水利檔案開發(fā)利用的思考

鄭建民

水利是我國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的命脈。水利檔案是人類改造自然、利用自然資源、抗御自然災害的成果，為水利事業(yè)乃至整個經(jīng)濟社會發(fā)展提供了重要依據(jù)，具有很高價值。因此，必須開發(fā)利用好水利檔案，使其在水利建設(shè)和水利管理中充分發(fā)揮作用，更好地為水利事業(yè)服務(wù)。

1 加強宣傳，提高對水利檔案開發(fā)利用重要性的認識

水利工程檔案產(chǎn)生于整個基本建設(shè)全過程，包括從工程項目提出、可行性研究、設(shè)計、決策、招（投）標、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗收、試運行（使用）等全過程中形成的、應(yīng)當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。真實地反映和記錄了這種智力創(chuàng)造和勞動的全過程，對工程建成投產(chǎn)后的管理、運行、養(yǎng)護、維修、改建、擴建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計起著重要的憑證和依據(jù)作用，對其他工程也起著借鑒與參考作用。因此要結(jié)合水利工作實際情況，加大對水利檔案開發(fā)利用的宣傳力度。一是構(gòu)建宣傳檔案工作重要性的平臺，開展信息咨詢、編制?？?、舉辦講座、科普畫廊等活動，借助廣播、電視、網(wǎng)站等宣傳媒體進行宣傳；二是把檔案宣傳工作納入目標管理，更新觀念，強化意識，用現(xiàn)代水利思想、現(xiàn)代管理思想武裝水利科技檔案工作，大力宣傳水利檔案利用工作的重要性，形成領(lǐng)導重視、大家關(guān)心、人人參與的良好氛圍，并真正把水利檔案利用工作擺到水利事業(yè)發(fā)展的突出位置，努力將水利檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，使其在現(xiàn)代水利工作中發(fā)揮重要作用。

2 整合信息資源，激發(fā)水利檔案開發(fā)利用的活力

隨著信息化社會的到來，信息資源的“孤島”現(xiàn)象已經(jīng)很難滿足服務(wù)的需要，整合資源為一體，是水利檔案的發(fā)展方向。一是加強規(guī)劃。水利是一個多專業(yè)的體系，包括水文地質(zhì)、水土保持、水工建筑、機電設(shè)施等專業(yè)，其規(guī)模又分為大型、中型和小型工程，因而形成了水利檔案內(nèi)容上的多樣性、復雜性、專業(yè)性的特點，因此，必須通過完善各科室、各部門、各單位的分工協(xié)作，積極組織他們參與此項工作。二是優(yōu)化整合。針對水利檔案不但是水利活動真實、完整、準確記載的規(guī)律性，是水利工程建設(shè)、管理的理論的實效性，而且能創(chuàng)造新的經(jīng)濟和社會效益的現(xiàn)實性的特點，對所保存的檔案進行深層次加工，根據(jù)每個主題要求，收集整理工程資料，歸納分析，積極挖掘檔案內(nèi)在價值，總結(jié)規(guī)律或借鑒相關(guān)材料、技術(shù)等，編輯多專題、多形式的編研成果，對檔案進行提煉，使檔案信息不斷增值，使分散的檔案信息資源得以整合，及時、準確地為利用者提供決策參考，提高檔案的利用價值，實現(xiàn)檔案管理由封閉型向開放型、由保管型向利用型的轉(zhuǎn)變，將“死”資料變成“活”資源。三是將整合的資源信息與電子網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，充分利用現(xiàn)代化方式，以確保檔案信息資源整合后，能夠以有效手段為本單位、本系統(tǒng)和社會提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的互補和共享共用，提高水利檔案的利用效率。

