醫(yī)院藥庫(kù)藥品電子定位系統(tǒng)的建立和應(yīng)用體會(huì)

陳志強(qiáng) 陳 霞 繆應(yīng)祥

(江蘇省 南通市第三人民醫(yī)院藥劑科 226006)

我院是一所地市級(jí)的三甲醫(yī)院，醫(yī)院藥庫(kù)藥品品種繁多，銷售金額巨大，而且藥庫(kù)的工作特別瑣碎繁雜，因此，如何更合理的管理，將藥庫(kù)工作人員從繁重的工作中解脫出來(lái)，提高工作效率，以便更好地為臨床和藥房服務(wù)，為此我們?cè)谒帋?kù)管理現(xiàn)代化方面進(jìn)行了探索。在其他省市醫(yī)院已經(jīng)運(yùn)用的貨位號(hào)管理方法［1］的基礎(chǔ)上，結(jié)合本院的實(shí)際情況，建立并應(yīng)用了藥庫(kù)藥品電子定位系統(tǒng)，使其不僅解決了藥品定何問(wèn)題，而且進(jìn)一步解決了藥品出庫(kù)、盤存、驗(yàn)收后上架、藥品位置快速查詢及近效期藥品管理等方面的問(wèn)題，使得藥庫(kù)的藥品管理更加科學(xué)化、信息化和規(guī)范化。

1 藥庫(kù)藥品電子定位系統(tǒng)的建立

1.1 藥庫(kù)藥品的合理分類布局

根據(jù)醫(yī)院藥庫(kù)藥品的劑型、性質(zhì)及貯存條件［2］等特性，結(jié)合醫(yī)院的用藥模式、藥庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)面積等我們進(jìn)行了藥品合理分類，如外用粉水軟膏類、口服制劑類、注射劑類、麻精藥品等;結(jié)合藥品使用頻率、用量和藥庫(kù)庫(kù)房空間合理組排布局，如:低溫冷藏藥品放入冷庫(kù)中;麻醉、精神及貴重約品放入專用特殊藥品庫(kù)房中，其中麻醉及一類精神藥品分別放入各自保險(xiǎn)柜中，二類精神藥品及貴重約品分別放入各自專用櫥柜中;并根據(jù)用量情況留好空間，固定何置，貼上有藥名、規(guī)格的美觀而規(guī)范的彩色約品定位標(biāo)簽。每大類藥品在醒目位置掛上類別標(biāo)示牌;同時(shí)在每列藥架和每區(qū)地架的入口處掛上該列(區(qū))藥架(地架)的藥品目錄標(biāo)示牌;另外設(shè)立近效期藥品及失效破損類藥品專用櫥柜并懸掛醒目專用警示牌，從而實(shí)現(xiàn)了藥品分類管理的規(guī)范化。

1.2 藥庫(kù)藥品的電子定位編碼方法

藥品編碼應(yīng)遵循唯一性、合理性、可擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性、規(guī)范性、穩(wěn)定性的原則［3］，而貨位號(hào)(藥品電子定位編碼)編排是一種準(zhǔn)確的藥品定位方法，即藥庫(kù)藥品編碼是一個(gè)唯一的號(hào)碼。編碼時(shí)可根據(jù)藥品的用量可將藥庫(kù)藥品分為散貨區(qū)和整件區(qū)。散貨區(qū)藥品使用五位編碼，而整件區(qū)藥品使用三位編碼。其中散貨區(qū)藥品根據(jù)藥品的劑型、性質(zhì)及貯存條件等特性編制第一位編碼，如:0(低溫冷藏類)，1(外用粉水軟膏類)，2(口服制劑類)，3(注射劑類)，4(高危搶救類)，7(貴重藥品類)，8(精神藥品)，9(麻醉藥品);根據(jù)藥品的用途結(jié)合藥庫(kù)的空間布局和貨架大小結(jié)構(gòu)對(duì)貨架進(jìn)行整合排列，按順序用大寫字母A～Y進(jìn)行第二位編碼，代表藥架的列號(hào);每列藥架由3～6個(gè)單藥架合并而成，從左劍右用數(shù)字1～6編制藥品的第三位編碼，代表單藥架號(hào);每個(gè)單藥架從上到下共有6層，分別用數(shù)字1～6編制藥品的第四位編碼，代表藥品層號(hào);每層從左到右可放1～5個(gè)品種，再分別用數(shù)字1～5編制藥品的第五位編碼，代表藥位號(hào)。如2B425即為口服制劑類B列第4個(gè)單藥架第2層上的第5個(gè)藥品位置。而整件區(qū)藥品的第一位編碼方法與散貨區(qū)藥品相同;第二位編碼固定為“Z”，即“整”字的漢語(yǔ)拼音第一位字母;因藥品的使用頻度和數(shù)量有一定的差別，可根據(jù)藥品的用途將2～4個(gè)地架設(shè)為一個(gè)區(qū)，用來(lái)放置6～8種藥理作用相近的整件藥品，按順序用大寫字母A～Z進(jìn)行第三位編碼。如3ZD即為注射劑類整件區(qū)D區(qū)的某個(gè)藥品垛位。

