建立普通高校圖書(shū)館圖書(shū)區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu)體系模型的探討

張 勇*

安徽大學(xué)管理學(xué)院

〔安徽省合肥市 230039〕

長(zhǎng)期以來(lái),我國(guó)各普通高校圖書(shū)館在“大而全”、“小而全”館藏思想的影響下,購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)有限性與館藏資源無(wú)限性之間的矛盾一直存在。本文擬通過(guò)對(duì)我國(guó)現(xiàn)行圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)現(xiàn)狀的分析,探討建立普通高校圖書(shū)館圖書(shū)區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu)體系模型,進(jìn)行文獻(xiàn)信息資源建設(shè),以及這一采購(gòu)體系模型建立時(shí)需要注意的問(wèn)題,為我國(guó)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)的發(fā)展提供參考。

一、當(dāng)前普通高校圖書(shū)館圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)中存在的問(wèn)題

2003年1月1日,《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》開(kāi)始實(shí)行,該法規(guī)對(duì)我國(guó)政府的采購(gòu)行為進(jìn)行了規(guī)范。2006年10月,教育部高等學(xué)校圖書(shū)情報(bào)工作指導(dǎo)委員會(huì)頒布的《普通高等學(xué)校圖書(shū)館文獻(xiàn)集中采構(gòu)工作指南》,使招標(biāo)采購(gòu)成為我國(guó)各普通高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)的主要方法。這一辦法的實(shí)施,對(duì)于提高我國(guó)各普通高校圖書(shū)館購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)的實(shí)效、增加圖書(shū)采購(gòu)過(guò)程的透明度以及提高圖書(shū)采購(gòu)工作效率與服務(wù)質(zhì)量都具有一定的意義。但是,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,我國(guó)各普通高校圖書(shū)館通過(guò)招標(biāo)方法進(jìn)行圖書(shū)采購(gòu)也出現(xiàn)了一些問(wèn)題,主要是:

(一)本末倒置,過(guò)分強(qiáng)調(diào)購(gòu)書(shū)折扣而忽略圖書(shū)采訪質(zhì)量

高校圖書(shū)館的宗旨是為了更好地為讀者提供文獻(xiàn)信息服務(wù),圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)的目的也是為了通過(guò)招標(biāo)降低購(gòu)書(shū)成本,使有限的經(jīng)費(fèi)購(gòu)買到數(shù)量更多、質(zhì)量更好的圖書(shū)。因此,圖書(shū)供應(yīng)商的服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量才是圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)中最需要考慮的重要問(wèn)題。但是,現(xiàn)在我國(guó)很多普通高校圖書(shū)館采取的是最低價(jià)格中標(biāo)法。誰(shuí)的折扣最多、書(shū)價(jià)最低,誰(shuí)就能夠中標(biāo)。這種做法的直接后果就是迫使圖書(shū)供應(yīng)商千方百計(jì)降低書(shū)價(jià),提高折扣率去爭(zhēng)取中標(biāo),而使采購(gòu)的圖書(shū)質(zhì)量得不到保證。

(二)招標(biāo)委員會(huì)的組成人員缺乏合理性

各普通高校圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)由學(xué)校統(tǒng)一招標(biāo)管理后,各普通高校都相應(yīng)成立了一個(gè)圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)委員會(huì)。為了體現(xiàn)公正性,招標(biāo)委員會(huì)成員來(lái)自學(xué)校的不同部門,以避免招標(biāo)工作被某一個(gè)部門把持而產(chǎn)生弊端。但是,由此也產(chǎn)生了明顯的問(wèn)題。這就是,由于評(píng)標(biāo)小組成員中經(jīng)常是非本行業(yè)專家占多數(shù),他們既不了解圖書(shū)館的有關(guān)業(yè)務(wù),又不熟悉圖書(shū)供應(yīng)商的實(shí)況,因此無(wú)法辨別標(biāo)書(shū)中各項(xiàng)承諾的真?zhèn)?往往是憑主觀印象和個(gè)人情感等因素來(lái)選擇圖書(shū)供應(yīng)商,使競(jìng)標(biāo)結(jié)果雖然公開(kāi)卻并不公平。在如此程序下選出的圖書(shū)供應(yīng)商,往往在服務(wù)水平和圖書(shū)質(zhì)量方面得不到保證。

