《檔案數(shù)字化規(guī)范》地方標(biāo)準(zhǔn)第一至四部分解讀

北京市檔案局信息化處

2010年12月29日，市質(zhì)監(jiān)局發(fā)布北京市地方標(biāo)準(zhǔn)公告2010年標(biāo)字第16號，由北京市檔案局起草的《檔案數(shù)字化規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）系列標(biāo)準(zhǔn)第一至四部分正式成為北京市地方標(biāo)準(zhǔn)，并于2011年4月1日起實(shí)施。

《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)是在深刻總結(jié)北京市檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)并廣泛吸取國家和兄弟省市有關(guān)檔案數(shù)字化先進(jìn)研究成果的基礎(chǔ)上，針對北京市檔案數(shù)字化的實(shí)際發(fā)展情況而制定的。這是我市第一批檔案信息化地方標(biāo)準(zhǔn)，該系列標(biāo)準(zhǔn)的出臺將進(jìn)一步規(guī)范和促進(jìn)北京市檔案數(shù)字化工作，對推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，保證檔案實(shí)體和信息安全具有重要意義。本文就實(shí)際工作中如何理解和執(zhí)行該系列標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行解讀。

一、制定《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)的背景

近年來，北京市的檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展很快，市和區(qū)縣檔案館以及絕大部分市屬單位都已開始大規(guī)模地開展館（室）藏檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，需要選擇加工方式，需要確定工作流程和工作環(huán)節(jié)，需要制定各種技術(shù)指標(biāo)，是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，必須用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)和依據(jù)。在《規(guī)范》第一至四部分出臺之前，北京市開展檔案數(shù)字化工作時(shí)可依據(jù)的僅有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31—2005）和《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 43—2009）兩個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但這兩個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)沒有覆蓋更多載體類型檔案，也沒有對檔案數(shù)字化成果的存儲和利用提出詳細(xì)規(guī)定，已然不能完全滿足北京市大力開展檔案數(shù)字化工作的需要。為了更好地適應(yīng)和促進(jìn)北京市檔案數(shù)字化建設(shè)事業(yè)的快速發(fā)展，由此，《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)便應(yīng)運(yùn)而生。

二、《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)的總體框架

（一）《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)的架構(gòu)

本次發(fā)布的《規(guī)范》第一至四部分只是《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)的前四部分，規(guī)劃中的《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)共分為八個(gè)部分，內(nèi)容覆蓋檔案數(shù)字化的各個(gè)方面：從橫向上來說，《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)包括紙質(zhì)、縮微膠片、照片、錄音和錄像五種載體檔案的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)；從縱向上來說，《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)則涵蓋了數(shù)字化加工、數(shù)字化成果的存儲和利用等檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，從而形成了一個(gè)相對完整的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系。

除了已發(fā)布的前四部分，規(guī)劃中的《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)的第五至八部分將在今后陸續(xù)推出。規(guī)劃中的《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)的整體架構(gòu)見圖1。

圖1：規(guī)劃中的《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)的架構(gòu)圖

（二）《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容及不同部分之間的關(guān)系

《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)的第一部分主要規(guī)定了檔案數(shù)字化工作的基本要求和基本流程，是《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)的“總綱”，其它部分都是建立在第一部分的基礎(chǔ)上的，它適用于各種載體檔案數(shù)字化的全過程。第二至六部分分別規(guī)定不同載體檔案數(shù)字化加工過程的工作環(huán)節(jié)和相應(yīng)的技術(shù)要求，其中每一部分適用于某種載體類型檔案的數(shù)字化加工環(huán)節(jié)。第七部分主要規(guī)定檔案數(shù)字化成果的存儲策略、方式和要求等。第八部分則主要規(guī)定檔案數(shù)字化成果利用的相關(guān)技術(shù)要求和管理要求等。

其中，第一部分、第七部分和第八部分就像是大學(xué)中的 “公共課”，不論哪個(gè)專業(yè)的學(xué)生都要學(xué)習(xí)，而第二至六部分就像是“專業(yè)課”，不同專業(yè)的學(xué)生選擇相應(yīng)的“專業(yè)課”進(jìn)行學(xué)習(xí)即可。在開展檔案（不論是何種載體）數(shù)字化工作時(shí)，在遵守第一、七、八部分（相當(dāng)于“公共課”）的基礎(chǔ)上，再根據(jù)檔案數(shù)字化的具體載體類型在第二至六部分中選擇相應(yīng)載體類型的那一部分（相當(dāng)于“專業(yè)課”），共同作為開展該載體類型檔案數(shù)字化工作時(shí)所要依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。

