“協(xié)同E智”的債權(quán)債務(wù)管理在勘測設(shè)計企業(yè)的應(yīng)用

杜 明，蒲康華

（中國水電顧問集團(tuán)貴陽勘測設(shè)計研究院，貴州 貴陽 550081）

1 傳統(tǒng)意義的債權(quán)債務(wù)管理

企業(yè)債權(quán)債務(wù)的范圍包括企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中因發(fā)生購銷產(chǎn)品、提供或接受勞務(wù)等業(yè)務(wù)而形成的暫收、暫付、預(yù)收、預(yù)付、應(yīng)收、應(yīng)付、備用金等往來款項。有效的債權(quán)債務(wù)管理不僅對企業(yè)的財務(wù)有利，還惠及企業(yè)的市場開發(fā)、生產(chǎn)管理等多個方面，同時也需要企業(yè)其他部門的協(xié)同配合。

傳統(tǒng)意義上的債權(quán)債務(wù)管理往往過多的被強(qiáng)調(diào)為是企業(yè)財務(wù)管理的一項重要內(nèi)容，而忽視了其他相關(guān)部門的參與，造成了較多的問題。其一，債權(quán)債務(wù)其實是在市場開發(fā)、合同簽訂以及生產(chǎn)的過程中產(chǎn)生的，它的實現(xiàn)也需要企業(yè)的市場、生產(chǎn)甚至法律部門的參與，而財務(wù)只是債權(quán)債務(wù)流程中的一個資金環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)意義上的債權(quán)債務(wù)管理僅僅從財務(wù)管理著手，相當(dāng)于抓住了問題的表象，并沒有從本質(zhì)上解決問題。其二，由于沒有整體的工作思路，自然沒有全局的工作策劃，使債權(quán)債務(wù)管理的各個環(huán)節(jié)往往各自為政，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和流程控制機(jī)構(gòu)，以部門為營，自覺不自覺地形成了企業(yè)債權(quán)債務(wù)管理的一個個 “信息孤島”，導(dǎo)致效率低下，信息失真。

2 “協(xié)同E智”的債權(quán)債務(wù)管理

筆者認(rèn)為，真正有效的債權(quán)債務(wù)管理，需要企業(yè)的市場、生產(chǎn)、財務(wù)等相關(guān)部門的協(xié)同工作，故以此為基礎(chǔ)提出了 “協(xié)同E智”的債權(quán)債務(wù)管理模式 （見圖1），從 “協(xié)同”和 “E智”兩個方面徹底解決債權(quán)債務(wù)問題。

圖1 “協(xié)同E智”的債權(quán)債務(wù)管理模式

“協(xié)同”的債權(quán)債務(wù)管理，就是圍繞債權(quán)債務(wù)的核心——“合同”開展管理工作。要求市場開發(fā)部將各類合同、協(xié)議、工作委托書等全部列入合同管理，并負(fù)責(zé)維護(hù)合同上明示的相關(guān)基礎(chǔ)信息；生產(chǎn)管理部根據(jù)合同要求安排生產(chǎn)、采購計劃，負(fù)責(zé)維護(hù)生產(chǎn)任務(wù)、采購計劃實施情況，作為啟動合同收、付款的 “觸發(fā)事件”，系統(tǒng)自行比對并自動觸發(fā)提示市場開發(fā)部，實施應(yīng)收、應(yīng)付款程序；財務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)維護(hù)實際收、付款的相關(guān)信息，系統(tǒng)自動將該信息與應(yīng)收、應(yīng)付款信息比對，根據(jù)比對結(jié)果 “終止”或 “持續(xù)”提醒市場開發(fā)部實施收、付款程序，必要時采取相應(yīng)的法律措施；如此循環(huán)往復(fù)，封閉運(yùn)行，直至合同執(zhí)行完畢，法律責(zé)任解除。

“E智”的債權(quán)債務(wù)管理，就是利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段，建立銜接合同管理系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、生產(chǎn)及采購管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享機(jī)制，消除信息 “孤島”；建立系統(tǒng)自動觸發(fā)的工作流程控制模式，強(qiáng)化信息傳遞過程控制；建立系統(tǒng)操作日志，按照職責(zé)劃分，便于對管理績效的客觀考核。