(三)招標(biāo)體制不完善,缺乏合理的圖書(shū)供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制

目前,圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)制已成為各普通高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)的普遍選擇。各普通高校都引進(jìn)了圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)制,也建立了圖書(shū)供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制,制定了圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。這種做法,從理論上來(lái)說(shuō)還是比較合理的,具有很好的執(zhí)行性和參考性。但實(shí)際上,對(duì)各普通高校圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)要求,所有的圖書(shū)供應(yīng)商都會(huì)全盤給予承諾,于是圖書(shū)報(bào)價(jià)便成了最后唯一的評(píng)比條件,這就違背了采用評(píng)分方法的本意,往往是誰(shuí)的圖書(shū)報(bào)價(jià)最低誰(shuí)就能勝出。這種做法,不利于各普通高校圖書(shū)館選擇能夠提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的圖書(shū)供應(yīng)商。

二、普通高校圖書(shū)館圖書(shū)區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu)體系模型的建立與注意的問(wèn)題

(一)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu)體系模型

普通高校圖書(shū)館圖書(shū)區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu)體系模型主要由三個(gè)組成部分構(gòu)成,即由區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)聯(lián)合體、區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心與圖書(shū)供應(yīng)商組合。在這個(gè)模型中,區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)聯(lián)合體是核心。它對(duì)區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心具有領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督作用,向其委派工作人員,下達(dá)圖書(shū)采購(gòu)命令。區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心又是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)。它不屬于某一個(gè)具體的普通高校圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)。它有自己的管理團(tuán)隊(duì),定期收集區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)聯(lián)合體內(nèi)各普通高校圖書(shū)館的采購(gòu)需求,編制采購(gòu)訂單,向圖書(shū)供應(yīng)商下達(dá)訂單。圖書(shū)供應(yīng)商按照區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心下達(dá)的訂單,組織人力物力對(duì)圖書(shū)進(jìn)行采訪編目、集中加工,將各普通高校圖書(shū)館需要的圖書(shū),按照訂單的要求及時(shí)送到聯(lián)合體各成員館,聯(lián)合體各成員館按照?qǐng)D書(shū)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量對(duì)各個(gè)圖書(shū)供應(yīng)商的服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)。區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心根據(jù)各普通高校圖書(shū)館的評(píng)價(jià)遴選圖書(shū)供應(yīng)商。

(二)區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)聯(lián)合體

區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)聯(lián)合體由區(qū)域內(nèi)各普通高等學(xué)校圖書(shū)館自愿共同組成。其宗旨在于聯(lián)合采購(gòu)圖書(shū)、降低購(gòu)書(shū)成本、共享文獻(xiàn)信息資源、利益互惠,在區(qū)域內(nèi)更好地開(kāi)展文獻(xiàn)信息資源共享、調(diào)整文獻(xiàn)信息資源配置、優(yōu)化文獻(xiàn)信息服務(wù)工作。區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)聯(lián)合體的建立,可以由區(qū)域內(nèi)有較大影響力,或者圖書(shū)采購(gòu)量比較大的普通高校圖書(shū)館牽頭,聯(lián)合一些與之有業(yè)務(wù)聯(lián)系的普通高校圖書(shū)館組成,然后再慢慢擴(kuò)大。例如,在安徽省合肥市普通高校中,安徽大學(xué)是比較有影響力的普通高校,可以由該校圖書(shū)館牽頭,聯(lián)合與其有業(yè)務(wù)聯(lián)系的綠海職業(yè)技術(shù)學(xué)院、新華學(xué)院、合肥財(cái)經(jīng)學(xué)院、安徽交通學(xué)院等普通高校圖書(shū)館先成立聯(lián)合體,然后再逐步擴(kuò)大,形成真正的駐合肥市普通高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)聯(lián)合體。

