鐵路物資目錄及相關(guān)問題探討

劉濤趙晨王新李鵬

（1鄭州鐵路局物資處 工程師，河南 鄭州 400052；2鐵道部經(jīng)濟(jì)規(guī)劃研究院經(jīng)濟(jì)管理咨詢部 助理研究員，北京 100038；3中鐵物總電子商務(wù)技術(shù)有限公司 工程師，北京 100005；4中國鐵道科學(xué)研究院標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量研究所 工程師，北京 100081）

1 物資目錄修訂的必要性

自2002年鐵路物資目錄修訂后，由于鐵路物資供應(yīng)管理體制的變化，全路統(tǒng)一的物資目錄維護(hù)工作已告終止。為此，各鐵路局根據(jù)本局物資管理實(shí)際，自行建立和維護(hù)本局物資目錄。各鐵路局物資部門采用的物資目錄是在2002版 《鐵路物資目錄》基礎(chǔ)上增補(bǔ)后形成的，由于缺乏統(tǒng)一的管理和有效的維護(hù)機(jī)制，物資編碼存在巨大差異，也存在著編碼容量的大量冗余，嚴(yán)重影響了全路物資統(tǒng)一管理、準(zhǔn)入信息發(fā)布、信息系統(tǒng)建設(shè)、價(jià)格共享等工作的開展。為改變現(xiàn)狀，建立全路統(tǒng)一的物資目錄，實(shí)施統(tǒng)一物資編碼，是鐵路物資管理信息化的必然選擇。

從國內(nèi)外以及相關(guān)行業(yè)、企業(yè)的信息化實(shí)踐看，不論采用什么樣的技術(shù)路徑，信息化過程中都離不開信息編碼的統(tǒng)一。特別是隨著ERP系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，統(tǒng)一信息編碼更加成為信息化建設(shè)與發(fā)展的重要前提。

中國石油天然氣股份有限公司從2002年起開展物資編碼統(tǒng)一工作，發(fā)布了《石油工業(yè)物資分類與代碼標(biāo)準(zhǔn)》，主要目標(biāo)是統(tǒng)一物資分類與明細(xì)代碼，統(tǒng)一物資規(guī)格書寫規(guī)范，統(tǒng)一物資分類。國家電網(wǎng)公司認(rèn)為，為對(duì)電力物資實(shí)行有效的管理和控制，使物資供應(yīng)管理高效有序，需要制定一套互相協(xié)調(diào)而又符合邏輯的物料編碼系統(tǒng)。因此，利用國家電網(wǎng)物料集約化項(xiàng)目，于2002年開展了物資編碼統(tǒng)一工作，制定標(biāo)準(zhǔn)的物資分類和編碼，確定電網(wǎng)企業(yè)物資的分類、特征和特征值，從而保證物料編碼體系在全國范圍內(nèi)保持一致，公司總部統(tǒng)一維護(hù)。

關(guān)于信息分類與編碼的重要地位和作用，各界認(rèn)識(shí)基本一致，認(rèn)為是信息化的重要基礎(chǔ)，也是制約信息化深入發(fā)展的重要因素。就鐵路行業(yè)而言，不論今后管理體制、管理模式怎樣改變，基于信息化技術(shù)手段的物資管理工作都要求建立統(tǒng)一物資目錄，其核心是物資編碼的統(tǒng)一。沒有物資編碼的統(tǒng)一作為前提，要實(shí)現(xiàn)物資需求、供給、價(jià)格、供應(yīng)商、物資采購、物資調(diào)劑等信息在全路范圍內(nèi)互通互聯(lián)、資源共享都只能是空談。

2 物資目錄修訂的基本原則

物資目錄修訂的基本原則要求是：適應(yīng)鐵路發(fā)展的需要，解決物資目錄不統(tǒng)一、分類規(guī)則不一致、使用方式不規(guī)范和新增物資無序編碼等方面的問題，滿足鐵路物資管理、信息共享的基本要求。圍繞基本原則，參考相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合鐵路物資目錄現(xiàn)狀，確定了六個(gè)具體原則：唯一性、實(shí)用性、科學(xué)性、兼容性、穩(wěn)定性和可擴(kuò)延性原則。

