水利科技檔案現(xiàn)代化管理思路探討

時(shí)文玉

（陜西省江河水庫管理局 陜西 西安 710018）

水利科技檔案全面真實(shí)地記錄了水利工程建設(shè)、管理和發(fā)展的全過程，在水利工程建設(shè)和管理中發(fā)揮了應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，是社會(huì)的科技財(cái)富。做好水利科技檔案現(xiàn)代化管理工作，是提高水管單位工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，也是現(xiàn)代化水利建設(shè)事業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)。加快水利科技檔案現(xiàn)代化管理工作必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以改革創(chuàng)新為動(dòng)力，以有效服務(wù)為目標(biāo)，解放思想，創(chuàng)新機(jī)制，使其在水利建設(shè)中發(fā)揮更大作用。

1 正確認(rèn)識(shí)水利科技檔案的形成過程和整理原則

1.1 水利科技檔案形成過程

水利工程建設(shè)程序包括項(xiàng)目建議書、可行性研究、工程設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備、建設(shè)實(shí)施和竣工驗(yàn)收等六個(gè)階段。水利科技檔案則具體包含了從水利工程建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、可行性研究、招(投)標(biāo)、施工、監(jiān)理，到竣工驗(yàn)收、維修養(yǎng)護(hù)管理等建設(shè)階段過程中具有歸檔保存利用價(jià)值的各種文字、圖紙、圖表、聲像、電子材料等不同形式與載體的記錄。其是水利科技工作者辛勤勞動(dòng)的智慧結(jié)晶，是維護(hù)水利工程歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)。

1.2 水利科技檔案整理原則

水利科技檔案涉及多科目專業(yè)知識(shí)，要做到水利科技檔案規(guī)范化整理，達(dá)到高效實(shí)用的整理要求，水利科技文件在整理過程中必須遵循及時(shí)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、成套性的整理原則。及時(shí)整理是反映水利工程建設(shè)真實(shí)面貌的基礎(chǔ)；真實(shí)性體現(xiàn)了水利工程質(zhì)量的真實(shí)寫照；準(zhǔn)確性是對(duì)水利工程檔案內(nèi)容規(guī)范具體，手續(xù)齊全提出要求；成套性原則保證了水利科技檔案能夠系統(tǒng)地、全面地反映水利工程質(zhì)量狀況。

2 重視和加強(qiáng)水利科技檔案基礎(chǔ)建設(shè)

重視和加強(qiáng)水利科技檔案基礎(chǔ)建設(shè)是做好水利科技檔案現(xiàn)代化管理工作的保障?；A(chǔ)工作要從領(lǐng)導(dǎo)重視、完善制度和硬件建設(shè)等方面來確?？萍嘉募Y料在歸檔整理過程中能夠井然有序的開展。

2.1 集中管理

各水管單位應(yīng)按照有關(guān)上級(jí)文件精神，以全面實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理為重點(diǎn)，理順?biāo)萍紮n案管理體制，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的依法統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和集中管理，明確各科技檔案形成部門及各業(yè)務(wù)處室檔案兼職人員崗位責(zé)任，將其與個(gè)人日常工作考核相結(jié)合，確保各類水利科技資料能夠及時(shí)進(jìn)行收集、整理、移交、入庫、保管和利用。

2.2 完善制度

通過建立健全水利科技檔案分類大綱、整編規(guī)范、圖紙編制與更改規(guī)定、項(xiàng)目文件歸檔范圍及有關(guān)匯總制度、保密制度、利用制度、崗位職責(zé)等來明確水利科技檔案工作的權(quán)利和義務(wù)。以嚴(yán)格執(zhí)行基本業(yè)務(wù)制度和管理程序?yàn)橹攸c(diǎn)，狠抓細(xì)節(jié)，規(guī)范手續(xù)，確保水利科技檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

2.3 重視投資

在水管單位建設(shè)和發(fā)展整體規(guī)劃中，要加強(qiáng)水利科技檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資力度，改善硬件設(shè)施，再逐步建立起檔案專用庫房，配備必需的滅火器、吸塵器、空調(diào)、除濕機(jī)、加濕機(jī)、紫外及臭氧滅菌裝置等設(shè)備。另外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化硬件配置，通過購(gòu)置電子檔案防磁柜、電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀以及專業(yè)檔案管理軟件等，為啟動(dòng)檔案管理信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)打下基礎(chǔ)。

