淺析如何加強(qiáng)高校原始憑證的審核工作

翟政蓮

摘 要：高校原始憑證的審核工作是高校財(cái)務(wù)的基礎(chǔ)性工作，高校每處理一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都離不開原始憑證，原始憑證作為會(huì)計(jì)信息的基本信息源，其合法性、真實(shí)性、合理性、完整性、正確性、及時(shí)性對高校會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量具有至關(guān)重要的影響。如果原始憑證失真，就不能正確地反映學(xué)校各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際情況，那么，會(huì)計(jì)人員據(jù)此作出的會(huì)計(jì)報(bào)表就有可能不真實(shí)，進(jìn)而影響學(xué)校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策，甚至資產(chǎn)的流失。因此，作為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)性工作的原始憑證的審核就顯得尤為重要。文章首先闡述了原始憑證的概念及財(cái)會(huì)人員審核的法律依據(jù)，然后強(qiáng)調(diào)了原始憑證的審核應(yīng)從原始憑證的合法性、真實(shí)性、合理性、完整性、正確性、及時(shí)性入手進(jìn)行審核，最后提出了加強(qiáng)原始憑證審核的有效措施。

關(guān)鍵詞：高校 原始憑證 審核

中圖分類號(hào):G475 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914（2011）06-107-02

一、原始憑證的概念及審核依據(jù)

原始憑證也叫單據(jù)，分為自制原始憑證和外來原始憑證兩種。它是用來反映和記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的書面證明，其是否合格、有效是財(cái)會(huì)人員審核的關(guān)鍵，同時(shí)也是明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，并作為財(cái)會(huì)人員付款和編制記賬憑證的依據(jù)。在實(shí)際工作中，盡管我們做了大量努力，但是不合格的原始憑證還是屢見不鮮，其主要原因是人們對于報(bào)銷的原始憑證如何符合會(huì)計(jì)核算工作的要求缺乏了解，為了維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律和確保會(huì)計(jì)報(bào)表的質(zhì)量，財(cái)會(huì)人員必須對原始憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核。這點(diǎn)在《會(huì)計(jì)法》及《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中都作了詳細(xì)的說明?！稌?huì)計(jì)法》第十四條規(guī)定：“會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員必須按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定對原始憑證進(jìn)行審核，對不真實(shí)、不合法的原始憑證有權(quán)不予受理，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告，對記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定更正補(bǔ)充?！绷頁?jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第七十五條規(guī)定：“會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)對原始憑證進(jìn)行審核和監(jiān)督，對不真實(shí)、不合法的原始憑證不予受理。對弄虛作假、嚴(yán)重違法的原始憑證，在不予受理的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)予以扣留，并及時(shí)向單位領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告，請求查明原因，追究當(dāng)事人的責(zé)任。對記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，要求經(jīng)辦人員更正、補(bǔ)充。”