建立統(tǒng)一目錄，首先要考慮的是唯一性，這是建立統(tǒng)一物資目錄最基本的要求，也考慮到目前物資目錄的實(shí)際情況。首先要把目錄統(tǒng)一起來，而統(tǒng)一的目錄中不能有一物多碼和一碼多物。

其次，考慮的是實(shí)用性。物資目錄需要在實(shí)際生產(chǎn)和管理中使用，與生產(chǎn)過程緊密聯(lián)系。如果過分追求完美和規(guī)范性，無法滿足實(shí)際需要，或者與實(shí)際需要之間存在較大的差異，將違背目錄編制的初衷，無法達(dá)到預(yù)期目的。堅(jiān)持實(shí)用的原則，即要能夠滿足實(shí)際需要，盡量不對(duì)日常生產(chǎn)活動(dòng)產(chǎn)生較大的影響。

在以上兩個(gè)原則的基礎(chǔ)上，依次要考慮的是科學(xué)性、兼容性、穩(wěn)定性、可擴(kuò)延性原則。

科學(xué)性是指目錄編制應(yīng)遵循一定的規(guī)范，做到有據(jù)可循。兼容性主要是指在統(tǒng)一目錄編制過程中要處理好兩個(gè)關(guān)系：一是統(tǒng)一目錄與2002版目錄的關(guān)系；二是統(tǒng)一目錄對(duì)各鐵路局不同管理實(shí)際情況的考慮，以滿足和適應(yīng)各局多樣化的使用需求。

關(guān)于穩(wěn)定性原則，大多數(shù)情況下容易被忽視。這里的穩(wěn)定性主要是指分類與編碼的穩(wěn)定和物資目錄修訂轉(zhuǎn)換的穩(wěn)定。前者主要是考慮分類與編碼的依據(jù)主要選擇那些穩(wěn)定的特征，不直接與生產(chǎn)和管理等動(dòng)態(tài)信息建立聯(lián)系，形成一種相對(duì)穩(wěn)定的對(duì)應(yīng)依賴關(guān)系；后者主要是考慮在鐵路局從既有目錄向統(tǒng)一目錄轉(zhuǎn)換的過程中，盡量減小對(duì)企業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)狀的沖擊，縮小影響范圍。

可延性原則主要是指統(tǒng)一目錄的分類設(shè)置、編碼規(guī)則應(yīng)具有前瞻性，在充分考慮鐵路行業(yè)發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上合理預(yù)留擴(kuò)展空間，以保證統(tǒng)一目錄的可持續(xù)性。

修訂工作的目標(biāo)及基本思路，即“以鐵路局實(shí)際使用的目錄為基礎(chǔ)，構(gòu)建全路統(tǒng)一的物資目錄；基本的思路就是以2002版物資目錄的整體框架為修訂參照系，以鐵路局的實(shí)際數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過修訂的方法實(shí)現(xiàn)建立統(tǒng)一目錄的目的”。初始目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)全路物資目錄的統(tǒng)一，所以，在原則的把握方面也考慮了這個(gè)因素。

3 物資目錄的體系結(jié)構(gòu)

在現(xiàn)階段，鐵路物資目錄首先是一種管理制度，這種制度是對(duì)所需使用物資的登記制度，只有被允許登記的物資，才得到認(rèn)可并獲許使用。圍繞物資登記制度，還要建立相應(yīng)的物資目錄修訂、維護(hù)、發(fā)布制度、專家決策辦法等。這一系列的管理辦法、制度構(gòu)成物資目錄管理制度體系。

