基于成本效益的高校圖書館文獻資源內(nèi)部管理

郭以建

（江蘇大學(xué)圖書館，江蘇 鎮(zhèn)江 212013）

隨著高校擴招、合并建設(shè)規(guī)模的擴大，高校圖書館文獻資源也呈現(xiàn)急劇增長的態(tài)勢，資金投入數(shù)量不斷增加，學(xué)校與學(xué)校之間形成了攀比之風(fēng)，這種只注重規(guī)模數(shù)量投入，而不注重成本效益的現(xiàn)象，嚴(yán)重違背了經(jīng)濟學(xué)規(guī)律。所以，在這種情況下，進一步加強文獻資源的內(nèi)部管理，提高文獻資源的利用效率就顯得更加重要。筆者就如何在文獻資源的采訪、圖書的分編及文獻資源利用方面進一步加強內(nèi)部管理、降低成本、提高效益的問題談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

1 嚴(yán)把文獻采訪關(guān)，控制成本出效益

采訪是文獻資源建設(shè)和管理的第一關(guān)，也是在成本效益上很難把控的一道關(guān)口。從目前來看，許多高校圖書館在圖書采購上成本控制不嚴(yán)，盲目采購、突擊采購時有發(fā)生，浪費現(xiàn)象也相當(dāng)嚴(yán)重，沒有把有限的資金用在刀刃上。雖然圖書采購經(jīng)費是增加的，但相對于圖書價格的上漲卻是有限的。圖書采購成本主要表現(xiàn)為圖書質(zhì)量和圖書價格。圖書質(zhì)量低直接影響利用效果，造成浪費；圖書價格高勢必投入支出多。文獻資源效益主要體現(xiàn)在滿足教學(xué)的程度和對科研的支持力度。一般來說，有效地控制采購成本就無形中產(chǎn)生了效益。

1.1 圖書質(zhì)量的控制

目前，不少高校圖書館在采購圖書中質(zhì)量把控不嚴(yán)，人為造成資源浪費現(xiàn)象時有發(fā)生。具體表現(xiàn)在：①缺乏調(diào)查分析，不了解本校專業(yè)設(shè)置和讀者需求，盲目采購，導(dǎo)致文獻資源采購與讀者需求脫節(jié)。②復(fù)本量確定不合理，造成購書經(jīng)費的浪費和資源的閑置。③不注重質(zhì)量，購買低價、盜版、易損的圖書等。質(zhì)量是生命，質(zhì)量就是效益。為了避免此類現(xiàn)象的發(fā)生，筆者認(rèn)為圖書采訪必須按制度、有計劃、有程序地實施，必須建立由學(xué)科專家、圖書采訪人員、一線教學(xué)人員和學(xué)生組成的采訪團隊，平時要加大訪問的力度和深度，從資源經(jīng)費和學(xué)校的實際情況出發(fā)，通過認(rèn)真調(diào)研，根據(jù)學(xué)科專業(yè)設(shè)置、讀者層次結(jié)構(gòu)和需求情況來采購圖書[1]。比如在復(fù)本量的確定上，教師讀者閱讀對象比較專一，相互之間較少重疊，一般復(fù)本量要少或不需要，而應(yīng)該盡量擴大品種，以形成“百花齊放，百家爭鳴”的學(xué)術(shù)氛圍；而學(xué)生讀者需求較廣，且多有重疊，閱讀的主體和閱讀對象都具有突出的“群體特性”，配置的復(fù)本量就應(yīng)當(dāng)大些，做到復(fù)本量與品種兼顧。

1.2 圖書價格的控制

要做到對圖書價格的控制，就先要了解圖書單位成本的構(gòu)成：

圖書價格=圖書生產(chǎn)成本+發(fā)行折扣+利潤+稅金

其中，圖書生產(chǎn)成本=可變成本+不變成本

可變成本是指隨圖書印數(shù)的變化而變化的紙張、印費、按版面付酬的作者稿費、稅金等；不變成本是指排版錄入、核對、圖書封面和版式設(shè)計等不隨著印數(shù)變化的部分[2]。

