信息時(shí)代檔案和圖書管理互鑒研究*

馬秀峰

（鄭州大學(xué)圖書館，河南 鄭州 450000）

1 檔案和圖書管理互鑒的依據(jù)

1.1 檔案和圖書管理互鑒的含義

檔案是一切政治、經(jīng)濟(jì)、生產(chǎn)管理、文化、科教等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，直接產(chǎn)生的文字、圖表、聲像等各種形態(tài)和載體的原始記錄性的文獻(xiàn)信息，它是以保存、備查考為目的，是生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)、研究的第一手參考資料，往往只有一份。

圖書則指的是以文字、圖像、公式、聲頻、視頻、代碼等手段將信息、知識(shí)，記錄或描述在一定的物質(zhì)載體上，并能起到存貯和傳播信息、知識(shí)的作用。它是將原始記錄的檔案經(jīng)過整理、選擇、編排而成的，以傳授知識(shí)，供人們閱讀為目的，給人類社會(huì)的生產(chǎn)與活動(dòng)提供知識(shí)、信息，是人類社會(huì)不可缺少的一部分。

檔案和圖書同屬文獻(xiàn)信息的范疇,共同構(gòu)成了社會(huì)信息資源的服務(wù)體系。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，讀者需求日趨廣泛,專業(yè)需求的特色性和層次性不斷提升,需要更大范圍的共建和共享服務(wù)。面對(duì)繁雜、浩瀚的文獻(xiàn)信息資料,任何一個(gè)檔案和圖書部門都不可能獨(dú)自收集，并加以整理、加工、保存和利用。只有檔案和圖書協(xié)調(diào)與合作，才能最終實(shí)現(xiàn)協(xié)同發(fā)展和共同進(jìn)步，方能適應(yīng)社會(huì)需求，為用戶提供全面的、個(gè)性化的信息服。因此，如何充分利用現(xiàn)有的信息資源，完善系統(tǒng)建設(shè)，達(dá)到全面服務(wù)社會(huì)并高效發(fā)揮其綜合職能的目的，已經(jīng)成為一項(xiàng)理論界和實(shí)務(wù)界必須面對(duì)的課題。

1.2 檔案和圖書管理互鑒的基礎(chǔ)

1.2.1 工作內(nèi)容相同

知識(shí)信息是檔案和圖書的共同研究?jī)?nèi)容，都是通過特定物質(zhì)載體存儲(chǔ)、傳遞信息的，同屬于知識(shí)信息系統(tǒng)。知識(shí)信息是檔案和圖書的本質(zhì)，是二者相互聯(lián)系的紐帶，也是二者共同的基礎(chǔ)和出發(fā)點(diǎn)。

1.2.2 載體材料相同

人類從遠(yuǎn)古的石器、甲骨以及后來的竹器、紙張，再到現(xiàn)在的磁帶、縮微膠片以及磁盤、光盤等等，無論在任何階段，檔案和圖書的載體都是相同的。

1.2.3 基本職能相同

對(duì)知識(shí)信息的輸入、存儲(chǔ)和輸出都是檔案館和圖書館具有的共同職能，不同的只是輸入、存儲(chǔ)和輸出的品種、數(shù)量以及質(zhì)量不同，輸出時(shí)的服務(wù)人群不太相同而已。

1.2.4 工作程序相同

檔案和圖書部門都是要經(jīng)過收集、加工、整理相關(guān)的文獻(xiàn)，進(jìn)行一系列開發(fā)傳遞，向社會(huì)提供相關(guān)信息服務(wù)。在信息的輸入、加工、存儲(chǔ)和輸出方面，都是要經(jīng)過分類、標(biāo)引、編目、組織目錄、檢索、借閱這幾個(gè)環(huán)節(jié)。

1.2.5 現(xiàn)代化手段相同

一是采用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)，使二者工作自動(dòng)化，包括了收集、編目、檢索、流通等；二是采用光學(xué)技術(shù)，使二者存儲(chǔ)和傳遞縮微化；三是采用聲像技術(shù)，使二者視聽化；四是采用現(xiàn)代通信技術(shù)，使二者傳遞網(wǎng)絡(luò)化。

