上海市二、三級醫(yī)療機構OA系統(tǒng)應用情況探討

■ 程 雪 周 嵐 應向華 趙列賓 周曉輝

隨著信息化的發(fā)展，社會對醫(yī)療服務要求不斷提高，管理水平和服務功能的強化，對醫(yī)院辦公方式的轉變產(chǎn)生極大的推動作用［1］。面對網(wǎng)絡時代，各家醫(yī)院利用信息技術，逐步推進“數(shù)字化醫(yī)院”建設［2］。醫(yī)院辦公自動化（Office Automation，OA）的發(fā)展建設是醫(yī)院信息化建設的重要環(huán)節(jié)，可顯著提高辦公管理體系的辦公質量和效率，增強決策的科學性和正確性［3］，對于促進醫(yī)院建設和發(fā)展有著十分重要的意義。

上海醫(yī)院信息化建設已經(jīng)有20余年，但各醫(yī)療機構中OA系統(tǒng)的使用情況存在很大的區(qū)別，為真實地反映上海市醫(yī)療機構辦公自動化的建設、應用的現(xiàn)狀，研究探討OA系統(tǒng)建設和推廣中存在的問題，上海醫(yī)院協(xié)會院辦管理專業(yè)委員會特圍繞上海市二、三級醫(yī)療機構OA系統(tǒng)應用情況開展了問卷調查，以便制定相應的改進措施，為加快推動上海醫(yī)療機構辦公自動化的建設提供依據(jù)。

1 對象與方法

1.1 研究對象

本次問卷調查發(fā)放范圍是上海市醫(yī)院協(xié)會院辦管理專業(yè)委員會會員單位，包括上海市39所三級和二級公立醫(yī)院。對39所醫(yī)院均發(fā)放了問卷，回收35份，回收率為89.7％，35所醫(yī)院中三級醫(yī)院有28所（上海市三級醫(yī)院共計33所，占84.8％），二級醫(yī)院有7所。

1.2 方法

1.2.1 自行設計調查問卷。內容包括醫(yī)院基本信息、醫(yī)院臨床醫(yī)技科室績效考核評估體系的建設和應用、OA系統(tǒng)應用情況、OA系統(tǒng)建設與應用的改進建議四個部分。答題方式有選擇、填空和自由回答三類。在第三部分OA系統(tǒng)應用情況中，在設計重要影響因素及影響度時，人為的劃分了四個部分，即使用者、技術開發(fā)、統(tǒng)籌規(guī)劃和應用政策四個方面，由各單位

根據(jù)影響程度進行評分，未進行權重的設定。因此，目前分析只能根據(jù)均數(shù)判定影響因素的干擾。35所醫(yī)療機構全部完成此項目的填寫，并進行評分。

1.2.2 資料統(tǒng)計學分析。所有調查問卷在微機上建立EXCEL數(shù)據(jù)庫，用SPSS11.5軟件，采用頻數(shù)分析、X±S等方法完成統(tǒng)計學分析。

2 結果與分析

2.1 醫(yī)院OA系統(tǒng)使用情況

參與調查的35所醫(yī)院中，使用OA系統(tǒng)的醫(yī)療機構分布情況見表1。

由表1可見，35所醫(yī)院中共有26所使用了OA系統(tǒng)，占74.29％。其中7所二級醫(yī)院中3所使用了OA系統(tǒng)，占42.86％；28所三級醫(yī)院中23所均不同程度的開發(fā)使用了OA系統(tǒng)，占82.14％，其中三級甲等綜合性醫(yī)院比例較高，占86％以上。樣本中二級醫(yī)院入選的比例較少，問卷回收以三級醫(yī)院為主，因此本研究在三級醫(yī)院中具有代表性。

2.2 醫(yī)院OA系統(tǒng)應用的現(xiàn)況和建設者認為有必要建立無線OA辦公，理由主要為方便和便捷，但31.4％的被調查者認為目前重要性不強，實用性不高，待時機成熟后可以逐步穩(wěn)步推進實施。85.3％的被調查者認為OA系統(tǒng)有必要具備院外或家中訪問和使用的功能，主要理由為方便在家中和外地時使用OA處理公務，但主要的擔心在于網(wǎng)絡安全問題；15.7％的被調查者認為出于安全和保密的要求，沒有必要建立院外辦公的內容。

2.2.1 醫(yī)院OA系統(tǒng)的開發(fā)形式。26所使用OA系統(tǒng)的醫(yī)院中委托開發(fā)的15所，占57.69％，自主開發(fā)的5所，共同開發(fā)的6所。

2.2.2 醫(yī)院OA系統(tǒng)的投入情況。16所醫(yī)療機構提供了相應的費用，費用從1萬元到200萬元不等，其中僅2所在100萬元以上，其余均在50萬元以下，20萬元以下的11所，占68.75％。

