現(xiàn)代圖書管理系統(tǒng)中的動(dòng)態(tài)清點(diǎn)工作——以 MELINETS為例

王晉月

(商洛學(xué)院圖書館,陜西 商洛 726000)

圖書清點(diǎn)工作是圖書館的基礎(chǔ)性工作之一,對(duì)于掌握館藏實(shí)際情況、及時(shí)發(fā)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中存在的問題具有重要的意義。[1]圖書實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理之前的清點(diǎn)工作,通常都采用閉館清點(diǎn)的方法。然而,對(duì)于藏書幾十萬甚至上百萬冊(cè)的現(xiàn)代圖書館來說,閉館清點(diǎn)會(huì)嚴(yán)重影響讀者服務(wù)工作。如何在全開放管理模式下做好館藏清點(diǎn)工作是現(xiàn)代圖書管理工作者所面臨的共同問題。[2]區(qū)分圖書狀態(tài)并分區(qū)、分批清點(diǎn)為圖書動(dòng)態(tài)清點(diǎn)工作提供了思路。利用現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)手段進(jìn)行圖書財(cái)產(chǎn)的動(dòng)態(tài)清點(diǎn),省時(shí)、省力、準(zhǔn)確、高效。在圖書動(dòng)態(tài)清點(diǎn)過程中,圖書館流通、閱覽、編目等部門的一切工作可照常進(jìn)行。[3]下面以北京郵電大學(xué)現(xiàn)代電子化圖書館信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)(MELINETS)的流通子系統(tǒng)為例,介紹該館對(duì)圖書動(dòng)態(tài)清點(diǎn)工作的探索實(shí)踐。

1 準(zhǔn)備工作

圖書清點(diǎn)是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作,需要經(jīng)過周密的部署和安排并借助于計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理,才能較高質(zhì)量、較高效率地完成任務(wù)。[4]在正式的清點(diǎn)工作開始之前,應(yīng)先選擇試點(diǎn),為下一步人員和工作進(jìn)度安排提供依據(jù)。

1.1 前期培訓(xùn)工作

對(duì)所有參加清點(diǎn)人員進(jìn)行培訓(xùn),使其認(rèn)識(shí)清點(diǎn)工作對(duì)于圖書管理的重要性,了解和熟悉各種標(biāo)記符號(hào),[5]明確清點(diǎn)工作流程及各環(huán)節(jié)的工作方法。

1.2 清點(diǎn)工作制度

對(duì)圖書清點(diǎn)過程中可能出現(xiàn)的問題事先制定出統(tǒng)籌解決的辦法,這才能夠做到有的放矢。[6]建立圖書清點(diǎn)工作制度,制度中應(yīng)詳細(xì)規(guī)定清點(diǎn)工作流程及各環(huán)節(jié)的應(yīng)對(duì)措施,并在實(shí)施過程中不斷補(bǔ)充和完善,使工作人員有章可循,有據(jù)可依。

1.3 管理與檢查

工作管理和落實(shí)檢查是密不可分的,尤其是大型的圖書清點(diǎn)工作需要以此來保證清點(diǎn)質(zhì)量。實(shí)行專人管理,對(duì)每天的工作量進(jìn)行統(tǒng)計(jì),對(duì)當(dāng)日清點(diǎn)工作進(jìn)行分析總結(jié),及時(shí)修正細(xì)節(jié)問題,記錄工作情況,形成清點(diǎn)工作日志。同時(shí),質(zhì)量監(jiān)督和檢查必不可少,要落實(shí)崗位責(zé)任制,做到事事有人負(fù)責(zé),人人各司其職,不至于表面上“集體負(fù)責(zé)、人人有責(zé)”,而實(shí)際上卻“無人負(fù)責(zé)”。[7]

2 清點(diǎn)過程

動(dòng)態(tài)清點(diǎn)工作是指在總體不影響讀者借閱的前提下,對(duì)圖書實(shí)行小范圍閉架并對(duì)圖書分區(qū)、分批進(jìn)行清點(diǎn)。閉架清點(diǎn)圖書時(shí),圖書存在還回、錯(cuò)架等情況,此時(shí)將圖書分為在架、借出、還回 3種狀態(tài),對(duì)不同狀態(tài)圖書分別處理是動(dòng)態(tài)清點(diǎn)成功的關(guān)鍵。

