中文現(xiàn)刊架位號(hào)設(shè)計(jì)——以柳州醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校圖書館為例

陸偉峰，勞江霓

（柳州醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，545006）

現(xiàn)刊排架工作是期刊管理工作中的重要組成部分，如何滿足廣大讀者的需求，使他們能在最短的時(shí)間內(nèi)獲取所需的期刊，提高期刊的利用率，一直是高校圖書館工作者積極研究和探討的重要課題。柳州醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校圖書館目前正在搬遷之中，新館報(bào)刊閱覽室比舊館報(bào)刊閱覽室大5倍。新購入了十二列（五組一列的5層）雙柱雙面斜坡式期刊陳列架，一列有五組，一組有五層，一層有四個(gè)架位，一列有100個(gè)架位（五組×五層×四個(gè)架位），十二列共有1200個(gè)架位。在形式和直觀上給讀者一個(gè)很清楚的方位，讓讀者走進(jìn)報(bào)刊閱覽室就對(duì)各類期刊的擺放位置一目了然，能很快找到自己所需的期刊。既有利于讀者利用，又便于工作人員的管理?，F(xiàn)將2011年中文現(xiàn)刊架位號(hào)設(shè)計(jì)的過程分享如下。

1 中文現(xiàn)刊架位號(hào)設(shè)計(jì)遵循的原則

1.1 整個(gè)排架體系按《中國圖書館分類法》排列，保證期刊排架體系的科學(xué)性和系統(tǒng)性。

1.2 方便讀者在一個(gè)區(qū)域內(nèi)找到自己所需要學(xué)科的全部期刊，縮短讀者查閱期刊時(shí)間。

1.3 方便工作人員的管理。

1.4 保證現(xiàn)刊、過刊索刊號(hào)一致，體現(xiàn)期刊管理的延續(xù)性[1]。

2 期刊采用分類排架

2.1 分類號(hào)的依據(jù)

分類號(hào)是根據(jù)《中國圖書館分類法(第四版)》來進(jìn)行分類的，或者直接采用書商贈(zèng)送的MARC數(shù)據(jù)。

2.2 刊次號(hào)的取號(hào)方法

取刊名前四個(gè)字的左上角組成四角號(hào)碼，例如：《護(hù)理實(shí)踐與研究》的索刊號(hào)是R47/5136。對(duì)于刊名字?jǐn)?shù)不足四個(gè)字的，補(bǔ)0組成4位數(shù)字。如果刊名是一個(gè)字時(shí)，取它的左上角，后面補(bǔ)3個(gè)0，例如：《虹》的索刊號(hào)是D432/5000；如果刊名是兩個(gè)字時(shí)，分別取它們的左上角，后面補(bǔ)兩個(gè)0，例如：《骨科》的索刊號(hào)是R68/7200；如果刊名是三個(gè)字時(shí)，分別取它們的左上角，后面補(bǔ)一個(gè)0，例如：《中草藥》的索刊號(hào)是R28/5440。

