淺談Excel在高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)中的應(yīng)用

張淑敏

（天津生物工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 ，天津 300462）

淺談Excel在高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)中的應(yīng)用

張淑敏

（天津生物工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 ，天津 300462）

數(shù)據(jù)采集平臺(tái)是利用Excel開發(fā)的框架結(jié)構(gòu)軟件，具有數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出、查閱、匯總等功能，使用Excel的常用命令，可以對數(shù)據(jù)采集平臺(tái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更深入的分析。

數(shù)據(jù)采集平臺(tái)；篩選；分類匯總

教育部要求從2008年開始，高等職業(yè)院校每學(xué)年度須按要求填報(bào) 《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)》。到目前為止，數(shù)據(jù)采集平臺(tái)已經(jīng)做了三次版本的升級，該軟件正逐步完善化、合理化，許多院校己經(jīng)把數(shù)據(jù)采集平臺(tái)作為教學(xué)管理的重要手段，作為提高數(shù)學(xué)管理水平和管理質(zhì)量的重要途徑。

1 數(shù)據(jù)采集平臺(tái)的主要功能

數(shù)據(jù)采集平臺(tái)是一款基于Excle設(shè)計(jì)的集數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)匯總等多種功能于一體的數(shù)據(jù)框架軟件。數(shù)據(jù)采集平臺(tái)主要具有以下三個(gè)基本功能：

（1）統(tǒng)計(jì)匯總功能，重在反映現(xiàn)狀。數(shù)據(jù)采集平臺(tái)能夠反映學(xué)校的現(xiàn)狀，是當(dāng)前數(shù)據(jù)采集平臺(tái)工作的重點(diǎn)。

（2）管理監(jiān)控功能，重在規(guī)范管理，提升管理水平。數(shù)據(jù)采集平臺(tái)給學(xué)校提供了一種有效的管理工具和方法，引導(dǎo)院校建立可靠、高效的內(nèi)部質(zhì)量保障體系，使教學(xué)管理更加規(guī)范、更加到位，推進(jìn)學(xué)校管理模式以及管理方法的改革，使之更加科學(xué)化、信息化。

（3）分析開發(fā)功能，重在提供決策依據(jù)。數(shù)據(jù)采集平臺(tái)具有統(tǒng)計(jì)、分析、開發(fā)等功能，能夠自動(dòng)生成多層次的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。隨著采集平臺(tái)建設(shè)的不斷完善，這個(gè)功能將會(huì)越來越強(qiáng)，學(xué)院及時(shí)、準(zhǔn)確地將數(shù)據(jù)采集平臺(tái)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成有意義的信息，使平臺(tái)應(yīng)用于宏觀管理，并為調(diào)整工作提供科學(xué)的決策依據(jù)。

2 用Excel對數(shù)據(jù)采集平臺(tái)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析

數(shù)據(jù)采集平臺(tái)是一個(gè)框架結(jié)構(gòu)，2010版數(shù)據(jù)采集平臺(tái)共包括11個(gè)一級項(xiàng)目分類、49個(gè)二級項(xiàng)目分類、39張數(shù)據(jù)采集表、4張數(shù)據(jù)匯總表、約750個(gè)數(shù)據(jù)采集指標(biāo)、約150多個(gè)數(shù)據(jù)匯總指標(biāo)。大量的原始性數(shù)據(jù)為管理者提供了決策依據(jù)，同時(shí)，有限的匯總性數(shù)據(jù)，也給管理者分析問題帶來了一定的難度。本人根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，向數(shù)據(jù)采集平臺(tái)的管理者，介紹如何使用Excel對數(shù)據(jù)采集平臺(tái)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

（1）使用數(shù)據(jù)采集平臺(tái)匯總功能直接查閱數(shù)據(jù)

學(xué)校按照數(shù)據(jù)采集的原則，將回收數(shù)據(jù)表導(dǎo)入到數(shù)據(jù)采集平臺(tái)后，點(diǎn)擊平臺(tái)中的“數(shù)據(jù)匯總”功能按鈕，平臺(tái)將會(huì)自動(dòng)生成4張匯總表，管理者可以單擊狀態(tài)數(shù)據(jù)目錄頁中的二級項(xiàng)目分類目錄名，直接進(jìn)行數(shù)據(jù)查閱。