二、高校原始憑證的審核

1.審核原始憑證的合法性。目前我國普遍使用的票據(jù)主要分為兩大類。一類是國家行政事業(yè)單位及機(jī)關(guān)團(tuán)體為履行或代行政府職能，依據(jù)國家規(guī)定向有關(guān)單位和個(gè)人收取的各種基金、規(guī)費(fèi)或行政事業(yè)單位之間發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來時(shí)開具的憑證，通常把它稱為非商業(yè)票據(jù)，又稱財(cái)政票據(jù)，由省以上財(cái)政部門監(jiān)制；另一類是由稅務(wù)部門監(jiān)制的商業(yè)票據(jù)，又稱發(fā)票。發(fā)票按屬性又可分為特種發(fā)票和普通發(fā)票兩種，日常報(bào)銷發(fā)票以普通發(fā)票為多。普通發(fā)票按版式分為手寫版、電腦版、卷筒式三種，目前各個(gè)大型超市采用的是卷筒式發(fā)票，除超市外，一些電器及大型辦公用品商店大多采用的是電腦版發(fā)票，手寫版的發(fā)票主要是一些小商店采用。其中手寫版普通發(fā)票分填開式普通發(fā)票和剪裁式普通發(fā)票兩種。通常情況下普通發(fā)票具有以下特征：國稅監(jiān)制的發(fā)票是橢圓形專用章，地稅監(jiān)制的發(fā)票是圓形專用章。普通發(fā)票的發(fā)票聯(lián)采用專用水印紙印制，肉眼可見清晰的菱形水印圖案，中間標(biāo)有“SW”，對著光線可見水印圖案呈透明狀，發(fā)票監(jiān)制章和發(fā)票字軌號(hào)碼采用有色熒光油墨套印，印色為大紅色，用紫外線燈照射有橘紅色反應(yīng)。如果肉眼辨別不清，我們可以從網(wǎng)上登錄國家及地方稅務(wù)局發(fā)票查詢系統(tǒng)，輸入收款單位的名稱、稅號(hào)及密碼，即可查到該發(fā)票是否真假。凡是偽造票據(jù)一律不能報(bào)銷。在實(shí)際工作中，還會(huì)碰到以下情況：發(fā)票本身是真的，但發(fā)票上所蓋的章和出票單位的公章不是同一單位，類似這種情況也不準(zhǔn)報(bào)銷；有些單據(jù)雖然符合有關(guān)票據(jù)法條件，但稅務(wù)和財(cái)政部門已經(jīng)年檢并宣布作廢的票據(jù)仍然不能作為報(bào)銷憑證；另外在審核時(shí)還要注意經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，與之相適應(yīng)的原始憑證也不同。如高校所使用的收款收據(jù)分為內(nèi)部收據(jù)、外部收據(jù)、收費(fèi)收據(jù)三種，內(nèi)部收據(jù)主要在收回職工借款時(shí)使用，外部收據(jù)主要在本單位接收外部捐贈(zèng)、代收學(xué)生書款及舉辦會(huì)議時(shí)使用，收費(fèi)收據(jù)主要用于學(xué)生公共英語考務(wù)費(fèi)、計(jì)算機(jī)等級考試費(fèi)及學(xué)生學(xué)費(fèi)的收取等，三者不可取代，各有各的具體用途。也不能用非稅收入繳款書代替行政事業(yè)性收費(fèi)收據(jù)。

2.審核原始憑證內(nèi)容的真實(shí)性。原始憑證作為會(huì)計(jì)信息的基本信息源，其真實(shí)性對會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量具有至關(guān)重要的影響。除電腦稅控發(fā)票外，一張真實(shí)的原始憑證一般是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)一次寫成，字跡清晰、流暢，其筆跡與復(fù)寫顏色深淺、濃淡相同，審批手續(xù)齊全。在實(shí)際工作中，這在很大程度上要取決于會(huì)計(jì)人員的職業(yè)判斷力。原始憑證其真實(shí)性的審核包括憑證日期是否真實(shí)、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否真實(shí)、數(shù)據(jù)是否真實(shí)等。

對于外來原始憑證，必須具備原始憑證的基本要素，例如，貨物銷售發(fā)票，如果是在超市之外的商店購買，除要寫清日期、品名及項(xiàng)目、數(shù)量、單價(jià)、金額外，還必須要有填制單位的公章和填制人員的簽名；較大金額的發(fā)票，要有附件清單及其詳細(xì)說明；如果商品是從大型超市購買的，卷筒發(fā)票上顯示的也應(yīng)該是每件商品的具體單價(jià)、數(shù)量與金額，如果經(jīng)辦人報(bào)銷的原始發(fā)票上只有“辦公用品”或“食品”等字樣，則說明該發(fā)票已經(jīng)被換過，內(nèi)容肯定有假；除了稅控發(fā)票外，對每一張發(fā)票都要查看發(fā)票的正反兩面，如果發(fā)票背面局部無復(fù)寫的痕跡，或者發(fā)票根本不是復(fù)寫的，而是純粹用鋼筆或圓珠筆直接填寫的，或者說發(fā)票背面雖然有復(fù)寫痕跡但填寫的字跡有不正常的移位等，就有可能存在問題或者根本就不是一次性套寫的發(fā)票，而是撕下發(fā)票聯(lián)由取得發(fā)票人自己填寫的，通常這種做法是先在發(fā)票上下各墊一張白紙和復(fù)寫紙，然后再用碳素筆和圓珠筆填寫自己想要的數(shù)字和項(xiàng)目，那么對于這類情況一律不準(zhǔn)報(bào)銷；另外還要查看開出發(fā)票的單位與其所記載的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容、經(jīng)營范圍是否張冠李戴，如文化用品專賣店的發(fā)票內(nèi)容不能寫成住宿費(fèi)、實(shí)習(xí)費(fèi)、招待費(fèi)等。