(三)建立區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心

區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心就是由本區(qū)域內(nèi)具有較大影響力或者圖書(shū)采購(gòu)量比較大的普通高校圖書(shū)館牽頭,憑借自身在圖書(shū)采購(gòu)領(lǐng)域的專業(yè)優(yōu)勢(shì)和資源優(yōu)勢(shì)將區(qū)域內(nèi)的普通高校圖書(shū)館聯(lián)合起來(lái)建立的。它的工作人員主要來(lái)源于圖書(shū)采購(gòu)聯(lián)合體內(nèi)各高校圖書(shū)館具有一定工作經(jīng)驗(yàn)的圖書(shū)采訪人員。圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心定期向聯(lián)合體成員館收集圖書(shū)采購(gòu)信息,整理匯總之后,統(tǒng)一向合格的圖書(shū)供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。圖書(shū)供應(yīng)商在收到采購(gòu)訂單之后,按聯(lián)合采購(gòu)中心的具體要求將采購(gòu)的圖書(shū)按質(zhì)按量地送至聯(lián)合體各成員館。各成員館根據(jù)圖書(shū)供應(yīng)商的服務(wù)定期向圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心反饋圖書(shū)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量,聯(lián)合采購(gòu)中心收集反饋意見(jiàn),形成意見(jiàn)庫(kù),向圖書(shū)供應(yīng)商反饋并用于圖書(shū)供應(yīng)商的遴選。

(四)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu)體系模型的管理

對(duì)于圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)體系的管理來(lái)說(shuō),它與我們以往的聯(lián)合采購(gòu)有所不同:第一,在行政規(guī)劃上,區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的機(jī)構(gòu),不隸屬于任何一個(gè)普通高校圖書(shū)館,它有自己的一套管理模式和領(lǐng)導(dǎo)班子。第二,在人員組成方面,它的主要工作人員來(lái)源于各普通高校圖書(shū)館的采訪部門,是各普通高校圖書(shū)館中具有一定管理與采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)的采訪人員。聯(lián)合體內(nèi)每個(gè)高校圖書(shū)館都可以推薦自己優(yōu)秀的采訪人員進(jìn)入這個(gè)中心工作,而該中心每個(gè)工作人員的編制仍保留在原來(lái)的高校圖書(shū)館。第三,在經(jīng)費(fèi)來(lái)源上,區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心的經(jīng)費(fèi)來(lái)源主要依賴各個(gè)成員館,按照?qǐng)D書(shū)采購(gòu)量的大小繳納傭金。第四,區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心的最高權(quán)力屬于成員館聯(lián)合體大會(huì),各成員館對(duì)該中心具有建議和監(jiān)督的權(quán)利,并按照各館業(yè)務(wù)量的大小加權(quán)重原則行使各自的表決權(quán)。

(五)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu)需要注意的問(wèn)題

目前,普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu)還處于初級(jí)階段,因此在具體運(yùn)行中需要注意一些相關(guān)問(wèn)題:第一,管理問(wèn)題。區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心雖然是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的組織,不對(duì)任何單一的高校圖書(shū)館負(fù)責(zé),但是它的每一個(gè)工作人員都隸屬于具體的高校圖書(shū)館,而屬于某一個(gè)具體高校圖書(shū)館的工作人員,必然要考慮本館的利益,所以在對(duì)這一中心進(jìn)行管理時(shí),應(yīng)讓它保持相對(duì)的獨(dú)立性,避免多頭管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)。第二,人員來(lái)源。區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心工作人員都來(lái)源于各普通高校圖書(shū)館,對(duì)于符合什么標(biāo)準(zhǔn)的人員才可以來(lái)中心工作、每個(gè)高校圖書(shū)館來(lái)幾個(gè)人、各個(gè)高校圖書(shū)館人員的比例如何確定等,都需要共同協(xié)調(diào)。第三,對(duì)于圖書(shū)供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制的合理建立,也需認(rèn)真考慮。

