水文綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

肖 衛(wèi) 陳春華

(長江水利委員會水文局,湖北武漢 430010)

隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展,如何利用計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)優(yōu)化管理,提高工作效率,已經(jīng)成為辦公管理的主要目標之一。隨著長江水文信息化建設的不斷深入,現(xiàn)在已經(jīng)建成了覆蓋全長江流域的網(wǎng)絡系統(tǒng),為了充分發(fā)揮網(wǎng)絡的作用,提高辦公處理效率,綜合服務長江水文發(fā)展,迫切需要建設長江水文自己的辦公自動化系統(tǒng)。

1 辦公自動化的發(fā)展

從辦公自動化的發(fā)展來看,辦公自動化主要經(jīng)歷了以下幾個階段:

(1)以WPS、MS Office軟件等為代表的個人桌面辦公的階段,實現(xiàn)了由手工到電腦的轉(zhuǎn)變。

(2)以Lotus Notes為代表,以及后來逐漸應用各種E-mail系統(tǒng)為代表的階段,即群件及E-mail的階段。它實現(xiàn)了交流與共享,也出現(xiàn)了基本的流程管理。

(3)以B/S應用模式為代表的OA系統(tǒng)階段。在這一階段普遍出現(xiàn)了較為成熟的系統(tǒng)。在技術上Domino平臺在延續(xù)其生命力,但J2EE及.NET平臺逐漸開始占據(jù)優(yōu)勢。在應用上可配置的流程管理逐漸成為標準。同時,也出現(xiàn)了知識管理等應用。這一階段功能應用逐步成熟。

(4)以協(xié)同為核心的階段。其范疇已不再局限于傳統(tǒng)的OA,而是傳統(tǒng)OA的新的擴展與發(fā)揚。其主要特點是:工作流、知識管理、門戶技術全面成熟應用,行政辦公與業(yè)務辦公一體化,由原來孤立的功能應用發(fā)展為跨功能的全面信息與流程整合。

不同階段辦公自動化有不同的含義,而且這些階段并不是截然分開,而是漸進發(fā)展的。長江委水文局的OA建設屬于第4階段,即以協(xié)同為核心的綜合辦公系統(tǒng),實現(xiàn)單位內(nèi)部所有與辦公相關功能的全面集成,搭建一個跨系統(tǒng)、跨應用、跨地域協(xié)同的工作平臺。

2 系統(tǒng)建設目標

隨著長江水文信息化的程度不斷提高,根據(jù)長江委水文局綜合管理及信息服務系統(tǒng)建設的總體建設目標,基于統(tǒng)一的技術架構,在信息交換與系統(tǒng)集成體系的基礎上,著力為用戶實現(xiàn)一個集公文流轉(zhuǎn)、內(nèi)部通訊、信息發(fā)布、協(xié)同工作、知識管理、輔助辦公為一體的綜合協(xié)同辦公系統(tǒng),使得每個職工都是一個辦公節(jié)點,所有與自己工作相關的信息和資源都可以直接得到。各個節(jié)點連接在一起形成一張動態(tài)的協(xié)同工作網(wǎng),以人為中心,以信息為血液,以工作流為橋梁,信息共通,反應迅速,嚴謹高效,完全實現(xiàn)電子化協(xié)同辦公。

系統(tǒng)能夠結(jié)合長江水文實際,適應單位各部門之間協(xié)同辦公,提高辦公效率;促進單位資源合理配置,實現(xiàn)信息資源共享,方便管理和合理利用各類信息資源;優(yōu)化單位機構運作流程,促進工作流程的規(guī)范化和制度化;及時反映長江水文動態(tài);充分展現(xiàn)長江水文行業(yè)風采;全面服務長江水文職工。

3 需求分析

根據(jù)系統(tǒng)建設目標,結(jié)合長江水文實際,建設的長江委水文局綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠為單位管理人員、工作人員提供良好的辦公手段和環(huán)境,提高工作效率,幫助單位實現(xiàn)信息資源的共享,強化領導的監(jiān)控管理,增強職工協(xié)同工作的能力,豐富干部職工之間溝通交流的渠道,有效管理起有形和無形資源,實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、審核、簽批等行政事務的自動化處理,促進管理電子化、規(guī)范化,完美整合組織內(nèi)部的信息流。

