大型政務(wù)會議的會務(wù)管理平臺應(yīng)用淺析

文｜上海金橋信息股份有限公司 王 琨

大型政務(wù)會議是一種形式較具體、功能較全面、應(yīng)用較特定的會務(wù)模式，通常指省、市、區(qū)級的人大、政協(xié)會議，是各級政府政務(wù)會議中的一項特殊應(yīng)用，在日常會議中占有較高的比例。

“兩會”會議，包括開閉幕大會、主席團(tuán)會議等有著特殊與會對象且具有相對固定的會務(wù)流程的應(yīng)用。此類政務(wù)會議對會議準(zhǔn)備、會議進(jìn)程管理、會議控制等均有著嚴(yán)格的要求，因而對后臺的會務(wù)管理平臺也有著更高的要求。

目前在行業(yè)內(nèi)，也有著一些以服務(wù)“兩會”會議為主的會務(wù)管理平臺，但它們通常都是由設(shè)備廠商根據(jù)其所提供的設(shè)備應(yīng)用而開發(fā)的，如會務(wù)發(fā)言管理平臺、表決管理平臺、簽到管理平臺等，并不能覆蓋此類政務(wù)會議的完整流程和全部應(yīng)用。

隨著政務(wù)會議系統(tǒng)的日益完善，用戶對此類會議的后臺會務(wù)管理平臺也提出了人機(jī)界面要更智能、更全面的需求。在這種情況下，傳統(tǒng)的會務(wù)管理平臺已不能很好地滿足系統(tǒng)使用要求。

基于以上需求，應(yīng)用一套具有模塊化、定制化的應(yīng)用特點(diǎn)，且針對政府各種形式比較具體的會議而設(shè)計的智能化會務(wù)管理軟件是較理想的解決方案。

大型政務(wù)會議的會務(wù)管理平臺系統(tǒng)運(yùn)行于Microsoft Windows平臺，將會議準(zhǔn)備、管理和控制功能集成到多功能的圖形計算機(jī)環(huán)境下，其軟件設(shè)計基于時尚的人機(jī)工程學(xué)，并且立足于軟件和操作系統(tǒng)方面的最新發(fā)展趨勢。

大型政務(wù)會議的會務(wù)管理平臺的硬件架構(gòu)，如圖1所示。

會務(wù)管理系統(tǒng)平臺是各個功能軟件模塊運(yùn)行的基礎(chǔ)平臺，用戶可以根據(jù)特定的系統(tǒng)要求將任意模塊結(jié)合裝入，會議的全面管理可集中到一點(diǎn)控制，使得操作方便和高效，數(shù)據(jù)分配更容易。

大型政務(wù)會議的會務(wù)管理系統(tǒng)平臺的會務(wù)管理流程，如圖2所示。

會務(wù)管理平臺包含8個主要功能模塊。

（1）與會人員管理模塊

會務(wù)管理平臺內(nèi)置了一個數(shù)據(jù)庫，用于存儲和讀取所有出席會議人員的信息。與會人員必須在代表庫中進(jìn)行登記注冊，才可以使用會務(wù)管理平臺報到，進(jìn)入會場。

這個數(shù)據(jù)庫可以提供會務(wù)管理所需的基本資料，用于后續(xù)的議程安排、權(quán)限設(shè)定和表決管理。

（2）屏幕顯示定制模塊

屏幕顯示定制模塊針對各會議廳功能，以及不同會議對大屏顯示內(nèi)容、顯示風(fēng)格的要求各異的問題，把屏幕顯示的定制權(quán)限交給用戶，使用戶可以自由定制屏幕的顯示風(fēng)格和所要顯示的內(nèi)容。

該模塊兼容所有會議廳中常用的顯示終端，如投影機(jī)、大屏幕和等離子屏幕等；具有多屏顯示功能，配合信號處理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)不同的屏幕顯示不同的內(nèi)容，各種屏幕顯示內(nèi)容、顯示順序的調(diào)整方便快捷。

（3）議程管理模塊

在會議開始之前，管理人員需要對會議的議程進(jìn)行編輯準(zhǔn)備，使用會序控制模塊能推進(jìn)會議的進(jìn)程。會務(wù)管理平臺可以錄入每個會議所要討論的議題議案、會序、發(fā)言稿以及議題議案的發(fā)言表決模式。工作人員可以在局域網(wǎng)內(nèi)的任何一個終端向會務(wù)管理系統(tǒng)提交會議議程。

圖1

圖2

（4）會議報到管理模塊

在會議開始之前，管理人員可通過報到機(jī)，結(jié)合與會人員管理模塊統(tǒng)計出本次會議的實(shí)到人數(shù)、應(yīng)到人數(shù)、缺席人數(shù)等。

（5）會序控制模塊

在會議開始之后，大會主持人和后臺工作人員通過會序控制模塊來完成事先準(zhǔn)備好的會議會序。系統(tǒng)自動將本次會議議程顯示出來，大會主席可點(diǎn)擊相關(guān)議程標(biāo)題啟動相應(yīng)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)會議功能。會議過程中，機(jī)房管理人員可以在機(jī)房中通過網(wǎng)絡(luò)同步控制會議流程。

（6）會議表決管理模塊

會議過程中，與會人員按照會序中設(shè)定好的表決議程對大會議題議案進(jìn)行表決，會議表決管理模塊能自動統(tǒng)計出表決結(jié)果，并將表決的動態(tài)內(nèi)容實(shí)時顯示出來。表決管理模塊具備限時表決功能，大會議題議案的表決時間可以自由設(shè)置。

（7）演講提示模塊

會議過程中，大會發(fā)言人可通過演講席上的觸摸顯示屏來控制發(fā)言講稿，實(shí)現(xiàn)發(fā)言文稿的翻頁和自動滾動顯示等操作，從而幫助自己實(shí)現(xiàn)脫稿演講。

（8）會議設(shè)備控制管理模塊

會議設(shè)備控制管理模塊按照功能劃分用戶接口區(qū)域，實(shí)現(xiàn)圖形化顯示布局等，功能完備，界面簡潔，可使用戶對操作的對象和步驟一目了然。通過該模塊，后臺管理操作人員可以在會議的全程對會場上的所有設(shè)備進(jìn)行全程控制。

會務(wù)管理系統(tǒng)平臺具備模塊化、定制化的特點(diǎn)，是針對大型政務(wù)會議而設(shè)計的智能化會務(wù)管理軟件，適用于人大、政協(xié)會議及其他各種大型政務(wù)會議，為之提供了一種較理想的解決方案。