科研院所科研管理信息系統(tǒng)的設(shè)計

張 恒，俞 播，徐 上

（1.中國鐵道科學(xué)研究院金屬及化學(xué)研究所，北京100081；2.中國鐵道科學(xué)研究院科研開發(fā)處，北京100081）

隨著科研院所參與國家科技創(chuàng)新體系的不斷深入，對科研管理工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)的手工記錄或是借助簡單的辦公軟件所進(jìn)行的科研管理模式在信息的收集、存儲與分析利用上變得越來越困難。提高管理效率、減少重復(fù)，降低人員的勞動強(qiáng)度成為科研管理部門急需解決的問題。

1 科研管理信息系統(tǒng)的設(shè)計

科研管理信息系統(tǒng)是科研管理工作的一個電子平臺，由以下幾個基本功能模塊組成，見圖1。

1.1 科研項目管理模塊

一個科研項目的生命周期包括：立項申請、合同批準(zhǔn)、科研過程、結(jié)題驗收。對應(yīng)的子模塊有：（1）立項管理子模塊，科研人員根據(jù)不同的申報項目類型填寫不同的項目申報書，根據(jù)項目類型分級進(jìn)行審核；（2）合同管理子模塊，獲得批準(zhǔn)立項的項目填寫項目合同書；（3）經(jīng)費管理子模塊，立項項目的經(jīng)費預(yù)算及經(jīng)費撥付情況；（4）過程管理子模塊，科研項目所有的階段性成果及階段性評審；（5）變更管理子模塊，由于種種原因，項目沒有按原定計劃執(zhí)行，就需要做合同變更；（6）驗收管理子模塊，根據(jù)項目合同提交最終的成果以及召開結(jié)題驗收評審會。

1.2 科研成果模塊

科研成果包括：成果鑒定、成果評審、期刊論文、會議論文、研究報告、著作、專利、軟件產(chǎn)品、科技獎勵等。根據(jù)科研項目最終的完成情況，申報相關(guān)成果。

1.3 基礎(chǔ)維護(hù)模塊

主要包括文檔定義、角色管理、個人申報資料維護(hù)等。在這里可以規(guī)定上傳至系統(tǒng)的文檔的格式（pdf、doc、jpg等）、賦予不同的人員不同的管理權(quán)限、完善個人申報資料等基礎(chǔ)工作。

1.4 查詢統(tǒng)計模塊

可以查詢所有項目的完成情況，能夠比較全面的展現(xiàn)全院的科技信息，為科研政策、管理辦法的制定提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。

圖1 科研管理信息系統(tǒng)功能模塊

2 科研管理信息系統(tǒng)的運行環(huán)境

系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)。B/S結(jié)構(gòu)主要利用WWW瀏覽器技術(shù)，結(jié)合瀏覽器的多種Script語言（VBScript、JavaScript…）和ActiveX技術(shù)，實現(xiàn)了原來需要復(fù)雜專用軟件才能實現(xiàn)的強(qiáng)大功能，節(jié)約了開發(fā)成本。

科研管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和運行環(huán)境如表1。

表1 系統(tǒng)的開發(fā)和運行環(huán)境

客戶端應(yīng)用環(huán)境如表2。

表2 客戶端應(yīng)用環(huán)境

3 科研管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程

科研管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程見圖2?？蒲腥藛T由本機(jī)瀏覽器進(jìn)入科研管理信息系統(tǒng)登錄界面，根據(jù)系統(tǒng)管理員分配的用戶名和密碼進(jìn)入系統(tǒng)。在立項管理模塊中，根據(jù)科研項目的類型，填寫不同的申報書。根據(jù)申報書模板，填寫完畢后，確認(rèn)上報。上報后的項目進(jìn)入審批程序，經(jīng)過各級審批，最終確定項目是否立項。確定立項的項目，科研人員根據(jù)相關(guān)管理辦法，在合同管理模塊中填寫相應(yīng)的合同。在項目的科研開發(fā)過程中，可以通過管理信息系統(tǒng)的過程管理模塊對項目的進(jìn)展情況進(jìn)行監(jiān)控，可根據(jù)項目階段計劃及階段成果的實現(xiàn)情況來判斷項目是否進(jìn)展正常。項目過程中如果發(fā)生問題，需要延長項目時間、增加科研經(jīng)費、變更項目負(fù)責(zé)人等，都可以在變更控制模塊中進(jìn)行反映。當(dāng)項目科研開發(fā)完成后，就需要進(jìn)行結(jié)題驗收，科研人員在結(jié)題驗收模塊中首先提交驗收申請，申請獲批后，準(zhǔn)備相應(yīng)資料，并上傳至系統(tǒng)，管理人員組織專家，根據(jù)提交的資料進(jìn)行驗收。項目通過結(jié)題驗收后，還可以進(jìn)一步申請技術(shù)評審、項目報獎等。

圖2 科研管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程

4 系統(tǒng)設(shè)計中應(yīng)注意的問題

4.1 “以人為本”設(shè)置系統(tǒng)操作界面

科研管理信息系統(tǒng)的使用者是廣大科研人員和科研管理人員，在設(shè)計初期需要征集相關(guān)人員的意見，使系統(tǒng)符合大部分人的使用習(xí)慣。友好的操作界面有助于系統(tǒng)的推廣和使用。

4.2 提高廣大科研人員的信息素養(yǎng)

在科研管理信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中，科研人員所具有的信息素養(yǎng)決定了信息技術(shù)應(yīng)用的成效。因此，做好信息技術(shù)的普及和培訓(xùn)工作，提高廣大科研人員運用信息技術(shù)的水平和意識，已成為當(dāng)前科研管理信息系統(tǒng)建設(shè)中一項不可忽視的基礎(chǔ)性工作。

4.3 根據(jù)科研管理需求不斷升級系統(tǒng)

科研院所在不同的發(fā)展階段對系統(tǒng)的管理功能的要求是不同的，從最初的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)如人員信息、項目信息、經(jīng)費信息、成果信息的記錄存儲，到后期數(shù)據(jù)分析、報表功能等，要求科研管理人員能全面地集成系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息，為科研決策、計劃、管理、運行以及評估等提供多方位的支持。因此要求系統(tǒng)能夠按照不同的業(yè)務(wù)需求，及時對系統(tǒng)進(jìn)行升級和維護(hù)，打造盡可能完善的管理系統(tǒng)。

4.4 安全與保密

科研項目管理會涉及到信息保密問題，要求在系統(tǒng)設(shè)計中著重考慮，包括選擇合適的程序語言、建立簡約的管理平臺、優(yōu)化資源的統(tǒng)計、檢索方式及對不同身份的使用者給予不同的使用授權(quán)等。同時管理人員還應(yīng)當(dāng)采取設(shè)置防火墻、倡導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)用戶使用相對復(fù)雜的用戶密碼等安全措施，以增加系統(tǒng)的安全性。

5 結(jié)束語

隨著國家對科研投入的不斷加大，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，將對科研項目管理工作提出更高的要求?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)的應(yīng)用實現(xiàn)了科研項目管理的現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，也對科研院所科技工作輔助決策及科技成果的推廣起到了較好的推動作用。

[1] 魏星，吳江. 基于B/S結(jié)構(gòu)的高校科研管理信息系統(tǒng)[J] . 桂林航天工業(yè)高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2007，2（42）.