系統(tǒng)主要有以下幾個方面的具體需求:

(1)整合信息資源。能夠通過網(wǎng)絡技術和信息交換與系統(tǒng)集成體系將單位的人事信息、知識信息、財務信息以及硬件資源等信息資源集成在一個平臺上進行管理使用,實現(xiàn)各種資源的互相促進和增值,創(chuàng)造資源共享、協(xié)同交互的辦公環(huán)境。

(2)支持信息發(fā)布。在單位內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所,例如電子公告、電子論壇、電子刊物,使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在單位內(nèi)部職工之間得到廣泛的傳播,使得干部職工可以在第一時間知道單位的最新動態(tài)和政策,更加關注單位發(fā)展。

(3)方便溝通交流。支持單位組織架構查找需要進行通訊的人員,并采用豐富的溝通方式進行實時通訊。能夠提供消息短信、文件傳輸、語音會話、郵件收發(fā)以及論壇等形式的交流手段。職工的意見和建議都可以暢通無阻地直接反饋到最高領導層,便于及時發(fā)現(xiàn)問題、改進過程和發(fā)現(xiàn)人才。員工們每天可以記錄下當天的工作內(nèi)容和心得,領導層可以直接查看、指導。

(4)實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)。實現(xiàn)基于流程和表單的公文管理。提供完善的公文編輯器,支持公文在線擬稿、核搞,支持稿件正文修改痕跡的保留及識別,支持公文串行會簽和并行會簽,支持文件套紅管理,支持公文電子簽章,支持多種類型數(shù)據(jù)格式的附件,支持手寫批注及簽閱功能,支持流程進度查看及流程跟蹤。

(5)電子簽章要求。具有電子簽名、手寫簽名、電子印章功能。其中電子簽名和電子印章功能應取得國家認證認可,具有法律效率。支持在WORD、EXCEL上使用,具有公章或簽名的密碼管理、真?zhèn)涡孕ｒ?、支持USBkey硬件方式加密。

(6)支持公文歸檔。實現(xiàn)電子公文的按歸檔要求歸檔到檔案系統(tǒng)中,支持按權限進行保存、共享和使用,并有一個方便的查找手段。

(7)下達計劃任務。實現(xiàn)計劃任務的下達分配、跟蹤監(jiān)督。領導層可方便地安排計劃任務給下屬,并能隨時查看分配過的任務數(shù)量、責任人及其進度情況,還可隨時增加新的工作指示,跟蹤監(jiān)督以提高執(zhí)行效率和力度。

員工可以查看自己所分配的工作任務,填寫任務的執(zhí)行情況,更方便更快捷地匯報工作進度。具有權限的用戶可以對任務的執(zhí)行情況及責任人進行綜合評價。

(8)實現(xiàn)輔助辦公。實現(xiàn)如會議管理、車輛管理、考勤管理等日常辦公事務的自動化。支持會議及會議資源的在線申請、審批及安排;支持公務用車的在線申請、審批及安排;實現(xiàn)考勤打卡、考勤統(tǒng)計,請假出差申請等。

4 系統(tǒng)設計

4.1 設計思想

實現(xiàn)一個跨系統(tǒng)、跨應用、跨地域,以及綜合利用各類信息資源的協(xié)同辦公系統(tǒng),以實現(xiàn)信息共享,整合相關資源,集成各類應用。長江委水文局綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)的基本設計思想就是:基于統(tǒng)一的技術架構,利用網(wǎng)絡通信技術和信息交換與系統(tǒng)集成體系實現(xiàn)基礎人事信息的共享,集成即時通信系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等應用系統(tǒng),構成一個標準的、開放的、可擴展的結(jié)構體系,面向用戶提供方便、高效的綜合協(xié)同辦公服務。

4.2 設計原則

系統(tǒng)設計應遵循“總體規(guī)化,循序漸進;以協(xié)同、集成、整合為主,盡量避免重復開發(fā)”的原則,以“全面、開放、規(guī)范、科學、實用和可擴展”為設計方針,確保系統(tǒng)的先進性、穩(wěn)定性和可擴展性。

