實施文獻資源質(zhì)量工程的設(shè)想與探索

張芳寧

(長安大學(xué)圖書館,陜西 西安 710064)

1 文獻資源質(zhì)量工程的內(nèi)涵

質(zhì)量工程(Quality Control Project)是為策劃、控制、保證和改進產(chǎn)品的質(zhì)量,將質(zhì)量管理理論與相關(guān)專業(yè)技術(shù)相結(jié)合而開展的系統(tǒng)性活動,[1]是當(dāng)代社會為了適應(yīng)經(jīng)濟技術(shù)迅猛發(fā)展和市場競爭空前激烈的迫切要求而產(chǎn)生的重要建設(shè)項目?！案叩葘W(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程”就是我國為了深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量而開展的一項教育質(zhì)量工程建設(shè)項目。這項質(zhì)量工程覆蓋面廣,內(nèi)容豐富,在全國1 000多所高校中推行,是包含了眾多建設(shè)項目的系統(tǒng)工程,[2]力圖通過立項建設(shè)來全面加強學(xué)科建設(shè)和提高科研水平。由此可見,質(zhì)量工程是對項目進行嚴(yán)密質(zhì)量控制的一系列技術(shù)與方法的總稱,它從市場需求分析著手,采用科學(xué)的質(zhì)量策劃方法對每個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化設(shè)計,用有效的過程控制方法進行監(jiān)控和管理,以達(dá)到最優(yōu)的效果。

在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展,競爭日趨激烈的當(dāng)今社會,圖書館要把“質(zhì)量”追求放在突出位置,樹立科學(xué)、全面、富于時代感的質(zhì)量觀。而文獻資源建設(shè)是高校圖書館建設(shè)的主要內(nèi)容,文獻資源的學(xué)術(shù)水平和學(xué)術(shù)價值直接影響著圖書館對學(xué)校教學(xué)、科研的貢獻率,體現(xiàn)著圖書館的價值和影響力。因此,把質(zhì)量工程模式引入圖書館建設(shè)中,構(gòu)建符合圖書館基本發(fā)展規(guī)律的、規(guī)范且完整的文獻資源質(zhì)量工程體系,通過科學(xué)規(guī)范的實施達(dá)到質(zhì)量有效控制,能夠有力推動圖書館文獻資源建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)。

文獻資源質(zhì)量工程體系的具體構(gòu)建可以從分析圖書館文獻資源結(jié)構(gòu)入手,通過對文獻資源建設(shè)每個系統(tǒng)環(huán)節(jié)具體內(nèi)容的細(xì)致研究,查找不適應(yīng)當(dāng)前建設(shè)發(fā)展的問題和矛盾,設(shè)計并實施有針對性的工程項目,深入研究能夠充分發(fā)揮各個環(huán)節(jié)作用的方法,并形成制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),最后對工程項目的全部過程做出恰當(dāng)?shù)男Чu價。

2 文獻資源質(zhì)量工程系統(tǒng)環(huán)節(jié)的劃分

文獻資源質(zhì)量工程是一個系統(tǒng)項目,要通過對圖書館文獻資源建設(shè)每個系統(tǒng)環(huán)節(jié)對文獻資源質(zhì)量影響力大小的分析,有針對性地設(shè)立分項或合并的主題工程項目。通過項目的實施與評價,查找制約文獻資源建設(shè)的根本原因,研究提高文獻資源質(zhì)量的具體方法,使各個環(huán)節(jié)能夠協(xié)調(diào)、高效運轉(zhuǎn),形成一個前后呼應(yīng)、相互促進的統(tǒng)一體。因此,實施文獻資源質(zhì)量工程的第一步就是劃分好系統(tǒng)環(huán)節(jié)。高校圖書館的文獻資源質(zhì)量工程劃可分為 5個系統(tǒng)環(huán)節(jié)。