3 “協(xié)同E智”的債權(quán)債務(wù)管理系統(tǒng)的實現(xiàn)機(jī)理

“協(xié)同E智”的債權(quán)債務(wù)管理系統(tǒng)的實現(xiàn)機(jī)理就是通過一個互聯(lián)互通的債權(quán)債務(wù)管理平臺，將企業(yè)各相關(guān)部門的工作有機(jī)聯(lián)系起來，通過對企業(yè)各類編碼規(guī)則的統(tǒng)一，實現(xiàn)各子公司債權(quán)債務(wù)的合并、分類、自動確認(rèn)，以及數(shù)據(jù)庫的共享、查詢，從而達(dá)到對企業(yè)債權(quán)債務(wù)更有效的管理 （見圖2）。實踐中需要注意以下幾個方面：

圖2 “協(xié)同E智”的債權(quán)債務(wù)管理系統(tǒng)實現(xiàn)機(jī)理

3.1 債權(quán)債務(wù)管理理念的更新

債權(quán)債務(wù)管理屬于企業(yè)綜合管理的范疇，不僅與財務(wù)管理聯(lián)系緊密，而且與經(jīng)營管理等密切相關(guān)。必須改變債權(quán)債務(wù)管理只是財務(wù)部門的事情，賬務(wù)不清也是財務(wù)部門責(zé)任的傳統(tǒng)觀念。只有加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)部門之間的協(xié)作意識和整體觀念，才可能實施對債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)化、程序化的管理。

3.2 建立部門協(xié)同工作機(jī)制

建立企業(yè)各部門協(xié)同工作的債權(quán)債務(wù)管理機(jī)制，包括事前管理、事中管理、事后管理。

事前管理主要包括：①明確各部門債權(quán)債務(wù)管理職責(zé)，梳理優(yōu)化管理流程；②規(guī)范合同、客商、會計科目編碼；③對原有的債權(quán)債務(wù)進(jìn)行清理登記造冊，對往來單位的信用進(jìn)行評價等。

事中管理主要包括：①及時準(zhǔn)確地建立和健全合同信息；②及時、正確維護(hù)合同約定的收、付條件成就信息；③收、付款的核算及反饋；④債權(quán)、債務(wù)的確認(rèn)；⑤對合理展期的債權(quán)債務(wù)明確專責(zé)跟蹤督辦。

事后管理主要包括：①超期債權(quán)債務(wù)的特別管理程序；②客商的信用管理；③賬銷案存?zhèn)鶛?quán)債務(wù)管理。

3.3 協(xié)調(diào)整合各部門管理子系統(tǒng)，消除信息 “孤島”

根據(jù)企業(yè)各有關(guān)部門在債權(quán)債務(wù)管理中的職責(zé)、債權(quán)債務(wù)的業(yè)務(wù)流程，梳理形成各部門協(xié)同的工作流程，并以該流程 “串聯(lián)”起各部門管理子系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享。

4 “協(xié)同E智”債權(quán)債務(wù)管理的應(yīng)用

在實行 “協(xié)同E智”的債權(quán)債務(wù)管理之前，貴陽勘測設(shè)計研究院 （以下簡稱 “貴陽院”）的往來款項一直居高不下，2008年末應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款占流動資產(chǎn)的22%，且3年以上應(yīng)收款項達(dá)500多萬元。在企業(yè)的利潤空間越來越小的情況下，應(yīng)收款項過大已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)生財務(wù)困難、影響企業(yè)健康發(fā)展的隱患。此外，由于多方面的原因，對一些簽訂時間較早，執(zhí)行時間較長的合同，有關(guān)的債權(quán)債務(wù)管理信息存在諸多缺失，不同程度地增加了形成壞賬、呆賬的風(fēng)險。管理活動以部門為中心而不是以工作為中心的格局仍慣性地存在，多套管理子系統(tǒng)并行，信息流通遲滯，環(huán)節(jié)冗余，協(xié)同一致的工作機(jī)制沒有完全建立。

針對上述情況，由財務(wù)資產(chǎn)部牽頭，在貴陽院實行了 “協(xié)同E智”的債權(quán)債務(wù)管理模式。貴陽院根據(jù) “協(xié)同E智”債權(quán)債務(wù)管理模式的實現(xiàn)機(jī)理，充分挖掘用友NC軟件和GMIS企業(yè)管理信息系統(tǒng)的功能，協(xié)同合同管理、生產(chǎn)管理、財務(wù)管理的有關(guān)功能，實現(xiàn)了信息源的唯一、信息流的共享、控制過程的自動，在債權(quán)債務(wù)管理方面不但形成了院內(nèi)各有關(guān)部門協(xié)同工作的局面，而且逐步達(dá)到了智能化的控制要求。

