特色型高校辦公室文化建設(shè)的思考與實踐

（1河海大學 校長辦公室；2河海大學 公共管理學院，江蘇 南京 210098）

劉 江1 李 芹2

黨的十七大報告指出：“文化越來越成為民族凝聚力和創(chuàng)造力的重要源泉、越來越成為綜合國力競爭的重要因素”，要“興起社會主義文化建設(shè)新高潮，激發(fā)全民族文化創(chuàng)造活力，提高國家文化軟實力”。高校辦公室文化是高校歷史傳承，以及辦學理念和特色的集中體現(xiàn)，建設(shè)具有特色的辦公室文化，并將其積極服務(wù)于特色型高校人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務(wù)等各項工作去，可以將內(nèi)在的“文化軟實力”轉(zhuǎn)化成特色型高校發(fā)展的硬動力，增強學校發(fā)展的活力。

一、特色型高校辦公室文化的內(nèi)涵和特征

組織文化作為組織的共同觀念系統(tǒng)，是一種存在于組織之中的共同理解。高校辦公室文化作為一種組織文化，主要是指“在一定的歷史條件下，辦公室及辦公室全體員工在服務(wù)和管理中逐步形成的共同的價值觀念、理想信念和行為準則，以及由此形成的管理模式和行為模式”。［1］它與辦公室工作相伴而生，一旦形成，就通過成文的規(guī)則或者不成文的心理契約來影響相關(guān)群體，對辦公室人員的心理和行為具有持久而全面的影響力，進而影響辦公室整體管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

高校辦公室文化作為一種文化，包含三個不同層面的屬性：精神文化屬性、制度文化屬性和物質(zhì)文化屬性。第一，以精神氛圍、人文性、價值觀念、團體意識和服務(wù)理念為標志的精神層面屬性，這是辦公室文化建設(shè)的最高目標。第二，以文字形態(tài)表達而存在的規(guī)章制度及其具體運行中體現(xiàn)的制度層面屬性，它在辦公室文化建設(shè)中占主體地位。第三，以實體而存在的，如辦公環(huán)境、辦公設(shè)備等物質(zhì)文化屬性，這是辦公室文化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。高校辦公室文化孕育著深刻而豐富的內(nèi)涵，是高校辦學歷史的積累與沉淀，也承載著高校辦學的目標。由于歷史和辦學特色的原因，不同類型高校辦公室文化也呈現(xiàn)出不同的特點，對于特色型高校來說，辦公室文化主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）不怕吃苦的奉獻精神和敢于擔當?shù)呢熑我庾R。

學校辦公室是整個學校運行的樞紐和紐帶，不僅支撐著全校各項事務(wù)的有序、高效運轉(zhuǎn)，還肩負著服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)全校師生的重任，工作面之廣、工作量之大，要求辦公室人員具備甘于吃苦的奉獻精神。辦公室很多工作是突發(fā)或臨時交辦的，這就更需要辦公室人員有強烈的責任意識、崗位意識，牢記自身的職責和使命，遇到挫折不氣餒，踏實工作，精益求精，確保工作的周密性和系統(tǒng)性，真正發(fā)揮辦公室的樞紐作用。

（二）以人為本的和諧氛圍和協(xié)同合作的團隊意識。

和諧是辦公室全部工作的基礎(chǔ)，只有在和諧的氛圍中，才能形成工作“合力”。辦公室文化要體現(xiàn)“以人為本”，給予辦公室人員更多的關(guān)愛和發(fā)展機會，培養(yǎng)他們互愛互助，加強溝通與交流，以增強組織的聚合力。他們的通力合作，可以利用相互之間的優(yōu)勢，高效地處理各種錯綜復(fù)雜的問題，最大限度地提高工作質(zhì)量和效能，以適應(yīng)廣大師生日益增長的需求和學校發(fā)展的需要。

（三）緊跟時代和行業(yè)發(fā)展的創(chuàng)新意識。

面對日新月異的行業(yè)新發(fā)展，積極主動服務(wù)于國家重大戰(zhàn)略需求，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，推動行業(yè)理論和技術(shù)創(chuàng)新，是特色型高校建設(shè)的重要任務(wù)，也是支撐其不斷發(fā)展壯大的最關(guān)鍵因素。辦公室工作要結(jié)合學校發(fā)展定位和中心工作，強化創(chuàng)新意識，體現(xiàn)時代性，富于創(chuàng)造性。對于特色型高校而言，創(chuàng)新是其保持特色的最持久的動力，在辦公室文化建設(shè)中必須強調(diào)對創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，敢于突破常規(guī)，克服工作的慣性，關(guān)注國家社會大事，借鑒行業(yè)的發(fā)展，提高學習能力，增強組織的活力和發(fā)展動力。

