淺論水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案管理

□ 劉曉青 王貴索

淺論水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案管理

□ 劉曉青 王貴索

工程建設(shè)監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在實(shí)施監(jiān)理的過(guò)程中形成的各種原始記錄，它既是監(jiān)理工作中各項(xiàng)控制與管理工作的依據(jù)和憑證,也反映了監(jiān)理人員的素質(zhì)和監(jiān)理機(jī)構(gòu)的管理能力與管理水平。特別是水利工程建設(shè)監(jiān)理有著自身明顯的特點(diǎn)，完全不同于工程勘察、設(shè)計(jì)和建筑施工。即不以實(shí)物形式體現(xiàn)，它是在與業(yè)主簽訂監(jiān)理委托合同、接受業(yè)主委托的前提下，在履約過(guò)程中為保證建設(shè)項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)提供具有高技術(shù)含量的技術(shù)服務(wù)，是一種軟服務(wù)。他的工作效果不能單獨(dú)割裂出來(lái)，工作效益隱含在工程建設(shè)產(chǎn)品之中。因此，如何能夠比較真實(shí)的反應(yīng)監(jiān)理工作，評(píng)價(jià)其工作，是業(yè)主和監(jiān)理單位都非常關(guān)心的問(wèn)題。監(jiān)理檔案能夠如實(shí)反映監(jiān)理工程師在水利工程建設(shè)項(xiàng)目管理中的作用、監(jiān)理工作是否到位、監(jiān)理工程師處理問(wèn)題的方法是否公平合理等，可作為衡量監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量高低的標(biāo)準(zhǔn)之一，并在確定監(jiān)理活動(dòng)效果的同時(shí)，體現(xiàn)監(jiān)理工作的價(jià)值。在水利工程監(jiān)理項(xiàng)目管理評(píng)估中建設(shè)監(jiān)理檔案是最重要的基礎(chǔ)材料。此外，完整的監(jiān)理檔案可以作為工程質(zhì)量評(píng)定、工程驗(yàn)收的重要依據(jù)。因此，檔案的管理在監(jiān)理工作中意義重大。

一、水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案的基本要求

根據(jù)國(guó)家計(jì)委“建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工驗(yàn)收辦法”和國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定，建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、安全保管并有效利用。在這里，“建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案”指從建設(shè)項(xiàng)目（工程）的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)（使用）的全過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件資料。歸檔的文件檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保障生產(chǎn)（使用）、管理維護(hù)、改擴(kuò)建的需要。

二、水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案的基本內(nèi)容

（一）合同文件類。主要包括各種協(xié)議文件、招標(biāo)投標(biāo)文件、合同文件、土地征用文件、拆遷補(bǔ)償文件等。

（二）設(shè)計(jì)文件類。主要包括設(shè)計(jì)單位編制的可行性研究、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工詳圖等設(shè)計(jì)文件和圖紙，以及設(shè)計(jì)變更通知單、工程竣工后填平補(bǔ)齊的設(shè)計(jì)文件和圖紙。

（三）施工文件類。主要包括施工單位編制的施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)措施。

（四）業(yè)主指示類。主要包括來(lái)自業(yè)主單位的指令、文件、信息及上級(jí)機(jī)關(guān)、主管部門對(duì)工程技術(shù)性問(wèn)題的規(guī)定、批示、決定、指示及審查意見等。

（五）施工管理及監(jiān)理類。主要包括：工程開工令、停工令、反工令、工程大事記；工程質(zhì)量檢查記錄及檢查報(bào)告、質(zhì)量鑒定書、質(zhì)量事故處理記錄和報(bào)告；工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定材料（分部分項(xiàng)工程、單位工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定）；基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工記錄、隱蔽工程記錄；大型設(shè)備安裝記錄及其質(zhì)量檢查評(píng)定材料；現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理日志、監(jiān)理旬報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、總結(jié)；觀測(cè)原始記錄、分析報(bào)告及圖紙資料；各種驗(yàn)收文件（基礎(chǔ)驗(yàn)收、隱蔽工程驗(yàn)收及階段驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收和交付使用文件等）。

（六）規(guī)程規(guī)范設(shè)備儀器類。主要包括：技術(shù)規(guī)程、規(guī)范、準(zhǔn)則及說(shuō)明文件；概預(yù)算定額、施工定額、經(jīng)濟(jì)定額；進(jìn)口設(shè)備及重要的國(guó)產(chǎn)設(shè)備、儀器使用說(shuō)明書、圖紙、圖片及隨機(jī)文件；設(shè)備訂貨清單、出廠檢驗(yàn)合格證、裝箱單、開箱記錄、工程單和備品備件單、監(jiān)理主場(chǎng)建造記錄及報(bào)告；設(shè)備儀器安裝、調(diào)試、測(cè)試數(shù)據(jù)、性能鑒定和驗(yàn)收過(guò)程的技術(shù)性、憑證性文件材料以及安裝總結(jié)報(bào)告，儀器設(shè)備計(jì)量認(rèn)證憑單；設(shè)備儀器的運(yùn)行維修記錄、設(shè)備改進(jìn)改裝、質(zhì)量事故報(bào)告及重大檢修報(bào)告。