2.2.3 醫(yī)院OA系統(tǒng)的運作和牽頭情況。在26所使用OA系統(tǒng)的醫(yī)療機構中，牽頭和主管部門以信息科/計算機中心為主的有18所，占69.23％，在院辦的有8所。其中13所醫(yī)療機構已經(jīng)建立針對OA系統(tǒng)應用情況的定期溝通和反饋制度，21所開展過OA系統(tǒng)針對性的人員培訓。

2.2.4 OA系統(tǒng)使用人員普及范圍情況。目前OA系統(tǒng)在醫(yī)院中層干部和一般行政管理人員的普及率較高，占80.6％，在院領導層面和臨床科室負責人的使用率較低。

2.2.5 目前醫(yī)療機構使用的OA系統(tǒng)的主要功能調查情況見表2。由表2可見，OA系統(tǒng)使用較為廣泛的功能是會議通知和電子郵箱，占80％以上；醫(yī)德醫(yī)風管理占63％；收發(fā)文件管理、文件傳閱、物資申領均占40％左右；而OA系統(tǒng)的管理和決策功能如績效管理、醫(yī)護質量管理等則使用較少，更高級的無線和遠程辦公系統(tǒng)僅3～4所醫(yī)院可以實現(xiàn)。

2.2.6 OA系統(tǒng)對醫(yī)院管理的幫助和提升的調查情況見表3。由表3可見，大部分醫(yī)院普遍認可的OA系統(tǒng)的使用對醫(yī)院辦公管理的提升的方面依次為節(jié)省人力，任務跟蹤、強化管理，簡化流程、節(jié)省時間，控制活節(jié)約成本，有助于內部員工分享有用的管理信息，提高對醫(yī)院管理決策的認同感，加強時間管理，提高工作效率，這幾方面比例均達到了70％以上。

2.2.7 OA系統(tǒng)需要進行擴展功能的調查。被調查者最能接受的擴展功能仍然在于提高管理者個人辦公效率、綜合處理各類事務、及時掌握醫(yī)院業(yè)務信息動態(tài)（81％）；其次為數(shù)據(jù)的共享和簡化流程減少辦事環(huán)節(jié)方面（74.1％）；而提高行政數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析水平，實現(xiàn)科學決策則不被認為是最能接受的擴展功能。

2.2.8 OA的延伸功能調查。68.6％的被調查

表1 35所醫(yī)院中使用OA系統(tǒng)的醫(yī)療機構分布情況

表2 目前醫(yī)療機構使用的OA系統(tǒng)的主要功能調查情況

表3 OA系統(tǒng)對醫(yī)院管理的幫助和提升的調查情況

表4 從使用者因素分析

2.3 上海市二、三級醫(yī)療機構OA系統(tǒng)建設和應用的影響因素

2.3.1 使用者因素，見表4。從表4中可以看出，醫(yī)務人員和管理者對OA系統(tǒng)的應用情況、知曉、理解和信任被認為是可以推進OA建設和發(fā)展的重要影響因素。

2.3.2 技術開發(fā)因素，見表5。從表5可以看出，使用者關心的影響因素最主要為網(wǎng)絡的暢通和管理協(xié)同平臺的建立，而遠程辦公和院內移動工作站的建立被認為影響度較小。

2.3.3 統(tǒng)籌規(guī)劃因素，見表6。由表6可見，使用者認為OA系統(tǒng)的統(tǒng)一領導和規(guī)劃，開發(fā)需求征集為明顯的影響因素。

2.3.4 應用及政策因素，見表7。由表7可見，使用者普遍關心的是管理流程優(yōu)化和改造、管理資料的安全和保密性。

表5 從技術開發(fā)因素分析

表6 從統(tǒng)籌規(guī)劃因素分析

表7 從應用及政策因素分析

3 討論與建議

通過OA系統(tǒng)應用的現(xiàn)況調查研究可以看出，目前上海市二、三級醫(yī)療機構OA系統(tǒng)使用率已達到74.29％，三級醫(yī)院使用OA系統(tǒng)的普及率明顯高于二級醫(yī)院，說明在醫(yī)院辦公管理體系中使用OA系統(tǒng)是必然趨勢。大部分使用OA系統(tǒng)的醫(yī)療機構開發(fā)形式以購買為主，投入費用較小，投入在20萬元以下的占68.75％。

