建筑設(shè)計(jì)企業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)

劉峰谷芬

(中科院建筑設(shè)計(jì)研究院，北京 100190)

1 引言

近年來，國內(nèi)建筑設(shè)計(jì)企業(yè)在科技創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展的方針指導(dǎo)下，大力推進(jìn)信息化建設(shè)，以信息化帶動(dòng)勘察設(shè)計(jì)現(xiàn)代化，取得了矚目的成績。為適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的步伐和現(xiàn)代企業(yè)需要，更好地與國內(nèi)外同行同臺(tái)競技，中科院建筑設(shè)計(jì)研究院利用先進(jìn)的信息化管理手段，在重視技術(shù)力量的同時(shí)，強(qiáng)化各個(gè)設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)的信息化管理，開發(fā)了一套高效運(yùn)轉(zhuǎn)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，形成了以項(xiàng)目管理為主線的電子化信息平臺(tái)。

該系統(tǒng)利用信息化手段進(jìn)行內(nèi)部項(xiàng)目控制，實(shí)施流程化管理，使經(jīng)營管理層能夠及時(shí)準(zhǔn)確地掌控設(shè)計(jì)項(xiàng)目的各項(xiàng)管理數(shù)據(jù)，為動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)的項(xiàng)目生產(chǎn)管控、成本控制、合同履約等方面的工作發(fā)揮了積極的作用。尤為突出的是該信息化辦公系統(tǒng)中所包含的成本預(yù)警(報(bào)警)模塊、成本把控模塊、工程成本支出公開透明查詢模塊等，為提高項(xiàng)目成本的精細(xì)化管理立下汗馬功勞。

目前建筑設(shè)計(jì)企業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)通過兩年上線運(yùn)行，各方面反饋良好。本文將從信息管理系統(tǒng)的系統(tǒng)構(gòu)成、系統(tǒng)主要功能、應(yīng)用實(shí)例和管理效能等四方面進(jìn)行詳細(xì)的闡述，重點(diǎn)介紹項(xiàng)目管理系統(tǒng)功能。

1 信息管理系統(tǒng)的主要構(gòu)成

建筑設(shè)計(jì)企業(yè)管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是支撐建筑設(shè)計(jì)企業(yè)各項(xiàng)工作和管理輸出的平臺(tái)，其主要操作界面充分考慮了展現(xiàn)企業(yè)風(fēng)貌的需要。該系統(tǒng)設(shè)計(jì)主要包括:

1.1 項(xiàng)目管理模塊

建筑設(shè)計(jì)企業(yè)作為項(xiàng)目建設(shè)的一個(gè)參與方，其項(xiàng)目管理主要服務(wù)于項(xiàng)目的整體利益和設(shè)計(jì)方本身的利益，是整個(gè)建筑設(shè)計(jì)企業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的核心。其項(xiàng)目管理的目標(biāo)包括設(shè)計(jì)的成本目標(biāo)、設(shè)計(jì)的進(jìn)度目標(biāo)和設(shè)計(jì)的質(zhì)量目標(biāo)，以及項(xiàng)目的投資目標(biāo)。項(xiàng)目的投資目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)與設(shè)計(jì)工作密切相關(guān)。

1.2 質(zhì)量管理模塊

技術(shù)部運(yùn)用此模塊的程序和表單，與ISO9001質(zhì)量體系相對(duì)接。實(shí)現(xiàn)貫標(biāo)文件常態(tài)化管理，確保設(shè)計(jì)過程中的技術(shù)質(zhì)量管控(圖1)。

1.3 綜合辦公模塊

建筑設(shè)計(jì)企業(yè)辦公室發(fā)布公告和信息的平臺(tái)，企業(yè)新聞的窗口。

1.4 檔案管理模塊

相關(guān)部門對(duì)各類技術(shù)、行政、財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行歸類管理的信息平臺(tái)，使所有資料有據(jù)可查，確保檔案的完整性(圖2)。

圖2 項(xiàng)目歸檔信息(檔案管理模塊)

圖1 質(zhì)量管理模塊工作臺(tái)

隨著體制轉(zhuǎn)軌，市場化壓力逐漸增大，設(shè)計(jì)企業(yè)深切體會(huì)到了信息資源、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要性，對(duì)信息化可以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展也達(dá)成共識(shí)。設(shè)計(jì)企業(yè)競爭環(huán)境的變化促使其向信息化尋求出路，信息技術(shù)的成熟及成本下降也使其提高信息化水平的積極性進(jìn)一步提高。目前，企業(yè)的信息資源包括按國家要求管理的各類檔案，以及在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中產(chǎn)生的各種有價(jià)值的信息、文件、數(shù)據(jù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。

