淺談高校電子檔案的有效管理

任桂淑 （保定學(xué)院繼續(xù)教育部 河北保定 071000）

淺談高校電子檔案的有效管理

任桂淑 （保定學(xué)院繼續(xù)教育部 河北保定 071000）

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，給高校檔案工作帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，電子檔案的管理已成為廣大高校檔案管理人員新的關(guān)注點。但目前，高校電子檔案管理的管理仍處于起步階段，面臨著許多困難和問題亟需研究解決，本文就此做一探討。

高校電子檔案；有效管理

電子檔案是人類信息化進程的必然產(chǎn)物，高等院校由于辦公自動化的進一步發(fā)展，過去用紙墨形成和傳遞的教育部門公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻資料、商業(yè)信息等，現(xiàn)在都可以用電子計算機進行處理，由此產(chǎn)生了電子檔案。目前，電子檔案管理電子化對高校來說還是一個新課題，盡管各高校產(chǎn)生了大量的電子文件，但都未作為檔案進行系統(tǒng)化的處理，加上電子檔案的管理與以前的紙質(zhì)檔案管理有著本質(zhì)區(qū)別，電子檔案主要依賴于計算機軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，必須依賴于電子環(huán)境才能打開識別和閱讀其信息。同時，電子檔案的長期保存，還需要有不斷更新的技術(shù)和設(shè)備作保障。因此，如何保證這些檔案資料的有效性、原始性、真實性越來越引起人們的重視，也給檔案管理部門及人員提出了新的挑戰(zhàn)。

1.加強高校電子檔案管理制度建設(shè)。目前尚無相應(yīng)的規(guī)章制度和法律法規(guī)的情況下，要加強對有關(guān)電子文件、電子檔案相關(guān)問題的立法，制定相應(yīng)的規(guī)章制度和法律法規(guī)。同時，必須有嚴(yán)密而周到的管理制度，以明確各方面的職責(zé)和具體過程中每一個環(huán)節(jié)的要求，確保電子檔案的真實性和安全性。首先需要建立健全考核獎懲制度，對于在高校電子檔案管理中作出突出貢獻的個人或集體進行表彰獎勵，對于在電子檔案管理中出現(xiàn)問題給高校帶來損失的追究相應(yīng)責(zé)任，以充分調(diào)動電子檔案管理人員的積極性和主動性；第二，建立電子檔案管理建設(shè)協(xié)作機制。各高校要針對本單位的實際情況和業(yè)務(wù)需求，從理順電子檔案管理協(xié)作關(guān)系入手，重點建立起檔案管理部門與學(xué)校內(nèi)部各部門之間的協(xié)作機制，以保證高校電子檔案管理工作的開展。同時，應(yīng)提出統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定不同類型的電子文件需采用規(guī)定的管理通用格式，以保證歸檔電子文件的有效利用。

2.保證電子檔案的保密性和安全性。保密性和安全性對于維護電子檔案的原始性和真實性至關(guān)重要。電子檔案從形成到被開發(fā)利用要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，為保證文件內(nèi)容的原始真實性，可采用加密技術(shù)、簽署技術(shù)、消息認證、身份驗證、防寫措施、檔案備份等有關(guān)技術(shù)措施，才能保證電子文件的可靠性。目前經(jīng)常采取的安全措施可分為加密技術(shù)和防火墻技術(shù)。前者加密技術(shù)是保證網(wǎng)絡(luò)資源安全的技術(shù)基礎(chǔ)，是一種主動安全防御措施，是對網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進行加密處理，從而防止非法用戶對信息的截取和盜用。防火墻技術(shù)通過對網(wǎng)絡(luò)的隔離和限制訪問等方法，來控制網(wǎng)絡(luò)的訪問權(quán)限，從而保護網(wǎng)絡(luò)資源，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>

3.加強電子檔案軟、硬件設(shè)施管理。高校數(shù)字化校園建設(shè)具有一個逐步發(fā)展過程，在這個過程中產(chǎn)生了大量文件類型和存儲內(nèi)容格式不同的電子信息，而高?，F(xiàn)有的軟件與硬件設(shè)施無法滿足數(shù)字化檔案的發(fā)展，因此，要大力加強電子檔案軟、硬件設(shè)施管理。硬件方面，各高校要積極為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施。軟件方面，要及時修補影響管理軟件安全的漏洞，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限，確保電子檔案信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全、穩(wěn)定?？傊⒔y(tǒng)一的電子檔案軟硬件系統(tǒng)，實現(xiàn)各部門的管理軟件和檔案系統(tǒng)具有統(tǒng)一的接口，實現(xiàn)文檔管理的一體化，是做好電子檔案管理的一個必要前提和有效保障。

4.提高檔案管理工作者的素質(zhì)。首先，檔案工作者要具備基本的政治思想素質(zhì)，堅持正確的政治立場，堅定正確的理想和信念，樹立科學(xué)的世界觀、人生觀和價值觀；其次，具備高度的敬業(yè)精神和高尚的職業(yè)道德。檔案工作者應(yīng)盡力保護電子檔案資料的完整，應(yīng)該能從歷史、法律和行政管理等角度對電子檔案資料進行篩選、鑒定和保管；第三，要具備基本的知識能力素質(zhì)，包括基本的科學(xué)文化素質(zhì)、扎實的業(yè)務(wù)素質(zhì)、深厚的信息素養(yǎng)等。最后，要增強順應(yīng)時代發(fā)展的思想意識，學(xué)會運用計算機互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能真正達到檔案收集齊全、管理規(guī)范、信息共享的最高建設(shè)目標(biāo)。

總之，高等學(xué)校的檔案工作是整個學(xué)校工作不可缺少的組成部分，尤其隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案大量涌現(xiàn)，在這種新的形勢下，我們應(yīng)大力做好電子檔案的管理工作，為使用者更直接、更突出、更有效地提供各種服務(wù)，充分發(fā)揮高校檔案管理部門的作用，促進高校的不斷發(fā)展與進步。

[1]郝藝飛.計算機技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用中的問題和對策.平原大學(xué)學(xué)報.2002(1).

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[3]趙嚴(yán)防.電子檔案與數(shù)字檔案管理初探[J].泰山鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)職工大學(xué)學(xué)報.2005(3).