(1)實用性與可擴展性。系統(tǒng)能夠結(jié)合長江水文實際,適應單位各部門之間協(xié)同辦公,提高辦公效率,全面服務長江水文職工。同時,支持橫向和縱向擴展,應盡可能為水文局將來的管理和業(yè)務發(fā)展預留相應的空間。系統(tǒng)應盡可能模塊化設計,模塊具有較好的可移植性,低耦合高內(nèi)聚。各類接口標準規(guī)范。

(2)美觀性與易用性。軟件界面人性化設計,美觀大方,色彩搭配合理,界面的設計清晰明了,突出長江水文特色。系統(tǒng)安裝使用簡便,易于掌握。

(3)可靠性與穩(wěn)定性。系統(tǒng)應能夠?qū)τ脩魯?shù)據(jù)輸入的合法性進行嚴格校驗,并對非法數(shù)據(jù)產(chǎn)生含義明確的提示,不會因用戶非法輸入而造成程序中止,產(chǎn)生源代碼錯誤信息或死機等現(xiàn)象。要能長時間穩(wěn)定運行,對資源的占用釋放有序,不會因為資源爭用而導致系統(tǒng)運行不穩(wěn)定,運行期間在數(shù)據(jù)存儲方面要求合理可靠,對信息容量具有充分的把握,確保系統(tǒng)運行較長時間后不會因信息過多、數(shù)據(jù)庫容量不足而對服務器造成過高壓力,導致死機或服務器操作系統(tǒng)崩潰等情況。

(4)標準性與開放性。系統(tǒng)在總體設計、模型設計、程序代碼設計中應選用國際標準的軟件技術,使系統(tǒng)具有較強的可移植性。后臺數(shù)據(jù)庫應采用目前為業(yè)界認可的大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的更換或升級不影響系統(tǒng)的運行。

(5)先進性與兼容性。系統(tǒng)結(jié)構框架設計先進合理,采用先進的軟件開發(fā)技術開發(fā)系統(tǒng),具有較好的兼容性,新建系統(tǒng)可以充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡和技術條件,能夠方便地與現(xiàn)有系統(tǒng)進行整合集成。

(6)安全性與保密性。具有完善的身份認證功能,以及完善的用戶權限控制機制。具備完善的日志及跟蹤功能,對系統(tǒng)內(nèi)主要事件能夠自動記錄,同時具備方便的數(shù)據(jù)備份及災難恢復能力,可在服務器系統(tǒng)崩潰后最短時間內(nèi)使系統(tǒng)恢復正常運行。

4.3 結(jié)構設計

系統(tǒng)基于J2EE架構設計,具有良好的跨平臺適應性,整體結(jié)構參考MVC框架結(jié)構設計,易于維護和擴展。整個系統(tǒng)分為資源層、支撐層、服務層、應用層,其整體結(jié)構設計及層次關系如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)整體結(jié)構設計及層次關系

資源層是整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)基礎,主要運行OA數(shù)據(jù)庫。通過信息交換系統(tǒng)(TI)從人事基礎數(shù)據(jù)庫中經(jīng)過ETL過程,同步人事基礎數(shù)據(jù)到OA數(shù)據(jù)庫中,實現(xiàn)人事數(shù)據(jù)的共享,統(tǒng)一人員基礎信息。

支撐層提供數(shù)據(jù)訪問以及一系列服務功能組件。該層作為整個系統(tǒng)的后臺服務核心,為OA業(yè)務應用提供包括流程引擎、視圖引擎、表單引擎、權限引擎、文檔處理、審計管理等在內(nèi)的支撐服務。

服務層主要是面向辦公業(yè)務提供應用集成。通過WebService、API等技術實現(xiàn)郵件系統(tǒng)、短信系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、電子簽章系統(tǒng)、即時通信系統(tǒng)等跟辦公相關的支持系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的集成。應用層是綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務功能層,面向用戶提供個人辦公、公文流轉(zhuǎn)、輔助辦公、協(xié)同工作等業(yè)務功能。

4.4 功能模塊設計

根據(jù)系統(tǒng)建設目標以及需求分析,長江委水文局綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)主要面向用戶提供公文流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、協(xié)同工作、任務計劃、輔助辦公、溝通交流等業(yè)務功能。其功能模塊結(jié)構如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)功能模塊結(jié)構示意

