加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作之我見

石先蘭

（合浦師范學(xué)校，廣西 合浦 536100）

學(xué)校檔案是學(xué)校在教學(xué)、教育、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像等不同載體的歷史記錄，是學(xué)校歷史發(fā)展的縮影和人才培養(yǎng)的寫照，因而具有豐富的內(nèi)涵和較強(qiáng)的社會(huì)歷史、經(jīng)濟(jì)、文化價(jià)值。它不僅客觀真實(shí)地反映了學(xué)校發(fā)展的整個(gè)過程，而且為學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據(jù)。檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作，是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。充分有效地開展檔案工作，無論在總結(jié)教育工作經(jīng)驗(yàn)，探索、掌握教育工作規(guī)律方面，還是在維護(hù)學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員合法權(quán)益方面，都具有不可估量的作用。

近年來，我國(guó)中職學(xué)校正在進(jìn)行著教育事業(yè)的重大變革，檔案管理工作作為中職學(xué)校工作中重要的組成部分正面臨重大的改革及挑戰(zhàn)。那么，如何適應(yīng)新形勢(shì)，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？我認(rèn)為應(yīng)從以下六個(gè)大方面加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作。

一、提高檔案管理創(chuàng)新意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)

檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，必須組織好對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)；做到結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí)《檔案法》。通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持建檔工作，并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。新時(shí)期的檔案管理工作必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢(shì)必造成檔案文獻(xiàn)資源的極大浪費(fèi)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。學(xué)校還應(yīng)加大投入力度，加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)。硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案質(zhì)量管理的必備條件。學(xué)校設(shè)置專門的檔案室，需配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、空調(diào)、除濕機(jī)、防磁柜等設(shè)備，安裝網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件等，可容納行政、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)等檔案資料。檔案應(yīng)通風(fēng)性能良好，符合“三無”“八防”要求，加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)，以確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

二、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制

檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志、評(píng)估的內(nèi)容之一。學(xué)校應(yīng)建立檔案管理的工作網(wǎng)絡(luò)，形成以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)掛帥，辦公室分管理，檔案室具體負(fù)責(zé)，各職能部門及科室協(xié)作共抓的四級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理，并且實(shí)行部門立卷制度，逐步做到“三納入”、“四同步”，即把檔案工作納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

學(xué)校的檔案管理要配備專職檔案員，建立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案，各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)搜集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)重視并親自過問檔案工作，從組織上保證檔案工作的順利開展，就能較好地解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢(shì)教育教學(xué)改革的步伐。

三、加強(qiáng)檔案員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，提高學(xué)校檔案管理水平

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)的高低。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。要求從事檔案工作的專職檔案人員必須思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、具有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)，真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”。檔案員要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)理論的學(xué)習(xí)。學(xué)校要健全檔案室工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。另一方面建立好檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦，熱愛檔案事業(yè)，甘愿默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任檔案員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。

四、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已普及，學(xué)校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已完成，教育教學(xué)活動(dòng)離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，教職工的日常工作也離不開辦公自動(dòng)化，檔案部門全面應(yīng)用微機(jī)化管理也是大勢(shì)所趨，但是由于檔案的特殊性，而且檔案部門在應(yīng)用新技術(shù)方面總是有一定的滯后性，因此學(xué)校檔案室要加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理。電子文件的收集歸檔、管理應(yīng)作為當(dāng)前學(xué)校檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，檔案室應(yīng)該針對(duì)本區(qū)域移交單位產(chǎn)生的電子文件有目的、有重點(diǎn)地開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法，同時(shí)還要有選擇地對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔。對(duì)其歸檔時(shí)，應(yīng)避免與紙質(zhì)檔案重復(fù)，在檔案室經(jīng)費(fèi)緊張的情況下，電子文件應(yīng)求精而不能求全，避免信息資源和資金的無謂浪費(fèi)。此外，逐步擴(kuò)大對(duì)電子文件的歸檔范圍。檔案以文字、圖形、符號(hào)、聲像等手段記錄人類的文化知識(shí)，電子檔案只是對(duì)紙質(zhì)檔案起補(bǔ)充作用。檔案部門應(yīng)明確電子文件歸檔的時(shí)間、范圍，建立一個(gè)大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲(chǔ)、交換格式標(biāo)準(zhǔn)，以保證檔案信息資源的共享。電子檔案形成后，要制定保密和備份制度，使電子文件盡可能處在安全保密狀態(tài)。

充分利用校園網(wǎng)，搜集整理檔案信息，建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫。鼓勵(lì)各部門以電子文件的形式按規(guī)定格式和要求上報(bào)檔案材料，如照片、錄音、錄像、文字等，把檔案軟件管理系統(tǒng)接入學(xué)校的校園網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案查詢和檢索自動(dòng)化。

