煤炭企業(yè)全面實(shí)行會計(jì)電算化的現(xiàn)狀分析

秦孝林

摘 要：我們在享受會計(jì)電算化給我們帶來的輕松與解脫時(shí)，不可避免地也承受著全面實(shí)行會計(jì)電算化帶來的許多問題。如：專業(yè)會計(jì)人員的角色轉(zhuǎn)換、會計(jì)基礎(chǔ)知識的淡化、電算化內(nèi)部控制的高級要求、會計(jì)電算化審核的滯后等一系列現(xiàn)實(shí)問題都無法回避。怎樣更好地解決電算化工作中遇到的問題，是擺在我們面前的一道道思考題。文章就當(dāng)前煤炭企業(yè)全面實(shí)行會計(jì)電算化的現(xiàn)狀展開深入分析研究。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè) 會計(jì)電算化 現(xiàn)狀

中圖分類號:F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914（2011）06-170-02

山西焦煤集團(tuán)有限責(zé)任公司（簡稱山西焦煤）是國家規(guī)劃的全國13個(gè)大型煤炭基地的骨干企業(yè)之一，是中國目前規(guī)模最大的優(yōu)質(zhì)煉焦煤生產(chǎn)企業(yè)和煉焦煤市場主供應(yīng)商。西山煤電（集團(tuán)）有限責(zé)任公司(簡稱西山集團(tuán))是山西焦煤集團(tuán)的核心骨干企業(yè)，西山集團(tuán)已經(jīng)由一個(gè)傳統(tǒng)的國營煤炭生產(chǎn)企業(yè)發(fā)展成為多業(yè)并舉、綜合發(fā)展，擁有全國最大的燃用中煤坑口電廠的大型國有能源集團(tuán)，是全國最大的煉焦煤生產(chǎn)基地和國家首批循環(huán)經(jīng)濟(jì)試點(diǎn)單位。筆者有幸作為一名山西焦煤集團(tuán)公司西山煤電公司的原煤礦會計(jì)師，見證了企業(yè)從手工核算到人機(jī)并行，再到全面推行會計(jì)電算化的發(fā)展過程，現(xiàn)就筆者所在企業(yè)在會計(jì)核算過程中遇到的問題及經(jīng)驗(yàn)做一簡單介紹。

西山集團(tuán)現(xiàn)運(yùn)行的《企業(yè)之魂》是重慶林木森公司針對眾多企業(yè)的特點(diǎn)尤其是煤炭行業(yè)的特點(diǎn)，專業(yè)設(shè)計(jì)出的一套使用于煤炭企業(yè)的軟件，該軟件讓西山集團(tuán)在人、財(cái)、物的管理上真正有了很大的變化和進(jìn)步，從最初的單純會計(jì)核算軟件到現(xiàn)今多個(gè)相互獨(dú)立又相互聯(lián)系的財(cái)務(wù)管理、工資管理、固定資產(chǎn)、物資管理、報(bào)表管理、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理和辦公自動化會計(jì)模塊的聯(lián)網(wǎng)并用，《企業(yè)之魂》逐步完善了自身的程序設(shè)計(jì)與升級，西山集團(tuán)與《企業(yè)之魂》在運(yùn)行過程中從最初的不熟習(xí)中磨合使用，到現(xiàn)在的得心應(yīng)手中共同進(jìn)步?！镀髽I(yè)之魂》憑借她強(qiáng)大的功能及操作簡便、靈活、智能化、人性化、個(gè)性化、樸實(shí)等特點(diǎn)，給山西焦煤集團(tuán)帶來了管理上的高質(zhì)量和高效率，得到了山西焦煤集團(tuán)會計(jì)行業(yè)的肯定，同時(shí)也使西山集團(tuán)的軟件管理得到了實(shí)質(zhì)性的飛躍發(fā)展。

隨著《企業(yè)之魂》等會計(jì)軟件的功能不斷完善，全面實(shí)現(xiàn)電算化在西山集團(tuán)乃至山西焦煤集團(tuán)，甚至整個(gè)煤炭行業(yè)不再是夢想，全面實(shí)施會計(jì)電算化將繁瑣、單調(diào)、機(jī)械的會計(jì)核算工作由計(jì)算機(jī)來代替進(jìn)行處理，提高了會計(jì)核算的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率，明顯減輕了財(cái)會人員的勞動強(qiáng)度。過去一到月底，通宵達(dá)旦的記賬、結(jié)賬、對賬、出報(bào)表已成為珍貴的回憶，財(cái)會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，轉(zhuǎn)到更好地參與單位的經(jīng)營決策，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理，使財(cái)務(wù)管理工作電算化，給決策者及時(shí)提供管理和決策所必需的數(shù)據(jù)。