2 檔案和圖書管理互鑒的意義

2.1 各自發(fā)展的需要

檔案與圖書管理互鑒，是檔案和圖書工作為適應(yīng)改革開放、創(chuàng)造效益、求得生存的需要。檔案和圖書在各自的管理過程中，相互吸收借鑒對(duì)方管理中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，探索出一些符合自身發(fā)展的新路子，這樣可以減少摸索前進(jìn)的環(huán)節(jié),提高在管理中的效率，使圖書和檔案工作發(fā)揮出更大的潛能，這不僅僅是改革開放的需要，也是圖書和檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要。

2.2 社會(huì)的迫切需求

在這個(gè)信息時(shí)代,社會(huì)對(duì)信息資源的需求在方式和內(nèi)容上發(fā)生了根本性變化,對(duì)單一的館藏信息服務(wù)方式人們已經(jīng)不再滿足，而在無時(shí)間、空間、地域、借閱限制一系列的多元化個(gè)性信息服務(wù)，需要提供新穎全面的內(nèi)容、類型完整、形式多樣和來源廣泛的信息，需要從更廣闊的空間和更短的時(shí)間獲得更多有價(jià)值的信息。對(duì)社會(huì)的這種全方位和綜合化的信息需求，已經(jīng)不是一個(gè)圖書館和一個(gè)檔案館所能滿足的，所以現(xiàn)在檔案館和圖書館之間唯有進(jìn)行良性互鑒和取長(zhǎng)補(bǔ)短，才能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共建共享。

2.3 為科研提供強(qiáng)有力的支撐

從信息管理事業(yè)的發(fā)展來看，圖書和檔案的管理方法可以進(jìn)行相互借鑒,從信息服務(wù)的功能上看,它們又是相互補(bǔ)充的。圖書館的工作是為科研人員提供科學(xué)技術(shù)方面的知識(shí),檔案的工作主要是成果管理的服務(wù),既具有征集和存貯研究成果之功能,又具有利用之功能。圖書和檔案各具獨(dú)特性,它們二者不能互相代替，但卻是相輔相承的。這么一種相輔相承,只有在綜合體制中才能完全表現(xiàn)出來。檔案和圖書實(shí)現(xiàn)良性互鑒之后，我們查找信息才會(huì)越發(fā)便捷?？蒲腥藛T在接受有關(guān)研究課題后,首先是查閱圖書資料,然后再查考有關(guān)檔案資料,圖書和檔案互鑒后體現(xiàn)出的科學(xué)性和實(shí)效性，為科研人員的研究工作提供了強(qiáng)有力的支撐。

3 檔案和圖書管理互鑒的內(nèi)容及建議

3.1 在行業(yè)立法方面互鑒內(nèi)容及建議

無規(guī)矩不成方圓，所以，檔案和圖書管理互鑒的第一步就是要明確二者的法律法規(guī)。檔案管理法律法規(guī)有《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《檔案行政處罰程序暫行規(guī)定》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等等一系列全國(guó)性法律法規(guī)，各省、市還都制定出了各自的檔案工作法規(guī)和制度。這些法律法規(guī)對(duì)收集管理和利用檔案，維護(hù)歷史真實(shí)的面貌，保護(hù)人類歷史和文化遺產(chǎn)，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展，發(fā)揮出了不可估量的巨大作用。

圖書館界立法方面還顯得較為薄弱，新中國(guó)成立后，相關(guān)部門多次頒布了有關(guān)圖書館事業(yè)的行政法規(guī)，這其中主要有：1955年文化部頒布的《關(guān)于加強(qiáng)與改進(jìn)公共圖書館工作指示》；1955年文化部頒布的中華全國(guó)總工會(huì)《關(guān)于工會(huì)圖書館工作的規(guī)程》；1957年國(guó)務(wù)院頒布的《全國(guó)圖書協(xié)調(diào)方案》；1981年教育部頒布的《中華人民共和國(guó)高等學(xué)校圖書館工作條例》(1987年國(guó)家教育委員會(huì)修訂更名為《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》)；1982年文化部頒布的《省(自治區(qū)、市)圖書館工作條例》；1987年中國(guó)科學(xué)院頒布的 《中國(guó)科學(xué)院圖書情報(bào)工作暫行條例》。以上這些法律法規(guī)，在特定的歷史時(shí)期起到了保證、監(jiān)督、規(guī)范圖書館事業(yè)發(fā)展、調(diào)整圖書館的社會(huì)關(guān)系以及人際關(guān)系等方面的作用，但是隨著近年來社會(huì)和圖書館事業(yè)自身的新發(fā)展，這些法規(guī)已漸漸不能滿足新形勢(shì)下圖書館事業(yè)發(fā)展的要求。