2.3 索刊號(hào)的組成、排序

分類號(hào)和刊次號(hào)兩部分組成就是館藏期刊索刊號(hào)，是期刊排架的依據(jù)。我館期刊索刊號(hào)的組成是：分類號(hào)/刊次號(hào)。排序是：按分類號(hào)排列→按刊次號(hào)排列→如果同類且刊名前四個(gè)字的四角號(hào)碼相同，則根據(jù)它們的國內(nèi)郵發(fā)代號(hào)先后順序排列。例如：《中國醫(yī)學(xué)計(jì)算機(jī)成像雜志》的索刊號(hào)是R445/5679，郵發(fā)代號(hào)是04-566→《中國醫(yī)學(xué)影像技術(shù)》的索刊號(hào)是R445/5679，郵發(fā)代號(hào)是82-509→《中國醫(yī)學(xué)影像學(xué)雜志》的索刊號(hào)是R445/5679，郵發(fā)代號(hào)是82-712。對(duì)于非郵發(fā)期刊、內(nèi)部期刊、自辦發(fā)行期刊等，既沒有中國標(biāo)準(zhǔn)刊號(hào)，又沒有郵發(fā)代號(hào)的，首先看有無其它能代表期刊特征的代號(hào)，如地區(qū)號(hào)等。無國內(nèi)郵發(fā)代號(hào)的期刊排在有國內(nèi)郵發(fā)代號(hào)同類且刊名前四個(gè)字的四角號(hào)碼相同的后面。這種組合排列，兼顧了兩種排架方式，即先按照學(xué)科分類，同一類號(hào)下再按照刊名的四角號(hào)碼大小順序比對(duì)排列?？梢詫⑼?、同名、同地域的期刊都集中在一起，使期刊館藏形成一個(gè)有內(nèi)在聯(lián)系的文獻(xiàn)整體，排架具有科學(xué)性、邏輯性。既做到了科學(xué)歸類，又突出了每種刊物的特性和相似性，有一定的規(guī)律可循，也方便查找[2]。

3 中文現(xiàn)刊架位號(hào)設(shè)計(jì)

3.1 架位號(hào)與索刊號(hào)一致

架位號(hào)是指開架現(xiàn)刊分類陳列時(shí)的架位順序號(hào)，即架標(biāo)，是每一種期刊在期刊陳列架上的標(biāo)識(shí)，表示每種刊物的所在位置，它與索刊號(hào)是一致的。原則是一刊一位一號(hào)。開架現(xiàn)刊有多少種，設(shè)多少架位，編多少號(hào)碼，取號(hào)工作可在下年度現(xiàn)刊公開征訂工作結(jié)束之后一次性進(jìn)行。

3.2 制作Excel表格

Excel提供了許多快速輸入數(shù)據(jù)的方法，允許用戶采用鼠標(biāo)拖動(dòng)單元格右下角的填充柄來快速輸入這些預(yù)定義序列，可以極大提高輸入數(shù)據(jù)的工作效率[3]。建一個(gè)Excel文件，命名為“2011年現(xiàn)刊總目錄”，在工作表中建立標(biāo)題欄：序號(hào)、架位號(hào)、索刊號(hào)、郵發(fā)代號(hào)、刊名、總期數(shù)、全年價(jià)、份數(shù)、刊價(jià)*份數(shù)。把本館所訂購的全部中文現(xiàn)刊按郵發(fā)代號(hào)的順序錄入具體的原始數(shù)據(jù)，或者從網(wǎng)上下載復(fù)制到Excel表格里。要注意的是，輸入“郵發(fā)代號(hào)”時(shí)，短橫前的數(shù)是十位數(shù)，表示某地區(qū)，如果遇到個(gè)位數(shù)時(shí)，在它的前面補(bǔ)一個(gè)0，例如：02-143《中華護(hù)理雜志》。短橫后的數(shù)是百位數(shù)，遇到個(gè)位數(shù)時(shí)，要在它的前面補(bǔ)兩個(gè)0。例如：28-006《國際皮膚性病學(xué)雜志》；遇到十位數(shù)時(shí)，要在它的前面補(bǔ)一個(gè)0，例如：12-089《中國免疫學(xué)雜志》。這樣的“郵發(fā)代號(hào)”自動(dòng)排序時(shí)，順序才不會(huì)混亂?！胺青]發(fā)”有號(hào)也要注明，每種現(xiàn)刊按以上方法對(duì)應(yīng)給出索刊號(hào)（見表1）。

