電力建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案管理體系探析

王偉義，王麗艷

(廣東省電力設(shè)計(jì)研究院，廣東 廣州 510663)

電力建設(shè)總承包項(xiàng)目具有參建單位眾多、項(xiàng)目文件數(shù)量龐大種類繁多、文件形成時(shí)間跨度較大等特點(diǎn)，總承包方如何克服上述不利因素，做好對(duì)項(xiàng)目檔案的全過(guò)程管理和控制，為項(xiàng)目工作做好服務(wù)，是檔案工作的一項(xiàng)重要課題?？偝邪?xiàng)目檔案管理應(yīng)從管理規(guī)范、溝通協(xié)調(diào)機(jī)制、組織機(jī)構(gòu)體系、信息化建設(shè)等方面入手，滿足業(yè)主項(xiàng)目檔案工作要求，并充分考慮總承包方知識(shí)積累的需要。筆者認(rèn)為，需要構(gòu)建一個(gè)以總承包方為管理中心、各參建單位參與、管理制度和規(guī)范為基礎(chǔ)的項(xiàng)目檔案管理體系，明確各方職責(zé)，將全部項(xiàng)目檔案納入這套體系之下進(jìn)行管理。

1 構(gòu)建項(xiàng)目檔案管理體系的必要性

1.1 遵守國(guó)家及行業(yè)檔案管理有關(guān)規(guī)定的需要

國(guó)家及行業(yè)檔案管理有關(guān)規(guī)定從管理體系的角度對(duì)檔案人員、檔案管理制度及檔案信息化管理等提出了明確要求，總承包方需要按照規(guī)范的要求，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，努力構(gòu)建項(xiàng)目檔案管理體系。國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，驗(yàn)收內(nèi)容的重要一項(xiàng)就是基礎(chǔ)管理工作，應(yīng)“建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立了切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作的管理體制和工作程序”、“確定了負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和部門，實(shí)行了各部門和有關(guān)人員檔案工作責(zé)任制”、“配備適應(yīng)工作需要的檔案管理人員，檔案管理人員經(jīng)過(guò)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)”、“采用先進(jìn)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的信息化”，辦法從檔案人員、組織機(jī)構(gòu)、管理規(guī)范、信息化方面對(duì)構(gòu)建項(xiàng)目檔案管理體系提出了明確要求。中國(guó)電力建設(shè)企業(yè)協(xié)會(huì)頒布的《電力工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)管理辦法》(2006版)，考核標(biāo)準(zhǔn)的重要一項(xiàng)是檔案工作基礎(chǔ)管理，應(yīng)“明確分管領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目檔案管理體質(zhì)和工作程序，建立健全項(xiàng)目檔案各項(xiàng)管理制度”、“配備了適應(yīng)檔案工作需要的檔案管理人員”，從檔案人員、制度建設(shè)等方面也提出了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系的要求。

1.2 項(xiàng)目檔案管理工作的基礎(chǔ)

構(gòu)建一套完整、科學(xué)的項(xiàng)目檔案管理體系，是確保項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、有效的必備基礎(chǔ)：首先，配備必要的項(xiàng)目檔案管理人員，文件材料才能得到及時(shí)的收集、處理、保存和歸檔；其次，制訂檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，才能規(guī)范參建各方的檔案管理工作；再次，建立檔案溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，增進(jìn)總承包方與業(yè)主、各參建單位的交流和溝通，可以更好地促使各方共同做好檔案工作；最后，推進(jìn)項(xiàng)目檔案管理信息化，為項(xiàng)目積累和保存數(shù)字化檔案信息資源，可以為總承包企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的檔案資源支持。

2 項(xiàng)目檔案管理體系的構(gòu)成

2.1 管理制度體系

總承包方應(yīng)建立并完善項(xiàng)目檔案管理制度，確保項(xiàng)目部與各參建方的檔案管理都納入到檔案管理制度體系中，使檔案管理工作有章可循。筆者認(rèn)為，項(xiàng)目檔案管理制度體系由以下兩部分組成：

2.1.1 國(guó)家及行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范

這些規(guī)范作為項(xiàng)目檔案管理制度體系的重要組成部分，總承包方及各參建方應(yīng)嚴(yán)格遵守。相應(yīng)的規(guī)范有：《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》、《照片檔案管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等，以上規(guī)范分別對(duì)分類、組卷、整理、檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、城建檔案移交、特殊載體檔案管理等做出了要求，上述規(guī)范應(yīng)作為管理制度體系的基礎(chǔ)部分。