檔案管理的立法在當(dāng)前的狀態(tài)下基本完善，圖書管理在立法方面相對(duì)滯后，唯有通過法律的一些手段才能調(diào)整好國(guó)家、圖書館、社會(huì)之間，以及圖書館與圖書館之間、圖書館內(nèi)部的各種關(guān)系，因此首先要盡快制定出我國(guó)的《圖書館法》，為圖書館事業(yè)的發(fā)展以及文獻(xiàn)資源建設(shè)提供好法律保障。

3.2 館舍館庫(kù)建設(shè)方面互鑒內(nèi)容及建議

近些年來，公共及高校館在圖書館的館舍建設(shè)力度都比較大。特別是高校圖書館，基本每所大學(xué)都建有專門的圖書館大樓，由于各高校都已經(jīng)意識(shí)到了圖書館對(duì)于大學(xué)的重要性，認(rèn)識(shí)到了圖書館對(duì)教學(xué)科研的巨大推動(dòng)作用，目前多數(shù)高校的圖書館大樓均在上世紀(jì)末和本世紀(jì)初陸續(xù)翻新改建。另外一方面，高校新建校區(qū)位置都普遍偏僻，附近生活?yuàn)蕵吩O(shè)施較少，圖書館也就成了大學(xué)生們課外學(xué)習(xí)和休閑的主要場(chǎng)所。

檔案館這方面與圖書館有所不同。檔案的館庫(kù)建設(shè)主要還存在以下問題：首先，館舍館庫(kù)的建設(shè)發(fā)展不平衡，各地區(qū)或高校因各自的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、規(guī)模、人力等等方面不平衡的發(fā)展，造成檔案館舍館庫(kù)建設(shè)的速度與規(guī)模差距明顯；其次，部分館庫(kù)的面積偏小，選址不當(dāng)和結(jié)構(gòu)的不合理，年久失修等問題；第三、館庫(kù)設(shè)施設(shè)備較為簡(jiǎn)陋；第四、檔案館館庫(kù)建筑布局不盡合理，功能比較單一，不能滿足現(xiàn)代檔案館的“四位一體”功能要求，離現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展需要還存在著較大的差距。

進(jìn)入二十一世紀(jì)，檔案館具有的本質(zhì)屬性和一般屬性已發(fā)生了明顯變化。檔案館除擁有保管檔案和儲(chǔ)存?zhèn)鞑ノ幕z產(chǎn)的功能之外，還具有了提供社會(huì)教育、休閑消遣以及公關(guān)協(xié)調(diào)等等社會(huì)功能。在新館庫(kù)的建設(shè)方面應(yīng)該適應(yīng)新形勢(shì)，開拓視野，面向社會(huì)，要在功能上超前拓展，要在內(nèi)部設(shè)計(jì)上真正地滿足人民群眾工作、生活以及文化休閑的需要。

3.3 館藏分類互鑒及建議

檔案分類，是根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式的異同，采用一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，遵循一定的分類原則和方法，對(duì)檔案采取類的劃分。檔案分類的目的和任務(wù)是對(duì)機(jī)關(guān)印發(fā)文件進(jìn)行立卷歸檔,并為檔案館（室）的案卷排放做的基礎(chǔ)工作。檔案分類包括實(shí)體分類、信息分類兩種方式。這兩種分類方法無論是工作對(duì)象還是目的上都是相同的。

圖書分類是依照?qǐng)D書的學(xué)科屬性和內(nèi)容等，在一定哲學(xué)思想指導(dǎo)下，運(yùn)用知識(shí)分類的相關(guān)原理，采用邏輯的方法，把圖書進(jìn)行類的劃分。圖書分類的目的、任務(wù)都是揭示圖書內(nèi)容的學(xué)科屬性以及其它屬性，讓藏書組織成一個(gè)有機(jī)的體系。圖書還具有很多的屬性,圖書內(nèi)容的學(xué)科性質(zhì)就是其中最為主要的、具有決定性的、又常常被其它屬性所依附的屬性,這些就決定了多數(shù)情況下要把圖書內(nèi)容的學(xué)科屬性特征作為圖書分類的主要標(biāo)準(zhǔn)，圖書的其它屬性特征可作為圖書分類的輔助標(biāo)準(zhǔn)。

