高校資料室分館化的成本收益分析*

尹愛(ài)蘭

（華南農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，廣東 廣州 510642）

多年來(lái)高校資料室作為圖書(shū)館文獻(xiàn)信息資源的補(bǔ)充，是高校教學(xué)和科研的重要保障及基礎(chǔ)，長(zhǎng)期以來(lái)，對(duì)高校的教學(xué)科研起了很大作用。但隨著高校多學(xué)科的相互交叉發(fā)展、電子資源建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)信息管理的專(zhuān)業(yè)化發(fā)展，這種共存方式導(dǎo)致的種種不利因素日漸突出，也沒(méi)有達(dá)到以最低的成本和最好的服務(wù)來(lái)滿足高校師生對(duì)信息資源的需求，這顯然有悖于公用事業(yè)發(fā)展的初衷。而將高校資料室整合并優(yōu)化為圖書(shū)館學(xué)科分館，形成以中心館加多個(gè)學(xué)科分館的高校圖書(shū)館管理模式，作為總、分館的啟動(dòng)機(jī)制，既是追求信息服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效益的內(nèi)驅(qū)力，也是高校師生需求的外驅(qū)力。筆者將從資料室分館化的成本及收益角度來(lái)分析高校資料室分館化的必要性和重要性。

1 高校資料室分館化的總體概況

高校文獻(xiàn)信息資源配置的不合理和浪費(fèi)，帶來(lái)了建設(shè)、維護(hù)和運(yùn)營(yíng)成本的過(guò)度增加，以及文獻(xiàn)信息服務(wù)質(zhì)量和讀者滿意度的下降。其實(shí)，資料室與圖書(shū)館同為高校文獻(xiàn)資源保障基地，但卻各行其事，不相統(tǒng)屬。如在管理體制上由于行政及業(yè)務(wù)分管不同，致使資源大量浪費(fèi)或短缺；管理人員素質(zhì)不高致使文獻(xiàn)分類(lèi)、編目質(zhì)量難以保證；在專(zhuān)業(yè)文獻(xiàn)配置上不能緊跟本專(zhuān)業(yè)學(xué)科前沿的快速發(fā)展，致使文獻(xiàn)資源結(jié)構(gòu)不合理；由于硬件配置不到位，致使服務(wù)手段落后及服務(wù)范圍狹窄等。

學(xué)科分館與原院系資料室有著明顯的區(qū)別，除了收藏統(tǒng)一規(guī)劃以外，學(xué)科分館的工作和人員都隸屬于圖書(shū)館統(tǒng)一管理?？偨Y(jié)我國(guó)高校圖書(shū)館分館化的現(xiàn)狀基本可分為3種類(lèi)型：完全統(tǒng)一分館化、統(tǒng)分結(jié)合分館化和完全沒(méi)有分館化。下面就全國(guó)部分高校分館化情況大致歸納如表1。

表1

從表1可看出完全統(tǒng)一分館化的典型代表只有廈門(mén)大學(xué)，已建成4個(gè)直屬學(xué)科分館、兩個(gè)直屬校區(qū)分館和3個(gè)獨(dú)立分館，院系資料室已不存在，基本上實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)。而統(tǒng)分結(jié)合分館化的高校也只有少數(shù)幾所，如北京大學(xué)，其圖書(shū)館文獻(xiàn)共享和服務(wù)體系由北京大學(xué)中心館（總館）、近20家分館以及醫(yī)學(xué)圖書(shū)館共同組成，此外還有其他10余家院、系資料室。而北京師范大學(xué)也建成21個(gè)分館或?qū)W科資料室，占該校需要改造的院系資料室總數(shù)的2/3左右。清華大學(xué)已建成6個(gè)分館（直屬分館兩個(gè)）占該校需要改造的院系資料室總數(shù)的1/3左右。中國(guó)人民大學(xué)也已將6個(gè)院系資料室改建成分館，另加兩個(gè)直屬分館，分館數(shù)量占該校需要改造的院系資料室總數(shù)的23%左右。武漢大學(xué)已改造院系資料室4個(gè)，占該校需要改造的院系資料室總數(shù)的1/7左右。從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)看，全國(guó)高校資料室分館的數(shù)量不多，還不足全國(guó)高校的1%。資料室分館化到底能給高校帶來(lái)哪些益處，下面就從高校資源的成本和收益出發(fā)加以分析。