（2）使用Excel排序、自動(dòng)篩選、分類匯總等命令分析數(shù)據(jù)

因?yàn)閿?shù)據(jù)采集平臺(tái)只能生成4張匯總表、約150多個(gè)數(shù)據(jù)匯總指標(biāo)，所以，管理者在數(shù)據(jù)分析過程中，有許多數(shù)據(jù)是不能在平臺(tái)匯總表中直接查閱的。如在數(shù)據(jù)采集平臺(tái)中，表A6.1.1為“校內(nèi)專任教師基本情況”，匯總表中生成的數(shù)據(jù)包括教師的學(xué)歷、職稱、年齡等數(shù)據(jù)。為了避免管理者在使用數(shù)據(jù)采集平臺(tái)時(shí)對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改，平臺(tái)開發(fā)者已經(jīng)對數(shù)據(jù)表進(jìn)行了加鎖，管理者不能直接在平臺(tái)中對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序等操作，另外，為了避免誤操作造成對平臺(tái)數(shù)據(jù)的破壞，管理者也不宜直接在平臺(tái)中進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，所以，我們在對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析時(shí)，可以先將需要分析的數(shù)據(jù)復(fù)制到一張新表中，然后再對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。下面通過幾個(gè)實(shí)例介紹一下Excel在數(shù)據(jù)平臺(tái)中的應(yīng)用。

2.1 實(shí)例一

統(tǒng)計(jì)各部門專任教師人數(shù)，操作如下：

（1）復(fù)制數(shù)據(jù)。打開數(shù)據(jù)采集平臺(tái)→在狀態(tài)數(shù)據(jù)目錄頁中單擊A6.1.1“校內(nèi)專任教師基本情況”目錄名→打開“校內(nèi)專任教師基本情況表”→新建一個(gè)空白文檔（文件→新建→空白工作簿）→在A6.1.1表中選中所有數(shù)據(jù)→單擊編輯菜單→復(fù)制→在新建的空白文檔中，單擊A1單元格→編輯菜單→粘貼。

（2）編輯數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)。將A6.1.1表中的數(shù)據(jù)全部復(fù)制到新文檔后，有些數(shù)據(jù)行會(huì)出現(xiàn)類似亂碼的數(shù)據(jù)，其實(shí)這些數(shù)據(jù)是從原平臺(tái)數(shù)據(jù)表中復(fù)制過來的公式，我們先將這些數(shù)據(jù)行刪除；部分表格的表頭行是由兩行單元格合并而成的，數(shù)據(jù)處理之前，需要將合并的單元格取消；此外，因?yàn)楸砀駭?shù)據(jù)列較多，為便于查看數(shù)據(jù)，也可適當(dāng)調(diào)整數(shù)據(jù)表的行高列寬等。

（3）排序。在進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總之前，需要完成一件重要的工作，即按匯總字段進(jìn)行排序，本例是要按教師所在部門進(jìn)行匯總，所以匯總字段為“所屬系部”，操作方法為：指針置“所屬系部”列（任何一行均可）→數(shù)據(jù)→排序→選擇升序或降序，排序操作也可在定位指針后，直接點(diǎn)擊工具欄上的排序按鈕（升序）、 （降序）。

（4）數(shù)據(jù)匯總。按照教師所屬系部統(tǒng)計(jì)人數(shù)，操作步驟為：指針置數(shù)據(jù)區(qū)域中→數(shù)據(jù)→分類匯總→在彈出的對話框中，設(shè)置分類字段、匯總方式、匯總項(xiàng)三個(gè)參數(shù)，在本例中，分類字段選擇“所屬部門”，匯總方式選擇“計(jì)數(shù)”，匯總項(xiàng)選擇“姓名”→確定，各部門的教師人數(shù)馬上匯總在本系部最后一行數(shù)據(jù)的下方。

（5）取消數(shù)據(jù)匯總。數(shù)據(jù)匯總后，為了便于其他數(shù)據(jù)的查閱，可取消匯總結(jié)果。操作方法為：指針置數(shù)據(jù)區(qū)域中→數(shù)據(jù)→分類匯總→在彈出的對話框中，選擇“全部刪除”→確定。