二、特色型高校辦公室文化建設(shè)的意義

（一）建立現(xiàn)代大學制度的需要。

“現(xiàn)代大學制度是現(xiàn)代社會組織治理制度的重要組成部分……其核心功能是確立大學地位、協(xié)調(diào)大學外部關(guān)系、規(guī)范大學內(nèi)部組織及成員行為，以及保證大學組織履行其使命與理念”。［2］辦公室文化是一種組織文化，同時也是一種管理文化，它將其蘊含的價值觀、行為準則等因素融入高校的規(guī)章制度、管理體系之中，而且能夠通過其在大學獨特的地位和功能，將其形成的特色文化傳遞、輻射給大學里的其他組織和成員，起到規(guī)范高校組織和成員的作用，這也正是現(xiàn)代大學制度的核心功能之一。高校辦公室文化建設(shè)可以有效地協(xié)助現(xiàn)代大學制度的建立和完善，并對制定明晰的現(xiàn)代大學內(nèi)部管理制度具有一定的借鑒意義。

（二）傳承并弘揚特色型高校文化的需要。

1.高校辦公室文化具有傳承性。辦公室文化是展現(xiàn)高校文化和歷史的窗口，是對高校精神和特色的傳承。高校文化是校園存在的精髓與靈魂，體現(xiàn)了高校的凝聚力、創(chuàng)造力和生命力，不同文化間有著大學自身發(fā)展規(guī)律的共性，又有著鮮明的個性。作為高校樞紐部門的辦公室，其本身就浸潤于高校文化之中，其本身就是高校文化的一部分，高校精神、文化特色和歷史沉淀都在辦公室文化中得以集中體現(xiàn)。

2.高校辦公室文化具有發(fā)展性。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，高校辦公室文化中也加入了創(chuàng)新元素，需要積極關(guān)注國內(nèi)外社會發(fā)展，敏銳地發(fā)現(xiàn)變化，準確地把握方向，為高校中樞系統(tǒng)提供相關(guān)的信息支持和政策輔助，以創(chuàng)新來促進學校特色型學科和文化建設(shè)，實現(xiàn)“固化特色，突出優(yōu)勢”，并帶動整個高校文化建設(shè)和高校發(fā)展。

（三）實現(xiàn)辦公室組織自我完善，增強高校發(fā)展“硬實力”的需要。

辦公室文化通過一套行為規(guī)范和約束機制，增強責任意識，使成員達成行動上的共識，并在觀念上打造共同的價值取向、文化氛圍和共同的愿景，進而增強辦公室成員的歸屬感和凝聚力，形成和諧團隊，從而提高整體的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)組織的自我完善。同時，辦公室作為一種文化的展示平臺，良好的管理和服務(wù)，不僅能凝聚廣大師生員工的智慧和力量，激發(fā)他們?yōu)閷W校發(fā)展獻計獻策、積極貢獻的熱情，而且能提高學校聲譽，塑造和美化學校形象，凸顯高校特色，將“文化軟實力”轉(zhuǎn)化為辦公室，以及高校管理的“硬實力”，實現(xiàn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

三、特色型高校辦公室文化建設(shè)的途徑

高校辦公室文化建設(shè)是一項復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，我結(jié)合自身辦公室工作的實踐，認為加強高校辦公室文化建設(shè)，可從組織文化屬性的三層面入手，努力打造具有特色的辦公室文化。

（一）以特色型大學辦學理念，引領(lǐng)辦公室精神文化建設(shè)。

“辦學理念是人們對大學的理性認識、理想追求及所持教育觀念或哲學觀念，它是建立在對教育規(guī)律和時代特征深刻認識基礎(chǔ)之上的”。［3］作為辦公室文化核心部分的精神文化，是高校辦學理念的集中體現(xiàn)，辦公室精神文化建設(shè)需以高校辦學理念為指引，并將其融入辦公室管理和服務(wù)的實踐中。對于辦學特色鮮明的特色型高校而言，這一點尤為重要。

河海大學作為以水利為特色的行業(yè)特色型高校，依托水利行業(yè)、服務(wù)國家發(fā)展需求是學校的歷史使命，也是學校發(fā)展不竭的動力。校長辦公室以學校辦學理念為指引，緊緊圍繞自身性質(zhì)特點、功能定位和目標任務(wù)，將“獻身、求真、務(wù)實”的水利精神、“上善若水、篤學敦行”的河海精神和“致高、致用、致遠”的教育教學理念指導(dǎo)自身建設(shè)，形成了“民主、規(guī)范、高效”的工作管理理念，走出了一條特色辦公室文化之路。

1.樹立致高的服務(wù)意識。弘揚“團結(jié)、求實、高效、有序”的優(yōu)良作風，以“水”的品性強化服務(wù)宗旨觀念：用水滴石穿的堅韌精神來培養(yǎng)辦公室人員的責任意識，用水潤萬物的奉獻精神來培養(yǎng)辦公室人員的敬業(yè)精神，用海納百川的兼容精神來培養(yǎng)辦公室人員的團結(jié)精神。