加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)，突出中職學(xué)校室藏特色。中職學(xué)校在專業(yè)設(shè)置上具有行業(yè)特色，注重應(yīng)用型人才的培養(yǎng)。鑒于此，應(yīng)加快建立本校重點(diǎn)專業(yè)、精品課程的特色數(shù)據(jù)庫檔案建設(shè)。另外，檔案具有一定的保密性，有使用權(quán)限的問題，但網(wǎng)絡(luò)易受到黑客攻擊、網(wǎng)上竊聽與篡改、病毒、程序缺陷、技術(shù)淘汰等眾多因素的威脅。因此，要注意建立檔案信息化安全保障體系。

五、明確要求，加強(qiáng)監(jiān)督，確保檔案管理的質(zhì)量

學(xué)校的檔案來源于各基層部門和處室，校級(jí)檔案部門或人員對(duì)各基層部門和處室提交的各類檔案起集中、整理、歸檔作用。為便于整理和歸檔，形成完整的全校性檔案系統(tǒng)，學(xué)校的檔案部門應(yīng)該對(duì)各基層部門和處室的檔案收集提出明確的操作性要求，甚至提供模板和標(biāo)準(zhǔn)樣式。以舉辦一次重大的校企聯(lián)誼活動(dòng)為例，應(yīng)該要求完整收集和提供舉辦本次活動(dòng)的申請(qǐng)、活動(dòng)方案、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)、活動(dòng)籌備工作分工、邀請(qǐng)函樣本、嘉賓名單及聯(lián)系方式總表、活動(dòng)議程、主席臺(tái)卡及擺放位次、禮品發(fā)放清單、嘉賓簽到簿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、新聞報(bào)道稿及校報(bào)樣刊、電視新聞錄像文件、學(xué)校的全程錄像、活動(dòng)圖片，等等。檔案收集的要求越詳細(xì)越具體，基層檔案員操作起來就越有方向感，越有針對(duì)性，這是校級(jí)檔案建設(shè)工作提高質(zhì)量的重要前提。

檔案的完善靠的是日積月累，靠的是檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感。對(duì)于不負(fù)責(zé)任而時(shí)時(shí)處處被動(dòng)工作的基層檔案員來說，可以長(zhǎng)年累月“看不到”一份值得收藏的檔案；對(duì)于有心人來說，則是處處留心皆檔案，大到一個(gè)方案、政策的醞釀、研討和出臺(tái)的過程綜述，小到一份臨時(shí)的會(huì)議通知、一份傳真、一張照片、一份請(qǐng)柬，都會(huì)有相應(yīng)的收藏價(jià)值。所以，對(duì)各處室的檔案員，在科學(xué)指導(dǎo)的同時(shí)，一定要加強(qiáng)過程督查，及時(shí)提醒與敦促，以防有些寶貴資料稍縱即逝。對(duì)于事關(guān)重大的影音資料、電子文檔，更要予以高度重視，要指導(dǎo)相關(guān)人員在電腦中分門別類存放，及時(shí)整理，定期清理，必要時(shí)可以在交檔之前拷貝復(fù)制，以防萬一毀于病毒或發(fā)生其他意外損害，產(chǎn)生不可挽回的損失。

六、強(qiáng)化管理，服務(wù)現(xiàn)實(shí)，發(fā)揮檔案利用職能

信息技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)上政府、遠(yuǎn)程利用的出現(xiàn)，使得越來越多的文件材料將直接通過信息網(wǎng)絡(luò)為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)，中職學(xué)校檔案的服務(wù)功能也應(yīng)得到更大發(fā)揮。學(xué)校的相關(guān)信息準(zhǔn)不準(zhǔn)確，內(nèi)容豐不豐富，質(zhì)量高不高，與檔案管理水平的高低有很大的關(guān)系。因此，檔案工作者不僅要“管好”檔案，更要“用好”檔案。要在保證真實(shí)可靠的前提下，將有價(jià)值、可公開的學(xué)校相關(guān)信息通過一定的加工、處理后公之于眾，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的宣傳，提升檔案的服務(wù)水平，變被動(dòng)提供查閱為主動(dòng)提供信息，提高檔案的價(jià)值，使其發(fā)揮更大的作用。此外，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的效果評(píng)估，將其作為檢驗(yàn)檔案管理效益和效率的基本途徑，通過正式與非正式評(píng)估、內(nèi)部與外部評(píng)估、量化與非量化評(píng)估，達(dá)到有效配置資源、提高服務(wù)水平的目的。

總之，中職學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，在做好檔案收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，還要做到主動(dòng)提供利用服務(wù)，使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏，注重收集質(zhì)量，提高檔案利用率，又要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度把學(xué)校檔案工作做得更好，使之更好地服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于社會(huì)。

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