淺析生產(chǎn)型企業(yè) ERP實(shí)施的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

孟 穎

（西安外事學(xué)院，陜西 西安 710077）

1 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重要性

生產(chǎn)型企業(yè)EPR系統(tǒng)實(shí)施需要收集和整理的數(shù)據(jù)基本上分為兩大類(lèi)：一是工程數(shù)據(jù)，也稱(chēng)為靜態(tài)數(shù)據(jù)，一般不隨時(shí)間的改變而改變；二是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，隨時(shí)間的改變而發(fā)生改變。由于兩種數(shù)據(jù)類(lèi)型不同，在實(shí)施中采用的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備也不同。

數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備包括數(shù)據(jù)的整理與錄入兩部分。ERP靠數(shù)據(jù)來(lái)驅(qū)動(dòng)，沒(méi)有一套完整、準(zhǔn)確、規(guī)范化的數(shù)據(jù)，就很難可靠運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備牽扯面廣、工作量大，難度高，沒(méi)有企業(yè)中高層領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持及各部門(mén)間的極力配合是難以完成的。

2 錄入的主要數(shù)據(jù)

（1）物料與產(chǎn)品數(shù)據(jù)。產(chǎn)品信息是通過(guò)物料清單來(lái)描述的。生產(chǎn)中用到的物料企業(yè)都在物料主文件中記錄。在建立物料主文件之前，對(duì)每個(gè)物料進(jìn)行編碼，規(guī)定物料號(hào)，確定了所有物料的類(lèi)型和分類(lèi)。

（2）能力數(shù)據(jù)。物料計(jì)劃要與能力計(jì)劃相伴運(yùn)行。企業(yè)通過(guò)工藝路線文件及其時(shí)間定額來(lái)確定占用能力資源。ERP系統(tǒng)中主要的能力資源是工作中心，工作中心又是屬于某個(gè)部門(mén)的，事先做了定義。各種作業(yè)活動(dòng)只能在工作日進(jìn)行，企業(yè)設(shè)定各種用途的工作日歷。

（3）庫(kù)存數(shù)據(jù)?？捎脦?kù)存量是運(yùn)行物料需求計(jì)劃的基礎(chǔ)，按照定置管理的要求，企業(yè)要為各種物料都設(shè)置存放地點(diǎn)，也就是倉(cāng)庫(kù)與貨位。

（4）財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。為了實(shí)現(xiàn)物流與資金流的信息集成，每種物料要有對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目。為了實(shí)現(xiàn)成本控制，企業(yè)將部門(mén)或工作中心都設(shè)置為利潤(rùn)中心或成本中心。

（5）定單數(shù)據(jù)。所有計(jì)劃都是為了完成定單加工，包括預(yù)測(cè)和合同以及企業(yè)內(nèi)部門(mén)之間的需求等，定單數(shù)據(jù)是編制生產(chǎn)計(jì)劃的基礎(chǔ)。

（6）采購(gòu)與客戶(hù)信息數(shù)據(jù)，主要包括供應(yīng)商信息和客戶(hù)信息等數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)也是ERP系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)。沒(méi)有供應(yīng)商檔案就無(wú)從傳遞采購(gòu)訂單，沒(méi)有客戶(hù)檔案就不清楚定單的來(lái)源。

3 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的方法和步驟

（1）制定編碼規(guī)范。根據(jù)原型測(cè)試結(jié)果，以整理出的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備清單為依據(jù)，制定編碼規(guī)則。編碼規(guī)則屬于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),所以，編碼規(guī)范完成后，應(yīng)得到實(shí)施小組的批準(zhǔn)。有些數(shù)據(jù)如科目代碼，需要參照有關(guān)國(guó)家法規(guī)和軟件要求來(lái)制定編碼規(guī)范。

（2）設(shè)計(jì)和準(zhǔn)備數(shù)據(jù)準(zhǔn)備表。在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備表上要安排如部門(mén)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備人、審核人、錄入人、校對(duì)人、完成日期等用于實(shí)施控制的項(xiàng)目。對(duì)于生產(chǎn)型企業(yè)而言，物料數(shù)據(jù)涉及到工程、計(jì)劃、制造、銷(xiāo)售與服務(wù)、成本等業(yè)務(wù)領(lǐng)域，要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)項(xiàng)也較多，只有細(xì)化任務(wù)才能做到實(shí)施的控制與管理。該方法的意義在于:一是可以明確分工和責(zé)任，二是能監(jiān)控進(jìn)度。