(1)個人辦公。主要包含與用戶個人相關的內(nèi)容,包括“個人事宜”、“電子郵件”、“日程安排”、“工作日志”、“通訊錄”、“個人文檔管理”以及“代辦設置”。

(2)公文流轉(zhuǎn)。是系統(tǒng)網(wǎng)上辦公最主要的部分之一,實現(xiàn)公文的起草、審核、簽字(蓋章)、套紅頭、分發(fā)等功能。公文流轉(zhuǎn)主要包括發(fā)文管理、收文管理、簽報管理、便函管理、明傳電報以及內(nèi)部文件等形式的公文管理模塊。

(3)領導專欄。主要是發(fā)布和查閱局領導相關信息,如學習領導講話,以及與局領導交流的平臺。

(4)計劃任務。是用于上級給下級交辦任務、安排工作計劃的平臺。包括部門計劃、個人計劃和任務交辦。只有具有部門計劃起草權限的用戶,才可以起草部門計劃。

(5)輔助辦公。是一個提供日常辦公資源申請,如車輛申請、會議室申請等,以及考勤管理的平臺。將平時的辦公過程移到網(wǎng)上來辦理,使得申請和審批過程變得方便、簡單,而且系統(tǒng)自動保存了整個辦理的過程,使得辦理軌跡清晰可查。

(6)溝通交流。是單位內(nèi)部職工就共同關心話題進行網(wǎng)上交流的平臺。包括水文論壇和在線調(diào)查2個模塊。

(7)公共信息。是發(fā)布和查看通知公告、規(guī)章制度等公共信息的平臺。只有在發(fā)布范圍內(nèi)的人員才可以看到所發(fā)布的通知公告或規(guī)章制度,這樣就可以在某個小范圍內(nèi)發(fā)布某個通知或公告,如:某個支部、某個工會、某個部門等。

(8)協(xié)同工作。是一個可以用于多人之間、跨部門之間、跨級別之間的臨時任務的交辦、分發(fā)、處理,具有內(nèi)部通知發(fā)布、材料收集、非正式文件分發(fā)等功能的協(xié)作平臺。

5 系統(tǒng)實現(xiàn)及應用

系統(tǒng)基于J2EE標準,采用B/S結(jié)構設計開發(fā)。系統(tǒng)運行在紅旗Linux系統(tǒng)上,采用東方通的Tong-Web作為J2EE應用服務器。數(shù)據(jù)庫采用Oracle10g。系統(tǒng)集成了科怡檔案系統(tǒng)、騰訊通RTX即時通信系統(tǒng)、EYOU郵件系統(tǒng)、iSignature金格電子簽章系統(tǒng)、短信平臺等辦公支持系統(tǒng)。在辦公系統(tǒng)中實現(xiàn)公文歸檔、待辦提示、郵件收發(fā)、電子簽章、短信通知等綜合功能。

5.1 主要功能模塊

5.1.1 公文流轉(zhuǎn)

以前要發(fā)一個文需要拿著文件往返于不同的辦公室、辦理人員之間,除了效率不高之外,對整個公文流轉(zhuǎn)的過程也缺乏有效的管理,如:擬稿人要了解公文的當前流轉(zhuǎn)狀態(tài)非常不方便?，F(xiàn)在通過綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)則使得公文流轉(zhuǎn)的效率得以提高,當前辦理人員只要在辦理完本節(jié)點的工作后,根據(jù)公文流轉(zhuǎn)線路將辦理完的公文發(fā)給下一個要辦理人員即可,并可以通過系統(tǒng)“流程跟蹤”功能查看公文的流轉(zhuǎn)情況,如果發(fā)現(xiàn)公文停留在某個節(jié)點上時間過長,還可以通過系統(tǒng)提供的催辦功能進行催辦。當有公文流轉(zhuǎn)到某個用戶時,系統(tǒng)會通過多種形式進行提醒提示,以便用戶能夠及時辦理。