在使用OA系統(tǒng)的醫(yī)療機構中，OA使用的主要牽頭部門在信息科，均建立了人員培訓制度，但針對OA系統(tǒng)應用情況的定期溝通和反饋制度的建立尚存在欠缺。由于大部分的OA系統(tǒng)是委托開發(fā)和共同開發(fā)的，軟件的設計師并不十分了解醫(yī)院辦公的流程，軟件的使用者往往有不清楚軟件的編程原理，所以建立OA系統(tǒng)應用情況的定期溝通和反饋制度是非常必要的，否則會影響OA系統(tǒng)對醫(yī)院辦公管理的提升作用。

OA系統(tǒng)在院領導層面和臨床科室負責人的使用率略低，主要功能開發(fā)了會議通知、電子郵箱和醫(yī)德醫(yī)風管理方面，決策和管理功能則較為少用。

通過影響因素的分析，可見影響OA系統(tǒng)建設最重要的因素為醫(yī)療機構的統(tǒng)一領導和規(guī)劃，OA系統(tǒng)在醫(yī)療機構中的推行既需要納入醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃，也要結合醫(yī)院行政管理的實際需求；其次為管理流程的優(yōu)化和改進；再次為內網(wǎng)的暢通和醫(yī)務人員的知曉率，從而可以推斷OA的建設可以通過普及使用者的知曉率，并在充分理解和信任的基礎上加快OA的建設。然而醫(yī)療機構信息系統(tǒng)內部是否具有了移動工作站和遠程辦公的功能對OA系統(tǒng)的建設影響不大。

此次調查發(fā)現(xiàn)的問題主要有：（1）雖然三級醫(yī)院中OA普及率較高，但在實際應用中主要局限在無紙化管理、會議通知等簡單的功能，尚未涉及到OA的核心，即管理和決策功能；（2）在牽頭方面以信息科和計算機中心為主，欠缺了具有統(tǒng)領的有一定執(zhí)行力的部門參與；（3）調查發(fā)現(xiàn)目前各單位仍存在對OA系統(tǒng)的認識誤區(qū)，其中最重要的部分，即智能分析、科學決策的功能仍沒有被認為是重點。提高行政數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析水平，實現(xiàn)科學決策也不被認為是最能接受的擴展功能。

實際上OA系統(tǒng)建設的本質是以提高決策效能為目的的［4］，OA系統(tǒng)的基礎是對管理的理解和對信息的積累。上海市二、三級醫(yī)療機構中OA系統(tǒng)仍處于起步的階段，需要以后不斷的完善其功能，并要相互借鑒各醫(yī)療機構間的成功經(jīng)驗。

根據(jù)此次調查情況以及存在的問題，今后可在以下幾個方面進一步加強力度：（1）加強OA辦公知識的培訓，加強醫(yī)院管理者和中層管理者的OA知識普及，各級領導作為OA系統(tǒng)重要的使用者，不僅是流程中重要的結點，更是推動OA系統(tǒng)使用的主流［5］。（2）加大開發(fā)OA需求的項目和擴展OA的分析決策功能的開發(fā)。為實現(xiàn)醫(yī)院的有效管理和正確分析醫(yī)院的相關數(shù)據(jù)，根據(jù)每家醫(yī)院的特點提供個性化的需求項目，再進行相應的程序開發(fā)，從而用于科學分析和決策。（3）整體有力協(xié)調OA系統(tǒng)，使其高效運行，確保發(fā)揮其決策功能，通過有一定執(zhí)行力的部門統(tǒng)領OA的運作，統(tǒng)一數(shù)據(jù)的口徑，規(guī)范數(shù)據(jù)收集管理，從而達到醫(yī)院管理精細化的目的，使得數(shù)據(jù)來源真實可靠，分析決策具有良好的導向性。

總之，通過OA系統(tǒng)的實施，醫(yī)療機構可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結構，調整管理體制，整體提高醫(yī)院辦事效率和對信息的可控性，使醫(yī)院管理趨于完善，提高執(zhí)行力［6］，對實現(xiàn)醫(yī)院核心競爭力提升有著重要的意義。

［1］徐旭.利用B／S結構設計醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)［J］.醫(yī)學信息，2009，27（7）：1121-1122.

［2］明春梅，李初民，張渝.辦公自動化技術及其在醫(yī)院中的應用［J］.解放軍醫(yī)院管理雜志，2006，13（4）：367-368.

［3］王國寧.展望二十一世紀高校辦公自動化建設［J］.知識經(jīng)濟，2009，4：136.

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［5］沈芳，楊金融.辦公自動化對高校公文管理的影響初探［J］．北京林業(yè)大學學報（社會科學版），2009，8：166-167.

［6］劉媛媛.OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應用［J］.西南軍醫(yī)，2009，11（3）：539-540.

周曉輝：上海交通大學附屬第六人民醫(yī)院院長辦公室副主任，副主任醫(yī)師。

E-mail：zhouxiaohuijoe@gmail.com