1.3 軟件系統(tǒng)的設(shè)定

在《藥序藥品擺放位置維護(hù)》欄目中，有標(biāo)記、藥品名稱、藥品規(guī)格、單位、擺放位置5個(gè)字段。在藥品名稱欄中輸入藥品的拼音簡(jiǎn)碼，藥品規(guī)格和單位可在彈出的表中供選擇，確定后，再輸入藥品的三或五位定位編碼，保存即可;另外可設(shè)立程序，當(dāng)藥品有效期＜9個(gè)月時(shí)在標(biāo)記欄跳出“#”，當(dāng)藥品有效期＜6個(gè)月時(shí)在標(biāo)記欄跳出“★”。

2 藥庫(kù)藥品電子定位系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用

2.1 藥品出庫(kù)

過(guò)去，藥庫(kù)工作人員全憑大腦的記憶力來(lái)判斷藥品位置，常常因記不住或不熟悉，有時(shí)藥品位置因?yàn)闆](méi)有定位而經(jīng)常發(fā)生改變，新增藥品、不常用藥品和不熟悉藥品等原因總是出現(xiàn)找不到某種藥品、來(lái)回走冤枉路等現(xiàn)象，因此工作效率不高。現(xiàn)在有了藥品電子定位系統(tǒng)，這些困難便都迎刃而解。我們?cè)诖蛴∷幤烦鰩?kù)單前將藥品按貨位號(hào)進(jìn)行從小到大排序，藥庫(kù)保管員發(fā)藥時(shí)按照打印好標(biāo)有藥品定位編碼的藥品出庫(kù)單，圍繞貨位號(hào)順序從頭劍尾走一圈，就可完成一次配方工作，避免出現(xiàn)回頭重復(fù)取藥的現(xiàn)象.大大降低了工作量，加快了發(fā)貨速度，從而提高了工作效率。而藥庫(kù)保管員在發(fā)藥過(guò)程中如果出現(xiàn)了回頭重復(fù)取藥現(xiàn)象，就會(huì)主動(dòng)意識(shí)到自己可能調(diào)配有誤，從而有效地降低了發(fā)藥差錯(cuò)率。

2.2 藥庫(kù)藥品盤存

過(guò)去，由于藥品變更規(guī)格、一品雙規(guī)、增加新藥等因素，盤存表又要手工制作，邊寫邊盤，因此盤存起來(lái)不但工作量很大，準(zhǔn)確性相對(duì)較低，容易遺漏，而且后期的上帳核對(duì)工作也是諸多不順，因此，工作效率非常低?，F(xiàn)在在季度盤存時(shí)，按照藥品擺放位置的藥品電子定位編碼排序，自動(dòng)創(chuàng)建、打印出包含有標(biāo)記、藥品名稱、規(guī)格、單位、擺放位置、盤存數(shù)量6個(gè)字段的盤存表，因其與實(shí)際藥品擺放順序相符，因而藥品的盤存工作就會(huì)變得輕松、方便又準(zhǔn)確，即不會(huì)出現(xiàn)以前盤存時(shí)的遺漏現(xiàn)象，又提高了藥品的帳物相符性，并且藥品的盤點(diǎn)核對(duì)工作也可隨時(shí)進(jìn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、查找原因。

2.3 藥庫(kù)藥品驗(yàn)收后上架與藥品位置查詢

過(guò)去，藥庫(kù)保管員在入庫(kù)藥品經(jīng)驗(yàn)收核對(duì)無(wú)誤后上架時(shí)，常常因記不住或不熟悉，而出現(xiàn)找不到某些藥品的具體位置，導(dǎo)致藥品上架工作緩慢?，F(xiàn)在有了藥品電子定位系統(tǒng)，藥庫(kù)工作人員調(diào)取采購(gòu)計(jì)劃單在經(jīng)過(guò)“供貨商”和“貨位號(hào)”兩個(gè)項(xiàng)目的排序截選后生成藥品驗(yàn)收入庫(kù)單，經(jīng)驗(yàn)收人員驗(yàn)收簽字、藥庫(kù)保管員核對(duì)無(wú)誤后，只要看藥品驗(yàn)收入庫(kù)單上“貨位號(hào)”就可以輕松、快速、準(zhǔn)確的完成藥品上架工作，效率明顯提高。在進(jìn)行藥品查詢時(shí)只要點(diǎn)擊藥品查詢欄進(jìn)入藥品查詢頁(yè)面，住查詢框中輸入該藥品名稱的拼音簡(jiǎn)碼并回車就會(huì)分行顯示出符合此條件的所有藥品的藥品名稱、規(guī)格、單位、庫(kù)存數(shù)量和擺放位置，從而快速而準(zhǔn)確的查找到所需查詢的某種藥品的具體位置等信息，查詢速度大大加快。

