專門的檔案庫房，為庫房安裝防盜門、鐵欄窗、電子監(jiān)控設備等防盜設施，同時要配置帶密碼鎖的保險柜等專用設備對涉及國家秘密的檔案進行單獨保管。要配備專用的檔案消磁柜對不易保存的磁盤和光盤存儲介質進行保管。對其他有特殊要求的檔案資料要配備相應的管理設備。

1.健全管理制度

加強醫(yī)院的人事檔案管理首先必須明確檔案室的管理職責，醫(yī)院領導要把人事檔案管理工作列入醫(yī)院辦公會議的議事日程，對人事檔案管理中存在的問題，要及時研究、及時解決，要明確檔案管理人員的工作職責，加強指導和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項制度得到落實。加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，造就一支具有現代化管理水平的專業(yè)隊伍。加大對檔案人員教育培訓的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學歷教育、業(yè)務學習和業(yè)務培訓。通過在職學習、短期培訓等方式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的業(yè)務培訓，不斷提高檔案人員的業(yè)務素質，醫(yī)院的專職檔案人員應有檔案管理專業(yè)的技術職稱資格。

3.增強創(chuàng)新意識，強化服務觀念

建立檔案的最終目的是為了利用。了解到這一點，那種“做客待客”的服務方式就應及早消除了。跟隨時代的步伐，檔案者要建立開發(fā)檔案信息資源的意識，并積極付之行動，要在平時加強各類檔案的編研工作，對檔案進行系統加工整理，形成“檔案超市”。主動為領導服務，主動為醫(yī)教研服務。

4.掌握計算機操作的技能，建立信息網絡

在信息飛速發(fā)展的今天，檔案管理現代化已成為不容置疑的事實，作為新時代的檔案管理者，必須具備超前的意識,要熟練掌握計算機應用的基本知識，要學會建立各類檔案數據庫,提高計算機對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務的工作力度。將檔案內容分門別類輸入計算機，既可以節(jié)省場地，還具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點，使查尋檔案材料費時費力的原始勞動變?yōu)樵趲追昼妰缺憧山鉀Q的問題，而且還可以有直觀的、多種多樣、真實感強的立體效果。同時，借助于錄放機、監(jiān)視器、多媒體電腦技術等手段，可以使檔案信息在現代化機器設備中快捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。檔案管理手段的現代化成為醫(yī)院管理現代化和辦公自動化的有力支柱。

5.創(chuàng)新檔案管理模式

醫(yī)院檔案的真實、準確，直接影響醫(yī)院本身的形象和榮譽，檔案記載的內容直接關系檔案的利用效果。因此，醫(yī)院檔案管理要改變各自為政的固有觀念，設立專門檔案機構，變成檔案管理的職能部門，配備由專職、兼職檔案工作人員組成的檔案隊伍，克服檔案分散管理的弊端，保證檔案的完整率，使醫(yī)院的歷史能在檔案中得到全面涵蓋。

總之，醫(yī)院檔案管理工作是一個專門的學問，涉及部門和范圍極為廣泛，必須調動全員意識來共同配合。因此，醫(yī)院檔案管理工作則應該在模式上、思想觀念上、管理方式上、服務方式上、管理隊伍素質上不斷創(chuàng)新。只有這樣，才能使醫(yī)院檔案管理工作保持特色和活力，使其適應新形勢對檔案管理的要求。

[1]孫中華.醫(yī)院人事檔案管理工作的體會，中醫(yī)藥管理雜志[J]，2009，1 7(2)：148-149.

[2]李方.淺談人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要[J]，科技創(chuàng)新導報2008，(31)：179.

[3]成芳.現階段高校檔案管理工作存在的問題及應對措施，開封教育學院報，200727(4)：49—50.