IT得簡化標(biāo)準(zhǔn)化管理集中化

霍娜 劉光強(qiáng)

簡歷

Paul Greenwood在大學(xué)學(xué)的是化學(xué)，畢業(yè)后進(jìn)入一家化工工程公司，后因?qū)χR管理和業(yè)務(wù)有濃厚興趣而轉(zhuǎn)行，進(jìn)入信息咨詢公司麥肯錫，任策略顧問，負(fù)責(zé)英國范圍內(nèi)的研究信息和知識管理，并于1998年，在印度參與了麥肯錫知識中心的建設(shè)；2000年4月，Paul Greenwood加入世界最大的法律公司Clifford Chance，任國際知識與信息部門的負(fù)責(zé)人。

化學(xué)專業(yè)出身，曾經(jīng)是知識策略和信息管理分析師的Paul Greenwood現(xiàn)在是世界上最大法律公司Clifford Chance的CIO。該公司在20個國家的27個辦公室擁有大約3900個法律顧問。

憑借前期研究分析工作的積累，半路出家入行IT的Greenwood通過對公司基礎(chǔ)架構(gòu)進(jìn)行簡化、標(biāo)準(zhǔn)化和集中化管理，將公司應(yīng)用從800個減少到300個，將19個數(shù)據(jù)中心合并成6個。

興趣引導(dǎo)轉(zhuǎn)行 先咨詢再IT

Greenwood于2000年4月加入Clifford Chance，是國際知識與信息部門的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)面對客戶的技術(shù)工作。兩年后，他開始同時負(fù)責(zé)內(nèi)部技術(shù)工作。

在過去的幾年時間里，Greenwood的工作是通過全球化實現(xiàn)Clifford Chance技術(shù)基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化，并加強(qiáng)6個區(qū)域性中心和印度托管全球服務(wù)中心的運(yùn)營。在負(fù)責(zé)公司內(nèi)部和面向客戶技術(shù)的同時，他還負(fù)責(zé)公司的知識策略和信息管理。

在加入這家法律公司之前，Greenwood是Research Associates的一位主任研究員。在此之前，他是麥肯錫公司的策略顧問，負(fù)責(zé)英國范圍內(nèi)的研究信息和知識管理，領(lǐng)導(dǎo)一個有100名分析師、研究員和開發(fā)人員的團(tuán)隊。他在1998年在印度參與了麥肯錫知識中心的建設(shè)。

在開始IT職業(yè)之前，Greenwood在大學(xué)里學(xué)習(xí)的是化學(xué)，并進(jìn)入了一家化學(xué)工程公司，“但我一直對知識管理和業(yè)務(wù)具有濃厚的興趣?！彼f。

盡管具有雄心壯志，但Greenwood還是很冷靜地認(rèn)識到，要想有機(jī)會管理大型項目，就必須從咨詢開始。因此，他拋開自己的專業(yè)，到信息咨詢公司——麥肯錫工作，初期負(fù)責(zé)公司合并事宜的咨詢。

那段時期的經(jīng)驗對Clifford Chance來說價值很大，因為在Greenwood加入之前，公司剛剛和德國公司Punder、Volhard、Weber & Axster以及美國公司Rogers & Wells合并。

簡化、標(biāo)準(zhǔn)化、集中化

盡管Clifford Chance公司具有大量有錢的客戶，但這并不意味著公司可以坐等收錢，就像成千上萬其他領(lǐng)域的公司一樣，他們也試圖通過技術(shù)轉(zhuǎn)型來提升效率。

Greenwood和他的團(tuán)隊花費(fèi)了2005年到2010年的絕大部分時間來對基礎(chǔ)架構(gòu)進(jìn)行“簡化、標(biāo)準(zhǔn)化和集中化”管理。公司在此期間將應(yīng)用從800個減少到了300個，并將其19個數(shù)據(jù)中心合并成了6個中心，分別位于紐約、倫敦、法蘭克福、巴黎、阿姆斯特丹和香港。

之后，Greenwood所做的一個大型項目是將所有6個中心的IT團(tuán)隊進(jìn)行全球性的整合，建立起一個現(xiàn)在總部位于Canary Wharf的集中管理團(tuán)隊。

另外，他們還在印度建立了一個共享服務(wù)中心。這個中心負(fù)責(zé)應(yīng)用支持、任務(wù)管理、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、電子郵件系統(tǒng)監(jiān)控和除基礎(chǔ)架構(gòu)之外所有事情的日常管理。

在此期間，公司還對桌面和服務(wù)技術(shù)進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化。公司使用的是Office 2009和基于Oracle Financials并經(jīng)過高度客戶化的ERP系統(tǒng)?！拔覀儗τ诤喕慕K極目標(biāo)是：一套系統(tǒng)、一個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源和一個業(yè)務(wù)流程支持系統(tǒng)?！?Greenwood說。

但這并不是一個簡單的過程，讓業(yè)務(wù)部門支持這樣的想法也是一件讓人頭痛的事?！斑@是一個昂貴的過程，但從長期來看，我們能夠節(jié)約更多成本。不過，讓他們同意掏錢出來為未來投資，這并不簡單?！盙reenwood說。

同樣，離岸外包也是一個不受歡迎的決策?！敖⒂《鹊姆?wù)中心，這與IT部門的集中化管理是相悖的?！?Greenwood說，但這個遷移最終消減了30%的人工成本。