本例也適用分析各專業(yè)的師資情況，因?yàn)閿?shù)據(jù)表中沒有專門設(shè)置“專業(yè)”這一列，無法按“專業(yè)”字段進(jìn)行排序和分類匯總，但數(shù)據(jù)表中的“職工號”，其前六位是教師所在專業(yè)的專業(yè)編碼。所以，我們可以先對數(shù)據(jù)處理再進(jìn)行分析，即只保留職工編碼的前六位，然后再按上面的方法進(jìn)行排序和分類匯總操作，即可統(tǒng)計(jì)出各專業(yè)的師資情況。

2.2 實(shí)例二

查看全部骨干教師的數(shù)據(jù)，操作如下：

（1）篩選數(shù)據(jù)。指針置數(shù)據(jù)表的表頭行（表格第一行）→數(shù)據(jù)→篩選→自動(dòng)篩選→表頭行字段名右側(cè)出現(xiàn)篩選箭頭→單擊“是否為骨干教師”字段名右側(cè)的篩選箭頭→選擇“是”，屏幕上只顯示符合條件的數(shù)據(jù)行，其他數(shù)據(jù)行暫時(shí)隱藏。如果需要更換篩選條件，如需要顯示非骨干教師的數(shù)據(jù)，只需要再次單擊“是否為骨干教師”字段名右側(cè)的篩選箭頭，選擇“否”即可。

（2）取消篩選。數(shù)據(jù)分析處理后，可以取消篩選。操作方法為：指針置表頭行→數(shù)據(jù)→篩選→自動(dòng)篩選→篩選箭頭消失。

此例可廣泛應(yīng)用于數(shù)據(jù)采集平臺(tái)中的多種數(shù)據(jù)分析，如表A7.2為“開設(shè)課程”，我們可以通過篩選操作，分別按專業(yè)、班級等字段查看、分析數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)表中是否有數(shù)據(jù)項(xiàng)漏報(bào)，我們還可以使用篩選操作進(jìn)行查驗(yàn)，即單擊某字段名右側(cè)的篩選箭頭，選擇“空白”即可。

有時(shí)需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行更詳細(xì)的分析，可將篩選出的數(shù)據(jù)，復(fù)制到另外一張工作表中，繼續(xù)進(jìn)行處理比如，把篩選出的某專業(yè)教師數(shù)據(jù)復(fù)制到新工作表中，然后再對這個(gè)專業(yè)的教師進(jìn)行更詳細(xì)的分析。

因?yàn)閿?shù)據(jù)采集平臺(tái)是基于Excel開發(fā)設(shè)計(jì)的，所以對于數(shù)據(jù)的常用分析操作使用Excel進(jìn)行處理，操作方便，容易掌握。

3 結(jié) 語

2008年，教育部啟動(dòng)《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)》工程，充分體現(xiàn)了高職教育重在內(nèi)涵建設(shè)的教育理念。數(shù)據(jù)采集平臺(tái)全面、系統(tǒng)地反映出了一個(gè)學(xué)校整體概況，動(dòng)態(tài)地體現(xiàn)了學(xué)校的建設(shè)情況，科學(xué)地管理與使用數(shù)據(jù)采集平臺(tái)，可以為學(xué)校健康、快速地發(fā)展提供有力的依據(jù)，并為調(diào)整工作提供科學(xué)的決策依據(jù)。

Abstract：The data acquisition platform provides a framework based on the use of excel and can be used for the input,output,searching,summarizing and even further analyzing of the data by employing the common orders of excel.

Key words：data acquisition platform；select；categorize and summarize

Application of Excel in Data Acquisition Platform of Talents Cultivation Status in Higher Vocational Colleges

ZHANG Shu-min
(Tianjin Vocational College of Bioengineering，Tianjin 300462)

TP311

A

1673-1980（2011）03-0173-02

2011-01-26

張淑敏（1974-），女，天津人，講師，天津工業(yè)大學(xué)在讀碩士研究生，主要從事數(shù)據(jù)采集平臺(tái)管理工作。