其次，它是一套數(shù)據(jù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。物資目錄依據(jù)一定的原則和規(guī)范，確定物資分類、物資條目的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及編碼規(guī)則。通過規(guī)范性的約定，使得目錄的使用和維護(hù)具有統(tǒng)一的規(guī)范和要求，保證目錄信息的規(guī)范、有效和可識(shí)別性，也使得目錄信息的共享、目錄的統(tǒng)一管理和維護(hù)成為可能。立足長遠(yuǎn)，物資目錄還應(yīng)成為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)槟夸浰x的所有數(shù)據(jù)規(guī)范并非僅在局部起作用，而是影響到全部。從這一點(diǎn)講，這種規(guī)范要求與標(biāo)準(zhǔn)的效用是類似的。而在行業(yè)中，作為一種統(tǒng)一的規(guī)范，實(shí)際上就是一種必須要遵守和執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。

另外，考慮到鐵路物資管理的實(shí)際情況，特別是在相對(duì)短暫的時(shí)間內(nèi)，實(shí)現(xiàn)長期分散管理的物資目錄轉(zhuǎn)換為全路集中管理的統(tǒng)一目錄，這勢必要求建立統(tǒng)一目錄的過程中對(duì)各鐵路局生產(chǎn)和管理的差異有所考慮。必須建立起一套補(bǔ)充機(jī)制來彌補(bǔ)統(tǒng)一目錄對(duì)于鐵路局個(gè)性化問題支持不足的問題，這套補(bǔ)充機(jī)制也應(yīng)視為統(tǒng)一目錄體系結(jié)構(gòu)（見圖1）不可或缺的組成部分。

圖1 統(tǒng)一目錄的體系結(jié)構(gòu)

4 關(guān)鍵技術(shù)與質(zhì)量控制機(jī)制

4.1 引入模板技術(shù)規(guī)范物資條目信息和確定編碼規(guī)則

模板通過對(duì)物資信息項(xiàng)基本規(guī)范的定義、表現(xiàn)形式的定義和編碼規(guī)則的定義達(dá)到控制信息質(zhì)量和規(guī)范物資編碼的目的。使用模板技術(shù)后，用戶的申請編碼操作必須基于模板才能完成。由于模板控制了用戶輸入數(shù)據(jù)的規(guī)范，同時(shí)，還需要根據(jù)這些信息自動(dòng)生成編碼，用戶輸入的隨意性將受到極大限制，必須按照規(guī)定的要求提交相關(guān)的信息。一方面保證數(shù)據(jù)的完整和準(zhǔn)確，另一方面也避免人為修改編碼。

4.2 運(yùn)用特殊分類體現(xiàn)不同用戶對(duì)不同類別物資的使用需求

統(tǒng)一物資目錄的目的是要全路物資管理使用相同的目錄，這意味著不同的鐵路局在使用相同的物資時(shí)，應(yīng)當(dāng)使用相同的物資編碼。但各鐵路局生產(chǎn)和管理的實(shí)際情況不同，還存在著并非所有鐵路局都使用的物資，同時(shí)，各鐵路局還有一些物資僅供本局使用。主要有兩種情況，一是鐵路局自己生產(chǎn)、制造的物資；二是已趨淘汰，或者雖未淘汰，但在技術(shù)上不再升級(jí)發(fā)展的物資。為從形式上保持統(tǒng)一物資目錄的基本要求，將這兩種情況作為特殊分類，納入到目錄中，實(shí)行統(tǒng)一管理和維護(hù)。

4.3 通過附加信息滿足各鐵路局多樣化的使用需求

附加信息是鐵路局正確使用統(tǒng)一物資目錄的重要技術(shù)參考。為了使具有共性的統(tǒng)一物資目錄能夠滿足鐵路局個(gè)性化的需求，采用附加信息的方法，將普遍適用的、已經(jīng)具有一定抽象化意義的目錄，還原為鐵路局實(shí)際使用的、個(gè)性化的具體物資。附加信息實(shí)際上就是將鐵路局使用物資時(shí)所需要的信息綁定，通過綁定，將物資還原為鐵路局實(shí)際需要的、具體化的物資，反映這種物資在不同的鐵路局的具體的表現(xiàn)形式、使用方式等。