2.1 在架圖書

在架圖書分 4種情況:信息無誤、信息有誤、錯(cuò)架圖書、待修補(bǔ)圖書。清點(diǎn)步驟:進(jìn)入流通子系統(tǒng),逐一點(diǎn)擊“館藏管理”“圖書管理”“圖書盤點(diǎn)”項(xiàng),利用 MELINETS流通子系統(tǒng)的盤點(diǎn)功能對(duì)在架圖書按排架順序進(jìn)行清點(diǎn)。盤點(diǎn)方式選擇“直接掃入”,掃描圖書條碼號(hào),核對(duì)題名、定價(jià)、索書號(hào)、庫位等信息,操作界面見圖 1。“信息無誤”的圖書清點(diǎn)后即可重新上架?！靶畔⒂姓`”的圖書糾錯(cuò)后要經(jīng)過重新清點(diǎn)才能上架。架位屬于已清點(diǎn)區(qū)域的“錯(cuò)架圖書”,按在架圖書類型清點(diǎn)后歸架;屬于未清點(diǎn)區(qū)域的“錯(cuò)架圖書”,暫不清點(diǎn),按正確架位進(jìn)行歸架?！按扪a(bǔ)圖書”即條碼、書標(biāo)模糊的圖書或破損圖書,先進(jìn)行清點(diǎn),待重新?lián)Q上條碼、書標(biāo)或修補(bǔ)完成后再上架。

圖1 “在架圖書”清點(diǎn)界面

2.2 借出圖書

借出圖書不能夠用直接掃描的方式進(jìn)行盤點(diǎn),需要先將待清點(diǎn)圖書數(shù)據(jù)保存為文本文件后用“文件轉(zhuǎn)入”方式進(jìn)行盤點(diǎn)。操作過程:在 MELINETS流通子系統(tǒng)館藏管理菜單下,點(diǎn)擊“圖書管理”項(xiàng),以“圖書狀態(tài)”為檢索入口,移動(dòng)下拉滑塊選擇“借出狀態(tài)”,檢索結(jié)果出來后再點(diǎn)擊“地點(diǎn)過濾”按鈕,將檢索結(jié)果另存為 Excel文件。利用 Excel排序功能按排架順序?qū)璩鰣D書進(jìn)行排序,[8]選出當(dāng)日待清點(diǎn)圖書,把圖書條碼項(xiàng)放在表格第一列,將待清點(diǎn)的借出圖書另存為文本文件。盤點(diǎn)方式選擇“文件轉(zhuǎn)入”項(xiàng),單擊“瀏覽”按鈕,選擇待清點(diǎn)借出圖書文件,單擊“轉(zhuǎn)入”按鈕,完成借出圖書的清點(diǎn)。操作界面見圖 2。

圖2 “借出圖書”清點(diǎn)界面

2.3 還回圖書

每天還回的圖書中都有待清點(diǎn)區(qū)域的圖書,當(dāng)日還書工作結(jié)束后指定專人挑出這些圖書,次日進(jìn)行清點(diǎn),清點(diǎn)完畢后即可上架。清點(diǎn)步驟與“在架圖書”清點(diǎn)步驟相同。

2.4 清點(diǎn)工作記錄

清點(diǎn)工作比較繁雜,應(yīng)建立清點(diǎn)工作日志,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)做好詳細(xì)記錄,并在書中夾條寫明情況以便做相應(yīng)的處理。[2]同時(shí),應(yīng)將當(dāng)日清點(diǎn)圖書的數(shù)據(jù)備份為 Excel文件,留待清點(diǎn)工作完成后建立流通財(cái)產(chǎn)帳。對(duì)于信息有誤的待糾錯(cuò)圖書,應(yīng)在備份文件中一一刪除。如果不刪除糾錯(cuò)后的圖書還要重新清點(diǎn),流通財(cái)產(chǎn)帳中也會(huì)出現(xiàn)重復(fù)條碼。

3 后續(xù)工作

3.1 遺失圖書的處理

遺失圖書有 2種情況,即在數(shù)據(jù)庫中顯示“遺失”的圖書和數(shù)據(jù)庫中顯示“在庫可借”而實(shí)際已經(jīng)丟失的圖書。圖書清點(diǎn)工作的一個(gè)重要作用就是準(zhǔn)確標(biāo)記失蹤文獻(xiàn),減少讀者的無謂查找。[9]具體做法是:圖書清點(diǎn)結(jié)束后,將所有“未盤點(diǎn)”狀態(tài)圖書打出清單,經(jīng)查找確認(rèn)無書后,即可將其視為遺失圖書。對(duì)標(biāo)記為“遺失”狀態(tài)的圖書,要根據(jù)實(shí)際館藏情況,或重新采購,或上報(bào)書目、注銷處理。