3 加快水利科技檔案現(xiàn)代化建設(shè)和信息化管理

隨著辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，信息高速公路的建成，水利科技檔案從管理模式到利用方式上都需要進(jìn)行一次徹底革命。因此，必須重視和加快水利科技檔案科學(xué)化、信息化建設(shè)與管理步伐。

3.1 現(xiàn)代化管理

現(xiàn)代化管理是檔案工作跟上社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為水利工程單位，科技檔案現(xiàn)代化管理是指將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運(yùn)用于水利科技檔案信息資源的形成、收集、整理、保存、管理和開發(fā)利用等活動(dòng)中，以實(shí)現(xiàn)水利科技檔案的最大經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。水管單位做好水利檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)就是配置現(xiàn)代化軟硬件設(shè)施，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，為信息化管理打下基礎(chǔ)，

3.2 信息化建設(shè)

做好水利科技信息化建設(shè)應(yīng)從做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理工作開始，逐步建立起區(qū)域內(nèi)水管單位統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并通過對(duì)水利科技工作過程中形成的紙質(zhì)、錄音、錄像、照片或其他類型載體文件和資料有計(jì)劃地進(jìn)行數(shù)字化加工掃描，分階段完成水利檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)水利科技信息數(shù)據(jù)全文檢索和網(wǎng)絡(luò)利用，為水利事業(yè)建設(shè)和發(fā)展提供更高效便捷的利用。

4 重視人才建設(shè)和轉(zhuǎn)變服務(wù)機(jī)制

4.1 重視人才培養(yǎng)

做好水利科技檔案管理工作，需要堅(jiān)持以人為本，提高水利檔案工作人員素質(zhì)，培養(yǎng)出一批政治素質(zhì)強(qiáng)、熱愛水利檔案事業(yè)、甘于清苦、無私奉獻(xiàn)的建設(shè)隊(duì)伍。水利檔案工作人員要努力做到在干中學(xué)、在學(xué)中干，邊干邊學(xué)。學(xué)的方式可以通過參加培訓(xùn)、自學(xué)、咨詢、交流等多種途徑來實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，還應(yīng)鼓勵(lì)水利檔案工作人員在做好基礎(chǔ)工作的前提下，圍繞檔案工作中的前瞻性或預(yù)見性問題,積極開展檔案研討和調(diào)研工作,通過組織討論和相互學(xué)習(xí)，不斷提高自身發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的能力。

4.2 加強(qiáng)開發(fā)利用

檔案工作的中心環(huán)節(jié)是收集，最終目的是利用。這里所說的利用不是指利用者需要什么，檔案人員找出什么就可以了，而是需要檔案工作人員不斷拓展個(gè)人主觀能動(dòng)性，通過在日常工作中加強(qiáng)對(duì)資料信息的整理、歸納和分析，總結(jié)規(guī)律，積極挖掘檔案信息潛在價(jià)值，做好水利科技檔案專題目錄分類、電子文件匯編等工作，使分散的科技文件信息資源得以優(yōu)化和整合，達(dá)到資源共享的利用目的。

4.3 轉(zhuǎn)變服務(wù)機(jī)制

檔案利用服務(wù)是整個(gè)檔案工作的中心,是檔案工作的立業(yè)之本和發(fā)展之源。因此，水利科技檔案工作也應(yīng)從重保管向重服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，檔案工作人員要正確把握服務(wù)理念，認(rèn)真把握服務(wù)切入點(diǎn)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平，不斷推進(jìn)水利科技檔案事業(yè)新發(fā)展。

檔案管理人員要告別“倉庫保管員”和“守好攤”的陳舊觀念，提高主動(dòng)服務(wù)性的理念，本著為利用者著想，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)、現(xiàn)場(chǎng)咨詢、積極主動(dòng)地參與科技人員有關(guān)活動(dòng)，盡力保持科技檔案信息隨機(jī)供應(yīng)的態(tài)勢(shì)，滿足不同使用者的要求。

另外，通過明確水利科技檔案收集范圍和保管期限，規(guī)范類目劃分和檔號(hào)編制規(guī)則，保證重要資料及時(shí)、準(zhǔn)確整理入庫，以最快、最好、最全的檔案資料為使用者提供查看、借閱服務(wù)。同時(shí)要改變以前檢索工具單一、分散的不足，充分利用電子檔案信息系統(tǒng)，建立起基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的電子目錄和電子數(shù)據(jù)庫，形成一個(gè)條目規(guī)范、內(nèi)容完整、功能齊全的檢索體系，為水利建設(shè)事業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)、高效、規(guī)范、便捷的服務(wù)。陜西水利