綜合檔案模塊，運(yùn)用高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種實(shí)物和數(shù)字化資料的檢索信息儲(chǔ)存于大型數(shù)據(jù)庫中，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各種信息資料的快速查詢和科學(xué)管理，具有查詢便捷、直接瀏覽電子原件、信息存儲(chǔ)多樣化、管理功能齊備、數(shù)據(jù)安全可靠等特點(diǎn)，它充分發(fā)揮大型數(shù)據(jù)庫的性能，使信息資料管理的水平大大提高，使所有項(xiàng)目信息資源得以有效保存和利用。

1.5 人力資源管理模塊

設(shè)計(jì)企業(yè)人力資源的信息庫，通過動(dòng)態(tài)分析，及時(shí)有效地提供人力資源配備和保障。

2 項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)的主要功能

項(xiàng)目管理系統(tǒng)對(duì)于建筑設(shè)計(jì)企業(yè)來說就是在運(yùn)用知識(shí)、技術(shù)、工具來滿足項(xiàng)目業(yè)主方的需求和期望的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升和超越，在工期、成本、資源調(diào)配和質(zhì)量之間尋求最佳平衡點(diǎn)，使自身獲得最大效益，實(shí)現(xiàn)雙贏。

建筑設(shè)計(jì)企業(yè)項(xiàng)目信息管理模塊主要功能包括項(xiàng)目立項(xiàng)管理、進(jìn)度管理、過程管理、成本管理、人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理及項(xiàng)目成果管理等。

2.1 工作臺(tái)

工作臺(tái)是管理者的業(yè)務(wù)處理平臺(tái)，管理者可在自己的工作職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)系統(tǒng)中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能進(jìn)行操作，可參與相關(guān)工作流程的處理，查詢各類統(tǒng)計(jì)分析圖表等，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息化管理的主要操作平臺(tái)。項(xiàng)目信息化管理的重點(diǎn)是客戶、合同、檔案、成本、人力資源等方面。通過強(qiáng)大的即時(shí)信息系統(tǒng)為管理人員與一線人員提供一個(gè)即時(shí)通訊、資源共享、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的協(xié)同工作平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目整體管理的集成效能(圖3)。

圖3 工作臺(tái)(項(xiàng)目管理模塊)

2.2 項(xiàng)目信息一覽表

《項(xiàng)目信息一覽表》作為項(xiàng)目信息的開篇，能夠簡單扼要地提供各項(xiàng)管理數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)層決策奠定基礎(chǔ)(圖4)。其包括年度、月度合同信息、財(cái)務(wù)信息和分配信息，反映當(dāng)前設(shè)計(jì)企業(yè)的主要經(jīng)營生產(chǎn)數(shù)據(jù)，按周更新，作為整體第一手資料，詳實(shí)準(zhǔn)確。

圖4 項(xiàng)目信息一覽表(項(xiàng)目管理模塊)

2.3 客戶信息列表

為設(shè)計(jì)市場分析、客戶資料積累、市場資源開拓打好基礎(chǔ)，作好儲(chǔ)備。

2.4 項(xiàng)目信息列表

用于管理所有正式立項(xiàng)或啟動(dòng)的項(xiàng)目。

系統(tǒng)按照設(shè)計(jì)企業(yè)的管理需要，欄目共設(shè)計(jì)為十四欄:設(shè)計(jì)編號(hào)、工程名稱、工程主持人、建筑面積、合同金額、到款比例、欠款、可用成本、實(shí)際成本、項(xiàng)目當(dāng)前階段、已分配比例、項(xiàng)目類型、歸檔情況、分包情況，并可實(shí)現(xiàn)分欄自動(dòng)排序顯示。項(xiàng)目信息可實(shí)現(xiàn)模糊查詢、歸類、比選、預(yù)警等功能，并可以由系統(tǒng)根據(jù)需要自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，滿足不同職能部門實(shí)施管理的需要。作為第一手資料，其隨時(shí)更新的看板模式在設(shè)計(jì)企業(yè)統(tǒng)籌項(xiàng)目管理中發(fā)揮了積極作用。

2.5 單項(xiàng)目信息臺(tái)帳

以單一項(xiàng)目為例，項(xiàng)目信息臺(tái)帳上整合了項(xiàng)目信息、客戶信息及項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)等關(guān)鍵要素;合同信息臺(tái)帳整合了合同要素、收款計(jì)劃、到款登記等關(guān)鍵點(diǎn)。項(xiàng)目當(dāng)期階段與收款計(jì)劃、到款情況緊密掛鉤，加大合同履行力度，為設(shè)計(jì)費(fèi)的及時(shí)催收提供了依據(jù)。