4.1 總體架構(gòu)

建立債權(quán)債務(wù)管理工作框架，整合財務(wù)管理系統(tǒng)和GMIS管理信息系統(tǒng)合同管理、生產(chǎn)管理 （包括項目管理與采購管理）模塊功能，按照債權(quán)債務(wù)管理工作流程，在模塊間形成數(shù)據(jù)共享和流程管控（見圖3）。

圖3 “協(xié)同E智”的債權(quán)債務(wù)管理總體框架

4.2 管理功能

（1）合同信息管理。合同由市場開發(fā)部門統(tǒng)一管理，并按職責(zé)在GMIS中維護(hù)有關(guān)合同基礎(chǔ)信息，合同基礎(chǔ)信息經(jīng)審核后發(fā)布。

（2）債權(quán)債務(wù)成就信息管理。由院生產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)，根據(jù)合同約定，將服務(wù)提供情況等債權(quán)成就條件或接受產(chǎn)品、服務(wù)情況等債務(wù)成就條件錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動觸發(fā)啟動收、付款程序，通知市場開發(fā)部辦理有關(guān)工作。

（3）收、付款程序管理。由市場開發(fā)部組織實施，與合同對方銜接，辦理收、付款審批程序，辦妥后提交財務(wù)資產(chǎn)部。若不能按合同約定辦理，則在CRM管理模塊中記錄有關(guān)信息，系統(tǒng)對客戶自動進(jìn)行評級授信和信用政策管理。

（4）款項收、付和核算。由財務(wù)資產(chǎn)部辦理款項收、付手續(xù)，并在用友NC中予以正確核算、歸集。用友NC根據(jù)收、付款信息終止收、付款程序。

（5）備用金管理。將備用金的控制限額落實到部門，每個部門的備用金余額不能超過其核定的金額，一旦超出，系統(tǒng)將給出提示，并且不能進(jìn)行后續(xù)操作。

（6）清賬抵消提示。在有關(guān)部門進(jìn)行收、付款手續(xù)時，能夠提示債權(quán)方和債務(wù)方同為一個單位的有關(guān)信息。

（7）決策支持。將原始數(shù)據(jù)分類匯總后，對債權(quán)方和債務(wù)方在資金結(jié)算過程中的各項信息進(jìn)行分析，適時提供所需的債權(quán)債務(wù)管理信息。

（8）信用管理。通過對往來單位各類信息進(jìn)行集中處理，依據(jù)欠款規(guī)模、拖欠時間、業(yè)務(wù)規(guī)模、業(yè)務(wù)頻率及其基本信息等建立的測算模型，對該客商的信用進(jìn)行綜合評測，為系統(tǒng)內(nèi)各部門及單位開展業(yè)務(wù)、選擇結(jié)算方式和清欠款項提供依據(jù)和參考。

（9）預(yù)警和通報。按不同需求提供債權(quán)、債務(wù)信息匯總，對超期無動態(tài)、數(shù)額過大等非正常債權(quán)債務(wù)進(jìn)行預(yù)警和通報。

4.3 實施程序

（1）統(tǒng)一指導(dǎo)思想，統(tǒng)一規(guī)劃方案。統(tǒng)一思想，成立了債權(quán)債務(wù)管理工作小組，制訂 “協(xié)同E智”債權(quán)債務(wù)管理的規(guī)劃方案和實施計劃，并分解到各有關(guān)部門的年度工作目標(biāo)計劃中。

（2）清理歷史債權(quán)債務(wù)，完善基礎(chǔ)資料。組織實施清欠工作，盤整存量資產(chǎn)，激活僵化財源，摸清債權(quán)債務(wù)家底，形成 “協(xié)同E智”債權(quán)債務(wù)管理的基礎(chǔ)信息庫。

（3）建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)編碼規(guī)范。由財務(wù)資產(chǎn)部牽頭，市場開發(fā)部、生產(chǎn)管理部、人力資源部參與，以合同為起、終點(diǎn)，規(guī)范合同、客商、部門、職員、項目、科目編碼體系，以編碼為依據(jù)建立各工作環(huán)節(jié)的流程銜接，實現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理。