3.3 索刊號(hào)自動(dòng)排序

選擇該表有標(biāo)題欄的列：架位號(hào)、索刊號(hào)、郵發(fā)代號(hào)、刊名、總期數(shù)、全年價(jià)、份數(shù)、刊價(jià)*份數(shù)，單擊工具欄的“數(shù)據(jù)/排序”，主要關(guān)鍵字選擇“索刊號(hào)”，次要關(guān)鍵字選擇“郵發(fā)代號(hào)”，都選擇“升序”，選擇“有標(biāo)題行”，單擊“確定”按鈕。計(jì)算機(jī)自動(dòng)把所有的期刊按《中國圖書館分類法》由A到Z的順序排列，分類號(hào)相同，按刊次號(hào)的大小順序排，索刊號(hào)相同，按郵發(fā)代號(hào)的大小順序排[4]。這樣，把同類、同名、同地域的期刊都集中在一起。

表1

表2

表3

3.4 現(xiàn)刊架位號(hào)自動(dòng)排序

架位號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字0001，0002，……表示，從0001排起，以后增加閱覽架，可以排到9999號(hào)，可以放9999種現(xiàn)刊，也要在斜坡式期刊陳列架上打印相應(yīng)的“架位號(hào)”。我館2011年只訂購現(xiàn)刊748種。選擇標(biāo)題欄為“架位號(hào)”這列，右單擊鼠標(biāo)，選擇“設(shè)置單元格格式”→數(shù)字→文本→對(duì)齊→居中→居中→確定。在B2單元格內(nèi)輸入0001回車，選擇這個(gè)單元格，當(dāng)鼠標(biāo)在其右下角呈實(shí)心“+”時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)鼠標(biāo)到0748（見表2）。

4 生成現(xiàn)刊總目錄

4.1 按“郵發(fā)代號(hào)”排序

選擇該表有標(biāo)題欄的列：架位號(hào)、索刊號(hào)、郵發(fā)代號(hào)、刊名、總期數(shù)、全年價(jià)、份數(shù)、刊價(jià)*份數(shù)，單擊工具欄的“數(shù)據(jù)/排序”，主要關(guān)鍵字選擇“郵發(fā)代號(hào)”，選擇“升序”，選擇“有標(biāo)題行”，單擊“確定”按鈕。計(jì)算機(jī)自動(dòng)把所有期刊按“郵發(fā)代號(hào)”的大小順序排列。

4.2 設(shè)置表頭

在行1處插入兩行，選擇A1→I1，點(diǎn)擊“合并及居中”，輸入“2011年中文現(xiàn)刊總目錄”，選擇A2-I 2，點(diǎn)擊“合并及居中”，輸入“制表單位和日期”（見表3）。

5 上述排架方法的優(yōu)點(diǎn)

5.1 可以用漢字進(jìn)行標(biāo)識(shí)

將分類號(hào)所代表的學(xué)科門類用漢字寫出標(biāo)牌，置于開架的斜坡式期刊陳列架上。將架位號(hào)寫在兩個(gè)地方，一個(gè)標(biāo)寫在斜坡式期刊陳列架的具體架位上，固定的；一個(gè)標(biāo)寫在現(xiàn)刊上。

5.2 定位準(zhǔn)確，方便讀者和工作人員

《中國圖書館分類法》采用漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合制號(hào)碼。工業(yè)技術(shù)所屬的二極類，采用雙字母。如果我們直接用分類號(hào)或者索刊號(hào)來排架，造成類號(hào)復(fù)雜難記，不易查找，讀者也不理解類號(hào)的含義。將索刊號(hào)轉(zhuǎn)換為架位號(hào)，在標(biāo)識(shí)開架現(xiàn)刊時(shí)又可以拋開索刊號(hào)，而將架位號(hào)作為索刊標(biāo)識(shí)和排架標(biāo)識(shí)使用，可以使架位號(hào)從表現(xiàn)形式上脫離索刊號(hào)的符號(hào)系統(tǒng)，又不失類分現(xiàn)刊、區(qū)分刊種的性能。而對(duì)于每個(gè)人來說，阿拉伯?dāng)?shù)字是最直觀和最容易排序的號(hào)碼方式，簡短、易懂、易記、易查。讀者不用了解號(hào)碼本身的意義，只要將刊物上標(biāo)識(shí)的阿拉伯?dāng)?shù)字和架標(biāo)對(duì)應(yīng)就可以正確歸架。這樣的架位號(hào)直觀明了，定位準(zhǔn)確，方便讀者歸架和工作人員上架、整架、下架、清點(diǎn)以及查找等項(xiàng)工作。例如：讀者或者工作人員查找或者歸架《中國實(shí)用護(hù)理雜志·上旬版》，它的架位號(hào)是0538，它的索刊號(hào)是R47/5637，用架位號(hào)歸架比用索刊號(hào)歸架容易“對(duì)號(hào)入座”，也快幾倍。阿拉伯?dāng)?shù)字的排列方式更容易讓讀者接受，也體現(xiàn)出人性化的服務(wù)理念。這樣做還省去了使用代書板的麻煩。