5.1.2 協(xié)同工作

協(xié)同工作是一個可以用于多人之間、跨部門之間、跨級別之間的臨時任務交辦、內(nèi)部通知發(fā)布、材料收集、非正式文件分發(fā)等功能的協(xié)作平臺。當有一項任務要幾個人一起完成時,就可以選擇“協(xié)同工作”平臺來辦理。另外,在“協(xié)同工作”模塊中,針對一個問題,參與協(xié)同的人員可以相互交流,相互討論,系統(tǒng)將自動保存相應的痕跡材料?！皡f(xié)同工作”還可以在某一協(xié)同辦公中發(fā)起“子協(xié)同”,形成“樹形”結(jié)構的工作環(huán)境,每一層協(xié)同中的協(xié)同人員只對本層協(xié)同的發(fā)起人負責,協(xié)同發(fā)起人可以跟蹤查看其下面所有“子協(xié)同”的辦理痕跡記錄情況,形成逐級負責、集中管理的協(xié)作機制。

5.1.3 輔助辦公(車輛管理)

“車輛管理”模塊主要提供用車網(wǎng)上申請、審批等功能。在“車輛管理”模塊上,可以查看符合要求的車輛以及該車輛的當前使用狀態(tài),并可以選擇好需申請的車輛和時間段,向車輛管理員提交申請,經(jīng)部門領導和車隊隊長審核、審批后,就可以直接用車,用完后相應的行駛公里及用車情況也可以直接在網(wǎng)上辦理,并提交部門領導確認。一切事宜均可以在網(wǎng)上辦理完成。

5.2 應用分析

長江委水文局綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)整合單位內(nèi)部的各種人、財、物、信息資源,建立協(xié)同交互優(yōu)勢,提升管理水平和辦公效率,創(chuàng)造單位發(fā)展的最優(yōu)環(huán)境。其具體的作用體現(xiàn)在以下3個方面。

(1)規(guī)范辦公流程。有助于建立起一個緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡單的管理機制,使職工責任明確,權限分明,具體事務落實到人,查有所依。單位的辦公流程變得規(guī)范、有序,效率大大提高,執(zhí)行力大大提高。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真,保證正確、及時的反應。

(2)加快信息流通。下達的文件、通知、任務能夠及時傳達到相關人員,無任何中間環(huán)節(jié)。職工的意見和建議都可以暢通無阻地直接反饋到最高領導層,便于及時發(fā)現(xiàn)問題、改進過程和發(fā)現(xiàn)人才。領導可以清晰、準確地了解職工對某一事件的傾向性以做出正確的決策,可以及時關注下屬的工作動態(tài),及時發(fā)現(xiàn)問題。員工們每天都可記錄下當天的工作內(nèi)容和心得,領導層可以直接查看、指導。所有干部職工都可以在第一時間知道單位的最新動態(tài)和政策,更加關注單位發(fā)展。職工與職工、職工與領導之間可以方便、直接、充分地進行溝通交流,建立融洽的職工關系和單位文化。

(3)提高辦事效率。有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題,實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。信息流通速度成倍提高,帶來職工反應速度的成倍提高。領導層能夠隨時查看分配過的任務數(shù)量、責任人及其進度情況,跟蹤監(jiān)督以提高執(zhí)行效率和力度。職工能夠清晰查看到自己當前領取的各項任務的狀態(tài)以合理安排時間。員工之間可以快捷地在線發(fā)送文件、通知和留言。免去了諸如打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾,節(jié)約紙張、人力等辦公成本,將資源、精力和時間用于核心業(yè)務。另外,員工還可以在網(wǎng)上快捷查看各種資料。

6 結(jié) 語

本文主要闡述了長江委水文局綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設目標和功能需求,并基于信息共享、資源整合、應用集成的思想,給出了綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)的基本設計方案,使得系統(tǒng)能夠面向用戶提供一個方便、高效的協(xié)同辦公服務。最后,對系統(tǒng)主要核心功能模塊的實現(xiàn)情況進行了介紹,并對系統(tǒng)的應用進行了簡要的分析。長江委水文局綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)的實現(xiàn)是長江水文信息化建設取得的一個重要的成果,它提高了單位辦公效率,實現(xiàn)了單位資源合理配置和信息共享,優(yōu)化了單位機構運作流程,促進了工作流程的規(guī)范化和制度化,將在長江水文發(fā)展過程中發(fā)揮重要的作用。