項(xiàng)目成本控制及成本明細(xì)查詢是本系統(tǒng)在項(xiàng)目信息化管理中的突破點(diǎn)。項(xiàng)目成本明細(xì)表由財(cái)務(wù)部進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，以月為單位上傳項(xiàng)目支出金額，以周為單位上傳項(xiàng)目收入金額。實(shí)時(shí)顯示的可用成本和實(shí)際成本以及項(xiàng)目成本明細(xì)表，公開了項(xiàng)目成本，有效地提高了全員的成本意識(shí)。它為管理部門建立成本預(yù)警和報(bào)警機(jī)制，為超額成本不予發(fā)生提供了數(shù)據(jù)支持。成本的有效控制與事前控制，無疑會(huì)提高企業(yè)的利潤水平，從而實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。

2.6 項(xiàng)目計(jì)劃管理

設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理工作千頭萬緒，工作過程千變?nèi)f化，沒有一個(gè)完整科學(xué)的工作計(jì)劃，管理手段是無法滿足業(yè)主的需求和期望的。工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure，WBS)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃來說非常重要，因?yàn)樗枪ぷ鞣峙?、成本估算、進(jìn)度制定、預(yù)算分配、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和績效評(píng)估的依據(jù)[1]。系統(tǒng)中計(jì)劃管理模塊具備項(xiàng)目WBS任務(wù)分解，詳細(xì)計(jì)劃逐級(jí)制定，計(jì)劃任務(wù)審批下達(dá)等功能。

項(xiàng)目總體進(jìn)度計(jì)劃、專業(yè)進(jìn)度計(jì)劃、專業(yè)間互提資料計(jì)劃、項(xiàng)目的當(dāng)前進(jìn)度情況，均可通過“項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃分解”的計(jì)劃樹分級(jí)顯示、控制和反映，同時(shí)可以匯總出不同階段的詳細(xì)作業(yè)任務(wù)表，包括內(nèi)、外業(yè)計(jì)劃。

2.7 決策支持

“決策”就是決策者根據(jù)所掌握的信息為決策對(duì)象選擇行為的思維過程，為決策者提供支持的信息成為決策支持信息。系統(tǒng)通過對(duì)企業(yè)各類信息進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、分析及對(duì)比，輔助管理者了解生產(chǎn)經(jīng)營情況，為組織決策提供參考依據(jù)。主要表現(xiàn)形式為各類信息的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、圖表等。

(1)經(jīng)營統(tǒng)計(jì)報(bào)表

經(jīng)營統(tǒng)計(jì)報(bào)表用于幫助經(jīng)營管理者了解設(shè)計(jì)企業(yè)參與市場競爭的情況，包括:客戶資源管理分析、跟蹤項(xiàng)目管理分析、投標(biāo)管理分析等。合同信息統(tǒng)計(jì)表是用于幫助經(jīng)營管理者及時(shí)了解項(xiàng)目合同執(zhí)行的總體情況，包括通過合同計(jì)劃收款趨勢圖安排經(jīng)營生產(chǎn)工作，通過合同到款情況及時(shí)掌握資金流向信息，并決策于企業(yè)日常運(yùn)營管理。

各類圖形化對(duì)比分析圖是用于幫助經(jīng)營管理者通過基準(zhǔn)年度與對(duì)比年度或季度簽約金額、回款金額的比對(duì)，為進(jìn)行市場經(jīng)營分析提供參考數(shù)據(jù)，如:歷年合同簽約額同期對(duì)比圖、歷年合同收款額同期對(duì)比圖等。

(2)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)報(bào)表

對(duì)系統(tǒng)中的項(xiàng)目過程管理的各類信息進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)分析，以使經(jīng)營管理者及時(shí)了解分析項(xiàng)目各方面的執(zhí)行情況。其中包括:合同臺(tái)帳統(tǒng)計(jì)表、項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)表、項(xiàng)目費(fèi)用匯總統(tǒng)計(jì)表、各項(xiàng)目組人員情況匯總表等(圖5)。