三、《規(guī)范》與檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系

要深入地理解和執(zhí)行《規(guī)范》，就要弄清《規(guī)范》與《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》這兩個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系。

（一）《規(guī)范》遵從于兩個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)是在充分遵從兩個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上制定的，在檔案數(shù)字化的總體原則、工作環(huán)節(jié)劃分、工作流程設(shè)計(jì)等主要問題上都與兩個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基本保持一致，而不與之相抵觸。

（二）《規(guī)范》涉及的內(nèi)容更全面

兩個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)僅涉及了紙質(zhì)和縮微膠片兩種載體檔案，而《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)則包含紙質(zhì)、縮微膠片、照片、錄音和錄像五種傳統(tǒng)載體檔案，涉及的內(nèi)容更加全面。

（三）《規(guī)范》的某些規(guī)定更詳細(xì)

在兩個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，檔案數(shù)字化成果的存儲和利用這兩方面的內(nèi)容都是作為標(biāo)準(zhǔn)的條款而提出來的，沒有更詳細(xì)的規(guī)定?！兑?guī)范》則將檔案數(shù)字化成果的存儲和利用分別以系列標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)部分的形式單獨(dú)制定標(biāo)準(zhǔn)，其規(guī)定更加詳細(xì)、具體。此外，《規(guī)范》還進(jìn)一步細(xì)化了檔案數(shù)字化加工過程中一些具體環(huán)節(jié)的操作要求。如《規(guī)范》第二部分的5.1條和5.2條分別對“確定掃描頁面范圍”和“編頁”提出了具體的要求，更利于檔案數(shù)字化操作人員在工作中準(zhǔn)確把握和利用標(biāo)準(zhǔn)。

四、如何使用《規(guī)范》

《規(guī)范》作為系列標(biāo)準(zhǔn)，其第一至四部分已經(jīng)出臺，那么應(yīng)該如何使用呢？

首先，應(yīng)該有針對性，即在檔案數(shù)字化工作中充當(dāng)不同角色的人員應(yīng)該有針對性地使用。對于檔案數(shù)字化建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)來說，只需要對檔案數(shù)字化有一個(gè)整體的認(rèn)識和了解，這樣他們一般只需要參閱《規(guī)范》的第一部分《總則》即可。而對于檔案數(shù)字化的管理人員和操作人員來說，則更需要明確檔案數(shù)字化加工流程中的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)和詳細(xì)的技術(shù)要求等具體細(xì)節(jié)，因此他們應(yīng)該更著重研究使用《規(guī)范》的第二、三、四部分。

其次，檔案數(shù)字化建設(shè)單位不僅在自主生產(chǎn)時(shí)要把《規(guī)范》作為開展檔案數(shù)字化工作的依據(jù)，而且當(dāng)采用外包生產(chǎn)方式時(shí)，也要在與外包商簽署的協(xié)議中明確“嚴(yán)格執(zhí)行《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)”這一事項(xiàng)，并在項(xiàng)目完成后按照《規(guī)范》規(guī)定的有關(guān)指標(biāo)進(jìn)行驗(yàn)收。

五、《規(guī)范》使用過程中的幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)

目前已出臺的《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)的第一至四部分中，除了第一部分《總則》外，其它三部分分別是關(guān)于紙質(zhì)、縮微膠片和照片檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)。在這三種載體檔案數(shù)字化加工過程中，有幾個(gè)特別需要注意的地方，如選擇掃描色彩模式、選擇分辨率、選擇檔案數(shù)字化文件的存儲格式等。這里就以開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工為例，對《規(guī)范》在使用中的幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)作一些簡要說明。

（一）選擇掃描色彩模式

《規(guī)范》第二部分7.3條明確了紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工常用的三種掃描色彩模式，具體包括黑白二值、灰度和彩色模式，但除了藍(lán)圖等特殊檔案外，一般不推薦采用灰度模式。對于大多數(shù)只有文字的紙質(zhì)檔案來說，一般采用黑白二值圖像模式掃描即可；當(dāng)采用黑白二值圖像模式不能充分反映檔案內(nèi)容信息時(shí)就直接用彩色模式進(jìn)行掃描。這里之所以推薦選擇彩色圖像模式而不選擇灰度模式，主要是因?yàn)樵趫D像文件大小基本相同的情況下，彩色圖像的層次更加豐富，清晰度更高，可以更真實(shí)地顯示檔案原貌。當(dāng)然，如果需要數(shù)字化的紙質(zhì)檔案數(shù)量不是很多，在資金條件允許的情況下，完全可以全部采用彩色圖像模式進(jìn)行掃描，以實(shí)現(xiàn)更好的效果。