三、普通高校圖書(shū)館圖書(shū)區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu)的重要意義

(一)可以使普通高校圖書(shū)館占據(jù)圖書(shū)市場(chǎng)的主動(dòng)地位,降低購(gòu)書(shū)成本

根據(jù)國(guó)家產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)規(guī)劃,國(guó)家將在今后幾年內(nèi)對(duì)出版發(fā)行機(jī)構(gòu)進(jìn)行整合,形成若干經(jīng)濟(jì)實(shí)力雄厚、具有重要社會(huì)影響的大出版發(fā)行集團(tuán)。這必然會(huì)對(duì)高校圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)形成壓力。普通高校圖書(shū)館可以通過(guò)采購(gòu)聯(lián)合體整合自身優(yōu)勢(shì),形成巨大的圖書(shū)采購(gòu)量。這樣的圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)聯(lián)合體,對(duì)于任何一個(gè)圖書(shū)供應(yīng)商來(lái)說(shuō),都是一個(gè)具有極大吸引力的戰(zhàn)略合作伙伴。區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心可以從與圖書(shū)供應(yīng)商共贏的角度來(lái)提高圖書(shū)折扣率?，F(xiàn)在的采購(gòu)中,72折對(duì)于高校圖書(shū)館來(lái)說(shuō)是個(gè)很低的折扣,但是很多高校圖書(shū)館因?yàn)榉?wù)質(zhì)量要求高,更多的是 78折或 83折,因?yàn)橹鲃?dòng)權(quán)不在我們手里。當(dāng)我們形成大的采購(gòu)聯(lián)合體之后,不僅可以促進(jìn)聯(lián)合體高校圖書(shū)館之間的溝通和交流,同時(shí)可以將每個(gè)書(shū)商的表現(xiàn)作為各高校圖書(shū)館的共享信息,沒(méi)有跟我們合作過(guò)的書(shū)商方面的情況,也可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行搜索,并配合實(shí)地考察。這樣,在實(shí)際合作和廣泛調(diào)查的基礎(chǔ)上,資質(zhì)高、能力強(qiáng)、服務(wù)好的書(shū)商在招標(biāo)中就會(huì)脫穎而出、一舉中標(biāo),成為高校圖書(shū)館最理想的合作伙伴,使高校圖書(shū)館享受低價(jià)圖書(shū)和高質(zhì)量服務(wù)成為可能。

(二)可以培養(yǎng)專業(yè)化圖書(shū)采訪團(tuán)隊(duì),抑制腐敗、減少對(duì)圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)的非正常干預(yù)

由于現(xiàn)在普通高校圖書(shū)館大多實(shí)行圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)制度,而圖書(shū)采購(gòu)人員隊(duì)伍龐大、素質(zhì)參差不齊,在圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程中,少數(shù)采購(gòu)人員容易滋生權(quán)錢交易等腐敗行為,從而直接或間接引發(fā)圖書(shū)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致圖書(shū)采購(gòu)產(chǎn)生不必要的損失。而區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心工作人員都是來(lái)自于不同高校圖書(shū)館的業(yè)務(wù)精英、綜合素質(zhì)較高。現(xiàn)在,圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)已由原來(lái)某一個(gè)高校圖書(shū)館或者高校的事情,上升為區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)聯(lián)合體的事情,得到更多人的參與和監(jiān)督,各普通高校圖書(shū)館聯(lián)合起來(lái),共同探討并進(jìn)行圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo),使圖書(shū)價(jià)格問(wèn)題即采購(gòu)圖書(shū)的優(yōu)惠折扣率問(wèn)題比較容易得到解決,采購(gòu)圖書(shū)的質(zhì)量與服務(wù)等也可以得到保障。行政部門只要在大的方向上加以調(diào)控,具體的問(wèn)題如招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、招標(biāo)細(xì)則、招標(biāo)過(guò)程、對(duì)圖書(shū)供應(yīng)商資質(zhì)及實(shí)力的評(píng)估等都可以由高校圖書(shū)館來(lái)進(jìn)行。這樣,高校圖書(shū)館在招標(biāo)中的作用就會(huì)增強(qiáng),對(duì)高校圖書(shū)館圖書(shū)聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu)的非正常干預(yù)就會(huì)減弱。

