醫(yī)院藥庫(kù)大庫(kù)存電子化規(guī)范化管理模式初探

曾 斌，馮 浩，劉凱南

(廣州中醫(yī)藥大學(xué)附屬深圳市中醫(yī)院藥學(xué)部，廣東 深圳 518033)

我院是深圳市三級(jí)甲等中醫(yī)院，所用藥品目錄逾1500種。為加強(qiáng)《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范》(GSP)的實(shí)施，我院2008年利用搬遷新大樓進(jìn)行藥庫(kù)改造，建立大庫(kù)存，藥庫(kù)、藥房之間庫(kù)存共享、互相調(diào)配。藥品采購(gòu)全部通過(guò)網(wǎng)絡(luò)下單，藥品進(jìn)出通過(guò)電腦軟件電子化管理，在藥品大庫(kù)存的概念下對(duì)藥品倉(cāng)儲(chǔ)供需管理鏈銜接進(jìn)行管理策略研究與運(yùn)行，收到良好效果。報(bào)道如下。

1 我院藥品供需鏈結(jié)構(gòu)與管理

1.1 供需鏈結(jié)構(gòu)

醫(yī)院藥品采購(gòu)庫(kù)存控制是藥品供需鏈銜接運(yùn)轉(zhuǎn)總部，要使庫(kù)存控制良好，必須要有與這個(gè)流程相適應(yīng)的、合理的供需組織結(jié)構(gòu)。從需求與供應(yīng)鏈管理流程圖(見(jiàn)圖1)看，采購(gòu)與倉(cāng)儲(chǔ)均為執(zhí)行部門(mén)，這兩個(gè)執(zhí)行部門(mén)都很難“預(yù)測(cè)庫(kù)存”，因?yàn)閮烧邽榱吮ＷC臨床用藥，必須彼此關(guān)顧。根據(jù)我院情況，我們引入模糊聚類(lèi)分析多準(zhǔn)則ABC庫(kù)存管理[1－2]，形成了我院藥品管理流程。

1.2 供需鏈管理

圖1 藥品管理流程圖

藥品庫(kù)存實(shí)物與資金流管理:我院藥品管理流程是個(gè)大流程，靠人的記憶(或手工記賬)和經(jīng)驗(yàn)已不能使其順利進(jìn)行，因此開(kāi)發(fā)藥品信息管理(電子數(shù)字化)系統(tǒng)，包括藥品品種、數(shù)量、效期管理、過(guò)期藥品處理，使全院藥品庫(kù)存有可視性，并與醫(yī)院信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。重要的是抓住預(yù)測(cè)與訂單處理，物料計(jì)劃與采購(gòu)控制、庫(kù)存與預(yù)測(cè)的調(diào)整吻合主要由藥品實(shí)物與資金流控制。

規(guī)范物流環(huán)節(jié)操作規(guī)程:供應(yīng)鏈流程中每一崗位操作人員的行為都有規(guī)范指導(dǎo)(所謂崗位操作)，所有相關(guān)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)均應(yīng)嚴(yán)格按照流程進(jìn)行，違反操作流程者均應(yīng)受罰，這樣才能保證流程的順利和準(zhǔn)確進(jìn)行，這是良好控制的庫(kù)存重要環(huán)節(jié)。

供需鏈考核制度:我院建立了具有指標(biāo)性的庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、訂貨滿意率、交貨及時(shí)率、藥品破損率、缺貨投訴率、訂單交貨一致性、盤(pán)點(diǎn)準(zhǔn)確率、庫(kù)存實(shí)物與金額吻合率等，每崗位照章考核，使醫(yī)院(藥庫(kù))與藥品經(jīng)銷(xiāo)商之間實(shí)現(xiàn)互利雙贏，保質(zhì)保量供應(yīng)臨床用藥。主要指標(biāo)的計(jì)算方法是，庫(kù)存周轉(zhuǎn)率=年(或月季)銷(xiāo)售量/平均年(或月季)庫(kù)存帳金值，訂貨滿意率=庫(kù)存藥品滿足訂單次數(shù)/向客戶訂貨單總次數(shù)，交貨及時(shí)率=當(dāng)月準(zhǔn)確按訂單期進(jìn)庫(kù)次數(shù)/當(dāng)月向客戶訂貨單總次數(shù)，藥品破損率=當(dāng)月收發(fā)藥品破損價(jià)值/當(dāng)月收發(fā)藥品總價(jià)值，等等。

2 藥品庫(kù)存管理

2.1 合理庫(kù)存量的制訂

我院藥品目錄已逾1500種規(guī)格，周轉(zhuǎn)率怎樣較合適無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。不同周轉(zhuǎn)率的藥庫(kù)運(yùn)作情況比較見(jiàn)表1。可見(jiàn)，我院目前藥品月銷(xiāo)售金額為1.99～2.68千萬(wàn)元，中位數(shù)值為2.27千萬(wàn)元;平均月庫(kù)存金額為1.2～2.1千萬(wàn)元;中位數(shù)值為1.72千萬(wàn)元。在目前經(jīng)營(yíng)狀況下，庫(kù)存控制在1.5千萬(wàn)元以上為宜，若增加庫(kù)存金額，人力可減少，但成本增加會(huì)加大醫(yī)院負(fù)擔(dān);若再減少庫(kù)存金額，庫(kù)存工作量則成倍增加，會(huì)大大增加人力成本。據(jù)調(diào)查，醫(yī)院藥品臨床供應(yīng)缺貨與庫(kù)存量無(wú)直接關(guān)系，而與人員工作能力(有時(shí)疏忽)直接相關(guān)，有時(shí)也與廠家生產(chǎn)脫節(jié)、托運(yùn)滯后等等其他原因相關(guān)。

