新時(shí)期實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理探討

陳一紅

（欽州學(xué)院，廣西 欽州 535000）

要把檔案的作用充分發(fā)揮，檔案工作本身必須實(shí)現(xiàn)信息化現(xiàn)代化管理，新時(shí)期下，隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的普及和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作也進(jìn)入了一場(chǎng)深刻的變革中，進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理是迫在眉睫的一件事。

“檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)”。檔案工作現(xiàn)代化，就是要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論,繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期的目的。如何更好地開展檔案現(xiàn)代化建設(shè)？真正把現(xiàn)代檔案管理變?yōu)橐环N現(xiàn)實(shí)要求我們注意的又是什么？

1 領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

檔案工作者深具實(shí)干精神，務(wù)真求實(shí)是他們的共性，這些崇高的思想境界與職業(yè)情操，對(duì)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的許多行業(yè)，實(shí)是難能可貴，可是我們也看到，一味地埋頭苦干，也產(chǎn)生另一負(fù)面影響，給檔案工作的進(jìn)一步開展帶來不利因素，缺少一種支撐，發(fā)展就可能會(huì)受到影響。這可以從哲學(xué)的角度進(jìn)行解釋：物質(zhì)世界是互相依賴的。所以直接地說：無論開展什么工作，都離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持與鼓勵(lì)。檔案工作不同于經(jīng)濟(jì)工作，檔案工作中的每一項(xiàng)工作都需要經(jīng)濟(jì)的支撐，而如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案工作如何能搞好呢？

例如網(wǎng)上報(bào)道一家集醫(yī)療、教學(xué)、科研為一體的綜合性醫(yī)院，醫(yī)院的綜合檔案室不僅保管著文書檔案，還有醫(yī)技檔案、科技檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案和人事檔案中的技術(shù)檔案等。該院是2005年開始進(jìn)行檔案管理升級(jí)工作的，在升級(jí)工作中，院領(lǐng)導(dǎo)不僅為檔案室解決了計(jì)算機(jī)問題，還在辦公用房緊張的情況下為檔案工作擠出房間作為檔案庫房，為檔案升級(jí)工作打下良好的硬件基礎(chǔ)。經(jīng)過檔案工作人員三年多的艱苦努力和院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，使綜合檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了科技事業(yè)單位檔案管理達(dá)國(guó)家一級(jí)的目標(biāo)。

我們知道，現(xiàn)代檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理之間的本質(zhì)區(qū)別發(fā)生了很大的變化。由過去傳統(tǒng)的手工收集文件變成了通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)直接收集文件或通過光盤發(fā)送文件即電子文件，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備對(duì)檔案的管理。而這些工作的實(shí)施都離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。而作為檔案工作者也應(yīng)該經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)相互溝通，取得領(lǐng)導(dǎo)的支持與幫助，這是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的關(guān)鍵所在。

2 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的全面創(chuàng)新

檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，要求檔案工作者準(zhǔn)確理解和把握檔案現(xiàn)代管理理論的基本原理，這就是以信息管理的理念來開展檔案管理和服務(wù)工作。

我們首先要轉(zhuǎn)變“來源原則”。隨著計(jì)算機(jī)的普及和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)，產(chǎn)生了電子文件，電子文件的形成不同于紙質(zhì)文件，它是在單機(jī)環(huán)境下產(chǎn)生的數(shù)字信息文件，在文件處理完結(jié)后，可以采取定時(shí)統(tǒng)一歸檔的方式，也可以在文件辦理完結(jié)后隨時(shí)歸檔，避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。電子文件的歸檔由文件產(chǎn)生部門通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞桨l(fā)送[3]。在檔案部門，電子檔案以光盤為載體進(jìn)行歸檔 [2]。傳統(tǒng)的檔案收集是完成了所有的文書處理程序即“辦理完畢”以后，才能在次年的規(guī)定時(shí)間內(nèi)以紙質(zhì)檔案向檔案部門移交歸檔，所以歸檔時(shí)間受到時(shí)間的限制，在收集過程中容易出現(xiàn)錯(cuò)漏收的現(xiàn)象。如果發(fā)文單位不能很好地保管好文件，則會(huì)造成文件的丟失而影響檔案的歸檔工作。其次，轉(zhuǎn)變檔案鑒定理論與方法。傳統(tǒng)的檔案鑒定是以集中收集檔案后進(jìn)行逐份鑒定，審閱檔案的內(nèi)容，甄別其科學(xué)的和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值從而確定其保管期限，所以容易出現(xiàn)鑒定錯(cuò)誤。而電子檔案則能做到隨時(shí)收集隨時(shí)鑒定其內(nèi)容真實(shí)性、實(shí)效性和保存的價(jià)值，它的可讀性鑒定、存儲(chǔ)載體狀況鑒定和病毒性鑒定等，最終以技術(shù)鑒定為主。其次，轉(zhuǎn)變檔案管理傳統(tǒng)理論。以紙質(zhì)檔案保管為實(shí)體的傳統(tǒng)檔案管理，檔案的保管保護(hù)工作，就要著重注意防蟲蛀、防火、防潮等有害物質(zhì)的攻擊、侵害。現(xiàn)代化的檔案管理中，通過計(jì)算機(jī)的幫助，檔案查檢準(zhǔn)確率高，速度快。而且，如果計(jì)算機(jī)運(yùn)用于檔案庫房管理后，庫房的自控照明、智能報(bào)警、自動(dòng)防火及庫房溫濕度的調(diào)整等一系列保管操作，都比以往的人工管理更快捷、便利。所以，檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，作為檔案工作者不僅要縱觀社會(huì)環(huán)境的巨大變化，而且還要有更新傳統(tǒng)檔案管理理念的緊迫感，促進(jìn)我們不斷進(jìn)行創(chuàng)新性的思考與探索，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)踐檔案管理的現(xiàn)代化，樹立新的“來源觀和鑒定理論”。