（4）職責(zé)規(guī)劃、流程規(guī)劃。根據(jù)債權(quán)債務(wù)管理規(guī)劃方案，進(jìn)一步明確各相關(guān)部門的職責(zé)，確保管理責(zé)任無遺漏，業(yè)務(wù)分工無死角。根據(jù)債權(quán)債務(wù)管理的工作流程，將各部門職責(zé)以工序的概念固化，形成計算機(jī)自控流程，互為因果，避免人為因素造成管理過程的中斷、冗長。

（5）程序化管理。 “協(xié)同E智”債權(quán)債務(wù)管理的起點(diǎn)、終點(diǎn)均為合同，市場開發(fā)部將新增合同錄入系統(tǒng)中并審批發(fā)布后，債權(quán)債務(wù)管理流程自行啟動，必須在各有關(guān)部門完成相應(yīng)職責(zé)，并標(biāo)注于系統(tǒng)中后，該項工作方被標(biāo)注為完成，并自動歸檔，否則，將在當(dāng)前工作任務(wù)中不斷予以提示處理。

（6）監(jiān)控與考核。審計監(jiān)察部對債權(quán)債務(wù)管理情況適時進(jìn)行監(jiān)控，對超期情況提出督辦要求。系統(tǒng)將自動記錄債權(quán)債務(wù)管理各有關(guān)參與部門的履職情況、完成時間等管理執(zhí)行力，由相應(yīng)部門據(jù)以實施績效考核。

4.4 管理效益

通過實施 “協(xié)同E智”的債權(quán)債務(wù)管理，為貴陽院建立系統(tǒng)的債權(quán)債務(wù)全程管理，暨事前控制、事中跟蹤、事后分析，提供了扎實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；并使貴陽院的債權(quán)債務(wù)管理工作更加高效、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，為實施客戶管理、銷售和采購政策管理提供了依據(jù)；為踐行 “守法、誠信、互動、雙贏”的經(jīng)營理念夯實了基礎(chǔ)。其管理效益主要表現(xiàn)在以下方面：

（1）市場經(jīng)營管理效益。為企業(yè)提供信用管理，幫助甄別客戶，提高履約能力，樹立品牌口碑，使市場競爭力得到提升。

（2）生產(chǎn)組織管理效益。有效整合經(jīng)營與生產(chǎn)，形成 “經(jīng)營帶動生產(chǎn)，生產(chǎn)促進(jìn)經(jīng)營”的良好互動局面；并實施了有效的采購管理。

（3）資金管理效益。資金預(yù)測的準(zhǔn)確性及效率大大提高；加速了資金回籠，減少了資金占用，增加了資金收益。

（4）決策支持效益。債權(quán)債務(wù)管理數(shù)據(jù)庫可以為授權(quán)使用者提供遠(yuǎn)程、實時的債權(quán)債務(wù)信息查詢，為管理者決策提供支持。

5 結(jié)論

傳統(tǒng)意義的債權(quán)債務(wù)管理僅僅強(qiáng)調(diào)財務(wù)管理的職能，并不能滿足現(xiàn)代企業(yè)債權(quán)債務(wù)管理的需要。結(jié)合計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，提出了企業(yè)市場、生產(chǎn)、財務(wù)等各有關(guān)部門 “協(xié)同E智”的債權(quán)債務(wù)管理模式，并在貴陽院推廣應(yīng)用，取得了良好的效果。隨著今后 “協(xié)同E智”債權(quán)債務(wù)管理體系的不斷完善，它必將為貴陽院的發(fā)展發(fā)揮更大的功效。

［1］ 李龍剛，呂備戰(zhàn).市場競爭下企業(yè)如何有效地進(jìn)行債權(quán)債務(wù)管理［J］.中國集團(tuán)經(jīng)濟(jì)， 2007（12）:143.

［2］ 屠建平.建立綜合管理系統(tǒng)，加強(qiáng)債權(quán)債務(wù)管理［J］.鐵道物資科學(xué)管理， 2000（6）:15-16.

［3］ 洪其根.債權(quán)債務(wù)信息庫系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用［J］.鐵道物資科學(xué)管理， 2003（3）:45-46.

［4］ 洪其根.債權(quán)債務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用［J］.鐵道物資科學(xué)管理， 1998（5）:30-31.