我國圖書價格是在直接印制成本（圖書生產(chǎn)成本）基礎(chǔ)上再加2～3倍為圖書定價，而歐洲是5～6倍。

在市場激烈競爭的大環(huán)境下，可以拓寬進貨渠道，以低折扣購進圖書。圖書招標(biāo)采購是目前各高校圖書館普遍采用的一種途徑，這種招標(biāo)采購活動能有效降低圖書采購成本，簡化采購手續(xù)和節(jié)約采購時間。

江蘇大學(xué)圖書館從2001年起就采取了競標(biāo)采購圖書的方式，在確定學(xué)校劃撥圖書經(jīng)費額度的前提下，由學(xué)校招標(biāo)辦組織邀請多家圖書供應(yīng)商參與競價，按照公平、公開、公正，以較低價中標(biāo)的原則，確定供應(yīng)商和圖書價格。從近幾年的實踐來看，所采購圖書的價格降低了1/5，減少了經(jīng)費支出，增加了圖書采購量，取得了比較高的效益[3]。

2 推進分編外包，降低成本增效益

圖書分編外包加工是國外圖書館業(yè)務(wù)外包中應(yīng)用最廣且最有成效的一種。隨著計算機系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，我國圖書館傳統(tǒng)的編目模式正在被逐漸改變，圖書分編加工業(yè)務(wù)社會化趨勢正在形成。通過圖書分編外包加工業(yè)務(wù)，一方面可以減輕編目人員負(fù)擔(dān)，加快文獻資源加工處理和進入流通的速度，提高工作效率；另一方面在不影響質(zhì)量的前提下，可以大大地降低圖書資源管理成本，增加效益[4]。

江蘇大學(xué)圖書館目前雖然還未實行圖書分編加工業(yè)務(wù)外包，但筆者認(rèn)為，這也是將來發(fā)展的趨勢，在條件成熟的情況下應(yīng)盡快實行。我們可以從成本的角度進行計算和分析：對圖書進行分編加工，需要相應(yīng)的辦公設(shè)施設(shè)備、辦公經(jīng)費及圖書分編加工業(yè)務(wù)的技術(shù)人員等，這些構(gòu)成了圖書分編加工成本。江蘇大學(xué)圖書館2009年在職人數(shù)125人，采編11人，占8.8%，年購書經(jīng)費302.60萬元，年采購圖書約8.5萬冊。表2給出了本館2009年圖書分編加工成本數(shù)據(jù)資料。

表1 降低圖書采購成本明細(xì)

表2 2009年圖書館分編加工成本明細(xì)

表中數(shù)據(jù)說明：“人員工資”項目為圖書分編加工人員工資總和；“分編加工場地占用費”項目由分編加工場地面積和高校所在地目前平均辦公租賃價格計算而成（本館分編加工場地面積為367.10m2，目前市場辦公租賃價格10元/平方/月）；“辦公設(shè)備損耗費”項目是指分編加工所必需的計算機、打印機、空調(diào)、桌椅等固定資產(chǎn)的折舊費。其中，計算機、打印機、空調(diào)等電器產(chǎn)品按10年的使用年限計提折舊；桌椅等家俱用品按20年的使用年限計提折舊；固定資產(chǎn)殘值忽略不計（固定資產(chǎn)月折舊費=固定資產(chǎn)原始價值/使用年限×12）；“日常管理開支”項目包括水電費、設(shè)備維護費、圖書分編加工人員的培訓(xùn)費、差旅費等。

如果圖書館在招標(biāo)圖書采購業(yè)務(wù)時，與圖書供應(yīng)商簽訂圖書供應(yīng)商提供標(biāo)準(zhǔn)的MARC數(shù)據(jù)協(xié)議，由圖書供應(yīng)商負(fù)責(zé)分編加工處理本館采購的圖書，按現(xiàn)行圖書供應(yīng)商每本圖書收取0.5元的加工費或以提高2%左右的折扣率計算：