2.1.2 總承包方自行編制的檔案管理規(guī)范

總承包方應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況制訂總承包項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，作為檔案管理制度體系的主體。相應(yīng)規(guī)范應(yīng)包括：項(xiàng)目檔案管理程序，從總體上明確檔案管理職責(zé)、工作內(nèi)容和工作程序；項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法，明確參建各方職責(zé)，規(guī)范項(xiàng)目文件收集、整理、歸檔移交工作要求；項(xiàng)目文件編號(hào)管理辦法，規(guī)范各類項(xiàng)目文件的編號(hào)；項(xiàng)目文件收發(fā)管理辦法，規(guī)范項(xiàng)目文件的接收、分發(fā)處理和發(fā)出；項(xiàng)目照片、聲像文件管理辦法，規(guī)范照片、聲像文件的收集、整理、保管等要求；項(xiàng)目電子文件管理辦法，規(guī)范電子文件形成、收集、整理等全過(guò)程的要求；項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收管理辦法，明確檔案專項(xiàng)驗(yàn)收中各方職責(zé)及做法。各總承包項(xiàng)目可制訂相應(yīng)實(shí)施細(xì)則作為補(bǔ)充。

2.2 溝通協(xié)調(diào)體系

總承包方應(yīng)建立并不斷豐富和完善與業(yè)主、各參建方的檔案管理溝通協(xié)調(diào)體系，共同努力做好檔案管理工作。溝通協(xié)調(diào)體系由以下幾部分組成：

2.2.1 檔案管理交底會(huì)

總承包方在項(xiàng)目的啟動(dòng)階段召開檔案管理交底會(huì)，邀請(qǐng)業(yè)主和各參建方參加。交底會(huì)的主要內(nèi)容是：宣傳國(guó)家、行業(yè)關(guān)于檔案管理的規(guī)定，闡述業(yè)主、總承包方對(duì)檔案管理的相關(guān)要求，明確各方檔案管理職責(zé)、工作程序、應(yīng)遵循的規(guī)定等。

2.2.2 檔案管理培訓(xùn)

視項(xiàng)目的實(shí)際情況，由總承包方檔案管理部門、總承包方項(xiàng)目部組織項(xiàng)目部全體人員、各參建方檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，重點(diǎn)是：國(guó)家及行業(yè)關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)、總承包方項(xiàng)目檔案管理規(guī)定，明確收集歸檔范圍、項(xiàng)目文件的質(zhì)量要求、移交的要求等。

2.2.3 檔案管理檢查

總承包方應(yīng)于項(xiàng)目的適當(dāng)階段，組織進(jìn)行對(duì)參建方檔案管理情況的檢查，方式可以靈活多樣，如現(xiàn)場(chǎng)抽查項(xiàng)目文件材料的收集整理情況、組織各參建方互相檢查的方式。檢查的重點(diǎn)是：項(xiàng)目文件收集是否符合完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的要求，簽字認(rèn)可手續(xù)是否完備、是否為原件、是否遺漏重要文件資料；整理是否符合系統(tǒng)性的要求、分類組卷是否合理等。

2.2.4 檔案管理工作例會(huì)

總承包方應(yīng)定期召開檔案管理工作例會(huì)，組織業(yè)主、項(xiàng)目部、各參建方檔案管理人員參加，必要時(shí)邀請(qǐng)各方負(fù)責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)參加。例會(huì)的主要內(nèi)容是：通報(bào)近期各方檔案管理工作情況，檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況，明確下階段檔案管理工作重點(diǎn)，交流并溝通各方檔案管理的經(jīng)驗(yàn)等。

2.3 人力資源保障體系

總承包方應(yīng)按照國(guó)家及行業(yè)檔案管理規(guī)范的要求，在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，及時(shí)配備項(xiàng)目檔案管理人員，構(gòu)建適應(yīng)項(xiàng)目實(shí)際情況、滿足檔案管理要求的人力資源保障體系。根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模的不同，檔案管理人力資源保障體系有以下幾種不同模式：

2.3.1 配備專職檔案管理人員行使檔案管理職能

適用于大型及特大型項(xiàng)目，以及業(yè)主對(duì)檔案管理要求比較高的項(xiàng)目。根據(jù)檔案管理職能的需要，配備足額的專業(yè)檔案管理人員，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)、有效管理。檔案管理人員需具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，檔案專業(yè)知識(shí)扎實(shí)，了解和熟悉項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容和流程。

2.3.2 兼職檔案人員行使檔案管理職能

適用于小型項(xiàng)目。由兼職檔案人員如項(xiàng)目秘書負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理，負(fù)責(zé)與項(xiàng)目各參建方檔案管理溝通，接受總承包方檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。這種模式可以節(jié)約項(xiàng)目人力資源成本，但由于項(xiàng)目秘書不具備檔案專業(yè)知識(shí)，工作上難以兼顧檔案管理，不利于對(duì)項(xiàng)目檔案的科學(xué)、有效管理。