表1 不同庫(kù)存量下藥庫(kù)運(yùn)作情況

2.2 庫(kù)存管理模式的建立

我院藥庫(kù)庫(kù)存的管理模式主要參照ABC分類(lèi)法[1－2]，即多準(zhǔn)則ABC庫(kù)存管理法，也就是庫(kù)存的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不再局限于物資的資金占用，而是考慮多因素的復(fù)合，這包括庫(kù)存物資成本、共性、替代性、備件重要性，每年需求量、稀缺度、訂貨規(guī)模、庫(kù)存能力，分類(lèi)需求和缺貨成本追加等庫(kù)存要素。由于這種藥品分類(lèi)具有一定的模糊性，故又叫模糊聚類(lèi)分析多準(zhǔn)則ABC分類(lèi)。其中，A類(lèi)為占庫(kù)存藥品總數(shù)的10%，占用資金70%左右的藥品;B類(lèi)為占庫(kù)存藥品總數(shù)20%，占用資金20%左右的藥品;C類(lèi)為占庫(kù)存藥品總數(shù)70%，占資金10%左右的藥品。詳見(jiàn)表2。綜合以上影響藥品供需庫(kù)存管理因素，對(duì)我院藥品進(jìn)行分類(lèi)管理，建立了我院藥品庫(kù)存模糊聚類(lèi)多準(zhǔn)則ABC庫(kù)存管理模式[1]。

3 藥庫(kù)、藥房、藥品的數(shù)字化管理

所購(gòu)入庫(kù)的藥品均具有標(biāo)簽密碼，以電子計(jì)算機(jī)為媒介[3]，引用Excel等技術(shù)軟件[4]，通過(guò)醫(yī)院信息系統(tǒng)與各藥房各科室病區(qū)密切聯(lián)系，實(shí)時(shí)查閱藥庫(kù)及各藥房某一藥品存量、互調(diào)庫(kù)存、保證藥品供應(yīng)。醫(yī)院藥庫(kù)、藥房、藥品的計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的藥品庫(kù)儲(chǔ)管理模式相比，實(shí)現(xiàn)了藥品數(shù)量和金額的雙重管理，使整個(gè)藥品流通從過(guò)去以總金額為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐运幤菲贩N數(shù)量為主，更具操作性，可杜絕醫(yī)院內(nèi)部換藥行為，保證了藥品供應(yīng)的安全性。藥品實(shí)行統(tǒng)一價(jià)格管理，無(wú)需人工記價(jià)，調(diào)價(jià)亦能及時(shí)自動(dòng)更正，省時(shí)省力，避免人為差錯(cuò)。加強(qiáng)藥品效期管理，自動(dòng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)近期、到期藥品，及時(shí)處理，減少損失，確保醫(yī)院質(zhì)量及患者的用藥安全。引用PASS(合理用藥監(jiān)測(cè)系統(tǒng))[5－6]，PASS系統(tǒng)通過(guò)醫(yī)院信息系統(tǒng)可與醫(yī)院各科室病房電腦網(wǎng)絡(luò)匹配，對(duì)醫(yī)師開(kāi)具的處方進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，提示藥品禁用、慎用信息及注意事項(xiàng)，分析藥品配伍情況，若存在危險(xiǎn)因素，則對(duì)醫(yī)師進(jìn)行建議或警示;幫助醫(yī)師、藥師及時(shí)發(fā)現(xiàn)不合理用藥問(wèn)題，防范用藥風(fēng)險(xiǎn)，杜絕亂用藥、用錯(cuò)藥引發(fā)的醫(yī)療事故;還可對(duì)醫(yī)院用藥安全作回顧性分析，為門(mén)診、急診病房開(kāi)展合理用藥咨詢提供有力保障;另外，也可作為醫(yī)院各科室病區(qū)用藥情況反饋途徑，以利藥庫(kù)的藥品采購(gòu)、供需平衡。ABC等各類(lèi)藥品均設(shè)置藥品庫(kù)存警戒線，凡醫(yī)院各藥房和藥庫(kù)存量達(dá)某一警戒線，則自動(dòng)亮紅色警示燈，藥庫(kù)則安排采購(gòu)，及時(shí)入庫(kù)補(bǔ)充，將倉(cāng)位調(diào)整在合理水平。

表2 藥品庫(kù)存管理模式

4 結(jié)語(yǔ)

隨著IT技術(shù)的快速發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)(電腦軟件)新技術(shù)和新的管理理念不斷用于倉(cāng)儲(chǔ)管理。我院選用模糊聚類(lèi)分析的ABC庫(kù)存管理，結(jié)合用VBA拓展Excel和PASS系統(tǒng)，以藥品固有的標(biāo)簽密碼通過(guò)醫(yī)院成熟的醫(yī)院信息系統(tǒng)建立我院藥品倉(cāng)儲(chǔ)供需鏈銜接管理模式，運(yùn)行證實(shí)，可以減少進(jìn)出庫(kù)藥品的煩瑣程序，減少倉(cāng)庫(kù)運(yùn)行成本和人力成本，并可隨時(shí)查核庫(kù)存的財(cái)物帳實(shí)況，調(diào)節(jié)藥庫(kù)與各級(jí)藥房庫(kù)存量，保質(zhì)保量供應(yīng)臨床用藥，還可監(jiān)測(cè)醫(yī)師臨床用藥情況、杜絕醫(yī)療事故、防范藥師職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，具有廣闊的應(yīng)用前景。

[1]江瑋潘.基于模糊聚類(lèi)分析的多準(zhǔn)則ABC庫(kù)存管理[J].物流技術(shù)，2009，28(1):97.

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[3]Haux R.Health information systems－past，present，future[J].International Journal of Medical Informatics，2006，75(3):268.

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