2.大力營造學習和創(chuàng)新的氛圍。辦公室定期組織水利知識培訓(xùn)，幫助辦公室秘書掌握更多的水利知識，使他們在起草文稿時能更好地體現(xiàn)出學校的特色和優(yōu)勢，還經(jīng)常舉辦高等教育管理知識培訓(xùn)、業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)和交流研討，營造積極向上的學習氛圍，打造一支學習型團隊。同時，積極倡導(dǎo)崗位創(chuàng)新，鼓勵辦公室秘書在工作創(chuàng)新、科學管理等方面都能有所突破。

3.形成共同愿景，保持辦公室可持續(xù)發(fā)展。辦公室將學?！敖ㄔO(shè)具有國際一流水利學科的高水平特色研究型大學”的奮斗目標作為辦公室成員的共同愿景，并以此激勵大家勤奮工作。一方面關(guān)注辦公室人員的成長和發(fā)展，給他們提供各種鍛煉機會，使其通過實踐適應(yīng)多崗位的工作能力，要求他們將自身的發(fā)展與學校的事業(yè)緊密結(jié)合起來。另一方面加強辦公室黨組織建設(shè)，提升組織生命力和可持續(xù)發(fā)展動力，將辦公室建成心往一處想、勁往一處使的戰(zhàn)斗集體，成為學校各項工作順利開展的有力保障。

（二）以構(gòu)建現(xiàn)代大學制度為契機，開展辦公室制度文化建設(shè)。

現(xiàn)代大學制度是現(xiàn)代大學健康發(fā)展的基石，對加快特色型高校辦學目標的實現(xiàn)具有重要意義?！艾F(xiàn)代大學制度建設(shè)主要是圍繞大學的內(nèi)部管理體制進行，完善、和諧、與時俱進的制度體系是其中的重要內(nèi)容”。［4］對辦公室文化起主導(dǎo)作用的制度文化建設(shè)，與現(xiàn)代大學制度的構(gòu)建息息相關(guān)，也是辦公室“軟實力”轉(zhuǎn)化為學校發(fā)展“硬實力”的重要途徑。

河海大學校長辦公室為全面落實“民主、規(guī)范、高效”的工作管理理念，全面提高學校行政工作水平，積極推進現(xiàn)代大學制度建設(shè)，進行了一系列的制度改革和創(chuàng)新。規(guī)范行政工作機制，確保校行政規(guī)范有序進行；規(guī)范行政工作流程和規(guī)章制度，推進依法治校進程；全面實施校務(wù)公開，提高學校民主管理水平；加強全校系統(tǒng)的辦公室團隊建設(shè)，推進高效能管理。

（三）以創(chuàng)建和諧校園為依托，開展辦公室物質(zhì)文化建設(shè)。

“構(gòu)建和諧校園，人際關(guān)系和諧是關(guān)鍵，學校事業(yè)和諧是核心，環(huán)境和諧是保障和窗口”。［5］高品位的校園物質(zhì)文化是和諧校園的基礎(chǔ)。辦公室物質(zhì)文化建設(shè)應(yīng)以和諧校園建設(shè)為依托，秉著為師生更好地服務(wù)的理念，積極創(chuàng)造辦公室良好的工作條件、工作環(huán)境和氛圍。

河海大學校長辦公室將辦公室物質(zhì)文化建設(shè)與機關(guān)作風建設(shè)相結(jié)合，以良好的環(huán)境氛圍和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，將辦公室打造成“學習研究型、創(chuàng)新高效型、團結(jié)協(xié)作型、廉潔服務(wù)型”組織。

1.加強形象窗口建設(shè)。創(chuàng)造整潔衛(wèi)生、格調(diào)高雅、健康向上、催人奮進的辦公室工作環(huán)境，讓辦公室人員在溫馨、積極、協(xié)作的“小家園”里心情愉快地工作；積極推行掛牌服務(wù)制、首問負責制、限時辦結(jié)制、失誤道歉制、責任追究制等，樹立機關(guān)形象，更好地為學校中心工作及師生員工服務(wù)。

2.加強網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺建設(shè)。借助對信息網(wǎng)絡(luò)的管理，充分發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)優(yōu)勢，建成校園辦公自動化服務(wù)平臺，使每一位師生員工都能全面、及時、有效地了解和掌握學校工作以及與自身聯(lián)系密切的信息。辦公室還積極推進二級單位網(wǎng)站建設(shè)，為師生提供信息資源更豐富、功能更齊全、互動更方便的快捷服務(wù)。

［1］盧余群.淺談高校辦公室文化的建設(shè)［J］.嘉興學院學報，2002，14（2）：102-105.

［2］史靜寰.現(xiàn)代大學制度：需要一個時代［N］.中國社會科學報，2010-04-29，（9）.

［3］沈昕，孟舫.辦學理念：大學發(fā)展的靈魂——對當前大學辦學理念的幾點思考［J］.安徽農(nóng)業(yè)大學學報（社會科學版），2004，13（6）：63-66.

［4］易紅.構(gòu)建現(xiàn)代大學制度 加快高水平大學建設(shè)進程［J］.中國高等教育，2009，（5）：33-35.

［5］侯慧君.三大重點構(gòu)建和諧校園［N］.中國教育報，2006-11-17，（6）.