2.3.3 專兼職檔案管理人員相結(jié)合

適用于中型及中大型項(xiàng)目。部分檔案管理職能由專職檔案人員承擔(dān)，如文件整理、對(duì)分包方檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)等，其他部分職能由項(xiàng)目秘書承擔(dān)，如文件的登記分發(fā)等。這種模式既可以確保項(xiàng)目檔案全過(guò)程受控，也有利于項(xiàng)目部?jī)?nèi)部人力資源的合理優(yōu)化，節(jié)約項(xiàng)目人力資源成本。

2.3.4 檔案管理服務(wù)外包

該模式由專業(yè)檔案管理服務(wù)外包商負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案日常管理工作，總承包項(xiàng)目部負(fù)責(zé)做好統(tǒng)籌管理、溝通協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查工作。這種模式借助外包商專業(yè)化的檔案管理服務(wù)能力，可以有效節(jié)約項(xiàng)目人力資源成本，但總承包方應(yīng)避免“包”而不“管”，應(yīng)做好對(duì)外包商的監(jiān)督，不斷提升項(xiàng)目檔案管理水平。

2.4 檔案管理信息系統(tǒng)

總承包方應(yīng)配備項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案信息及內(nèi)容的有效管理，確保項(xiàng)目檔案“收得進(jìn)”、“管得住”、“用得上”、“交得出”。

2.4.1 檔案管理信息系統(tǒng)功能

(1)文件收集：實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目文件的完整、有效收集。根據(jù)文件的類別，可以采取自動(dòng)收集電子文件(無(wú)需手工簽名、無(wú)需蓋章的文件)、紙質(zhì)文件掃描進(jìn)行收集(需要手工簽名、蓋章的文件及無(wú)法由管理信息系統(tǒng)直接產(chǎn)生的文件)等方式。

(2)文件整理：實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目文件的規(guī)范整理，參照紙質(zhì)載體文件的整理辦法和要求，按照整理組卷的要求，形成符合要求的“電子案卷”，將案卷信息與文件級(jí)信息補(bǔ)充完整，便于檢索和利用。

(3)文件利用：采取權(quán)限管理、角色設(shè)置等方式，在確保項(xiàng)目文件安全受控的情況下做好利用工作。根據(jù)人員角色及承擔(dān)的工作內(nèi)容，結(jié)合項(xiàng)目文件安全保密要求，系統(tǒng)對(duì)信息查詢應(yīng)不設(shè)限，開放多途徑檢索的功能，確保檢索到文件條目信息；對(duì)瀏覽、下載等操作應(yīng)進(jìn)行限制，履行電子審批流程后可以進(jìn)行相應(yīng)操作。

(4)檔案移交：實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案移交(包括向業(yè)主移交、向總承包方移交)的功能。該模塊應(yīng)具有將電子文件導(dǎo)出到光盤或其他載體的功能，條件許可時(shí)，考慮實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)與總承包方、業(yè)主檔案管理系統(tǒng)的直接數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)電子文件與信息的直接跨系統(tǒng)移交。

2.4.2 檔案管理信息系統(tǒng)的配置方式

總承包方可采取以下方式配置項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)：

(1)配置專用的項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)。適用于大型、特大型項(xiàng)目，以及業(yè)主對(duì)項(xiàng)目檔案管理要求比較高的項(xiàng)目?？偝邪綉?yīng)綜合考慮并選用合適的項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)。該類系統(tǒng)是專門針對(duì)項(xiàng)目檔案管理而開發(fā)的，進(jìn)行必要的功能完善后，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案的全過(guò)程有效管理。

(2)檔案管理功能集成于項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)中。適用于中大型項(xiàng)目。部分項(xiàng)目管理軟件本身具有一定的檔案管理功能。配置這類軟件，可以基本實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案的信息化管理，有利于檔案管理與項(xiàng)目其他管理模塊之間的信息交換和共享。

(3)直接應(yīng)用總承包方檔案管理系統(tǒng)。適用于中小型項(xiàng)目?？偝邪綑n案管理系統(tǒng)可直接應(yīng)用在項(xiàng)目中。這種方式相對(duì)比較經(jīng)濟(jì)。

3 結(jié)語(yǔ)

構(gòu)建一套科學(xué)、合理、有效的項(xiàng)目檔案管理體系對(duì)于做好項(xiàng)目檔案管理工作十分重要?？偝邪綉?yīng)從上述四個(gè)方面著手，將項(xiàng)目各參建方檔案工作納入這套體系中，提升項(xiàng)目檔案管理的績(jī)效。本文的研究成果對(duì)于總承包方如何構(gòu)建項(xiàng)目檔案管理體系有一定的指導(dǎo)意義。

[1]GB/T 11822-2008，科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求[S].

[2]DA/T 28-2002，國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S].