中等專業(yè)學校檔案管理芻議

鐘朝平

（合浦師范學校，廣西 合浦 536100）

1.中等專業(yè)學校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1 思想認識上不夠重視。

從思想認識方面看，一部分同志對檔案管理的認識較為膚淺，還存在“重教學、輕檔案”的意識，認識不到檔案工作在中專學校建設中的重要性和必要性，意識不到檔案對教育事業(yè)的促進作用，總認為學校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至有人認為檔案工作可有可無。有部分學校領導對檔案工作也不夠重視，對檔案工作不聞不問，將一些責任心不強、年齡偏大的人員安排在檔案工作崗位上。對檔案管理不夠重視，導致檔案歸檔意識不強、檔案證據(jù)不足，許多資料已經(jīng)丟失，或者一時找不到，檔案信息資源開發(fā)不足，最終造成檔案利用率不高。

1.2 檔案管理方法陳舊落后。

目前，中等專業(yè)學校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時對其進行加工、調(diào)整與編目。這樣的管理模式致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行開發(fā)利用，而且因管理方式落后，導致在查閱檔案時候速度慢、準確率低。同時，很多中等專業(yè)學校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網(wǎng)絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值。中等專業(yè)學校檔案不僅僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，更為有效地利用這種資源成為中等專業(yè)學校工作發(fā)展的關鍵。

1.3 檔案立卷工作不規(guī)范。

檔案立卷工作不規(guī)范主要表現(xiàn)在：領導機構、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關內(nèi)容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系，比如：教學檔案管理制度、基礎數(shù)據(jù)匯編、專題概要等。對檔案資料的收集、整理、錄人不規(guī)范。對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全，特別是對教學檔案的收集、整理、錄入有些學校還未進行整理。

1.4 收集資料不夠完整。

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財產(chǎn)，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5 檔案專業(yè)技術人員缺乏。

近幾年，學校檔案人員的學歷、職稱雖然都有明顯提高，但既有理論知識，又有豐富實踐經(jīng)驗的檔案技術人員卻相當匱乏。學校檔案人員受各種客觀條件限制，培訓力度不夠。檔案人員參加檔案部門組織的檔案培訓，尤其是檔案保管技術專題的培訓相當有限。這些原因都明顯地制約了檔案管理的專業(yè)性。

1.6 硬件設施不達標。

有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設備不齊全，大部分學校檔案保管箱是二十世紀七、八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管和使用效果。

2．加強中等專業(yè)學校檔案管理工作的對策

2.1 提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制。

提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

2.2 加強人員配備，搞好檔案實施建設。

為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統(tǒng)一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強業(yè)務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度，嚴格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設是提高檔案水平的基礎，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

2.3 加強檔案信息化建設，提高現(xiàn)代化管理水平。

檔案信息化建設是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業(yè)學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現(xiàn)代化管理相適應的管理體系和運行機制。最后，檔案管理中實現(xiàn)技術現(xiàn)代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質(zhì)量。

2.4 加強檔案的收集和整理。

學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質(zhì)量，只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

3.結語

綜上所述，中專學校切實重視檔案管理工作，科學合理地開發(fā)學校檔案資源，不僅可以為學校的改革和發(fā)展提供理論支持，而且可以把握發(fā)展趨勢，為深化教育教學改革、強化內(nèi)部管理、提高辦學效益等提供參考資料，為領導正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據(jù)，還能使學校工作正常化、規(guī)范化地開展，有利于宏觀調(diào)控教育工作。加強中等專業(yè)學校的教學檔案管理，有助于加強和完善學校的科學管理體制，有利于學校的教育教學工作的健康發(fā)展。學校檔案管理工作是學校各項評估工作的重要內(nèi)容，我們應加快改進中等專業(yè)學校檔案管理工作，以適應新形勢發(fā)展的需要，為提高教學質(zhì)量，提升教育品質(zhì)，創(chuàng)立學校品牌作出積極的貢獻。