2 高校資料室學(xué)科分館化后的成本分析

資料室分館化可以優(yōu)化高校文獻(xiàn)資源及人力資源的流動(dòng)和配置，其手段是通過(guò)減少文獻(xiàn)資源的重置資金和加大文獻(xiàn)資源的共享程度，也就是通過(guò)降低成本來(lái)改善文獻(xiàn)資源數(shù)量、質(zhì)量及服務(wù)效率，從整體上提高圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)效益。

采用固定成本和變動(dòng)成本的分類(lèi)是經(jīng)濟(jì)學(xué)成本分類(lèi)的基本方法。固定成本指在一定時(shí)期內(nèi)和業(yè)務(wù)量范圍內(nèi)不隨圖書(shū)館業(yè)務(wù)量改變而改變的成本，主要包括圖書(shū)館建筑和設(shè)備投入、各項(xiàng)設(shè)施投入、人員固定的基本工資等，屬于一種決策無(wú)關(guān)成本，在圖書(shū)館日常管理決策中可以不過(guò)多考慮；可變成本是指隨著圖書(shū)館服務(wù)的業(yè)務(wù)量（含服務(wù)數(shù)量和質(zhì)量）變化而改變的成本，主要包括信息資源的購(gòu)置成本、加工成本、流通成本（即在信息傳遞過(guò)程中所付出各項(xiàng)費(fèi)用、時(shí)間）、人力資源成本（激勵(lì)性質(zhì)的員工支出）、各種維護(hù)費(fèi)、辦公費(fèi)、水電費(fèi)等等，屬于一種決策相關(guān)成本。

從以上兩個(gè)方面的成本來(lái)分析資料室的成本：首先，固定成本幾乎沒(méi)有浪費(fèi)，而是因?yàn)樵合蒂Y金不足導(dǎo)致有的設(shè)備、設(shè)施的投入資金有限，再加上資料室的固定人員配備不夠致使信息服務(wù)質(zhì)量及服務(wù)效率不高，并且資料室基本上不對(duì)外院系的師生開(kāi)放，這也存在大量的專(zhuān)業(yè)文獻(xiàn)需要花費(fèi)讀者很多時(shí)間去其他地方購(gòu)買(mǎi)或借閱，也就意味著讀者獲取信息要另外支付購(gòu)買(mǎi)文獻(xiàn)費(fèi)用及時(shí)間成本；其次，可變成本卻存在大量的浪費(fèi)及配置的不合理，如資料室及圖書(shū)館各自在購(gòu)買(mǎi)紙質(zhì)文獻(xiàn)時(shí)由于網(wǎng)絡(luò)缺乏統(tǒng)一系統(tǒng)管理導(dǎo)致查重困難，重復(fù)入藏現(xiàn)象比較嚴(yán)重。在圖書(shū)館日常管理決策中，對(duì)成本的分析我們主要是對(duì)可變成本的分析，即分析這部分成本如何投入、投入的金額、投入的方向和投入的結(jié)構(gòu)等問(wèn)題，關(guān)于可變成本投入及結(jié)構(gòu)的問(wèn)題也被稱(chēng)為圖書(shū)信息資源配置的效率和效果問(wèn)題，它是圖書(shū)館管理者需重點(diǎn)關(guān)注的?？梢酝ㄟ^(guò)成本曲線圖來(lái)分析資料室分館化前后的成本。

圖2 資料室分館化后的短期成本

圖1中AC圖、AC資分別表示的是資料室分館化前的圖書(shū)館及資料室的短期成本曲線圖，圖書(shū)館及資料室總的成本曲線圖可以將它們疊合累加而得AC總，我們用圖2的AC前來(lái)表示AC總，而AC后則表示資料室分館化后的成本曲線圖。從圖2可得出，在C相同時(shí)，分館化后的收益大于分館化前的收益，即R前C后，從而提高了經(jīng)濟(jì)效益。