（3）數(shù)據(jù)錄入、檢查和備份。ERP系統(tǒng)主要的數(shù)據(jù)之間有一定的邏輯關(guān)系。在原型測(cè)試時(shí)，實(shí)際上己做過(guò)測(cè)試和記錄。前述步驟的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，一般也要按照邏輯關(guān)系來(lái)進(jìn)行。數(shù)據(jù)錄入后，一定要檢查和校對(duì)，但即使通過(guò)這次檢查，也難保證達(dá)到95%準(zhǔn)確性，需要在試運(yùn)行過(guò)程中去校正。數(shù)據(jù)錄入檢查后，應(yīng)當(dāng)由系統(tǒng)管理員做好備份。

4 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的強(qiáng)化

在ERP系統(tǒng)運(yùn)行前的數(shù)據(jù)輸入與正式運(yùn)行時(shí)相比有許多不同之處。在系統(tǒng)正式運(yùn)行時(shí)，數(shù)據(jù)輸入主要是由企業(yè)的各部門(mén)人員人工輸入，輸入的數(shù)據(jù)以日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為主，系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為輔，一般只需每天將當(dāng)天的數(shù)據(jù)全部輸入系統(tǒng)結(jié)清即可；而在系統(tǒng)運(yùn)行前的數(shù)據(jù)輸入?yún)s需要IT人員的大量直接介入，因?yàn)檩斎氲臄?shù)據(jù)不僅包括交易數(shù)據(jù)(主要是未結(jié)的訂單等)，而且還包括大量的系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù),例如原材料、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等等,此時(shí)數(shù)據(jù)輸入量非常大，而且所有數(shù)據(jù)必須在很短的時(shí)間內(nèi)輸入系統(tǒng)。

（1）做好數(shù)據(jù)輸入人員的合理分工。在數(shù)據(jù)輸入前應(yīng)做好嚴(yán)格的、合理的人員分工，以保證數(shù)據(jù)輸入工作更加有條不紊，進(jìn)而加快了實(shí)施進(jìn)度。比如又將大類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)一步按照財(cái)會(huì)、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫(kù)存、訂單、供應(yīng)商、銷(xiāo)售、客戶(hù)等來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，并分派到相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門(mén)，由部門(mén)組織人員輸入。

（2）收集、整理過(guò)程中確保數(shù)據(jù)的有效性。首先，保證數(shù)據(jù)的正確性。第一是保證收集到的數(shù)據(jù)本身是正確的，以消除數(shù)據(jù)處理有效率無(wú)效果的現(xiàn)象。其次，保證數(shù)據(jù)輸入的格式符合系統(tǒng)的要求。在數(shù)據(jù)輸入前，企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置了相當(dāng)合理的代碼體系和數(shù)據(jù)格式，在數(shù)據(jù)輸入時(shí)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)的格式進(jìn)行。第三、保證數(shù)據(jù)關(guān)系安全性。ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)間關(guān)系非常復(fù)雜，除了由關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)的各種數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)的關(guān)系外，還有許多由系統(tǒng)的應(yīng)用程序來(lái)保證的應(yīng)用程序邏輯，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要按照邏輯關(guān)系來(lái)進(jìn)行。

（3）做好人員溝通與部門(mén)協(xié)調(diào)。高效率的ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的收集在很大程度上依賴(lài)于企業(yè)一線人員。因此，企業(yè)在與一線人員進(jìn)行充分的交流和溝通的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)出了能夠理解和操作的數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)表，供收集整理數(shù)據(jù)之用。同時(shí)ERP系統(tǒng)又跨若干個(gè)部門(mén)，系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)來(lái)源于各個(gè)部門(mén)，同時(shí)這些數(shù)據(jù)之間具有一定的邏輯關(guān)系。為了做好數(shù)據(jù)的收集與輸入工作，保證數(shù)據(jù)輸入的高效率，企業(yè)努力做好各部門(mén)人員的溝通與協(xié)調(diào)工作，并運(yùn)用各種激勵(lì)措施提高相關(guān)人員的積極性，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入的一致性和完整性。

[1]胡彬著.ERP項(xiàng)目管理與實(shí)施[M].北京：電子工業(yè)出版社，2004，（10）.

[2]朱宗乾,程傳旭.基于神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的ERP系統(tǒng)實(shí)施效果評(píng)估研究[J].情報(bào)雜志,2005,（7）:20-23.