2.1 首要環(huán)節(jié)——規(guī)劃與人才

任何一項工程都少不了規(guī)劃和人才,質(zhì)量工程更是如此。規(guī)劃是質(zhì)量工程的指導(dǎo)目標(biāo),人才是質(zhì)量工程的實施保障。規(guī)劃的制訂,首先要求定位圖書館的服務(wù)對象和核心目標(biāo);其次,要明晰圖書館現(xiàn)有館藏資源的結(jié)構(gòu)和發(fā)展方向;最后,制定具體規(guī)劃,密切結(jié)合本校的專業(yè)設(shè)置及學(xué)科建設(shè)重點,兼顧文理學(xué)科及師生業(yè)余文化需求,為本校教學(xué)科研、人才培養(yǎng)、素質(zhì)教育、知識管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),慎重而科學(xué)地制定出文獻資源質(zhì)量工程項目實施的規(guī)劃。人才是系統(tǒng)工程中具備先進理念和精湛技能的實施者,包括管理者和執(zhí)行者。圖書館文獻資源質(zhì)量工程中的管理者負(fù)責(zé)制定規(guī)劃、指導(dǎo)工程;執(zhí)行者負(fù)責(zé)各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制,實施工程項目運作。兩者相輔相成、密切協(xié)作,保證了文獻資源質(zhì)量工程的順利進展。

2.2 重點環(huán)節(jié)——招標(biāo)與采訪

高校圖書館文獻資源招標(biāo)采購已是大勢所趨,其成功與否對圖書館文獻資源質(zhì)量起著關(guān)鍵性作用,是文獻資源質(zhì)量工程系統(tǒng)的重點環(huán)節(jié)。招標(biāo)決定著質(zhì)量工程各個系統(tǒng)環(huán)節(jié)是否能順利運行,同時由于競標(biāo)書商的實力、規(guī)模、信譽、承諾對圖書館文獻資源的質(zhì)量有潛在風(fēng)險,因此,對招標(biāo)進行有效控制才能夠保障文獻資源的質(zhì)量。采訪對圖書館整個文獻資源質(zhì)量具有總體協(xié)調(diào)、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、指導(dǎo)改進的作用,決定了圖書館藏書體系的科學(xué)性,在文獻資源質(zhì)量工程體系中處于絕對重要的位置,是各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有效開展的基礎(chǔ)和保障。

2.3 基礎(chǔ)環(huán)節(jié)——編目與加工

文獻資源的編目與加工是質(zhì)量工程體系中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),加強這個環(huán)節(jié)的管理能夠確保文獻資源的使用效果。條碼、書標(biāo)是否端正,館藏圖章是否清晰,文獻 MARC數(shù)據(jù)是否標(biāo)準(zhǔn),每項細(xì)微工作的好壞都能給讀者帶來不同的感受。編目既能反映出圖書館業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度,又能最直觀地折射出圖書館專業(yè)水準(zhǔn)的高低,決定和影響圖書進入流通后的利用價值。

2.4 中心環(huán)節(jié)——典藏與流通

文獻資源質(zhì)量工程的實施將遵循“從讀者中來,回讀者中去”的思想,堅持把“讓讀者滿意”效果作為考量文獻資源質(zhì)量的核心標(biāo)準(zhǔn)。典藏工作的原則是要照顧各種類型讀者的文獻需求,使文獻利用率達(dá)到最大化,保障館藏結(jié)構(gòu)系統(tǒng)的完整性。[3]典藏的合理化是讀者充分利用文獻的關(guān)鍵所在,要從最方便讀者使用、最能有效控制文獻流動、最大限度發(fā)揮文獻的利用價值[4]以及最少圖書館文獻資源管理成本等多方面思考和加強圖書館的典藏工作。流通環(huán)節(jié)能夠通過面對面的方式接收讀者的閱讀信息,及時向采編環(huán)節(jié)反饋文獻資源的使用及需求狀況,通過對讀者的引導(dǎo)和協(xié)助,使讀者能夠在第一時間找到所需要的文獻資源,提高文獻的利用率。