對于自制原始憑證，不同的項(xiàng)目有不同的填制要求：一是外聘教師代課費(fèi)、臨時(shí)工工資、學(xué)生勤工儉學(xué)補(bǔ)助、獎(jiǎng)學(xué)金等項(xiàng)目的發(fā)放，雖然各個(gè)學(xué)校都有自己具體的規(guī)定，但所有的表格都應(yīng)該有一個(gè)共同點(diǎn)：寫明姓名、數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)、金額和領(lǐng)取人簽字，除非有特殊情況，一般不能由他人代簽領(lǐng)款，同時(shí)還要有制表人姓名、部門負(fù)責(zé)人、主管院長及財(cái)務(wù)處長審批簽字并加蓋經(jīng)辦單位公章方可；二是對于報(bào)銷學(xué)生實(shí)習(xí)及參加社會(huì)實(shí)踐（三下鄉(xiāng)）的經(jīng)費(fèi)，要看有無附上參加實(shí)習(xí)及社會(huì)實(shí)踐學(xué)生的名單、實(shí)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)習(xí)計(jì)劃時(shí)間表和來往的車票金額，以及教務(wù)處長和系領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字；三是職工因公借款而填寫的借款單，應(yīng)查看借款的日期、借款人姓名、事由、大小寫金額和同意借款的有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字等內(nèi)容；職工報(bào)銷去外地出差的單據(jù)，還要注明出差地點(diǎn)、途經(jīng)路線及來往時(shí)間。因出差涉及到出差補(bǔ)助問題，所以，會(huì)計(jì)人員在審核差旅費(fèi)時(shí)，一定要看清出差人員出差的來往日期和報(bào)銷單上填寫的日期是否一致；另外，對于出差人員遺失的火車票、飛機(jī)票等原始憑證，應(yīng)由當(dāng)事人寫明出差時(shí)間、起訖地點(diǎn)、金額和提供能證明此人出差的有關(guān)依據(jù)，并由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)處長批準(zhǔn)后才能代作原始憑證入賬；四是計(jì)提在職職工福利基金、修購基金、工會(huì)經(jīng)費(fèi)等要附有計(jì)提依據(jù)，計(jì)提依據(jù)由財(cái)務(wù)人員根據(jù)有關(guān)賬務(wù)數(shù)字計(jì)提，計(jì)提表一定要有領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)處長簽字方可，否則，出現(xiàn)問題會(huì)造成復(fù)查困難，不易糾正差錯(cuò)。

3.審核原始憑證的合理性。審核原始憑證的合理性就是審核所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合厲行節(jié)約、反對浪費(fèi)、有利于提高經(jīng)濟(jì)效益的原則，有否違反單位的其他一些規(guī)定現(xiàn)象。各高校在購買辦公用品及各種設(shè)備時(shí)，原則上應(yīng)該就近不就遠(yuǎn)，不能舍近求遠(yuǎn)；對數(shù)量及金額較大的發(fā)票，要了解其與市場行情是否存在較大偏差，對那些質(zhì)次、價(jià)高的商品，在沒有搞清原因的基礎(chǔ)上，一般不予報(bào)銷；出差人員報(bào)銷差旅費(fèi)時(shí)要注意其住宿費(fèi)及交通費(fèi)的報(bào)銷比例、標(biāo)準(zhǔn)、范圍。出差人員的交通費(fèi)、住宿費(fèi)對不同的級別都有限額，在會(huì)計(jì)處理時(shí)就只能按財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度在規(guī)定的比例、范圍、標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)給予報(bào)銷，超支部分由當(dāng)事人自行承擔(dān)；購買教學(xué)儀器設(shè)備或需政府統(tǒng)一采購的物品項(xiàng)目，既使原始憑證的真實(shí)性、完整性已經(jīng)確定，也要審核該經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合采購工作程序的規(guī)定，看有無超計(jì)劃、超預(yù)算情況，是否按照單位規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，以及有無相關(guān)的批準(zhǔn)購買證明等；為確保學(xué)校固定資產(chǎn)保值、增值，在報(bào)銷票據(jù)時(shí)只要存在屬于固定資產(chǎn)范圍的，都必須在學(xué)院資產(chǎn)管理處辦理入庫手續(xù)后，方可辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)；對于涉及房屋建筑物及設(shè)備安裝的維修單據(jù)，在報(bào)銷時(shí)還要附加工程定額計(jì)價(jià)預(yù)決算書、合同書以及監(jiān)察審計(jì)室在基建、修繕等工程項(xiàng)目結(jié)算審簽表上的簽審意見和金額方可有效。

