建筑工程檔案的科學(xué)化管理

董 明

(武漢大學(xué) 基建管理部，湖北 武漢 430072)

建筑工程檔案是建筑工程規(guī)劃建設(shè)和管理過程中的重要基礎(chǔ)資料,是建設(shè)各主管部門依法實(shí)施行政管理、行政許可、市場(chǎng)監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù),是抗震防災(zāi)、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的重要信息,也是工程建設(shè)、維修養(yǎng)護(hù)、改建擴(kuò)建、審計(jì)稽查、維護(hù)權(quán)益的可靠信息和憑證。隨著社會(huì)主義基本建設(shè)的高速發(fā)展，建筑工程檔案作為一種重要的科技信息資源，它的充分開發(fā)利用，必將對(duì)社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展做出重大貢獻(xiàn)。建筑工程檔案工作如何面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的現(xiàn)實(shí)，檔案工作者怎樣及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念和提高操作技能，使建筑工程檔案管理工作在新的平臺(tái)上發(fā)揮應(yīng)有的作用，是擺在檔案工作者面前的新課題。

1 建筑工程檔案資料的主要內(nèi)容及特點(diǎn)

建筑工程檔案資料的主要內(nèi)容有：

（1）綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

（2）土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

（3）竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

建筑工程檔案具有以下特點(diǎn)：

首先是單一獨(dú)立性。即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。

其次是真實(shí)性。工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。

然后是實(shí)用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。

2 我國建筑工程檔案管理工作存在的問題

目前，我國基本建設(shè)正在飛速發(fā)展，但建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀。綜觀建筑工程檔案管理工作的整體狀況，存在著發(fā)展不平衡、不穩(wěn)定以及發(fā)展多樣性等因素。這給建筑工程檔案管理工作帶來了諸多問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①施工檔案在工程管理中沒有充分發(fā)揮有效工具、重要依據(jù)、有力武器必要條件和生動(dòng)素材的一般作用；②施工檔案在工程管理中沒有充分發(fā)揮憑證、參考的特殊作用；③施工記錄不夠規(guī)范真實(shí)，以致歸檔后缺乏利用價(jià)值；④對(duì)工程發(fā)生的會(huì)議紀(jì)要、簽證不夠重視，以致在決算審計(jì)時(shí)得不到充分利用；⑤施工檔案收集、整理、歸檔和移交過程不夠流暢，缺乏時(shí)效性。

3 建筑工程檔案的科學(xué)化管理

如何發(fā)揮工程檔案在工程管理中應(yīng)有的作用，為工程管理提供有效及時(shí)的作用，是一項(xiàng)嚴(yán)峻緊迫的課題。要使工程檔案管理規(guī)范化，首先要對(duì)從事該項(xiàng)工作的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的素質(zhì)；其次要完善相應(yīng)的制度和管理辦法，從根本上改變不規(guī)范狀況，對(duì)癥下藥，逐個(gè)解決問題。

（1）思想上要重視工程檔案管理工作。建議對(duì)工程資料進(jìn)行定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。同時(shí)建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

（2）建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

（3）嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（4）加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

（5）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。現(xiàn)代工程項(xiàng)目的管理，是一個(gè)復(fù)雜、艱巨的系統(tǒng)工程，涉及投資、進(jìn)度、質(zhì)量、人員、風(fēng)險(xiǎn)、合同、圖紙文檔等多方面的工作及眾多的參與部門，使得在工程項(xiàng)目管理過程中信息的采集溝通和協(xié)調(diào)工作量十分巨大。計(jì)算機(jī)技術(shù)在工程檔案管理中的應(yīng)用有效地解決了工程檔案管理過程信息采集、處理和傳遞。目前，工程項(xiàng)目的規(guī)模和要求出現(xiàn)了許多根本性的變化，工程檔案管理工作也日趨復(fù)雜。要收集大量的資料，單靠人工方法整理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理的要求的。因此，提高工程檔案管理水平，應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助管理，進(jìn)行工程檔案管理信息的處理己成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，它可以極大地提高檔案管理工作效率，提高工程檔案管理水平。

（6）及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)、有效檔案資料或信息。

4 結(jié)語

當(dāng)前，我國的建筑市場(chǎng)面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競(jìng)爭，管理體制必將漸進(jìn)改革，建筑工程檔案管理也會(huì)涌現(xiàn)新情況，同時(shí)也存有較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。

[1]《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GBT50328-2001）.

[2]魏敏.關(guān)于加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理的思考.山西建筑，2007（27）.

[3]王素卿，王早生.注冊(cè)監(jiān)理工程師繼續(xù)教育培訓(xùn)（必修課）教材，北京知識(shí)產(chǎn)權(quán)出版社，2009.