2.4 藥庫(kù)近效期藥品的管理

過(guò)去，因?yàn)樗帋?kù)工作量大而繁雜，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)近效期藥品不能及時(shí)退貨，某些近效期藥品未及時(shí)轉(zhuǎn)入近效期藥品專柜而與遠(yuǎn)期藥品放在一起引起混淆等現(xiàn)象?，F(xiàn)在有了藥品電子定位系統(tǒng)，可對(duì)近效期藥品及時(shí)做出預(yù)警［4］:只要在電腦及藥品出庫(kù)單、盤存表上的標(biāo)記欄中出現(xiàn)“#”，則代表該藥品或其某個(gè)批次的有效期＜9個(gè)月，有退貨的必要;出現(xiàn)“★”則代表該藥品或其某個(gè)批次的有效期＜6個(gè)月，位置在近效期藥品專柜;從而引起藥庫(kù)保管員足夠的重視，可以保證近期藥品優(yōu)先消耗，嚴(yán)格遵循“近期先出”的原則。這樣，既可以減少不必要的損耗，又不會(huì)遺漏過(guò)期藥品而產(chǎn)生差錯(cuò)，從而實(shí)現(xiàn)藥庫(kù)近效期藥品的科學(xué)化管理［5］。同時(shí)，藥房藥師在驗(yàn)收藥品時(shí)看到藥品出庫(kù)單上標(biāo)記欄中的“#”或“★”可以引起足夠重視，迅速做山拒收退庫(kù)或及時(shí)與臨床醫(yī)生聯(lián)系盡快使用的決定，從而減少差錯(cuò)的發(fā)生。

3 討論

藥庫(kù)藥品電子定位系統(tǒng)的采用，使藥庫(kù)在藥品出庫(kù)、藥品盤存、藥品上架、藥品位置查詢及近效期藥品管理等方面的工作量大大減少，工作速度大大加快，提高了準(zhǔn)確率，盡可能避免了差錯(cuò)的發(fā)生，減少了不必要的浪費(fèi)，提高了工作效率。用貨位號(hào)方法定位藥庫(kù)藥品對(duì)醫(yī)院藥庫(kù)管理工作有著重要意義，它不僅彌補(bǔ)了人的記憶缺陷，大大提高工作效率，而且保證了藥品貨位的唯一性和準(zhǔn)確性。避免了以往藥品上架時(shí)一種藥品放多個(gè)地方的現(xiàn)象，并且由于藥庫(kù)藥品的合理分類合理定位也大大提高了我們的管理水平，提高了藥庫(kù)工作的規(guī)范化和科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代藥庫(kù)管理工作的數(shù)字化。

此外，此系統(tǒng)經(jīng)微小改動(dòng)后也可推廣到藥房的藥品定位管理［6］，同樣可以顯著提高工作人員的工作效率和管理水平。

當(dāng)然，在我們實(shí)際工作中，這種準(zhǔn)確的藥品電子定位方法也有一定的不足和欠缺，比如:準(zhǔn)確的藥品電子定位編碼的維護(hù)比較繁瑣，我們一股采取盤存時(shí)集中維護(hù)結(jié)合平時(shí)個(gè)別藥品單個(gè)維護(hù)的方法，從而做到“帳物相符”。

總之，計(jì)算機(jī)藥品電子定位管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，對(duì)提高醫(yī)院藥庫(kù)管理水平和工作效率起到了極大的作用。同時(shí)，醫(yī)院藥庫(kù)管理也是一門科學(xué)，為了更好地為臨床和藥房服務(wù)，我們應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，努力探索，以爭(zhēng)取做得更好。

［1］彭京寧，商小蔓，向玲，等.貨位號(hào)在藥品管理中的運(yùn)用［J］.中國(guó)醫(yī)院藥學(xué)雜志，2006，26(11):1412.

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［3］昊永佩，張鈞.醫(yī)院管理學(xué):藥事管理分冊(cè)［M］.北京:人民衛(wèi)生出版社，2003，1791.

［4］賈國(guó)強(qiáng)，張信紅，郭紹來(lái).“軍衛(wèi)一號(hào)”系統(tǒng)與藥庫(kù)管理淺析［J］，藥物與臨床，2002，17(3):50—51.

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