4.審核原始憑證的完整性與正確性。審核原始憑證的完整性是指審核原始憑證各項(xiàng)基本要素是否齊全，即應(yīng)該填寫的項(xiàng)目要逐項(xiàng)填寫，不可遺漏。年、月、日要按照填制原始憑證的實(shí)際日期填寫；項(xiàng)目名稱要寫全，不能簡化；用途要寫明確；有關(guān)人員的簽章必須齊全。審核原始憑證的正確性即審核原始憑證各項(xiàng)金額的計(jì)算及填寫是否清楚、正確；數(shù)量、單價(jià)、金額、合計(jì)數(shù)等是否無差錯(cuò)；大小寫金額是否相等，大寫金額一律以漢字零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億為準(zhǔn)，不得以0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十來代替，不得任意運(yùn)用自造簡化字，尤其要注意“佰”和“萬”的大寫；小寫阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)當(dāng)一個(gè)一個(gè)地寫，不得連筆；小寫數(shù)字前要有人民幣符號(hào)，幣種符號(hào)與數(shù)字之間不得留有空白；以“元”或“角”結(jié)尾應(yīng)當(dāng)寫“整”字，以“分”結(jié)尾不能寫“整”字；票據(jù)上大小寫金額不一致的，應(yīng)以大寫金額為準(zhǔn)；對大小寫缺項(xiàng)的，應(yīng)退回予以補(bǔ)齊。

5.審核原始憑證的時(shí)效性。任何經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)信息都有時(shí)效性。但在實(shí)際工作中，常常出現(xiàn)過時(shí)的原始憑證，甚至有些職工把幾年前的原始憑證拿到財(cái)務(wù)處報(bào)銷。這不但嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)工作的信息質(zhì)量，而且一旦出現(xiàn)問題，由于時(shí)間久遠(yuǎn)也不便查找責(zé)任。因此，各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得的原始憑證，必須及時(shí)送交財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。各單位財(cái)務(wù)部門要針對原始憑證的時(shí)效性制定相應(yīng)的內(nèi)部制度予以牽制，否則，一律不準(zhǔn)報(bào)銷。

