高校人事檔案信息化建設的思考

王鸝

摘 要：在當前我國高校人事制度改革的形勢下，人事檔案信息化管理作為對傳統(tǒng)人事檔案管理模式的改革和創(chuàng)新，已經成為一種必然趨勢。如何適應社會人事制度變革和社會文明進步的要求，根據(jù)變化了的情況及時調整自己的工作內容和工作方法，這是當前高校人事檔案工作改革的重要方向。在信息量不斷增長的現(xiàn)在，怎樣通過先進的管理方式才能高效、超前、迅速的為高校教學、管理和各項工作提供優(yōu)質服務，這必然給高校檔案工作提出了更高的要求。

關鍵詞：高校 人事檔案 信息化

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2011）06-104-02

隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，高校建設步伐的迅速加快，對人才的需求和利用日益擴大，人員的流動也不斷增加，檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多，加強信息化管理，已經成為高校人事檔案管理的一個主要趨勢和途徑。

一、人事檔案信息化建設的基本內容

人事檔案管理就是將人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

高校人事檔案是高校管理的信息支撐之一，是學校內部管理體制改革、教學、科研、人力資源開發(fā)利用等方面的重要依據(jù)，是重要的信息庫。同時高校人事檔案的管理水平直接關系到高校的發(fā)展，因此檔案主管部門、檔案工作人員都應該提高認識，立足于為人事工作服務、為人事決策服務、為建設高素質的干部隊伍服務。高校人事檔案信息化建設主要是指高校在開展人事檔案管理和建設工作中檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化和向社會提供服務為重心的轉變、不斷提高管理效率和服務水平的過程。其主要內容包括：

1.重要檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡化。在高校中教職工人事檔案記載的信息，是與教職工的切身利益密切相關的信息，具有證據(jù)性與法律性。在職工的工作履歷、職稱評聘、工資晉升、干部考核以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的證據(jù)和參考作用。因此，它的使用頻率特別高，很需要信息化建設。

2.檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。在高校實際工作中，由于受到時效性強、傳達范圍廣、地域制約等因素影響，往往會大量使用電子文件檔案，也需要信息化建設，并且需要加強科學利用和管理，從而做到信息共享以及保密和安全。

3.現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫化。高校一般都有幾十年甚至上百年的發(fā)展史，人事變動大而且復雜，現(xiàn)存的檔案材料不僅數(shù)量龐大、占據(jù)空間大，同時也極不方便管理和使用，這就更需要加快信息化建設，將其逐漸轉化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范，這對個人的工作和職位評定以及發(fā)展有著重要的作用，從而使信息資源得到充分的利用。

二、高校人事檔案信息化建設中的主要問題

自第四次全國干部檔案工作會議和干部人事檔案審核工作以來，各地、各部門的人事檔案工作在制度建設、內容的規(guī)范和完整以及鑒別等方面都取得了突破性的進展，然而許多高校仍存在一些帶有普遍性且不容忽視的問題，目前我國一些高校人事檔案管理方面的問題主要有：

1.檔案材料不全，內容失真。真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料，有的內容前后不符，如時間方面，出生年、月、公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。對這些情況，人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，給檔案的利用帶來困難。一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致內容不全。

2.管理傳統(tǒng)，效率低下?，F(xiàn)階段高校人事檔案的提供、利用還是以實體檔案為主。檔案用紙一直承襲傳統(tǒng)的16K規(guī)格與目前國際標準公文用紙A4規(guī)格存在差異，給人事檔案的裝訂帶來大量的剪裁和折疊工作，降低了工作效率。管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統(tǒng)的管理辦法。由于各項制度不健全，檔案人員對檔案材料收集重視不夠，產生了失真材料。過去高校長期未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，致使人事檔案長時間沒有收集整理。材料方面，有的人事部門也沒有審查、核實、嚴格把關，對送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現(xiàn)了失實甚至虛假的內容。隨著人事代理制度的逐步推行，個別部門由于自身利益拘于傳統(tǒng)模式，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。

3.利用范圍狹窄，適應性較差。目前各高校都采用自行開發(fā)研制的人事檔案管理軟件，僅在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案轉遞等日常管理中的幾個壞節(jié)實現(xiàn)計算機管理，信息存儲量窄，功能小操作繁瑣，信息的統(tǒng)計和綜合分析過于復雜，信息化程度不高，難以適應現(xiàn)代信息化和檔案管理網(wǎng)絡化的發(fā)展。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關、國有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經濟體制改革的深入，非公有制經濟的迅速發(fā)展，非公有制經濟組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，大量的本?？飘厴I(yè)生要流向市場，流向私人企業(yè)和外資企業(yè)。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。