5.3 有利于提高工作效率

每期現(xiàn)刊陸續(xù)到館后，工作人員將清單上的“郵發(fā)代號(hào)”作為檢索點(diǎn)，在“現(xiàn)刊總目錄”上檢索就會(huì)顯示該刊的架位號(hào)和索刊號(hào)等信息，將相應(yīng)的架位號(hào)抄寫在該現(xiàn)刊封面的空白書標(biāo)上（在其現(xiàn)刊封面的左上角或醒目處貼一張空白書標(biāo)）作為刊標(biāo)，就可以快速準(zhǔn)確地上刊。既減輕管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，又使工作效率得到進(jìn)一步地提高。

5.4 避免了預(yù)留架位的矛盾

因?yàn)槠诳膭?dòng)態(tài)性很強(qiáng)，如果為新刊預(yù)留架位，就會(huì)出現(xiàn)空位，既不美觀，又不利于空間的節(jié)省。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)架位號(hào)就不存在這種矛盾的。不論刊種和數(shù)量如何變化，架位始終用阿拉伯?dāng)?shù)字排序，不用變動(dòng)。架位號(hào)是為當(dāng)年開架現(xiàn)刊在排列布局上的管理方便而編制的，每年度根據(jù)征訂情況編制或調(diào)整一次。每種現(xiàn)刊的架位號(hào)一旦確定，這一年內(nèi)排架位置始終不變。第二年度訂購時(shí)，新增刊種的數(shù)量在往年訂購的基礎(chǔ)上不會(huì)有多大變化，將變化的刊種刪除或添加到排架用的Excel表中，如果期刊有更名的索刊號(hào)也要更改，最后重新排序即可。

5.5 使現(xiàn)刊、過刊的索刊號(hào)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一

中文現(xiàn)刊的排架法是將索刊號(hào)轉(zhuǎn)換為架位號(hào)排架，編目過刊合訂本時(shí)，直接按照現(xiàn)刊的索刊號(hào)給號(hào)。這種期刊排架方法使現(xiàn)、過刊的索刊號(hào)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。

我館經(jīng)過多年不斷地實(shí)踐、改革，將索刊號(hào)轉(zhuǎn)換為架位號(hào)后，認(rèn)為架位號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字組織排列開架現(xiàn)刊，是讀者和工作人員樂于接受的一種形式。

[1]孫 浩.基于圖書館自動(dòng)化集成管理系統(tǒng)的期刊排架方法新探[J].情報(bào)探索，2009，（2）：106-107.

[2]王衛(wèi)國.現(xiàn)刊排架號(hào)新探[J].圖書館理論與實(shí)踐，2009，（12）：99-100.

[3]曹廣英.EXCEL試用于現(xiàn)刊排架 [J].圖書館建設(shè)，2006，（3）：81-82.

[4]姬天巧，馬巧云.電子表格在期刊工作中的應(yīng)用[J].圖書館雜志，2006，25（7）：44-45.

（編輯：朱愛瑜）