2.5 保障環(huán)節(jié)——監(jiān)督與評價

監(jiān)督貫穿整個質(zhì)量工程,是保證質(zhì)量工程有效運轉(zhuǎn)的重要手段,具體包括制度規(guī)范的制定和執(zhí)行兩方面。制度規(guī)范的制定要與時俱進,根據(jù)學(xué)校學(xué)科專業(yè)的發(fā)展和圖書館文獻資源建設(shè)方向來不斷改進和修訂,以保證制度規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)性、科學(xué)性、實用性和前瞻性。在執(zhí)行上要加強各個環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系和注重流程技術(shù)銜接,遇到新問題時要深入研究,確立解決方案,及時完善制度內(nèi)容。評價環(huán)節(jié)是對圖書館文獻資源質(zhì)量工程中的規(guī)劃是否具有真實性和可操作性,人才是否被合理使用,采訪、編目是否規(guī)范,典藏及流通是否適應(yīng)學(xué)校學(xué)科專業(yè)的分布,以及讀者服務(wù)滿意度調(diào)查等方面進行綜合評價的過程,是對工程項目實施成果的真實反饋。

3 實施文獻資源質(zhì)量工程具體步驟的研究

3.1 創(chuàng)新理念,確立科學(xué)思路

文獻資源質(zhì)量工程的實施是高校圖書館改革發(fā)展模式下的理念創(chuàng)新,它符合高等教育的基本規(guī)律,也是高校圖書館建設(shè)發(fā)展的內(nèi)在要求。創(chuàng)新的管理理念必須要形成科學(xué)的建設(shè)思路,文獻資源質(zhì)量工程建設(shè)要把握好三個層面的內(nèi)涵與關(guān)系:一是圖書館領(lǐng)導(dǎo)層的宏觀規(guī)劃與決策。領(lǐng)導(dǎo)層要將“質(zhì)量工程”運作的方法要點與文獻資源建設(shè)緊密結(jié)合,總體部署和規(guī)劃圖書館文獻資源質(zhì)量工程的具體實施步驟。二是圖書館各個業(yè)務(wù)層的自主完善與提高。業(yè)務(wù)層要結(jié)合各自環(huán)節(jié)的分項工程內(nèi)容,不斷提升加強專業(yè)技術(shù)水平,確保質(zhì)量工程每個分項環(huán)節(jié)都取得最優(yōu)效果。三是圖書館讀者層的獲益與反饋。讀者層是質(zhì)量工程的服務(wù)對象,讀者對文獻資源質(zhì)量的評價是檢驗質(zhì)量工程實施情況的重要標(biāo)準(zhǔn)。對這三層內(nèi)容及其相互之間的關(guān)系進行正確把握,圖書館才能形成科學(xué)的思路和方法,奠定圖書館文獻資源質(zhì)量工程的實施基礎(chǔ)。

3.2 正確把握文獻資源質(zhì)量工程及其系統(tǒng)環(huán)節(jié)的關(guān)系

系統(tǒng)環(huán)節(jié)是根據(jù)圖書館文獻資源質(zhì)量工程建設(shè)的目標(biāo)和內(nèi)涵科學(xué)劃分出來的,這些系統(tǒng)環(huán)節(jié)構(gòu)成了文獻資源從進入圖書館一直到讀者利用的全部過程,涵蓋了圖書館文獻資源建設(shè)所涉及的方方面面。每一個系統(tǒng)環(huán)節(jié)都是文獻資源質(zhì)量的影響因子,它們既有區(qū)別又緊密相連,各有側(cè)重方向和獨特作用,彼此之間又必須相互協(xié)作、缺一不可。系統(tǒng)環(huán)節(jié)的劃分也是為了科學(xué)設(shè)立文獻資源質(zhì)量工程的分項建設(shè)項目,是一個由面到點的規(guī)劃過程。分項建設(shè)項目的根本目標(biāo)是為了保證系統(tǒng)環(huán)節(jié)質(zhì)量的最優(yōu)化和實現(xiàn)系統(tǒng)環(huán)節(jié)價值的最大化,通過單獨或合并系統(tǒng)環(huán)節(jié)實施的所有分項建設(shè)項目,最終組合構(gòu)成文獻資源質(zhì)量工程的全部內(nèi)容(見圖 1)。