我們在享受會計(jì)電算化給我們帶來的輕松與解脫時(shí)，不可避免的也承受著會計(jì)電算化帶來的許多弊端。下面就將筆者所在企業(yè)全面實(shí)行會計(jì)電算化中的問題作一系統(tǒng)分析。

一、專業(yè)會計(jì)人員的角色轉(zhuǎn)換

山西焦煤集團(tuán)屬于國有大型煤炭企業(yè)，其職工的組成結(jié)構(gòu)也同其他國有企業(yè)一樣，職工辭退人員少，崗位無法競爭，造成捧著鐵飯碗的老會計(jì)人員多，新型電算化會計(jì)人員又因崗位有限，無法更換。會計(jì)電算化涉及計(jì)算機(jī)、會計(jì)、財(cái)務(wù)管理等方面的專業(yè)知識，目前，煤炭企業(yè)的大部分會計(jì)電算化人員是由過去的會計(jì)、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來，即使有一部分人通過會計(jì)電算化的考試也只是掌握了一些對計(jì)算機(jī)的基本應(yīng)用，不能靈活運(yùn)用軟件處理的會計(jì)數(shù)據(jù)，進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的加工和分析，一些簡單的操作還可以完成，一旦遇到超出范圍的問題，只能找軟件的系統(tǒng)管理員，而系統(tǒng)管理員有的是計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，對財(cái)務(wù)專業(yè)知識和會計(jì)基礎(chǔ)工作缺少經(jīng)驗(yàn)，雙方不能很好地溝通配合，即使系統(tǒng)管理員對會計(jì)電算化知識掌握比較全面，也有時(shí)候難以協(xié)調(diào)各個(gè)崗位運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，因此會計(jì)電算化復(fù)合人才的缺乏成為當(dāng)今會計(jì)工作存在的普遍問題。會計(jì)電算化工作推展的關(guān)鍵是應(yīng)用，特別是從事具體財(cái)務(wù)管理工作的管理者，他們的會計(jì)電算化水平?jīng)Q定本企業(yè)會計(jì)電算化管理的水平。財(cái)務(wù)管理者有著系統(tǒng)管理員所無法比擬的職權(quán)，他們能夠利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理工作，甚至能對系統(tǒng)管理員有著制約作用，他們對會計(jì)電算化的順利實(shí)施起著至關(guān)重要的作用。所以建議煤炭企業(yè)應(yīng)全面對會計(jì)人員實(shí)行電算化知識培訓(xùn)，不僅僅包括系統(tǒng)管理人員，更應(yīng)包括財(cái)務(wù)管理者和普通會計(jì)人員甚至審計(jì)人員，即使是暫時(shí)不用《企業(yè)之魂》的會計(jì)人員，因?yàn)橛袝r(shí)無知者的一個(gè)誤操作也會給企業(yè)帶來無法彌補(bǔ)的損失?，F(xiàn)在煤炭企業(yè)的職教經(jīng)費(fèi)提取到工資的2.5%，足以能堅(jiān)持連續(xù)每年定期的對所有財(cái)會人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并把培訓(xùn)成績與崗位工資掛鉤，爭取用最短的時(shí)間取得最佳的學(xué)習(xí)效率是煤炭企業(yè)會計(jì)電算化工作的最有效途徑。