(三)三方共贏,各個(gè)成員館內(nèi)部支持力度大

區(qū)域內(nèi)普通高校圖書(shū)館實(shí)行圖書(shū)聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu),圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心承擔(dān)了各個(gè)成員館的圖書(shū)采訪任務(wù),對(duì)于各普通高校圖書(shū)館來(lái)說(shuō):一是降低了購(gòu)書(shū)成本,提高了購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)的使用效率。二是減少了各高校圖書(shū)館采訪人員的負(fù)擔(dān)。高校圖書(shū)館圖書(shū)采訪工作是一個(gè)比較煩瑣復(fù)雜的工作,過(guò)去在高校圖書(shū)館工作人員中,采訪人員占了很大的比重。現(xiàn)在,實(shí)行聯(lián)合采訪,可以大大減少采訪人員的數(shù)量,使更多的高校圖書(shū)館工作人員把精力用于為讀者服務(wù)和科研上去。三是,以往高校圖書(shū)館的圖書(shū)采訪工作容易滋生不良風(fēng)氣,實(shí)行圖書(shū)聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu),使之受到更大、更多的監(jiān)督,容易凈化工作環(huán)境。

(三)有利于圖書(shū)供商和廣大讀者

實(shí)行圖書(shū)聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu),對(duì)于圖書(shū)供應(yīng)商來(lái)說(shuō),是一個(gè)很好的發(fā)展機(jī)會(huì)。原來(lái),圖書(shū)供應(yīng)商是一對(duì)多的關(guān)系,關(guān)系比較復(fù)雜,公關(guān)費(fèi)用比較高,同時(shí)由于各個(gè)高校圖書(shū)館對(duì)采訪外包的服務(wù)質(zhì)量要求不同,加之各普通高校圖書(shū)館的地理位置分散,使物流成本較高。現(xiàn)在,圖書(shū)供應(yīng)商面對(duì)的只是圖書(shū)聯(lián)合采購(gòu)中心,使圖書(shū)供應(yīng)商的工作關(guān)系相對(duì)簡(jiǎn)單了。同時(shí),因?yàn)榇笈窟M(jìn)行圖書(shū)采購(gòu),圖書(shū)供應(yīng)商可以大大降低各種成本。對(duì)于廣大讀者來(lái)說(shuō):一是可以借閱到數(shù)量更多、質(zhì)量更好的圖書(shū);二是高校圖書(shū)館把主要精力用于為讀者服務(wù)方面,提高了服務(wù)質(zhì)量,使廣大讀者可以享受到更滿意的服務(wù)。

四、結(jié) 束 語(yǔ)

較之目前各普通高校圖書(shū)館的獨(dú)自圖書(shū)采購(gòu)方式,普通高校圖書(shū)館圖書(shū)區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu)具有更大的優(yōu)勢(shì)。這種圖書(shū)聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu)方式不僅能夠滿足各普通高校圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)要求,而且能使各方都能獲得一定的利益,是一種多方共贏的圖書(shū)采購(gòu)方式。正因?yàn)槿绱?這種圖書(shū)采購(gòu)方式將會(huì)有巨大的生命力和光輝的發(fā)展前途,它的不足之處會(huì)在實(shí)踐中不斷得到完善?？傊?圖書(shū)聯(lián)合招標(biāo)采購(gòu)將是大勢(shì)所趨,它將會(huì)有力地促進(jìn)高校圖書(shū)館事業(yè)的不斷發(fā)展,更好地為廣大讀者服務(wù)。

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