三、加強(qiáng)高校原始憑證審核的有效途徑

1.實(shí)行逆向?qū)徍?。目前，各高校職工?bào)銷的原始憑證，大部分是先由單位領(lǐng)導(dǎo)簽批，然后是財(cái)務(wù)處長或會(huì)計(jì)主管審批，最后才由財(cái)會(huì)人員制單、審核、付款、記賬。筆者認(rèn)為這種審核程序弊大利小。其原因是：如果按上述程序執(zhí)行，原始憑證是最后到達(dá)財(cái)會(huì)人員手中的，這時(shí)，會(huì)計(jì)人員在審核原始憑證時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)原始憑證不符合規(guī)定，要想退回去，就會(huì)增加與許多人之間的矛盾，從而給工作增加了難度。因?yàn)檫@時(shí)發(fā)票已經(jīng)有了經(jīng)手人和領(lǐng)導(dǎo)簽字，退回去吧，報(bào)銷人會(huì)認(rèn)為你是在故意為難他（她），領(lǐng)導(dǎo)都簽字了，你一個(gè)小會(huì)計(jì)憑什么不給我報(bào)銷？領(lǐng)導(dǎo)則認(rèn)為是你不給他面子，尤其是來報(bào)銷的人員本身就是領(lǐng)導(dǎo)時(shí)更加難辦；不退回去吧，又覺得有悖于財(cái)務(wù)制度，因而會(huì)計(jì)人員在其崗位上往往處于進(jìn)退維谷的尷尬境地，常常是“人在江湖，身不由己”。但是，會(huì)計(jì)人員吃的就是這碗飯，你不干自然有人干，無奈只得違心執(zhí)行。為此，我們建議：所有原始支出憑證，都應(yīng)該先由財(cái)會(huì)人員根據(jù)有關(guān)規(guī)定要求先審核，核準(zhǔn)發(fā)票的真實(shí)性及合法性，假如審核后，票據(jù)符合報(bào)銷管理制度，那么再由財(cái)務(wù)處長和單位領(lǐng)導(dǎo)簽批，最后再到財(cái)會(huì)人員處付款，實(shí)行逆向?qū)徍?。這樣會(huì)計(jì)監(jiān)督就由“事后監(jiān)督”變?yōu)椤笆虑氨O(jiān)督”，一方面能防止違規(guī)票據(jù)入賬，杜絕一部分人利用領(lǐng)導(dǎo)不懂財(cái)務(wù)這一弱點(diǎn)拿假發(fā)票及白條蒙混過關(guān)，幫助領(lǐng)導(dǎo)簽批把好第一道關(guān)口，更好地規(guī)范財(cái)務(wù)工作；另一方面也調(diào)動(dòng)了財(cái)會(huì)人員依法理財(cái)?shù)姆e極性，增強(qiáng)財(cái)會(huì)人員的責(zé)任感。

2.普及《會(huì)計(jì)法》知識(shí)。要杜絕不真實(shí)、不合理、不合法的原始憑證，會(huì)計(jì)人員不僅要帶頭認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹實(shí)施《會(huì)計(jì)法》，各高校還應(yīng)該定期組織其他教職員工學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)法》，做到從會(huì)計(jì)工作的源頭抓起，明確各相關(guān)人員（持票人）對會(huì)計(jì)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，“原始憑證”就好比蓋房子所需的“磚塊”，磚質(zhì)量的好壞決定房子質(zhì)量的高低。真實(shí)、可靠的會(huì)計(jì)信息才能如實(shí)反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，才能為領(lǐng)導(dǎo)提供正確的決策依據(jù)。

3.提高財(cái)會(huì)人員的業(yè)務(wù)能力和自身的綜合素質(zhì)。原始憑證的審核是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作，工作中的許多問題往往也通過原始憑證的審核被發(fā)現(xiàn)出來，可以這樣說，會(huì)計(jì)審核人員在單位起著“關(guān)卡”和“哨兵”的作用，要做好原始憑證的審核工作，確保國家資金投入合理、合規(guī)、合法，就要求會(huì)計(jì)人員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟悉國家的有關(guān)法律、法規(guī)，如《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國票據(jù)法》《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》《事業(yè)單位會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》以及本單位的規(guī)章制度、合同、預(yù)算、計(jì)劃等的規(guī)定，并定期參加上級財(cái)政部門組織的會(huì)計(jì)人員繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，不斷適應(yīng)新的情況和新形勢，及時(shí)更新知識(shí)，經(jīng)?？偨Y(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，逐步提高自己的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。只有這樣，在日常工作中才能及時(shí)確定原始憑證的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、合法、合理，從而更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督的作用。

4.加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員的服務(wù)意識(shí)。高校財(cái)務(wù)部門所面對的主體是廣大師生員工，審核崗位作為財(cái)務(wù)部門對外服務(wù)的窗口，一定要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，要用好廣大教職工所賦予的權(quán)力，既要“熱情、高效”，又要“細(xì)致、準(zhǔn)確”，只有這樣才能提高工作質(zhì)量和效益。

5.加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員的廉潔自律意識(shí)。廉潔自律是會(huì)計(jì)人員最起碼的職業(yè)道德。廉潔自律即要求會(huì)計(jì)從業(yè)人員樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，堅(jiān)持原則，抵制各種誘惑，要淡泊名利，甘于清貧，耐得住寂寞，用高度的責(zé)任感和對人民負(fù)責(zé)的精神，把好經(jīng)費(fèi)運(yùn)用關(guān)，做到常在河邊走，就是不濕鞋。

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（作者單位：山西財(cái)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)處 山西太原 030000）

（責(zé)編：賈偉）