3 樹立檔案信息化管理的創(chuàng)新思維

檔案事業(yè)作為社會(huì)文化事業(yè)的重要組成部分被列入到國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的總體規(guī)劃，遵循和服從社會(huì)信息化發(fā)展的總體要求和戰(zhàn)略布局，從而使檔案事業(yè)自身發(fā)展與國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略相統(tǒng)一、相協(xié)調(diào)。但是，由于人們對(duì)檔案意識(shí)的薄弱，一些人為圖方便，將檔案留存自己身邊，歸己所有，從而造成檔案無形中的流失。只有建立健全檔案的歸檔制度，把檔案收集工作做好，提供檔案信息化管理的材料才能更完善，更豐富。再次，因?yàn)闄n案資源是檔案信息化的對(duì)象，而檔案信息資源的建設(shè)，又是檔案信息化的核心，是檔案工作的重要組成部分。所以，直接影響檔案部門工作質(zhì)量的，首當(dāng)其沖的就是檔案信息資源的有效開發(fā)。在以前，因?yàn)榻栝啓n案的人數(shù)很少，檔案人員主要是把收集來的檔案做整理分類歸檔等工作做好，所以，檔案管理人員在檔案室中只是保管檔案、行使管理檔案的職責(zé)，談不上更多地收集檔案材料和開發(fā)檔案信息資源。現(xiàn)在，越來越先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)應(yīng)用成了一種普及，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和平臺(tái)的進(jìn)一步開通，檔案信息的收集途徑越來越多，檔案資源更為豐富。開發(fā)和利用檔案管理的路子得到進(jìn)一步拓寬，為檔案編研工作提供的條件比以往任何時(shí)候都更有利。但是，在開展檔案編研工作的同時(shí)也必須注意：以前的摘抄式檔案編研方法已不能適應(yīng)當(dāng)前檔案現(xiàn)代化管理的需要，查檔者的需求已隨著信息技術(shù)的發(fā)展，向現(xiàn)代檔案工作者提出了更高的要求，他們要求得到的是經(jīng)過加工后的編研資料。所以，下大力氣，投入功夫，對(duì)檔案編研進(jìn)行深加工，是我們必需進(jìn)行的工作，無疑，這對(duì)檔案工作者來說，面臨著一種挑戰(zhàn)。再者，單位中的專職檔案管理人員，必須要有良好的職業(yè)情操，求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，奉獻(xiàn)的精神，立足本崗，服務(wù)職工，一切以職工利益出發(fā)，想盡一切辦法實(shí)行檔案科室的信息化管理，做好目錄的 “雙軌制”建設(shè)與管理[4]，例如設(shè)備檔案、文書檔案、基建檔案等目錄錄入到檔案數(shù)據(jù)庫并將目錄打印出來，既能實(shí)行計(jì)算機(jī)查找檔案，也能實(shí)行人工查找檔案。

4 利用知識(shí)經(jīng)濟(jì)促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展

（1）知識(shí)經(jīng)濟(jì)是以知識(shí)為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)最突出的現(xiàn)象就是信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的根本是人才，創(chuàng)新是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的靈魂。進(jìn)入信息時(shí)代作為檔案工作者即要學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)，又要懂得光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)等的普遍應(yīng)用。

（2）知識(shí)經(jīng)濟(jì)不僅是知識(shí)的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，它更代表的是先進(jìn)的、科學(xué)的管理和管理理念。

（3）對(duì)檔案管理工作者的素質(zhì)提出了更高的要求，要求具備適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理需要的各種知識(shí)復(fù)合型人才。對(duì)于過去并未從事過檔案工作的專職檔案工作者來說，如何實(shí)現(xiàn)這些新的挑戰(zhàn)？首先要接受新的思想變革，表現(xiàn)在思想要跟上社會(huì)的進(jìn)步和變革，不能總是按傳統(tǒng)的思路管理檔案，要讓檔案活起來，那就要學(xué)會(huì)如何進(jìn)行檔案編研的深加工，以滿足各種查檔人的需求。其次，是提高自身素質(zhì)，如積極學(xué)習(xí)和提高自己對(duì)檔案知識(shí)的匱乏，通過遠(yuǎn)程教育網(wǎng)學(xué)習(xí)檔案新知識(shí)，學(xué)會(huì)積極主動(dòng)地參與檔案的收集工作，豐富自己的檔案信息，為開展檔案編研工作創(chuàng)造條件。

總之，作為一名檔案工作者，既要學(xué)會(huì)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案，又要想方設(shè)法地學(xué)會(huì)如何面對(duì)新的技術(shù)的運(yùn)用來提高自己對(duì)檔案工作知識(shí)的學(xué)習(xí)，使實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理成為現(xiàn)實(shí)。

[1]賈曉輝.淺談現(xiàn)代化檔案管理[J].網(wǎng)絡(luò)財(cái)富，2010，（11）：74.

[2]鄭海波.現(xiàn)代化檔案管理[J].城建檔案，2011，（3）：25-26.

[3]張小云，薛彩萍.淺談現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展與建設(shè)[J].云南檔案，2007，（7）：22.

[4]徐桂香.加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2011，（20）：118.