3 中科院建筑設(shè)計(jì)研究院信息管理系統(tǒng)應(yīng)用

目前系統(tǒng)項(xiàng)目信息狀況:客戶記錄為268條，項(xiàng)目信息為2 360條，數(shù)據(jù)追溯期為14年(1997－2011)。該系統(tǒng)是設(shè)計(jì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化管理的支柱，在實(shí)施運(yùn)行整個(gè)8年時(shí)間跨度內(nèi)，生產(chǎn)管理部門進(jìn)行大量數(shù)據(jù)錄入和更新工作，建立了一個(gè)及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫;為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)管，完成項(xiàng)目全過程綜合協(xié)調(diào)管理和優(yōu)化，奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ);同時(shí)提高了現(xiàn)有項(xiàng)目管理的效率。目前的管理系統(tǒng)通過經(jīng)營部、生產(chǎn)部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、人力資源部、辦公室、各設(shè)計(jì)所等各部門的協(xié)同維護(hù)，充分體現(xiàn)了綜合管理集成效能。

圖5 項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)報(bào)表

項(xiàng)目管理作為整個(gè)系統(tǒng)中最重要的一環(huán)，目標(biāo)就是為了實(shí)現(xiàn)建筑設(shè)計(jì)企業(yè)項(xiàng)目的信息化、動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化管理。其中項(xiàng)目信息列表能夠以看板模式，在一個(gè)界面上顯示項(xiàng)目關(guān)鍵信息點(diǎn)，由此擺脫了簡單羅列、無法共享、無從分類比較的情況，實(shí)現(xiàn)了從最初紙質(zhì)臺(tái)帳到電子化平臺(tái)的飛躍發(fā)展，強(qiáng)化了項(xiàng)目信息的動(dòng)態(tài)可視化管理。

4 系統(tǒng)的管理效能

中科院建筑設(shè)計(jì)研究院信息管理系統(tǒng)是一套較為有效的流程管理、項(xiàng)目管理、信息管理的系統(tǒng)框架。正如前三部分所述，系統(tǒng)的運(yùn)用極大地改變了過去匯報(bào)式的管理模式，不再是一個(gè)“點(diǎn)”——個(gè)體、案例的管理，而是系統(tǒng)常態(tài)的全面管理，從而提升了建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的綜合管理的水平。在管理體系上為跨越式發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)，在信息資源上積累了豐富的電子化數(shù)據(jù)庫。

管理的效能體現(xiàn)在管理成本的降低、管理成效的提高，“無為而治”是所謂管理的最高境界。信息管理系統(tǒng)的逐步推廣、使用、得到認(rèn)可，帶給我們的就是“無為而治”的效果，管理的協(xié)調(diào)集合作用，在此表現(xiàn)地非常充分。它不僅給建筑設(shè)計(jì)企業(yè)帶來了現(xiàn)代企業(yè)信息化管理的模式，而且為企業(yè)開源節(jié)流打下基礎(chǔ)，切實(shí)創(chuàng)造了價(jià)值，提高了經(jīng)濟(jì)效益。

5 結(jié)語

中科院建筑設(shè)計(jì)研究院信息管理系統(tǒng)通過自身建設(shè)，對(duì)資源的合理計(jì)劃、有效配置，實(shí)現(xiàn)從人力資源、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目成本到設(shè)計(jì)費(fèi)收取、產(chǎn)值分配等各方面的協(xié)調(diào)管理和綜合控制。既能很好識(shí)別客戶需求，以需求為導(dǎo)向;又能適應(yīng)設(shè)計(jì)項(xiàng)目復(fù)雜多變的特點(diǎn)，以高效、迅速、靈活的方式為企業(yè)核心競爭力的培育，提供完善的信息平臺(tái)支撐和保障。

建筑設(shè)計(jì)企業(yè)信息化戰(zhàn)略的目標(biāo)是打造全方位的信息管理平臺(tái)，結(jié)合建筑設(shè)計(jì)未來信息化、傳媒化的發(fā)展方向，無論身在何處，都能以信息平臺(tái)為依托，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。建筑設(shè)計(jì)企業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)未來將在跨地區(qū)協(xié)同管理、技術(shù)質(zhì)量控制環(huán)節(jié)、電子檔案共享環(huán)節(jié)等方面加大開發(fā)力度，與目前項(xiàng)目管理的強(qiáng)項(xiàng)結(jié)合起來，完善技術(shù)跟蹤、技術(shù)判斷、歸檔管理與利用等功能。在管理三要素中進(jìn)度把握、成本控制實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，提高質(zhì)量的可控性，前境廣闊。

[1](美)凱文·福斯伯格，哈爾·穆茲，霍華德·科特曼著.許江林，劉景梅 譯.《可視化項(xiàng)目管理》(第三版)，電子工業(yè)出版社，2011.

[2]邱奎寧，楊曉波.一種開放的項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)架構(gòu)[J].土木建筑工程信息技術(shù)，2009，1(2):92-95.