3 高校資料室學(xué)科分館化的收益分析

高校文獻(xiàn)資源體系肩負(fù)著為國(guó)家培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才的重任，它的主要職責(zé)首先是為學(xué)校實(shí)現(xiàn)教學(xué)和科研目標(biāo)服務(wù)，協(xié)作完成教育主管部門(mén)下達(dá)的各項(xiàng)教學(xué)指標(biāo)；其次又要滿足專(zhuān)業(yè)院校學(xué)生對(duì)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)的需求。其收益包括社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。社會(huì)效益是通過(guò)自身多元化的服務(wù)體系，傳播和弘揚(yáng)先進(jìn)的文化思想，提供有用的知識(shí)、情報(bào)和信息，滿足高校教學(xué)科研需要，實(shí)現(xiàn)高校教育職能及提高高校師生知識(shí)水平的全部作用。雖然師生的信息活動(dòng)不直接創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，而一旦為科研、生產(chǎn)部門(mén)吸收利用后，卻可以減少社會(huì)財(cái)富的浪費(fèi)，并使社會(huì)財(cái)富不斷增長(zhǎng)，從而產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益，但其表現(xiàn)卻相當(dāng)模糊，難于衡量。經(jīng)濟(jì)效益則是文獻(xiàn)信息服務(wù)單位在向用戶提供信息服務(wù)的過(guò)程中通過(guò)收費(fèi)系統(tǒng)所獲取的全部貨幣收入。由于高校圖書(shū)館及資料室都是非營(yíng)利機(jī)構(gòu)，不直接或不完全直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，經(jīng)濟(jì)收入是較難計(jì)量的，因而其經(jīng)濟(jì)效益也是無(wú)法計(jì)量的。

圖書(shū)館的收益是一個(gè)綜合復(fù)雜難以統(tǒng)計(jì)的問(wèn)題，不能簡(jiǎn)單地用數(shù)字來(lái)衡量。因而目前許多高校圖書(shū)館主要針對(duì)圖書(shū)館提供的服務(wù)產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效果，采用定性或量化指標(biāo)的方法來(lái)進(jìn)行考核，如：各種文獻(xiàn)資源的數(shù)量、文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)產(chǎn)品的類(lèi)型數(shù)量、館際互借的數(shù)量、參考咨詢的數(shù)量、圖書(shū)的借閱率、讀者對(duì)圖書(shū)館服務(wù)的滿意率、數(shù)據(jù)庫(kù)的點(diǎn)擊下載率等。

在個(gè)案中，廈門(mén)大學(xué)資料室分館化后的收益果應(yīng)該是很顯著的，因?yàn)樵撔Ｔ诩埍疚墨I(xiàn)、文獻(xiàn)自動(dòng)化管理系統(tǒng)操作軟件和其他設(shè)備的購(gòu)置上節(jié)約的經(jīng)費(fèi)較多，如該校將30多個(gè)院系資料室改造為4個(gè)學(xué)科分館，僅此一項(xiàng)就可節(jié)省近30部防盜監(jiān)測(cè)系統(tǒng)和充消磁設(shè)備等的購(gòu)置經(jīng)費(fèi)，以及近一半的人員工資費(fèi)用。

4 結(jié)論

高校是一種非營(yíng)利的公益性機(jī)構(gòu)。在保證圖書(shū)館社會(huì)公益性質(zhì)的基礎(chǔ)上，如何使高校的文獻(xiàn)資源配置更合理，即在高校文獻(xiàn)投入資金一定的前提下使收益最大化，以最小的文獻(xiàn)資源經(jīng)費(fèi)獲得最大的信息量和最高的服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)該引起我們的重視。從以上的分析可知資料室分館化是高校資源整合的新方向，是增加高校文獻(xiàn)資源經(jīng)濟(jì)效益的必經(jīng)之路。

當(dāng)然，考慮到種種現(xiàn)實(shí)因素，從我國(guó)高校圖書(shū)館總、分館建設(shè)現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，立即取消資料室，完全實(shí)現(xiàn)分館化是不太現(xiàn)實(shí)的，所以分館化需要分步驟、分階段地逐漸實(shí)施。如目前不少高校就先在業(yè)務(wù)上將資料室的資源逐步實(shí)現(xiàn)全校網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一查詢、統(tǒng)一檢索，基本實(shí)現(xiàn)基于網(wǎng)絡(luò)的圖書(shū)館與資料室的統(tǒng)一管理系統(tǒng)。雖然還有很長(zhǎng)的路要走，但還是要堅(jiān)定步伐不斷推進(jìn)分館化。

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[5] 中國(guó)人民大學(xué)圖書(shū)館.http：//www.lib.ruc.edu.cn/.

[6] 廈門(mén)大學(xué)圖書(shū)館.http：//210.34.4.20/cn/.

[7] 北京大學(xué)圖書(shū)館.http：//162.105.139.185/portal/index.jsp.

[8] 北京師范大學(xué)圖書(shū)館.http：//www.lib.bnu.edu.cn/index.jsp.

[9] 清華大學(xué)圖書(shū)館.http：//www.lib.tsinghua.edu.cn/.尹愛(ài)蘭 女，1975年生。館員，碩士。