論中國紡織信息中心檔案室建設(shè)問題研究

李華

摘要：隨著現(xiàn)代檔案管理進(jìn)入新時代的到來，各行各業(yè)企事業(yè)單位越來越重視檔案管理及檔案室建設(shè)管理問題，針對檔案室建設(shè)應(yīng)用問題，文章采用文獻(xiàn)研究法、案例法、調(diào)研法等研究方法。從檔案室如何建設(shè)層面為現(xiàn)代檔案管理提供應(yīng)用支持進(jìn)行分析研究，以中國紡織信息中心為例，得出檔案室建設(shè)及管理流程應(yīng)用及注意事項。同時，文章中所提出檔案室建設(shè)流程及注意事項也是可以在今后各企事業(yè)單位檔案管理過程中加以實施和完善的。

關(guān)鍵詞：檔案室建設(shè);規(guī)范管理;問題研究; 注意事項

中國紡織信息中心是已有幾十年發(fā)展歷史的機(jī)構(gòu)，這幾十年發(fā)展過程中形成很多檔案，為滿足未來發(fā)展建立檔案管理體系是有必要的。隨著中國紡織信息中心不斷發(fā)展壯大，對各類檔案如：文書檔案（包括行政管理檔案、業(yè)務(wù)活動檔案）、科技檔案（包括產(chǎn)品檔案、基建檔案、科研檔案）、會計檔案、人事檔案、客戶檔案等越來越重視，這就需要建立專門存放這些檔案的檔案密集柜，下面具體分析中國紡織信息中心如何建設(shè)檔案室。

成立檔案建設(shè)與管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案具體工作人員。健全檔案室管理制度，檔案室基本工作內(nèi)容及其相應(yīng)的技術(shù)方法有以下幾方面。

一、選擇檔案室地址和規(guī)劃辦公空間

考慮企業(yè)的實際情況，應(yīng)注意下面幾個方面：（1）檔案室必須專用，門窗有較好封閉性;（2）檔案室遠(yuǎn)離火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜等基本要求。（3）考慮辦公空間具體面積不會大，分成兩個區(qū)域：一個為檔案放置區(qū)域，一個為辦公區(qū)域。

二、購置檔案室設(shè)備與辦公物品

設(shè)備與裝具：（1）檔案柜。根據(jù)現(xiàn)有檔案數(shù)量及未來三年檔案發(fā)展數(shù)量，適當(dāng)確定檔案柜。（2）卷皮、卷盒、照片檔案芯頁、檔案盒、檔案袋、復(fù)印紙等。（3）計算機(jī)、去濕機(jī)、吸塵器、溫濕度自動記錄儀、裝訂機(jī)。（4）消耗品：用于保管工作易耗低值物品。如防霉防蟲藥品、吸濕劑、各種表格及管理性辦公用品等。（5）檔案室的物質(zhì)條件（裝備）是檔案室建設(shè)與管理工作進(jìn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此檔案室根據(jù)自身工作需要和現(xiàn)實經(jīng)濟(jì)實力，本著實事求是態(tài)度和合理、有效、實用、節(jié)儉原則進(jìn)行配置。

三、建立檔案室管理制度

（1）檔案室是保存檔案重要場所，一般情況下檔案室只允許檔案工作人員進(jìn)入，非檔案工作人員原則不允許進(jìn)入檔案室，如工作需要必須進(jìn)入時應(yīng)有檔案工作人員陪同。檔案工作人員如非工作時間不允許進(jìn)入檔案室，檔案室內(nèi)不允許從事與檔案管理工作無關(guān)活動，檔案室中無人時必須關(guān)燈、關(guān)窗、房門上鎖。

（2）檔案室八防措施

檔案保管工作中常說的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。這基本上囊括對檔案實體可能造成的自然和人為的因素，是檔案室管理工作的重要內(nèi)容。