（七）其他。主要包括：圍繞工程建設(shè)所形成的有關(guān)音像材料；計(jì)算機(jī)及其外圍輔助設(shè)備的隨機(jī)系統(tǒng)軟件目錄、源程序、使用說(shuō)明書以及使用過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料、磁帶、磁盤等介質(zhì)；有關(guān)永久性生活設(shè)施的文件材料；其他有價(jià)值的技術(shù)文件材料。

三、水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案的基本功能

（一）監(jiān)理檔案的知識(shí)儲(chǔ)備功能。監(jiān)理檔案是在監(jiān)理活動(dòng)過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料，是監(jiān)理活動(dòng)的真實(shí)記錄。建設(shè)監(jiān)理單位是知識(shí)密集型的專業(yè)化、社會(huì)化的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，具有高素質(zhì)、高水平的工程技術(shù)管理人員，按照監(jiān)理合同的約定，對(duì)工程實(shí)施監(jiān)督管理，在這一管理活動(dòng)中形成的經(jīng)驗(yàn)、科技成果等原生信息都是通過(guò)監(jiān)理檔案來(lái)記載和儲(chǔ)備的，因此監(jiān)理檔案具有知識(shí)儲(chǔ)備功能。

（二）監(jiān)理檔案的依據(jù)憑證功能。工程監(jiān)理工作的主要內(nèi)容為“三控、一協(xié)調(diào)、兩管理”。“三控”指投資控制、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制，“一協(xié)調(diào)”指對(duì)工程建設(shè)中各種矛盾和問(wèn)題的組織協(xié)調(diào)，“兩管理”指合同管理、信息管理。監(jiān)理工程師的主要職責(zé)包括：審定承包單位提交的開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)方案、進(jìn)度計(jì)劃；調(diào)解建設(shè)單位與承包單位的合同爭(zhēng)議；向業(yè)主提供索賠與爭(zhēng)議事實(shí)的分析資料，提供監(jiān)理方面的決定性意見，處理索賠；審批工程延期；審核簽認(rèn)分部工程和單位工程的質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料；審查承包單位的竣工申請(qǐng)；組織質(zhì)量檢查；參與竣工驗(yàn)收；審查工程結(jié)算；核對(duì)完成工程量；確定變更工程和額外工程的價(jià)格；簽發(fā)各類證書；簽署付款憑證等。監(jiān)理管理工作覆蓋工程的各個(gè)階段，在管理過(guò)程中產(chǎn)生的大量反映監(jiān)理活動(dòng)的監(jiān)理檔案是工程各主體分清責(zé)任、解決糾紛的依據(jù)，也是合理結(jié)算工程價(jià)款、評(píng)估工程質(zhì)量的重要依據(jù)。

（三）完備的監(jiān)理檔案是竣工驗(yàn)收的重要條件?！督ㄔO(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（國(guó)務(wù)院第279號(hào)令）第十六條規(guī)定：“建設(shè)工程竣工驗(yàn)收應(yīng)具備的條件中，必須有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料，必須有勘察、設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽章的質(zhì)量合格文件?！钡谑邨l規(guī)定：“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后及時(shí)向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案。”《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》釋義中指出，建設(shè)項(xiàng)目檔案一般包括以下文件材料：“立項(xiàng)依據(jù)審批文件；項(xiàng)目審批文件；征地、勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、監(jiān)理文件；施工技術(shù)文件、竣工驗(yàn)收文件及竣工圖；監(jiān)理文件?！?/p>

四、水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案管理的工作內(nèi)容

（一）為加強(qiáng)對(duì)監(jiān)理檔案的管理，防止散失，有條件的工程，特別是大型工程的監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)配置專門的檔案管理人員，建立專用的檔案室。

（二）為使監(jiān)理檔案的管理有章可循，應(yīng)建立檔案管理的規(guī)章制度。

（三）為保證監(jiān)理檔案的完整性和系統(tǒng)性，要求監(jiān)理人員平常就要注意監(jiān)理檔案的收集、整理、移交和管理，并不得違背監(jiān)理合同中關(guān)于保守工程保密的規(guī)定。

（四）除有專人管理和制定管理辦法外，總監(jiān)理工程師要親自督促檢查。

（五）建立建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，提高工作質(zhì)量和效率。

總之，水利工程建設(shè)項(xiàng)目的各參建單位必須建立健全項(xiàng)目檔案各項(xiàng)管理制度，明確項(xiàng)目檔案的分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門職責(zé)分工，將項(xiàng)目文件的形成、積累和管理列入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門、人員的職責(zé)范圍或崗位責(zé)任制。在工程建設(shè)開始，就應(yīng)根據(jù)國(guó)家《檔案法》及水利部《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》，結(jié)合本項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，編制本項(xiàng)目詳盡的檔案收集、整理、分類編號(hào)、竣工圖編制以及檔案的利用、保管、保密等制度。

劉曉青 黑龍江省富錦市河道管理處156100；王貴索 黑龍江農(nóng)墾水利工程建設(shè)監(jiān)理咨詢有限公司 150046）