（二）選擇掃描分辨率

《規(guī)范》第二部分7.4條規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工時(shí)黑白二值圖像模式掃描和彩色圖像模式掃描的分辨率均應(yīng)“不小于200dpi”。

這里提到的分辨率是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的一個(gè)重要指標(biāo)參數(shù)，它直接決定紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量。檔案數(shù)字化建設(shè)單位在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前就應(yīng)該確定掃描分辨率這一指標(biāo)參數(shù)，分辨率的選定原則是在能夠滿足當(dāng)前和未來一段時(shí)期內(nèi)主要需求的前提下，再根據(jù)檔案類型、檔案數(shù)量、掃描色彩模式和存儲設(shè)備空間等情況綜合酌定。需要注意的是，《規(guī)范》規(guī)定的所有指標(biāo)參數(shù)都是最低值，而非最佳值，各單位在實(shí)際工作中一般可以選擇等同于或略高于《規(guī)范》規(guī)定的最低值即可。目前北京市相當(dāng)多的單位都采用分辨率為300dpi的彩色掃描模式來開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工。

（三）選擇圖像文件存儲格式

存儲格式關(guān)乎檔案數(shù)字化文件是否能夠長久保存和安全保管，同時(shí)它也是決定檔案數(shù)字化成果存儲空間的重要因素，檔案數(shù)字化建設(shè)單位要慎重選擇?！兑?guī)范》第二部分7.5條規(guī)定了紙質(zhì)檔案掃描后的圖像文件可以存儲為TIFF、JPEG和PDF這三種常見且通用性較好的格式。一般的，黑白二值圖像宜保存為TIFF（G4）格式，灰度或彩色圖像宜保存為JPEG格式，而以單份文件為單位存儲的可保存為PDF格式。各單位應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況選擇相應(yīng)的存儲格式，并保持存儲格式的相對穩(wěn)定，一般不要隨意更改或轉(zhuǎn)換存儲格式，以避免可能引起的數(shù)據(jù)混亂、損壞甚至丟失。

（四）驗(yàn)收合格率

驗(yàn)收作為檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，其重要性不言而喻。為了把好檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制這最后一道關(guān)卡，結(jié)合實(shí)際調(diào)研情況，《規(guī)范》規(guī)定了驗(yàn)收合格率應(yīng)達(dá)到99.7%以上（含99.7%），這大大高于檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)95%的驗(yàn)收合格率。驗(yàn)收合格率提高就意味著成本的增加，那么為何《規(guī)范》要大幅提高驗(yàn)收合格率這一指標(biāo)呢？這是因?yàn)闄n案作為歷史的真實(shí)記錄，對社會和個(gè)人都擔(dān)負(fù)著極其重要的憑證作用，在筆者看來，與檔案的嚴(yán)肅性和重要性相比，適當(dāng)增加一些成本來提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量是值得的。其實(shí)，嚴(yán)格地說檔案數(shù)字化本來是不容許出現(xiàn)任何錯(cuò)誤的，驗(yàn)收合格率無論設(shè)置得多高都不過分，但考慮到現(xiàn)實(shí)中在大規(guī)模的檔案數(shù)字化加工過程中由于紛雜的工作環(huán)節(jié)和人員操作的不穩(wěn)定性等原因，偶爾出現(xiàn)一些問題又是無法避免的，因此，《規(guī)范》提高了驗(yàn)收合格率至99.7%，也就是只有3‰的“容錯(cuò)率”。需要說明的是，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中通常容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤主要包括以下三類：一是機(jī)讀目錄著錄錯(cuò)誤；二是圖像質(zhì)量問題，包括圖像模糊，亮度、對比度、飽和度等參數(shù)設(shè)置不合理、圖像歪斜等；三是機(jī)讀目錄與圖像文件掛接錯(cuò)誤。其中，《規(guī)范》規(guī)定3‰的“容錯(cuò)率”主要就是針對第二類錯(cuò)誤，同時(shí)也是唯一可以容忍的一類錯(cuò)誤；而對第一、三這兩類錯(cuò)誤則應(yīng)該采取“零容忍”的態(tài)度，一旦發(fā)現(xiàn)這兩類錯(cuò)誤就應(yīng)直接退回改正或重做。

《規(guī)范》涉及的內(nèi)容還有很多，由于篇幅限制不能逐一討論。但在使用《規(guī)范》來開展檔案數(shù)字化的過程中，如果把握好了以上幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，其它的就都相對容易地參照《規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。（執(zhí)筆人：楊中營）