經(jīng)過對(duì)比，我們可以發(fā)現(xiàn)，圖書分類方法不僅可以用于排架，還可以用于檢索。既能滿足圖書館內(nèi)部管理之需要，還可以滿足廣大讀者在檢索方面快捷方便的需要?？梢詫?shí)現(xiàn)管理和利用方法的有效統(tǒng)一。而檔案的實(shí)體分類則是用于排架，信息分類則是用于檢索。兩種分類的方法只有相互結(jié)合，相互補(bǔ)充，才能為發(fā)揮出檔案的服務(wù)功能提供良好條件。

3.4 信息資源建設(shè)方面互鑒及建議

3.4.1 圖書館信息資源建設(shè)狀況

圖書館的信息資源涵蓋了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源及電子資源兩個(gè)部分。目前各類型圖書館的藏書建設(shè)情況中印刷型的紙質(zhì)文獻(xiàn)仍然占據(jù)著主導(dǎo)的地位。圖書館的電子資源建設(shè)有購(gòu)買和自建這兩種途徑，以購(gòu)買為主，自建為輔，自建的方式主要是對(duì)現(xiàn)有的印刷型紙質(zhì)館藏，通過特定手段使之?dāng)?shù)字化。

圖書館的信息資源建設(shè)的目的在于怎么合理配置和有效利用現(xiàn)有資源,從而最大限度地發(fā)揮出圖書館的效能,以滿足廣大讀者日益增長(zhǎng)的對(duì)文獻(xiàn)信息保障的需求。尤其是在電子文獻(xiàn)信息這個(gè)方面，只依靠圖書館個(gè)體是難以全部加以購(gòu)買的，這里就要求各圖書館之間講究分工合作，通過一定的行政組織或者行業(yè)協(xié)會(huì)進(jìn)行聯(lián)合采購(gòu)，通過合理布局，來實(shí)現(xiàn)資源的共享，這種方法已經(jīng)取得了很好的效果，不僅僅給圖書館節(jié)省了巨額經(jīng)費(fèi)，還使各圖書館的讀者都能夠利用到海量的數(shù)據(jù)庫(kù)資源。

3.4.2 檔案館信息資源建設(shè)狀況

檔案資源建設(shè)是各個(gè)檔案部門的立身之本，是各檔案部門面向社會(huì)服務(wù)的能量之源，也是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的非常重要的基礎(chǔ)性工作。擁有結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富的檔案資源不僅是檔案工作的基本前提，還是實(shí)現(xiàn)檔案工作“服務(wù)功能”的最根本保證。目前在檔案資源建設(shè)上情況卻不盡如人意，問題體現(xiàn)在：①館藏的檔案資源不完整；②館藏結(jié)構(gòu)較單一；③數(shù)量不夠充分和“脹庫(kù)”現(xiàn)象均同時(shí)存在；④內(nèi)容不夠豐富；⑤特色不夠明顯；⑥檔案編研工作滯后，檔案編研產(chǎn)品的發(fā)展無法滿足社會(huì)公眾的需求；⑦館藏資源的電子化程度還比較低等。

3.4.3 檔案、圖書信息資源建設(shè)的建議

根據(jù)圖書館的現(xiàn)狀，我們認(rèn)為，必須改變當(dāng)前以收藏文獻(xiàn)品種數(shù)量作為評(píng)估圖書館的規(guī)模、等級(jí)以及服務(wù)能力的思想觀念；國(guó)家應(yīng)該加強(qiáng)信息資源上的宏觀調(diào)控，建立一個(gè)與目前經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的管理機(jī)制；加快現(xiàn)代化進(jìn)程，建立全國(guó)性圖書館計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。檔案資源建設(shè)還應(yīng)該借鑒一些圖書館資源建設(shè)方面的成功經(jīng)驗(yàn)，例如向上級(jí)的有關(guān)部門申請(qǐng)?jiān)黾咏?jīng)費(fèi)；有意識(shí)地廣泛宣傳、積極公關(guān)，使相關(guān)部門在檔案法律意識(shí)和移交積極性上有所提高；激發(fā)檔案工作人員的工作主動(dòng)性和積極性；繼續(xù)加強(qiáng)館際間交流與合作；大力組織人力、物力、財(cái)力對(duì)本館紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)；還要以法律法規(guī)的形式賦予各級(jí)國(guó)家綜合檔案館在檔案資源建設(shè)中擁有更多收集檔案的權(quán)力。

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