3.2 流通財(cái)產(chǎn)帳的建立

按圖書分類或典藏地點(diǎn)建立流通財(cái)產(chǎn)帳。因不斷有新書入庫、圖書遺失等情況,流通子系統(tǒng)中的財(cái)產(chǎn)帳始終處于動(dòng)態(tài),清點(diǎn)工作完成后的流通財(cái)產(chǎn)帳是某一具體時(shí)段流通數(shù)據(jù)的原始依據(jù)。另外,目前多數(shù)圖書管理軟件都不具備數(shù)據(jù)處理的功能,Excel強(qiáng)大的運(yùn)算功能為進(jìn)一步的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工作奠定了基礎(chǔ)。建立流通財(cái)產(chǎn)帳的方式有 2種:一是把清點(diǎn)過的在架圖書、借出圖書、還回圖書、問題圖書的數(shù)據(jù)合并起來,再按圖書分類或典藏地點(diǎn)建立流通財(cái)產(chǎn)帳。[8]另一種方式是在流通子系統(tǒng)館藏管理菜單下按圖書分類或典藏地點(diǎn)進(jìn)行檢索,查詢流通財(cái)產(chǎn)帳,將檢索結(jié)果另存為 Excel格式。把上述 2種方式建立的 Excel表格進(jìn)行比較,正常情況下兩份表格數(shù)據(jù)應(yīng)該一致,若有出入,檢查錯(cuò)誤原因并及時(shí)進(jìn)行糾正。

3.3 清點(diǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

通過對(duì)現(xiàn)有圖書、遺失圖書、問題圖書(各種問題出現(xiàn)的次數(shù)、比例)、修補(bǔ)圖書的統(tǒng)計(jì)和分析,可以了解到哪類圖書的借閱率偏高,并根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果調(diào)整采購策略。通過分析問題圖書出錯(cuò)原因,從編目、典藏等各個(gè)環(huán)節(jié)入手提高書目數(shù)據(jù)質(zhì)量。通過對(duì)遺失圖書的統(tǒng)計(jì),提示我們一方面要加強(qiáng)流通工作人員對(duì)圖書的管理,另一方面要對(duì)讀者進(jìn)行誠信教育,減少遺失現(xiàn)象的發(fā)生。

4 總 結(jié)

實(shí)踐證明,在保證圖書日常編目、借閱流通、讀者服務(wù)正常開展的前提下,采用動(dòng)態(tài)管理的方法實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏圖書的清點(diǎn)是科學(xué)、高效、可行的。[3]細(xì)致、全面的圖書清點(diǎn)工作能夠檢查并糾正書目數(shù)據(jù)中存在的各種問題,真正使館藏圖書與數(shù)據(jù)保持一致。了解并分析出現(xiàn)各種錯(cuò)誤的原因,改進(jìn)文獻(xiàn)流通和管理工作,使館藏更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

[1]周繼紅.藏書建設(shè)之圖書清點(diǎn)的意義[J].科技信息,2010(21):252.

[2]葉 翎,楊 敏,原 增.圖書館全開放管理模式下匯文系統(tǒng)的圖書清點(diǎn)[J].中華醫(yī)學(xué)圖書情報(bào)雜志,2010(2):74—77.

[3]許培云,吉久明.館藏圖書動(dòng)態(tài)清點(diǎn)的設(shè)計(jì)與技術(shù)實(shí)現(xiàn)[J].圖書館學(xué)研究,2004(4):96—98.

[4]李湖生.圖書清點(diǎn)的基本流程及其綜合設(shè)計(jì)方案[J].現(xiàn)代圖書情報(bào)技術(shù),2008(12):86—89.

[5]林小群.如何做好圖書館的圖書清點(diǎn)工作[J].圖書館學(xué)研究,2006(4):92—94.

[6]袁家?guī)n.談圖書資料的清點(diǎn)工作[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2010(5):174— 176.

[7]劉 契.高校圖書清點(diǎn)工作探討[J].大眾科技,2008(8):134—135.

[8]王晉月.Excel在現(xiàn)代圖書管理軟件中的應(yīng)用研究[J].晉圖學(xué)刊,2009(5):24—29.

[9]王惠芳.館藏圖書清點(diǎn)的方法與步驟[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊,2005(10):68—69.