Greenwood認(rèn)為，轉(zhuǎn)型實際上更多的是管理文化的變更，而不是技術(shù)之間的更迭。“需要花費(fèi)不少的時間來溝通，讓這個新的全球性IT團(tuán)隊不要去想‘我們還是‘他們的問題。最開始，我們有不少的爭論，對于中心做出的技術(shù)決定總是有無休止的辯論。另外，團(tuán)隊里各個技術(shù)專家之間的決定權(quán)斗爭，也需要管理。為解決這些問題，要花費(fèi)好幾年的時間?！?/p>

踏入“云”中

實際上，Greenwood領(lǐng)導(dǎo)的技術(shù)轉(zhuǎn)型進(jìn)行得很順利，目前他們所關(guān)注的焦點(diǎn)包括云計算遷移、信息集中化管理、使用更好的業(yè)務(wù)智能輔助決策，以及在工作場所使用消費(fèi)電子技術(shù)。

接下來，Clifford Chance將在德國建立一個大型數(shù)據(jù)中心取代目前在巴黎和阿姆斯特丹的數(shù)據(jù)中心。Greenwood所說，這個項目是一個更大策略，即要在2015年建立自由基礎(chǔ)架構(gòu)環(huán)境的一部分。

然而，他認(rèn)識到這個項目的成敗取決于使用的解決方案是否適合?！拔覀冃枰獜膬蓚€角度來關(guān)注我們的系統(tǒng)，一個是客戶對我們系統(tǒng)的需求，另一個是所提供的安全級別?！?/p>

他繼續(xù)說：“對于一個法律公司而言，按等級將事情劃分清楚很重要。高度客戶化和高度保密的信息，將由我們自己保存，而客戶化程度較低但需要保密的信息將會使用私有云計算環(huán)境，而那些可以直接出售的產(chǎn)品，將會以軟件即服務(wù)的方式展現(xiàn)?！?/p>

公司目前使用微軟的業(yè)務(wù)在線產(chǎn)品軟件包（BPOS）來管理電子郵件、防病毒 和反垃圾郵件服務(wù)，同時還應(yīng)用了微軟的Lync統(tǒng)一通信技術(shù)。這也是使用云計算環(huán)境管理的。

Greenwood說：“在5年后，我們將不再擁有自己的數(shù)據(jù)中心，但這并不意味著所有的信息都使用云計算，其中一部分將會被外包，或者放到一個托管的私有云環(huán)境中。我不知道我們究竟能不能真正做到這一點(diǎn)，但有這樣一個明確的目標(biāo)是有好處的?！?/p>

說到外包，Greenword表示，他對簽訂一個龐大的合同并不感興趣，而是更愿意為公司尋找領(lǐng)域?qū)＜一蛘邔＠夹g(shù)。Greenwood介紹說，公司現(xiàn)在準(zhǔn)備進(jìn)行幾個并購，其中一個是業(yè)務(wù)智能領(lǐng)域的。至于更多的細(xì)節(jié)，Greenwood表示不能透露。

盡管Greenwood承認(rèn)，這樣一種既使用云計算又使用普通外包的形式不會是最節(jié)約成本的策略，但他還是希望這些舉措能夠在5年時間內(nèi)將IT預(yù)算縮減20%到25%。

實時協(xié)作

對于Clifford Chance而言，有條不紊的數(shù)據(jù)管理是至關(guān)重要的。因此，他們訂制了一套名為matta的系統(tǒng)在全公司范圍內(nèi)使用。這套系統(tǒng)可以讓公司職員訪問和搜索大量結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化信息，包括電子郵件、財務(wù)信息、賬務(wù)信息、研究報告等。這意味著任何一個將進(jìn)入公司的人，都能夠很快地熟悉要處理案例的各種細(xì)節(jié)。

“這個訂制系統(tǒng)看待信息的方式是以問題為中心，而不是以人為中心?！?Greenwood說。公司還在調(diào)研微軟的SharePoint，這個系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)實時的協(xié)同工作?！拔覀兒臀④浺黄鹋渲眠@套解決方案，以適應(yīng)我們的需要。如果這能夠成功，那么我們就會在接下來的12個月時間內(nèi)進(jìn)行全面推廣?！彼f。

為律師提供服務(wù)的過程變得越來越復(fù)雜了?！耙郧暗姆晒径际前葱r計費(fèi)的，這樣你才能夠充分利用時間來掙更多的錢。但現(xiàn)在，事情變得更加復(fù)雜了?！?Greenwood說，“要搞清楚公司或者律師是否在掙錢，需要考慮很多固定的、隨機(jī)的因素，客戶滿意程度，這些都會影響最后的收費(fèi)。”公司希望通過使用微軟的Business Intelligence平臺來管理其財務(wù)，這個平臺是在SharePoint系統(tǒng)中運(yùn)行的，預(yù)計將于今年開始使用。

同樣，Clifford Chance也有應(yīng)用消費(fèi)電子產(chǎn)品方面的計劃。和很多創(chuàng)新型公司一樣，他們認(rèn)識到：員工如果發(fā)現(xiàn)在公司使用的技術(shù)還不如在家里自己玩的技術(shù)，那他們必然會失去激情。這家法律公司計劃給職員更大的自由，讓他們能夠選擇購買各種時尚的電子設(shè)備用來辦公，或者給大家更多的選擇。

Greenwood表示：“CIO的角色在5到10年時間內(nèi)將會發(fā)生巨大的變化，將來CIO也許主要是管理共享的基礎(chǔ)架構(gòu)，研究技術(shù)策略和程序管理，和技術(shù)本身或許無關(guān)了。”