4.4 建立字符使用規(guī)則和基礎(chǔ)信息字典來規(guī)范物資條目數(shù)據(jù)項(xiàng)的規(guī)范性

在統(tǒng)一目錄編制以及目錄管理過程中，通過對(duì)目錄中允許使用的字符以及字符的使用規(guī)則和使用場合進(jìn)行明確約定，對(duì)計(jì)量單位、標(biāo)準(zhǔn)物資名稱等基礎(chǔ)信息進(jìn)行約定，并建立字典，對(duì)于物資條目信息的規(guī)范化，特別是避免計(jì)量單位混亂、一物多名等現(xiàn)象十分有效。

4.5 通過臨時(shí)措施解決非常時(shí)期的非常問題

鐵路物資目錄統(tǒng)一需要一定的時(shí)間，初期需要時(shí)間試用和磨合。同時(shí)，各鐵路局使用物資目錄過程中也有一些具體情況，如申請物資不符合物資目錄要求但又必須使用。這種情況的特殊性在于物資是急需使用的，但是有關(guān)物資的信息卻不完整、不全面，或者在短時(shí)間內(nèi)無法找到，或者無法確認(rèn)。所以，采取一些臨時(shí)措施，來滿足和適應(yīng)這個(gè)階段的實(shí)際。在這個(gè)過程中，讓問題充分暴露出來，使目錄得以完善。在統(tǒng)一目錄的編制過程中，主要采用了臨時(shí)節(jié)點(diǎn)和臨時(shí)編碼兩種臨時(shí)措施。

4.6 通過集中維護(hù)和管理確保統(tǒng)一目錄的數(shù)據(jù)質(zhì)量

考慮到鐵路物資品種多樣復(fù)雜，更新變化比較頻繁，所以，建立的統(tǒng)一物資目錄需要不斷維護(hù)，以滿足鐵路生產(chǎn)物資管理的需要。統(tǒng)一物資目錄的維護(hù)，不論實(shí)際操作過程如何，從邏輯關(guān)系上講，必須實(shí)行集中維護(hù)。集中維護(hù)模式具有比較好的質(zhì)量控制機(jī)制，也有利于維護(hù)工作的長期穩(wěn)定健康發(fā)展。從其他行業(yè)看，也都采用了這樣的維護(hù)模式。

5 面臨的主要問題

歷時(shí)一年多，在全路相關(guān)單位全員參與、共同努力下，統(tǒng)一目錄初具規(guī)模。目前，絕大多數(shù)鐵路局已開始應(yīng)用統(tǒng)一目錄。由于時(shí)間倉促，統(tǒng)一目錄還非常不完善，相關(guān)的管理制度、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)還不健全，目錄應(yīng)用中面臨諸多的問題需要解決。

首先是觀念問題。各鐵路局長期分散管理物資目錄，管理理念、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一，給統(tǒng)一目錄的推行和運(yùn)用帶來一定阻力。在統(tǒng)一目錄應(yīng)用之前，各鐵路局根據(jù)各自生產(chǎn)運(yùn)營實(shí)際，基于本局物資管理需要，自行建立和維護(hù)本局的物資目錄，在質(zhì)量控制、分類把握和編碼管理、維護(hù)與管理制度方面都形成了一套體系，本身就帶有明顯的個(gè)性化特點(diǎn)。隨著時(shí)間的推移，各鐵路局在物資目錄維護(hù)工作方面的差異越來越大，各鐵路局目錄的差異越來越明顯。在統(tǒng)一目錄的初期，各鐵路局以本局原有目錄作為參照系來審視統(tǒng)一目錄，勢必會(huì)對(duì)新目錄存在種種理解和認(rèn)識(shí)，加之統(tǒng)一目錄本身并不完善，這些因素都給統(tǒng)一目錄的應(yīng)用帶來一定阻力。因此，目錄應(yīng)用初期的重要工作之一是通過各級(jí)、各種形式的培訓(xùn)使全路各級(jí)用戶對(duì)統(tǒng)一目錄的體系結(jié)構(gòu)有更好的認(rèn)識(shí)和理解，在此基礎(chǔ)上共同參與目錄的維護(hù)，為目錄應(yīng)用初期各種疑難問題的解決獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