3 創(chuàng)新服務(wù)機制，強化水利檔案開發(fā)利用的服務(wù)效能

對于水利檔案工作而言，服務(wù)是立業(yè)之本，是發(fā)展之源，檔案工作的重心已經(jīng)由重“保管”向重“服務(wù)”方向轉(zhuǎn)變，所以在工作中只有提高檔案的服務(wù)意識，把服務(wù)放在首位，創(chuàng)新服務(wù)機制，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平，才能推進水利檔案事業(yè)的發(fā)展。一是在服務(wù)的內(nèi)容和方式上，加大歸檔力度，加快歸檔速度，提高歸檔率，及時、準確入庫，以最快、最好、最全的檔案資料為使用者提供查看、借閱的條件，同時改變以前檢索工具簡單、不統(tǒng)一、不配套等的不足，充分利用圖檔管理系統(tǒng)，建立現(xiàn)代化的檢索手段和電子數(shù)據(jù)庫，形成一個形式統(tǒng)一、內(nèi)容穩(wěn)定、功能齊全的檢索體系，以滿足不同使用者的要求。二是在服務(wù)機制上，檔案管理人員要告別“坐等上門”、“看攤守庫”的舊觀念和舊習慣，建立主動服務(wù)的理念，本著為使用者著想，變被動服務(wù)為主動服務(wù)、跟蹤服務(wù)、現(xiàn)場咨詢、積極主動參與，盡力保持檔案信息隨機供應(yīng)的態(tài)勢，為各項工作提供翔實的檔案信息。三是建立不同層次的數(shù)據(jù)庫，嚴格限定使用者的使用權(quán)限，采取必要的安全措施，加強對計算機、網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件系統(tǒng)的管理，并實行檔案身份認證和密級雙重控制機制，確保檔案信息系統(tǒng)的安全、可靠。

4 注重人才培養(yǎng)，提高水利檔案人員整體素質(zhì)

發(fā)展水利檔案事業(yè)，必須牢固樹立人才是第一資源的觀念，堅持以人為本，不斷提高檔案管理者素質(zhì)，全面加強隊伍建設(shè)，培養(yǎng)出一批政治素質(zhì)強、熱愛檔案事業(yè)、甘于清苦、無私奉獻、具有專門知識和技能的檔案人才。一要加強學習，提高素質(zhì)，做學習型人才，學習檔案工作所需要的各種新理論、新知識、新技能，精通檔案業(yè)務(wù)，學習水利專業(yè)知識，不斷優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，提高自身綜合素質(zhì)。二要愛崗敬業(yè)，腳踏實地，做奉獻型人才，大力弘揚認真負責、嚴謹細致、甘于寂寞、樂于奉獻的檔案工作優(yōu)良傳統(tǒng)，使水利檔案人員人人都熱愛檔案工作，安心檔案工作，傾全力投入檔案工作。三要與時俱進，不斷創(chuàng)新，做現(xiàn)代新型人才，進一步改進思想作風，解放思想，自覺摒棄不合時宜的觀念、做法，努力實現(xiàn)水利科技檔案工作在理論上、體制上和機制上的創(chuàng)新，成為合格的檔案管理人員，更好地為水利建設(shè)服務(wù)。

5 與時俱進，以信息化建設(shè)加快水利檔案開發(fā)利用進程

水利檔案信息化建設(shè)就是將現(xiàn)代計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運用于檔案信息資源的形成、收集、整理、保存、管理和開發(fā)利用等活動中，以實現(xiàn)檔案的最大經(jīng)濟價值和社會價值。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展以及計算機應(yīng)用的日益普及和深入，水利檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)是必然趨勢。一是建立統(tǒng)一的檔案管理平臺和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部的連接與地區(qū)網(wǎng)、國內(nèi)網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)的連接，形成高效管理和開發(fā)利用檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，達到檔案管理自動化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。二是積極推進科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過對紙質(zhì)、錄音、錄像、照片或其他類型載體檔案的數(shù)字化工作，使檔案資料更加便于研究和利用，提高檔案檢索、內(nèi)容查詢功能的實用性、快捷性、多樣性，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、存儲海量化。三是全面收集、安全管理、有效利用水利檔案，使檔案管理向著信息化方向發(fā)展，為檔案的開發(fā)利用提供更為廣闊的空間。

總之，收集、管理是水利檔案工作的基礎(chǔ)，利用才是根本目的，如果不充分開發(fā)利用水利檔案，其結(jié)果只是一文不值。所以應(yīng)在開發(fā)利用上做文章，為水利建設(shè)事業(yè)發(fā)揮其應(yīng)有的經(jīng)濟作用和社會作用。