三、高校人事檔案信息化建設的對策和措施

1.加大投入，建立人事檔案網(wǎng)絡化管理體系。全國絕大多數(shù)高?；旧隙家堰_到現(xiàn)代高科技程度，都已實現(xiàn)計算機作業(yè)，并且都建立了校園網(wǎng)，設有專人管理，這些為人事檔案信息化建設提供了極為關鍵的物質基礎，為人事信息資源區(qū)域性的服務提供了廣闊的共享平臺。因此，在人事檔案信息化建設中，一是要加大資金投入。有條件的單位應配全檔案所需的設備設施，提高檔案信息資源開發(fā)利用的進度。二是加大科技開發(fā)人員的投入，加強人事檔案數(shù)據(jù)庫的研究和開發(fā)。針對高校檔案管理技術相對落后的實際, 有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎設施，以加強檔案管理的技術裝備。

2.建立人事檔案網(wǎng)絡化管理體系，加強信息資源庫的建設，一要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，把人事檔案原始材料通過電子設備轉換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設備上，通過相應管理軟件或網(wǎng)絡對其進行管理、使用。二要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將人事檔案的日常管理通過計算機實現(xiàn)信息化管理。三是建設高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。

3.實施人事檔案的分級管理。在統(tǒng)一使用全國通用人事檔案管理軟件和人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建成的基礎上，根據(jù)人事檔案信息的安全性和保密性，對各種信息資料的密級進行嚴格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用部門、利用者不同的使用權限，利用者在被授予權限后擁有查看權，獲得相關信息，從而實現(xiàn)學校內部、學校之間、上級主管部門以及全國人事檔案信息資源的共享。

4.強化業(yè)務，提高檔案管理人能力。面對21世紀的檔案工作，為適應崗位發(fā)展的需要，在引進高素質人才充實到檔案管理部門的同時，檔案管理人員必須拓寬知識面，學習相關領域的知識，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業(yè)務培訓方面要繼續(xù)開展崗位培訓工作，把培訓的著力點放在提高檔案人員工作能力和工作技能上。同時，要加強檔案人員的政治思想教育和職業(yè)道德教育，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實實地做好檔案工作，為學校教學、科研和其他工作服務，使他們能夠適應新形勢下的新要求。使他們端正思想，擺正位置，增強服務意識，改變過去坐等上門的被動服務方式，積極主動地與各部門溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務，為高層決策服務。

檔案管理人員還要肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，形成人人關心檔案的局面。同時，加強教職工檔案意識的培養(yǎng)。檔案意識是人們對檔案及檔案工作這一客觀事實的主觀反映，也是對檔案的性質、構成和價值的認識。高校人事檔案是廣大干部教師和科研工作者智慧的結晶和聘用的依據(jù)。依一般的道理，在具備高深學問、追求民主與法制的廣大高校教職工中，檔案意識理應十分濃厚，然而實事并非如此，許多人認為人事檔案不過是人事部門記錄自己永遠看不到的材料而已，個人往往持“歸不歸檔無所謂”的態(tài)度，歸檔意識淡薄。因此，檔案管理部門要利用一切可利用的方法加強干部檔案宣傳，使各級領導、干部群眾正確認識人事檔案的特點、地位和作用"關心與參與檔案工作"自覺地收集材料，及時歸檔，促成檔案工作的良性發(fā)展。

5.深化改革，建立健全的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實；在材料的鑒別上，明確鑒別的內容，對材料進行有效的鑒別；在材料歸檔中，要做到分類準確，裝訂整齊；在遞轉檔案中，要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時，要明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。檔案管理人員還要積極主動地跟有關部門聯(lián)系，及時更新、補充檔案新材料。總之，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

6.資源共享，接受群眾監(jiān)督。隨著時代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。過去，人事檔案只有少數(shù)人看，供組織查證使用。其實，人事檔案內容分十大類排序，分別是：履歷、自傳、考核、專業(yè)、證明、黨團、錯誤、獎勵、工資和其他類，其實可以粗略分為兩大類分別管理，把專業(yè)部分抽出另裝袋，叫業(yè)務檔案，其余叫人事檔案。業(yè)務檔案中的內容是可以公開的，經整理加工后，就可以作為人力資源信息。人事檔案中的年度考核、黨團、獎勵等也可以公開。這樣，人事檔案就可以在作為資源共享的同時，接受群眾和輿論的監(jiān)督了。通過人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，通過微機終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實現(xiàn)個人信息微機檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務，更好地為單位各項事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

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4.秦建華.高校檔案管理工作探討.機電兵船檔案,2007（5）

（作者單位：湖北師范學院 湖北黃石 435002）

（責編：呂尚）