圖書分編加工成本=85000×0.5=42500元

當(dāng)然，圖書分編加工外包業(yè)務(wù)必須以分編規(guī)范完整、符合本館的具體要求，新書與讀者見面快捷為前提[5]，否則，其成本的降低和效益的增加就無從談起。

3 合理配置文獻，提高利用效益

文獻資源配置問題是圖書館管理中的核心問題。其實，無論是館藏存量管理還是館藏利用管理，實質(zhì)上都存在文獻資源配置問題。文獻資源配置的目的是要提高資源配置的經(jīng)濟效益。提高資源配置經(jīng)濟效益就是要解決：一是一定量的經(jīng)費如何在不同產(chǎn)品或不同用途之間進行配置，使投資收益率最大化；二是一定量的館藏下，如何充分利用文獻資源，提高資源利用率，避免資源的閑置與浪費。

合理配置文獻資源可以在源頭上節(jié)約資本，提高資源利用率，創(chuàng)造出更多的效益。配置各類文獻資源比例的基本原則是按需分配，各高校學(xué)科重點不同，專業(yè)設(shè)置有差異，各專業(yè)學(xué)生人數(shù)也不同，文獻配比應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的基本情況來設(shè)置，同時需要根據(jù)經(jīng)費情況采取具體的分配措施[6]。

3.1 印刷型文獻與電子文獻量的配置比例

隨著文獻資源載體和傳輸介質(zhì)的發(fā)展，文獻資源由傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)文獻發(fā)展到目前的紙質(zhì)文獻與電子文獻并存的局面。如何確定印刷型文獻與電子文獻量的配置比例已成為各高校圖書館亟待解決的問題。雖然電子文獻資源存儲量大，使用快捷方便，但電子文獻始終不能完全替代印刷型文獻，因為很多讀者仍然喜歡印刷型文獻的舒適與穩(wěn)定，特別是喜歡圖書館的氛圍，喜歡在安靜的環(huán)境中閱讀印刷型文獻。

無論是印刷型文獻還是電子文獻，文獻的價值都在于利用。同樣一筆資金投入到利用率高的文獻資源上，產(chǎn)出和效益就比較高，反之，就會造成浪費。比如有一個數(shù)據(jù)庫的費用是10萬元/年，如果每年訪問次數(shù)是10000篇次，訪問每篇文獻的費用為1元，則該數(shù)據(jù)庫的價值是1萬元，數(shù)據(jù)庫價值低于數(shù)據(jù)庫成本，說明該數(shù)據(jù)庫不該購買；如果每年訪問量是15萬篇次，則數(shù)據(jù)的價值是15萬元，數(shù)據(jù)庫價值高于數(shù)據(jù)庫成本，說明該數(shù)據(jù)庫應(yīng)該購買。同樣，如果用10萬元購買一批圖書，按每冊均價40元計算，可以購買2500冊，假定每冊年均借閱量為10次，每次借閱文獻費用也是1元，則該批圖書價值是25000元，圖書價值低于投入成本，可以考慮將10萬元投入購買其他文獻資源或利用價值更高的數(shù)據(jù)庫。