防火——要求在裝具及照明燈具的選用、其他電器及其線路的安裝等方面消除隱患，必須按消防規(guī)定在檔案室中配備性能良好、數(shù)量足夠的滅火器材。

防水——檔案室選址應(yīng)遠(yuǎn)離易發(fā)水的地點，位于較有利的防水地段。

防潮——與檔案室溫濕度尤其是濕度控制密切相關(guān)，在檔案室濕度過大時應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。

防霉與防蟲——兩者關(guān)系密切且與防潮有密切關(guān)系，要求對檔案文件進(jìn)行定期檢查并放置防霉、防蟲藥品。

防光——要求檔案室盡量遮避戶外日光中的紫外線照射。

防塵——要求裝具的封閉性好，定期進(jìn)行清掃擦拭，保持清潔。

防盜——要求檔案室門窗堅固，進(jìn)出檔案室隨時鎖門，并盡可能安裝防盜報警裝置。

（3）檔案室與裝具的有序化。檔案室內(nèi)裝具的編號方式一般按保管機(jī)構(gòu)或庫房房間為單元進(jìn)行，每一單元內(nèi)的所有裝具按某一排列走向和順序依次編列號（排號）、柜架號、格層號，其號碼一般也采用阿拉伯?dāng)?shù)字。裝具在檔案室中的排放方式應(yīng)考慮方便管理和充分利用檔案室空間等因素。裝具每一列的走向應(yīng)與窗戶所在墻壁垂直，以避免戶外光線的直接照射。各列之間的距離不宜過寬或過窄，一般以工作人員能進(jìn)行正常工作為宜。

（4）檔案在裝具中的存放方式。檔案在裝具中的存放方式有豎放和平放兩種。豎放時案卷的脊背朝外，工作人員可以直接看到卷脊上的檔號，調(diào)卷還卷比較方便，因此檔案室采用豎放方式的居多。平放比豎放更有利于保護(hù)檔案，其空間利用率也稍大些，但其缺陷是存取不太方便，并需在每一摞夾一紙條或卡片標(biāo)明其起止卷號，因而這種方式多用于保管珍貴檔案，以及卷皮質(zhì)軟、幅面過大、不宜豎放的檔案。平放應(yīng)適當(dāng)控制疊摞的高度，一般以不超過40厘米為宜。

（5）檔案存放秩序的維護(hù)與管理。在安排一個全宗內(nèi)案卷排列次序時，必須嚴(yán)格按照全宗內(nèi)既定的分類體系和案卷的順序號進(jìn)行，以保持案卷之間的聯(lián)系。當(dāng)確定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以組織上架（柜、箱）存放。存放的次序應(yīng)根據(jù)裝具的編號次序進(jìn)行。檔案在檔案室及裝具中的存放秩序?qū)嵕褪菣n案實體管理秩序的具體體現(xiàn)形式。因此，維護(hù)檔案實體秩序的保管工作也就是對檔案存放秩序的日常維護(hù)和管理行為。

（6） 定期檢查、清點。定期檢查及時發(fā)現(xiàn)檔案室中是否有潛在的隱患等危險因素存在，以及檔案調(diào)出和歸還是否履行嚴(yán)格的手續(xù)，實體秩序是否受到破壞、出現(xiàn)混亂，是否有長期使用未歸還的案卷等等。定期清點及時發(fā)現(xiàn)實體秩序的錯亂現(xiàn)象及檔案丟失或去向不明等問題并予以糾正，使檔案實體嚴(yán)整有序。尤其在搬遷或突擊性的大規(guī)模利用之后，清點工作尤為重要。

（7）建立和完善一系列的檔案室管理性文件：確定檔案歸檔范圍文件;分級分類標(biāo)準(zhǔn)化管理文件;檔案收集程序性文件;檔案歸檔流程性文件;檔案借閱歸還流程文件;檔案銷毀流程文件;各類登記造冊具體管理表格。

四、結(jié)語

中國紡織信息中心檔案室建設(shè)是未來檔案工作的努力方向，從檔案室如何建設(shè)的宏觀層面到檔案室建設(shè)具體的管理制度形成的微觀層面，得出檔案室建設(shè)管理流程應(yīng)用及注意事項，在今后檔案室管理工作過程中還需加以實施和完善。

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