二、會計(jì)基礎(chǔ)知識的淡化

在未全面實(shí)行會計(jì)電算化的時(shí)候，《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》、《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等規(guī)定是一名會計(jì)人員首先必須熟知的行為準(zhǔn)則，而在會計(jì)電算化全面推行的今天，年輕的會計(jì)對一些會計(jì)基礎(chǔ)原理、會計(jì)最基本的記賬原理、會計(jì)的書寫數(shù)字和記賬要求都逐漸陌生，手工登記賬簿的具體規(guī)定已經(jīng)在新會計(jì)人員中沒有印象，“承前頁、過次頁、結(jié)賬余額劃紅線”等規(guī)定已逐漸成為模糊的概念，甚至對會計(jì)憑證的錯(cuò)誤修改也不像原來規(guī)范，按照會計(jì)規(guī)定會計(jì)憑證在填制的時(shí)候發(fā)生錯(cuò)誤，憑證應(yīng)當(dāng)重新填制，如果已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，應(yīng)當(dāng)采用紅字沖削法或補(bǔ)充登記法。會計(jì)賬簿記錄發(fā)生錯(cuò)誤，不準(zhǔn)涂改、挖補(bǔ)、刮擦、描寫或用藥水消除字跡，不準(zhǔn)更換賬頁重新抄寫。會計(jì)賬簿如果在填制的時(shí)候發(fā)生錯(cuò)誤應(yīng)當(dāng)用劃紅線更正，但必須使原有字跡仍可辨認(rèn)，會計(jì)憑證的更正在未記賬時(shí)可以隨意更改而不留痕跡，而系統(tǒng)操作員則可以將已記賬或已審核的憑證刪掉而不留痕跡，錯(cuò)誤的容易修改讓會計(jì)再不用對錯(cuò)誤持誠惶誠恐的態(tài)度，進(jìn)而導(dǎo)致錯(cuò)誤的發(fā)生率更高。

《企業(yè)之魂》軟件對報(bào)表系統(tǒng)的完善設(shè)計(jì)，讓很多報(bào)表都可以從賬簿中取數(shù)，甚至報(bào)表間也可以互相取數(shù)，一張報(bào)表的生成僅需要幾十秒甚至幾秒，對于報(bào)表的取數(shù)公式，只有最初設(shè)立的人員清楚，在崗位輪換后，新接手的會計(jì)人員懶于再探究報(bào)表的每個(gè)數(shù)字的由來，進(jìn)而探究報(bào)表中數(shù)字的真正用途，即使數(shù)據(jù)處理中發(fā)生了錯(cuò)誤，也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，而寄希望于報(bào)表勾稽關(guān)系的檢查，一旦勾稽關(guān)系疏于設(shè)置難以全部設(shè)置，就只能等報(bào)表審驗(yàn)時(shí)才能發(fā)現(xiàn)。

三、電算化內(nèi)部控制的高級要求

在手工會計(jì)核算時(shí)，一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限人員的審批，從原始憑證的審核、記賬憑證的審核到登記入賬以及賬賬相對等一系列的審核，一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要經(jīng)過不同會計(jì)人員的多次登記，在登記入賬的時(shí)候?qū)I(yè)務(wù)又進(jìn)行了再次復(fù)核，核算中的一些錯(cuò)誤能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，而現(xiàn)在會計(jì)電算化工作流程是從原始憑證→授權(quán)批準(zhǔn)→財(cái)務(wù)審核→對合格憑證進(jìn)行憑證輸入（制單）→電算審核→計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理→賬表輸出。手工會計(jì)處理方式條件下,企業(yè)依據(jù)不相容職務(wù)相分離這一基本原則,建立各種會計(jì)崗位與機(jī)構(gòu),制定各級財(cái)務(wù)制度與職責(zé),不同人員限制在各自特定的業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi),各級主管依制度實(shí)行嚴(yán)密監(jiān)督。而且企業(yè)通過對會計(jì)業(yè)務(wù)的多重反映或者相互稽核關(guān)系進(jìn)行控制，企業(yè)通過核對記錄可以追溯到任何一個(gè)環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的問題。未經(jīng)授權(quán),任何人員都難以操縱全部會計(jì)環(huán)節(jié)或獲取全部會計(jì)資料,由此形成了手工條件下會計(jì)系統(tǒng)組織制度上的內(nèi)部牽制網(wǎng)。在電算化條件下,會計(jì)信息系統(tǒng)是按計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)組織起來的,除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會計(jì)人員操作外,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、會計(jì)報(bào)表的生成和查詢等工作都可以通過計(jì)算機(jī)完成,這種數(shù)據(jù)處理的集中性使得傳統(tǒng)組織控制功能減弱。同時(shí),會計(jì)信息系統(tǒng)中不區(qū)分總賬和明細(xì)賬、日記賬,這雖然使數(shù)據(jù)處理流程大為簡捷,但也使賬簿間的相互控制不復(fù)存在,使賬證核對、賬賬核對失去作用。因此手工條件下行之有效的內(nèi)部牽制網(wǎng),在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用,會計(jì)電算化內(nèi)部控制出現(xiàn)了很多新問題,表現(xiàn)為:

1.數(shù)據(jù)處理方式變化帶來的問題：（1）因數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng)而導(dǎo)致的控制問題。一旦憑證輸入者出現(xiàn)輸入錯(cuò)誤或處理業(yè)務(wù)不正確，將會引發(fā)明細(xì)賬、總賬乃至?xí)?jì)報(bào)表等一系列連鎖錯(cuò)誤。（2）責(zé)任高度集中于電算化軟件系統(tǒng),企業(yè)面臨巨大的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)問題。一旦系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非法修改、拷貝或是系統(tǒng)程序控制失效,就會影響系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性,嚴(yán)重的可能會導(dǎo)致系統(tǒng)的崩潰,給企業(yè)造成不可估量的損失。（3）一些職責(zé)的高度集中違背了不相容職務(wù)分離和授權(quán)、批準(zhǔn)控制的原則，軟件設(shè)計(jì)賦予系統(tǒng)管理員所有的職權(quán)，而系統(tǒng)管理員又可以設(shè)置其他會計(jì)人員的權(quán)限。由于數(shù)據(jù)處理集中進(jìn)行,導(dǎo)致職責(zé)合并嚴(yán)重,會計(jì)人員大大減少,從而使一些不相容職務(wù)得不到分離,如有些會計(jì)人員既從事數(shù)據(jù)的輸入、輸出工作,又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報(bào)送,這增加了他們在未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)的情況下直接對使用中的數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行修改等操作的可能性,從而使會計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和安全性受到威脅。

2.會計(jì)信息磁性化帶來的問題：手工條件下,會計(jì)數(shù)據(jù)和信息記錄在紙介質(zhì)的單、證、賬、表上,修改困難,修改會留有明顯痕跡,從而便于查證、控制。而在電算化條件下,會計(jì)電算的資料如證、賬、表都是通過計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)完成的,資料的表現(xiàn)形式主要是打印的賬表和存儲在計(jì)算機(jī)軟硬盤和其他存儲介質(zhì)中的會計(jì)數(shù)據(jù),這些存放在磁性介質(zhì)中的會計(jì)檔案,可以方便地被不留痕跡地加以修改,很容易遭到損壞和破壞,影響會計(jì)信息的真實(shí)可靠性。

3.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展帶來的問題網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展及其在財(cái)務(wù)工作中的進(jìn)一步應(yīng)用帶來了層出不窮的新問題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開放性和動態(tài)性的特點(diǎn),這給會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來了許多新問題,如大量會計(jì)信息通過網(wǎng)絡(luò)通信線路傳輸,有可能被非法攔截,竊取甚至篡改;網(wǎng)絡(luò)會計(jì)信息系統(tǒng)遭受“病毒”入侵或“黑客”攻擊的可能性更大。這些問題給煤炭企業(yè)帶來了內(nèi)部控制的新挑戰(zhàn)。

四、會計(jì)電算化審核的滯后

實(shí)行會計(jì)電算化后，業(yè)務(wù)的處理都以電腦為載體，某些人員往往既從事數(shù)據(jù)的輸入，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出，此外，由于電腦中原始數(shù)據(jù)是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計(jì)算機(jī)的，但實(shí)行會計(jì)電算化后放松了人工審核審批這項(xiàng)基礎(chǔ)工作，許多審批環(huán)節(jié)被省缺了，從而加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，如果一但出現(xiàn)一個(gè)人的輸入失誤或處理業(yè)務(wù)不正確，就會出現(xiàn)多米諾骨牌式的錯(cuò)誤。這些錯(cuò)誤由于沒有多名會計(jì)人員的手工記賬，無法在記賬的時(shí)候和對賬過程中發(fā)現(xiàn)，電腦在自動記賬后，又自動生成會計(jì)報(bào)表，只有在檢查勾稽關(guān)系的時(shí)候，有些錯(cuò)誤才能發(fā)現(xiàn)，這些錯(cuò)誤因?yàn)楫?dāng)月利潤已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)或時(shí)間的緊迫，只能放到下月調(diào)整，而有些錯(cuò)誤則一直到有外部審計(jì)才能發(fā)現(xiàn)，此時(shí)只能用追溯調(diào)整糾正。