其次，相關(guān)的軟件技術(shù)手段配套工作相對(duì)滯后，在一定程度上制約了統(tǒng)一目錄相關(guān)機(jī)制有效發(fā)揮作用。物資目錄的一個(gè)重要作用是為信息化建設(shè)打基礎(chǔ)，反之，物資目錄的構(gòu)建與管理，也離不開信息技術(shù)的運(yùn)用，信息技術(shù)是物資目錄的重要依托。然而在物資目錄應(yīng)用初期，相關(guān)的信息技術(shù)還未能及時(shí)配套建立起來，限制了統(tǒng)一目錄的應(yīng)用。最突出的表現(xiàn)是對(duì)附加信息的支持不足。作為統(tǒng)一物資目錄，基本信息項(xiàng)并不能完全反映和滿足各鐵路局的具體需要以及其間的差異。對(duì)于這樣的目錄，鐵路局需要根據(jù)附加信息體現(xiàn)個(gè)性化的差異。然而目前的信息平臺(tái)尚不支持附加信息的使用，導(dǎo)致統(tǒng)一目錄中承載了大量本該由附加信息項(xiàng)描述的信息，造成目錄信息冗余，給使用帶來不便。

第三，統(tǒng)一目錄從開始修訂到全路推廣應(yīng)用僅一年半，目錄中存在一些不規(guī)范、錯(cuò)漏、冗余信息的情況在所難免，對(duì)于目錄的使用有一定的影響。如何在保證不影響生產(chǎn)管理活動(dòng)的前提下，建立一套切實(shí)可行、低風(fēng)險(xiǎn)、高效率的目錄不規(guī)范信息清理方案至關(guān)重要。

6 結(jié)論與展望

鐵路物資目錄并非一次建成永久不變，而是需要不斷完善，是動(dòng)態(tài)變化的。這種完善和變化是鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)活動(dòng)所決定的，是產(chǎn)品升級(jí)換代、先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用、設(shè)備更新、管理模式調(diào)整等多種因素決定的。反映鐵路物資管理動(dòng)態(tài)的目錄信息，需要對(duì)這些變化及時(shí)做出反應(yīng)。因此，目錄的完善是一個(gè)長期的過程。目前，也只是初步建立了全路物資目錄的體系結(jié)構(gòu)，相關(guān)的管理制度、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)還不完備，對(duì)于統(tǒng)一目錄的應(yīng)用還剛剛開始。要達(dá)到真正意義上的統(tǒng)一物資目錄尚需時(shí)日。在這一過程中，必須積極調(diào)動(dòng)全路相關(guān)人員廣泛參與到目錄的管理維護(hù)中，同時(shí)依托專家咨詢的模式，促進(jìn)統(tǒng)一物資目錄維護(hù)管理工作向著專業(yè)化咨詢和構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織的方向轉(zhuǎn)變。

伴隨著統(tǒng)一目錄應(yīng)用的全面推進(jìn)，后續(xù)要重點(diǎn)研究建立一套完善的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，研究數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)的協(xié)同問題。從未來發(fā)展的預(yù)期看，物資目錄將成為鐵路物資管理信息化的重要基礎(chǔ)，特別是相關(guān)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度體系完善之后，將為物資目錄的質(zhì)量提供有效的保障，使目錄的質(zhì)量能夠保持穩(wěn)定并按照正確的方向發(fā)展。在這樣的發(fā)展趨勢和狀況下，物資目錄將逐步成為引導(dǎo)物資管理的重要參考依據(jù)。這種發(fā)展趨勢的必然結(jié)果，就是形成鐵路行業(yè)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。