3.2 不同學(xué)科之間文獻量的配置比例

高校之間學(xué)科設(shè)置差異很大，各高校的重點學(xué)科不同，高校圖書館的文獻資源分配比例也就各不相同?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校圖書館規(guī)程》（2002年版）第8條指出：“高等學(xué)校圖書館應(yīng)根據(jù)學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)和教學(xué)、科學(xué)研究的需要，根據(jù)館藏基礎(chǔ)及地區(qū)或系統(tǒng)文獻資源布局的統(tǒng)籌安排，制定文獻信息資源建設(shè)方案，形成具有本校特色的館藏體系。”江蘇大學(xué)是2001年經(jīng)教育部批準(zhǔn)，由江蘇理工大學(xué)、鎮(zhèn)江醫(yī)學(xué)院、鎮(zhèn)江師范?？茖W(xué)校合并組建的以工科為特色的研究型綜合大學(xué)。共有重點學(xué)科16個，其中農(nóng)業(yè)自動化與電氣化、液體機械工程、機械制造及其自動化3個國家級重點學(xué)科，13個省級重點學(xué)科，應(yīng)針對不同級別，改善文獻資源收藏結(jié)構(gòu)。首先，應(yīng)利用科學(xué)的方法，動態(tài)確定重點學(xué)科期刊，科學(xué)選訂期刊，其中以本校國家級重點學(xué)科——液體機械及工程為例，在期刊訂閱上應(yīng)重質(zhì)量、輕數(shù)量，不要盲目地擴大訂閱，對于一級學(xué)報、核心期刊要堅持訂閱。其次，加大外文文獻采集力度，重點學(xué)科建設(shè)需要掌握國外最新科技動態(tài)，了解學(xué)科發(fā)展前沿，以滿足教學(xué)科研需求。再次，加強重點學(xué)科特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)，形成一定的專業(yè)特色收藏。本校16個重點學(xué)科，僅有車輛工程特色數(shù)據(jù)庫，特色數(shù)據(jù)數(shù)量少、范圍小，應(yīng)該匯總學(xué)校的科研成果，建設(shè)盡可能多的與本校學(xué)科相聯(lián)系的特色數(shù)據(jù)庫，這樣，一方面可以促進學(xué)校重點學(xué)科建設(shè)與發(fā)展；另一方面可以節(jié)約成本費用。

3.3 不同讀者類型文獻量的配置比例

了解和把握文獻資源需求是文獻資源建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，也是避免各類型文獻資源重復(fù)建設(shè)，做到有的放矢、減少浪費、提高利用率不可缺少的一環(huán)。高校圖書館讀者類型、層次雖然比較單一，主要是本科生、研究生和教學(xué)科研人員，但不同類型、層次的讀者是各有所需的，對資源類型的選擇也有些差異。高校本科生約占80%，這部分讀者還是大量利用紙質(zhì)圖書、期刊和報紙，少量使用電子期刊、隨書光盤、學(xué)位論文、網(wǎng)絡(luò)資源。而且本科生讀者具有“群特性”的特點，他們主要應(yīng)以教學(xué)參考文獻、基礎(chǔ)理論文獻為主，以學(xué)術(shù)類、綜合類文獻為輔。而研究生、教師讀者對文獻資源的需求分散專一，研究文獻要求有一定的深度，較少相互重疊。教師相對有穩(wěn)定的經(jīng)濟來源，除了有較強的科研經(jīng)費支持外，個人文獻收藏能力強是教師對資源分散需求的一大特點。因此應(yīng)當(dāng)全面權(quán)衡師生雙方的需求能力及其對圖書館的依賴程度，確定合理的文獻資源分配比例，既要向高能級層次的教師適度傾斜，又要避免資源分配的不公平。另外，教師之間也不應(yīng)絕對平均，要向“重點人物、重點學(xué)科”的“一線”教師傾斜，兼顧“二線”教師。

參與文獻：

[1] 黃國威.信息資源建設(shè)中的成本策略[J].黑龍江科技信息，2009（1）：127.

[2] 楊薇.論圖書館采購中成本的控制[J].河南圖書館學(xué)刊，2006（4）：72-74.

[3] 周亮文.本量利分析在高校圖書館管理中的應(yīng)用[J].農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息，2008（9）：50-52.

[4] 李東，王旭.高校圖書館降低服務(wù)成本的策略[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊，2009（12）：208-212.

[5] 黃淑，時冬梅.地方高校圖書館采購招標(biāo)及分編業(yè)務(wù)外包探析[J].科技信息，2008（24）：613-614.

[6] 李琴.建設(shè)節(jié)約型高校圖書館的核心問題[J].情報雜志，2009（2）：121-122.