實(shí)行會計(jì)電算化后，針對會計(jì)審核的滯后性，必須建立嚴(yán)格的內(nèi)控制度?；镜膬?nèi)控制度應(yīng)該包括會計(jì)人員權(quán)限的合理設(shè)置，人員之間的明確分工，相互之間的配合與制約。手工作賬時(shí)要考慮不相容職務(wù)的分離、分設(shè)。同樣，在實(shí)行會計(jì)電算化以后，不相容職務(wù)也不能由一個(gè)人承擔(dān)，應(yīng)根據(jù)每個(gè)人的工作內(nèi)容賦予相應(yīng)的權(quán)限?！镀髽I(yè)之魂》軟件在設(shè)計(jì)的時(shí)候已設(shè)置系統(tǒng)管理員和普通會計(jì)核算人員、出納、財(cái)務(wù)主管等崗位，但實(shí)際工作中系統(tǒng)管理員和數(shù)據(jù)管理員、甚至復(fù)核人員都同屬一人，系統(tǒng)管理員身兼數(shù)職又權(quán)限集中，但難以對所有的會計(jì)事項(xiàng)都及時(shí)監(jiān)督，導(dǎo)致許多會計(jì)事項(xiàng)的審核滯后，此時(shí)就需要財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人甚至內(nèi)部審計(jì)人員及時(shí)的對系統(tǒng)管理員的工作再進(jìn)行復(fù)核。

五、會計(jì)軟件的及時(shí)升級

雖然西山煤電集團(tuán)所用《企業(yè)之魂》軟件經(jīng)過將近10年的不斷摸索更新，已經(jīng)能很好的服務(wù)于煤炭企業(yè)的會計(jì)管理，但在實(shí)際運(yùn)行中仍然會遇到一些意想不到的新問題。軟件程序?qū)σ恍?jì)處理事項(xiàng)的不正確不能及時(shí)提示或警告，對偏離財(cái)務(wù)預(yù)算的支出無法控制。盡管《企業(yè)之魂》軟件已經(jīng)開發(fā)并投入使用如工資管理、固定資產(chǎn)、物資管理、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理和辦公自動化會計(jì)等模塊，因涉及到不同單位之間的物品管理，無法與財(cái)務(wù)軟件實(shí)行真正并網(wǎng)使用，財(cái)務(wù)管理人員無法直接獲取所需數(shù)據(jù)并對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析管理。系統(tǒng)中對已經(jīng)輸入的會計(jì)憑證修改和系統(tǒng)管理員的一些刪除修改痕跡，系統(tǒng)不制止，而是不留改正痕跡，賬簿也不像手工記賬，沒有登記修改痕跡等。有時(shí)在業(yè)務(wù)操作的關(guān)鍵時(shí)刻，計(jì)算機(jī)突然以待機(jī)、死機(jī)等手段磨蹭和抵抗，甚至計(jì)算機(jī)突然提示“執(zhí)行了非法操作，即將關(guān)閉”等信息，使辛辛苦苦的勞動一瞬間化為烏有。盡管林木森公司留有軟件維護(hù)人員，但等到軟件維護(hù)人員來處理問題，已嚴(yán)重影響了會計(jì)工作的速度。這些問題也急需會計(jì)軟件能與時(shí)俱進(jìn)，跟上實(shí)際工作的步伐及時(shí)更新?lián)Q代。

以上這些問題是在全面實(shí)行會計(jì)電算化進(jìn)程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時(shí)解決的問題，做好了以上工作，我們有理由相信煤炭企業(yè)會計(jì)電算化的管理工作也一定會更出色，我們的工作也將會有條不紊，會計(jì)電算化事業(yè)也將會蒸蒸日上，它必然會促進(jìn)山西焦煤集團(tuán)會計(jì)電算化向更深層次發(fā)展，最大程度地提高會計(jì)工作水平和會計(jì)信息的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

1.西山煤電集團(tuán)公司會計(jì)核算辦法.

2.注冊會計(jì)師考試教材.

3.企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則講解.

（作者單位：山西焦煤集團(tuán)公司東曲礦財(cái)務(wù)科 山西古交 030200）

（責(zé)編：賈偉）