圖1 文獻資源質(zhì)量工程結(jié)構(gòu)層次示例

3.3 合理設(shè)立質(zhì)量工程分項項目

要實施科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、務(wù)實的文獻資源質(zhì)量工程,就要依托館藏結(jié)構(gòu)特色及資源優(yōu)勢,結(jié)合圖書館文獻資源建設(shè)發(fā)展趨勢和目標(biāo),科學(xué)設(shè)立與系統(tǒng)環(huán)節(jié)相關(guān)的質(zhì)量工程分項項目,以質(zhì)量為中心,嚴(yán)格把關(guān)、全面分析、精心設(shè)計、彰顯特色、科學(xué)規(guī)劃、突出重點、優(yōu)化組合。每個質(zhì)量工程分項項目對質(zhì)量工程總項目都有很大的影響和制約作用。設(shè)立質(zhì)量工程分項項目的方法可以靈活多變,根據(jù)系統(tǒng)環(huán)節(jié)逐個設(shè)立與之相對應(yīng)的質(zhì)量工程分項項目,也可以合并綜合立項(見圖 2)。

圖2 設(shè)立質(zhì)量工程分項項目示例

3.4 文獻資源質(zhì)量工程指標(biāo)評價體系

驗收和評估是對工程項目完成情況進行有效跟蹤和管理的重要環(huán)節(jié)。[5]在每一個工程項目周期完成后,都應(yīng)該接受驗收和評估,即運用科學(xué)的評價模式來強化對文獻資源質(zhì)量工程整體過程的有效監(jiān)控?？梢酝ㄟ^建立讀者評價、教授專家組評價和自我評價 3個渠道,使用定性和定量分析相結(jié)合的方法,[5]建立符合系統(tǒng)環(huán)節(jié)內(nèi)涵的質(zhì)量工程項目驗收評估指標(biāo)體系。通過規(guī)定分級指標(biāo)的評價范圍及評價分值,全面總結(jié)文獻資源質(zhì)量工程中各個系統(tǒng)環(huán)節(jié)的實施管理狀況,對于保證質(zhì)量工程在圖書館文獻資源建設(shè)中長期、穩(wěn)定、有效地運行具有重要的意義。

文獻資源質(zhì)量工程作為總項目工程有與之對應(yīng)的總指標(biāo)評價體系,一級指標(biāo)是各系統(tǒng)環(huán)節(jié),二級指標(biāo)是與系統(tǒng)環(huán)節(jié)相對應(yīng)的質(zhì)量工程分項項目。每個質(zhì)量工程分項項目也有具體的分項指標(biāo)評價體系,其一、二級指標(biāo)根據(jù)項目內(nèi)容具體制定。我們以“招標(biāo)與采訪”環(huán)節(jié)為例,假設(shè)構(gòu)建了文獻資源購入質(zhì)量工程項目,據(jù)此可以設(shè)立一級指標(biāo) 4項,二級指標(biāo) 11項以及對應(yīng)的評價分值。若達(dá)到指標(biāo)體系規(guī)定的分值上限,即是達(dá)到了文獻資源質(zhì)量工程總項目所設(shè)定的基本目標(biāo)(見表 1)。

表1 文獻資源購入質(zhì)量工程指標(biāo)評價體系

續(xù)表1

3.5 運用科學(xué)管理模式,建立健全機制

高校圖書館在實施文獻資源質(zhì)量工程時,可以成立工程建設(shè)小組,抽調(diào)專人專職負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)工程的規(guī)劃、設(shè)置、運轉(zhuǎn)及監(jiān)督工作。運用科學(xué)的質(zhì)量控制方法,把各方面的質(zhì)量環(huán)節(jié)定量化、定性化,加以考核、衡量效果,對發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時糾正偏差,[6]以質(zhì)量為中心,實行全面、科學(xué)的管理。要不斷建立、健全科學(xué)的機制,為文獻資源質(zhì)量工程實施提供有效保障,具體包括各項工程的實施機制、職工的激勵機制、質(zhì)量工程的長效機制和監(jiān)督機制等。文獻資源質(zhì)量工程是圖書館全體人員參與的大項目,其日常的業(yè)務(wù)工作與質(zhì)量工程息息相關(guān),必須要通過職責(zé)規(guī)范、崗位要求、獎懲標(biāo)準(zhǔn)等制度來管理,充分調(diào)動廣大工作人員的積極性,加強他們的責(zé)任感和使命感,樹立圖書館工作人員的質(zhì)量意識,切實將提高文獻資源質(zhì)量貫穿于圖書館工作的全過程,創(chuàng)造性地開展業(yè)務(wù)工作,不斷深入探索提高文獻資源質(zhì)量的有效途徑。

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